W jakich przypadkach można anulować fakturę

Autopromocja

Dokumentowanie za pomocą faktur

W świetle przepisów art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

Zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Zakres i sposób, w jaki czynności dokonywane są przez podmioty powinny być udokumentowane za pomocą faktur, zawierają przepisy w zakresie podatku VAT. Katalog czynności dokumentowanych fakturami obejmuje w szczególności dokonanie sprzedaży. Przez sprzedaż natomiast rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Podatnik wystawia fakturę w przypadku sprzedaży towaru lub usługi oraz w przypadku otrzymania zaliczki przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Faktura jest zatem dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego i nierozerwalnie związana jest z powstaniem obowiązku podatkowego.

Jak skorygować błędne dane nabywcy na fakturze

Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie tego dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Faktura sporządzona, a nie wprowadzona do obrotu prawnego (nie została doręczona adresatowi), nie jest zatem fakturą wystawioną w rozumieniu ustawy o VAT i nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego.

Brak przepisów o anulowaniu faktur

Przepisy ustawy o VAT, a także przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur. W praktyce jednak, w drodze wyjątku, jest dopuszczalne anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Należy jednak w tym miejscu podkreślić, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego.

Jakie są wymogi formalne dotyczące zawartości faktury VAT

Anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Ponadto, podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. W przypadku anulowania faktury sprzedawca (wystawca faktury) winien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi ich powtórne wydanie i wykorzystanie. Zatem, anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.

Anulowanie faktur w przypadku przestępstwa

Sprzedawca, od którego wyłudzono towar lub usługę, jest na ogół zainteresowany anulowaniem faktury, która stwierdza czynność będącą skutkiem przestępstwa popełnionego na jego szkodę przez nieuczciwego kontrahenta. W takim przypadku pojawia się wątpliwość, czy podatnik, który nigdy nie otrzyma zapłaty za wyłudzone od niego świadczenie, może anulować wystawioną fakturę.

Według organów podatkowych anulowanie faktury jest możliwe, pod warunkiem że nie została ona wprowadzona do obrotu. Takie stanowisko potwierdza Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 8 grudnia 2015 r., sygn. ITPP1/4512-926/15/AJ:

„(...) skoro wystawione przez Spółkę faktury nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego, to w tym konkretnym przypadku – w ocenie tutejszego organu – należy dopuścić możliwość anulowania tych faktur, wobec czego Spółka nie ma obowiązku rozliczania wynikającego z nich podatku należnego”.

Polecamy: Jakie prawa i obowiązki ma podatnik występujący o zwrot nadwyżki VAT

Podobnie wypowiedział się WSA w Kielcach w wyroku z 27 lutego 2014 r., sygn. akt I SA/Ke 35/14, zaznaczając jednak, że anulowanie faktury wymaga spełnienia dwóch warunków:

- faktura nie może zostać wprowadzona do obrotu oraz

- powinna być wystawiona w związku z transakcją, która nie miała miejsca.

W sprawie będącej przedmiotem rozstrzygnięcia WSA w Kielcach nie został spełniony drugi warunek, co wykluczało możliwość anulowania spornych faktur. Sąd uzasadnił swoje stanowisko następująco:

„W niniejszej sprawie skarżąca jako wynajmujący wydała przedmiot najmu najemcy, a więc zrealizowała usługę. Dalsze okoliczności powstałe na skutek ww. transakcji nie są istotne dla kwestii opodatkowania podatkiem VAT. W tym przedmiocie nie ma zatem znaczenia to, że wynajmujący okazał się nieuczciwy, dokonał przywłaszczenia wynajętego mu mienia i nie dokonał zapłaty za usługę. Ustawa o VAT nie uzależnia bowiem opodatkowania danej czynności od otrzymania przez świadczącego usługę zapłaty od kontrahenta. Wskazuje jedynie, że dla opodatkowania czynności świadczenia usług istotne jest to, by z założenia czynność miała być odpłatna. (...) Podsumowując, stwierdzić należy, że mimo iż faktury VAT (...) nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego, to nie mogą zostać anulowane jako „wycofanie się” podatniczki z błędnego wystawienia dokumentu rozliczeniowego. Stwierdzają one bowiem transakcję, która faktycznie miała miejsce, a zatem dokumentują rzeczywistą sprzedaż. W takiej sytuacji wystawione (...) faktury stwierdzające świadczenie usługi najmu powodują obowiązek ich ujęcia w odpowiednich deklaracjach VAT-7K i zapłaty wynikającego z nich podatku”.

