Nazwa (firma) spółki na fakturach. Kiedy można posługiwać się nazwą skróconą?

• Firma, czyli nazwa przedsiębiorcy
• Zmiana firmy spółki z o.o.
• Skrócona nazwa podatnika (firma spółki) a VAT
• Nazwa podatnika VAT na fakturze – przepisy
• Nazwa podatnika - rejestracja, aktualizacja

Firma, czyli nazwa przedsiębiorcy

Przedsiębiorcy działają pod określonymi nazwami, które w przepisach (np. kodeksu cywilnego, czy kodeksu spółek handlowych  nazywane są firmami). 
Zgodnie z Art. 43²-43⁵kodeksu cywilnego (kc) przedsiębiorca działa pod firmą, którą co do zasady trzeba ujawnić we właściwym rejestrze. Firma przedsiębiorcy powinna się odróżniać dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku. Firma nie może wprowadzać w błąd, w szczególności co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu działalności przedsiębiorcy, miejsca działalności, źródeł zaopatrzenia.

Firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko. Nie wyklucza to włączenia do firmy pseudonimu lub określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych określeń dowolnie obranych. 
Firmą osoby prawnej jest jej nazwa. Firma zawiera określenie formy prawnej osoby prawnej, które może być podane w skrócie, a ponadto może wskazywać na przedmiot działalności, siedzibę tej  osoby oraz inne określenia dowolnie obrane.
Firma osoby prawnej może zawierać nazwisko lub pseudonim osoby fizycznej, jeżeli służy to ukazaniu związków tej osoby z powstaniem lub działalnością przedsiębiorcy. Umieszczenie w firmie nazwiska albo pseudonimu osoby fizycznej wymaga pisemnej zgody tej osoby, a w razie jej śmierci – zgody jej małżonka i dzieci. 

Kodeks spółek handlowych (ksh) określa zasady tworzenia firm poszczególnych spółek uregulowanych w tym kodeksie. Przykładowo, zgodnie z art. 160 ksh firma spółki z o.o.o. może być obrana dowolnie -  powinna jednak zawierać dodatkowe oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.”

Zmiana firmy spółki z o.o.

Zgromadzenie wspólników pewnej spółki z o.o. dokonało uchwałą zmiany umowy spółki w zakresie firmy spółki. Zmieniono § 2 którego treść (przed zmianą) brzmiała: 

„1. Spółka działa pod firmą S. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. 2. Spółka może używać skrótu firmy: S. sp. z o.o. lub S. spółka z o.o. 3. Spółka może używać wyróżniającego ją znaku graficznego.”

Po zmianie treść § 2 umowy spółki brzmi:
 „1. Spółka działa pod firmą S. D. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. 2. Spółka może używać skrótu firmy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 3. Spółka może używać wyróżniającego ją znaku graficznego.”.

Uchwała została zaprotokołowana w akcie notarialnym. Ale zarząd spółki przed zgłoszeniem tej zmiany do sądu rejestrowego (na co ma 6 miesięcy od daty podjęcia uchwały) postanowił zapytać Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, czy Spółka może posługiwać się w obrocie gospodarczym, na fakturach oraz wszelkich innych dokumentach księgowych skrótem S. sp. z o.o., zamiast oznaczeniem pełnej firmy S. D. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oraz przyjmować te dokumenty z wpisaną skróconą nazwą od swoich kontrahentów bez konieczności wystawiania korekty.

Spółka chce się posługiwać skrótem S. sp. z o.o. (którym dotąd się posługiwała) ale jednocześnie wskazywała, że nie ma technicznej możliwości ujawnienia w rejestrze przedsiębiorców KRS skrótu firmy w brzmieniu: „S. sp. z o.o.”. Rejestr ten nie przewiduje oddzielnej rubryki na skrót firmy. Pełna nazwa (firma) jaka będzie ujawniona w rejestrze przedsiębiorców KRS to „S. D. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. 

Zarząd Spółki po wpisie zmian umowy spółki w rejestrze przedsiębiorców, w wykonaniu postanowień umowy spółki, ma zamiar podjąć uchwałę w przedmiocie określenia, że w obrocie spółka będzie używać skrótu firmy „S. sp. z o.o.”. 

