REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakie są wymogi formalne dotyczące zawartości faktury VAT

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jakie są wymogi formalne dotyczące zawartości faktury VAT/ Fot. Fotolia
Jakie są wymogi formalne dotyczące zawartości faktury VAT/ Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT, wobec tego bardzo istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury. Jakie są wymogi formalne dotyczące zawartości faktury VAT wyjaśniamy w poniższym artykule.

Faktura jest dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Jej posiadanie warunkuje możliwość odliczenia podatku naliczonego w niej zawartego. Zasady dotyczące wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż (dostawę towarów i świadczenie usług) określa ustawa o VAT.

REKLAMA

REKLAMA

Co powinna zawierać faktura?

Faktura to każdy dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie. W celu określenia jakie elementy powinna zawierać faktura należy sięgnąć po przepisy art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Przepisy te wskazują, że faktura powinna zawierać następujące dane:

1) datę jej wystawienia,

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

REKLAMA

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (ewentualnie numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL – w przypadku WDT i świadczenia usług, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca),

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (lub ewentualnie numer z właściwym dwuliterowym kodem, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim – w przypadku WDT i świadczenia usług, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca),

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi lub datę otrzymania całości bądź części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, jeśli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeśli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

12) stawkę podatku,

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

15) kwotę należności ogółem.

Polecamy: Biuletyn VAT

Polecamy: Nowa matryca stawek VAT

Jak oznaczać faktury?

Oznaczanie faktury wyrazami „faktura VAT” nie jest wymagane, począwszy od 1 stycznia 2013 r., kiedy to miała miejsce zmiana przepisów w tym zakresie. Mimo to w obrocie gospodarczym w dalszym ciągu spotyka się faktury oznaczane jako „faktury VAT”, co jest nadal dopuszczalne. Dodatkowo, na fakturach podatnicy mogą również zamieszczać inne dane, które nie są wymagane jako obowiązkowe.

Wyróżnia się kilka przypadków, w których zachodzi konieczność specjalnego oznaczenia faktury. I tak, w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1 ustawy o VAT, na fakturze należy umieszczać wyrazy "metoda kasowa". Innymi słowy, wyrazy „metoda kasowa” stanowi element obowiązkowy faktur dokumentujących dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty. Faktury takie są w szczególności wystawiane przez małych podatników rozliczających VAT metodą kasową.


W przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, na fakturze umieszcza się wyraz "samofakturowanie". Wyjaśnijmy, że według generalnej zasady sprzedaż potwierdza sprzedawca, który wystawia fakturę. Jednakże ustawa o VAT dopuszcza możliwość przeniesienia obowiązku udokumentowania sprzedaży na nabywcę w drodze tzw. samofakturowania. A zatem faktura wystawiona przez nabywcę, poza elementami wymaganymi dla zwykłej faktury, powinna dodatkowo zawierać wyraz „samofakturowanie”.

Natomiast wystawianie faktur w procedurze marży (zgodnie z przepisami art. 106e ust. 2 i 3 ustawy VAT) wymaga specyficznego oznaczenia tego rodzaju zastosowanej procedury rozliczenia VAT. W związku z tym, w przypadku świadczenia usług turystyki, dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, wystawca faktury powinien zamieścić w jej treści dodatkową informację, tj.:

- „procedura marży dla biur podróży”,

- „procedura marży – towary używane”,

- „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”.

Dodatkowo, poza wyrazami oznaczającymi daną procedurę marży, faktura powinna zawierać wyłącznie:

- datę jej wystawienia,

- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

- numery, za pomocą którego podatnik i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby podatku,

- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

- kwotę należności ogółem.

Z kolei w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – na fakturze należy umieścić wyrazy "odwrotne obciążenie".

Jak wykazywać kwotę podatku na fakturze?

Istotnym elementem faktury jest kwota podatku. Należy mieć na uwadze, że kwotę podatku wykazuje się w złotych. Natomiast kwoty podatku wyrażone w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote przyjętych dla przeliczenia kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania.

Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

Dodatkowo, przepisy nakładają na wystawcę faktury wyraźny obowiązek sporządzenia jej w języku polskim w przypadku dokumentowania czynności z polskim konsumentem, a także w przypadku obrotu dokonywanego pomiędzy jednostkami prawa publicznego. Natomiast faktury na rzecz podmiotów mających miejsce zamieszkania czy siedzibę poza terytorium kraju nie muszą spełniać tego wymogu. Nie ma przeszkód aby polska firma wystawiała faktury w języku obcym kontrahentom zagranicznym, jednakże takie dokumenty muszą spełniać wszystkie wymogi stawiane fakturom.