Nie można anulować, trzeba wystawić faktury korygujące

W sytuacji gdy faktura została sporządzona i wprowadzona do obrotu, podatnik nie może jej anulować. Natomiast, gdy po wystawieniu faktury następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na treść pierwotnej faktury lub faktura zawiera błędy, to w takiej sytuacji ustawodawca wskazuje na możliwość skorygowania takiej faktury poprzez wystawienie faktury korygującej.

Jak rozliczać faktury korygujące

Takie podejście potwierdza Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 6 czerwca 2016 r., sygn. 1061-IPTPP1.4512.171.2016.2.ŻR. Sprawa dotyczyła następującego przypadku:

„(…) W analizowanym przypadku Wnioskodawca wskazał, że w 2013 roku w styczniu wystawił faktury za swoje usługi: fakturę 2/01/2013 i fakturę 3/01/2013, które zostały wysłane listem poleconym do kontrahenta. Podatek należny z ww. faktur został ujęty w deklaracji VAT-7 za miesiąc luty 2013. …… Sp. z o.o. nigdy nie zaakceptował faktur 2/01/2013 i 3/01/2013. …… Sp. z o.o. nigdy nie zaakceptował faktur 2/01/2013 i 3/01/2013 tzn. nie potwierdził odbioru. Po złożeniu wniosku o interpretację przez ….. Spółka uzyskała od firmy ….. Sp. z o.o. pisemna informację, że ww. faktury nie zostały ujęte w księgach Spółki - Dłużnika. Spółka …… nie otrzymała również płatności za ww. faktury. Spółka nie otrzymała także zapłaty od generalnego wykonawcy ….. za faktury, które zostały ujęte w deklaracji VAT-7 za luty 2013 r. Sąd uznał, iż kwoty wykazane w fakturach są nienależne Spółce, ponieważ została podpisana umowa przekazu, która zmniejszyła całkowitą wartość robót budowlanych. Zgodnie z wyrokiem Sądu faktury 2/01/2013 i 3/01/2013 nigdy nie powinny zostać wystawione. Wg. Sądu faktury wystawione w 2012 roku całkowicie już zaspokoiły żądania Spółki ….. wobec ……Sp. z o.o”.

Organ podatkowy, stwierdził, że w sytuacji gdy faktury będące przedmiotem wniosku zostały sporządzone i wprowadzone do obrotu gospodarczego, to podatnik nie ma możliwości anulowania powyższych faktur. Zatem winien wystawić faktury korygujące w celu udokumentowania ostatecznej wartości sprzedaży i skorygowania podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego. Przy czym, warunkiem uwzględnienia wystawionych faktur korygujących w rozliczeniu podatku od towarów i usług jest uzyskanie przez podatnika potwierdzenia odbioru wystawionych faktur korygujących przez usługobiorcę.

Nie można anulować faktur dokumentujących zaistniałe zdarzenie gospodarcze

Niedopuszczalne jest anulowanie faktur dokumentujących faktycznie zaistniałe zdarzenie gospodarcze, nawet w przypadku gdy nie były wprowadzone do obrotu.

Potwierdza to stanowisko Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 27 września 2013 r., IPTPP4/443-462/13-2/BM. W przedmiotowej sprawie „Wnioskodawczyni zawarła umowy najmu, które generalnie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Zatem pomiędzy Wnioskodawczynią a jej kontrahentem występowała relacja zobowiązaniowa tj. Wnioskodawczyni zobowiązała się do wyświadczenia usług najmu na rzecz kontrahenta, natomiast kontrahent zobowiązał się do zapłaty wynagrodzenia należnego wynikającego z zawartej umowy. Fakt, iż Wnioskodawczyni nie otrzymała od kontrahenta wynagrodzenia z tytułu usługi, nie ma wpływu na opodatkowanie czynności, gdyż ustawa nie uzależnia opodatkowania czynności od otrzymania zapłaty”.

Faktura uproszczona – zasady wystawiania i odliczania VAT

Łódzki organ skarbowy uznał, że w rozpatrywanym przypadku doszło do odpłatnego świadczenia usług, które na gruncie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. W związku z powyższym, w sytuacji przedstawionej we wniosku nie zostały spełnione warunki umożliwiające anulowanie faktur. Jakkolwiek faktury nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego, to jednak dokumentują one faktycznie zaistniałe zdarzenie gospodarcze. Z okoliczności przedstawionych we wniosku wynika bowiem, że doszło do wydania koparko-ładowarek, będących przedmiotem umów najmu, na rzecz kontrahenta. Niezasadnym było więc anulowanie faktur.