Spółka zgłosi również skrót firmy „S. sp. z o.o.” do właściwego urzędu skarbowego na odpowiednim formularzu VAT-R (poprzez złożenie stosownych zgłoszeń aktualizacyjnych).

Skrócona nazwa podatnika (firma spółki) a VAT

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 6 marca 2023 r. (sygn. 0111-KDIB3-2.4012.847.2022.1.MN) stwierdził, że (…) w sytuacji, gdy nazwa skrócona umożliwiająca jednoznaczną identyfikację została wykazana w zgłoszeniu rejestracyjnym/aktualizacyjnym dla celów podatku VAT i jest znana organowi podatkowemu, to posługiwanie się nazwą skróconą firmy na fakturach (w tym fakturach korygujących i notach korygujących) wystawianych przez Spółkę jest prawidłowe. Podobnie Wnioskodawca będzie mógł przyjmować faktury z wpisaną skróconą nazwą bez konieczności ich korygowania.

Organ podatkowy podkreślił, że podatnik VAT powinien posługiwać się taką nazwą, jaką wskazał w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R  w zakresie podatku od towarów i usług, bądź zgłoszeniu aktualizacyjnym zmieniającym nazwę.

Zdaniem Dyrektora KIS konieczne jest więc, by dane dotyczące podatnika podawane na fakturach (w tym fakturach korygujących i notach korygujących) były zgodne z danymi identyfikacyjnymi wskazanymi w tych zgłoszeniach.

Jak stwierdził Dyrektor KIS, w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną (np. spółka z o.o.) dane identyfikacyjne stanowią przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona. Na fakturze ci podatnicy powinni umieszczać nazwę pełną lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym oraz w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R.

Nazwa podatnika VAT na fakturze – przepisy

Dyrektor KIS zacytował też kluczowe przepisy w omawianym zakresie.
Na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy.

Zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy o VAT, nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.

Jak wskazuje Dyrektor KIS, treść tego przepisu pozwala korygować m.in. pomyłki w sposobie określenia nabywcy, a także sprzedawcy, np. błąd w nazwie, adresie lub numerze identyfikacyjnym. 

W myśl art. 106k ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT, nota korygująca powinna zawierać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Ponadto na podstawie art. 106k ust. 4 ustawy o VAT podatnik (sprzedawca) ma prawo i obowiązek wystawić fakturę korygującą, m.in. w przypadku stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Nazwa podatnika - rejestracja, aktualizacja

Na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t. j. Dz.U. z 2022 r., poz. 2500 ze zm.): podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2a, są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

Stosownie do art. 5 ust. 2b ww. ustawy, zgłoszenie identyfikacyjne podatników wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego zawiera dane:
1)  objęte treścią wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym, z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych, przekazywane automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;
2)  uzupełniające: skróconą nazwę (firmę), wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT w rozumieniu art. 2 pkt 37 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, dane kontaktowe, a w przypadku osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych - dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich identyfikatory podatkowe.

Natomiast w myśl art. 5 ust. 3 ww. ustawy: 
zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera: pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT w rozumieniu art. 2 pkt 37 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych, a ponadto:
1) w przypadku zakładów (oddziałów) osób prawnych oraz innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych będących podatnikami - NIP oraz inne dane dotyczące jednostki macierzystej;
2) w przypadku spółek cywilnych, osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych - dane dotyczące wspólników, w tym również identyfikator podatkowy poszczególnych wspólników;
3) w przypadku podatkowych grup kapitałowych - dane dotyczące spółek wchodzących w skład grupy, w tym również NIP nadane tym spółkom.
4) w przypadku grup VAT w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług - dane dotyczące członków tej grupy.