Jak uwzględniać nazwę?

W fakturze podatnicy będący osobami fizycznymi powinni podawać imię i nazwisko, przy czym oprócz tych danych mogą również podać nazwę lub nazwę skróconą firmy. Natomiast w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną dane identyfikacyjne stanowią przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona.

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi w fakturze powinni umieszczać nazwę lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym. Również prawidłowym rozwiązaniem jest wskazanie jednocześnie nazwy pełnej i skróconej.

Jak podawać adres działalności?

Na fakturze powinien być podawany, co do zasady, adres siedziby działalności gospodarczej podatnika, w rozumieniu ustawy o VAT. Tak jest w przypadku spółki. Przepisy nie precyzują, jaki adres w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą (miejsce zamieszkania czy główne miejsce prowadzenia działalności – jeśli to główne miejsce prowadzenia działalności znajduje się w innym miejscu niż miejsce zamieszkania) podatnik powinien wskazać w fakturze.

Zatem należy przyjąć, że będzie to adres zgodny z dokonanym zgłoszeniem identyfikacyjnym, tj. w przypadku osób fizycznych powinien to być, co do zasady, adres zamieszkania. Jednak w sytuacji gdy osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania i posiada główne miejsce prowadzenia działalności (wskazane w zgłoszeniu dla potrzeb identyfikacji podatkowej), w fakturze powinien być podawany adres tego głównego miejsca prowadzenia działalności. Nie ma też przeszkód, aby w fakturze były również podawane inne miejsca prowadzenia działalności, w szczególności te, w których dokonywana jest dana dostawa towarów lub świadczenie usług, pod warunkiem że nie zakłóca to czytelności faktury.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pieniądze dla dziecka: Ile razy można dać bez podatku? Jest jeden kluczowy warunek przy darowiznach

Pieniądze dziecku bez podatku można przekazać wielokrotnie, gdyż nie jest istotne ile razy, ale trzeba uważać, aby po przekroczeniu limitu kwoty wolnej od podatku od darowizn dokonać niezbędnych formalności urzędowych. Sprawdź, jakie aktualnie obowiązują kwoty wolne od podatku.

Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

Podatek od nieruchomości 2026: stawki maksymalne. 1,25 zł za 1 m2 mieszkania lub domu, 35,53 zł za 1 m2 biura, magazynu, sklepu

Stawki maksymalne podatku od nieruchomości będą w 2026 roku wyższe o ok. 4,5% od obowiązujących w 2025 roku. Przykładowo stawka maksymalna podatku od budynków mieszkalnych i samych mieszkań wyniesie w 2026 roku 1,25 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej, a od budynków (także mieszkalnych) używanych do prowadzenia działalności gospodarczej: 35,53 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. Faktyczne stawki podatku od nieruchomości na dany rok ustalają rady gmin w formie uchwały ale stawki te nie mogą być wyższe od maksymalnych stawek określonych przez Ministra Finansów i Gospodarki.

Limit poniżej 10 000 zł - najczęściej zadawane pytania o KSeF

Czy przedsiębiorca z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie musi korzystać z KSeF? Jak długo można jeszcze wystawiać faktury papierowe? Ministerstwo Finansów wyjaśnia szczegóły nowych zasad, które wejdą w życie od lutego 2026 roku.

REKLAMA

"Podatek" (opłata) od psa w 2026 r. Jest stawka maksymalna ale każda gmina ustala samodzielnie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

Podatki i opłaty lokalne w 2026 roku: Minister Finansów ustalił stawki maksymalne

Od 1 stycznia 2026 r. wzrosną (jak prawie każdego roku) o wskaźnik inflacji (tym razem o ok. 4,5%) maksymalne stawki podatków i opłat lokalnych. Minister Finansów wydał już coroczne obwieszczenie w tej kwestii. Zatem w 2026 roku możemy liczyć się z zauważalnie wyższymi stawkami podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i opłat lokalnych (targowej, miejscowej, uzdrowiskowej, reklamowej, od posiadania psów) - oczywiście w tych gminach, których rady podejmą stosowne uchwały do końca 2025 roku.

Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Od 2026 koniec faktur w Wordzie i Excelu. KSeF zmienia zasady gry dla wszystkich firm

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy niemal dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

REKLAMA

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

REKLAMA