Na podstawie art. 5 ust. 5 ustawy o NIP: minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, wzory formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i formularzy zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających, o których mowa w ust. 2b pkt 2, w art. 42 ust. 3a pkt 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz.U. z 2022 r. poz. 459 i 830) i w art. 43 ust. 5b pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1009, 1079, 1115, 1265 i 1933), z wyjątkiem zgłoszeń osób fizycznych będących przedsiębiorcami, biorąc pod uwagę kompletność przekazywanych danych niezbędnych do ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz konieczność przekazywania danych uzupełniających do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej oraz Centralnego Rejestru Płatników Składek.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o NIP: podatnicy podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego są obowiązani dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu jednym z tych podatków, z tym że osoby fizyczne są obowiązane dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego tylko w przypadku dokonywania zgłoszenia rejestracyjnego, o którym mowa w art. 96 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 143, 1137, 1488, 1967 i 2180). Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się niezależnie od zgłoszenia rejestracyjnego.

Stosownie do art. 9 ust. 1 ustawy o NIP: podmioty, o których mowa w art. 6 ust. 1, 1a i 10, oraz zarządca sukcesyjny mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego, nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. W okresie od dnia śmierci przedsiębiorcy do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego albo wygaśnięcia uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego, a także w okresie od dnia, w którym zarządca sukcesyjny przestał pełnić tę funkcję, do dnia powołania kolejnego zarządcy sukcesyjnego albo wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego obowiązek aktualizowania danych za przedsiębiorstwo w spadku wykonują osoby, o których mowa w art. 14 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (Dz.U. z 2021 r. poz. 170), dokonujące czynności, o których mowa w art. 13 tej ustawy. Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego dokonują zgłoszenia aktualizacyjnego wyłącznie w zakresie danych uzupełniających wskazanych w art. 5 ust. 2b pkt 2.

Zgodnie z art. 9 ust. 6 ustawy o NIP, do aktualizacji danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym stosuje się:

1)  odpowiednio przepisy art. 5 ust. 4a;
2)  wzory formularzy zgłoszeń aktualizacyjnych określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 5 ust. 5 albo formularz wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Zgodnie z § 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 lipca 2021 r. w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających (Dz. U. z 2021 r. poz. 1404): określa się wzory formularzy zgłoszenia identyfikacyjnego/zgłoszenia aktualizacyjnego w zakresie danych uzupełniających (NIP-8), stanowiący załącznik nr 4 do rozporządzenia.
W części B.1. tego zgłoszenia – „Dane identyfikacyjne”, w poz. 6 należy podać nazwę pełną, natomiast w poz. 7 nazwę skróconą.

Stosownie do art. 96 ust. 1 ustawy o VAT: podmioty, o których mowa w art. 15, są obowiązane przed dniem wykonania pierwszej czynności określonej w art. 5 złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenie rejestracyjne, z zastrzeżeniem ust. 3.

Wzór dokumentu VAT-R zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług określony został rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 9 marca 2020 r. w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r. poz. 430) zmienionym rozporządzeniem Ministra Finansów z 28 czerwca 2022 r. (Dz. U. 2022 r., poz. 1437).
W § 1 ww. rozporządzenia określony został wzór zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług, stanowiący załącznik nr 1 do rozporządzenia (VAT-R). W części B1 tego zgłoszenia – „Dane identyfikacyjne”, w poz. 12 należy podać nazwę pełną, natomiast w poz. 13 nazwę skróconą podatnika.

W myśl art. 96 ust. 12 ustawy o VAT:
Jeżeli dane zawarte w zgłoszeniu rejestracyjnym ulegną zmianie, podatnik jest obowiązany zgłosić zmianę do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Obowiązek ten nie dotyczy przypadków, gdy następuje wyłącznie zmiana danych objętych obowiązkiem aktualizacji na podstawie ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Zdanie drugie nie ma zastosowania w przypadku, gdy zgłaszana zmiana powoduje zmianę właściwości organu podatkowego.

Zatem gdy dojdzie do zmiany danych objętych obowiązkiem zgłoszenia identyfikacyjnego oraz zgłoszenia rejestracyjnego, podatnik ma obowiązek dokonać aktualizacji danych na stosownym formularzu NIP, VAT-R. W przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną (czyli np. spółka z o.o., spółka akcyjna, spółka komandytowa) dane identyfikacyjne stanowią przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona. Podatnicy w obrocie gospodarczym powinni stosować nazwę pełną lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym oraz w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, bądź dokonanych aktualizacjach przedmiotowych zgłoszeń.

Oprac. Paweł Huczko