REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakie są wymogi formalne dotyczące zawartości faktury VAT

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jakie są wymogi formalne dotyczące zawartości faktury VAT/ Fot. Fotolia
Jakie są wymogi formalne dotyczące zawartości faktury VAT/ Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT, wobec tego bardzo istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury. Jakie są wymogi formalne dotyczące zawartości faktury VAT wyjaśniamy w poniższym artykule.

Faktura jest dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Jej posiadanie warunkuje możliwość odliczenia podatku naliczonego w niej zawartego. Zasady dotyczące wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż (dostawę towarów i świadczenie usług) określa ustawa o VAT.

REKLAMA

Co powinna zawierać faktura?

Faktura to każdy dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie. W celu określenia jakie elementy powinna zawierać faktura należy sięgnąć po przepisy art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Przepisy te wskazują, że faktura powinna zawierać następujące dane:

1) datę jej wystawienia,

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (ewentualnie numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL – w przypadku WDT i świadczenia usług, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca),

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (lub ewentualnie numer z właściwym dwuliterowym kodem, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim – w przypadku WDT i świadczenia usług, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca),

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi lub datę otrzymania całości bądź części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, jeśli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeśli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

12) stawkę podatku,

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

15) kwotę należności ogółem.

Polecamy: Biuletyn VAT

Polecamy: Nowa matryca stawek VAT

Jak oznaczać faktury?

REKLAMA

Oznaczanie faktury wyrazami „faktura VAT” nie jest wymagane, począwszy od 1 stycznia 2013 r., kiedy to miała miejsce zmiana przepisów w tym zakresie. Mimo to w obrocie gospodarczym w dalszym ciągu spotyka się faktury oznaczane jako „faktury VAT”, co jest nadal dopuszczalne. Dodatkowo, na fakturach podatnicy mogą również zamieszczać inne dane, które nie są wymagane jako obowiązkowe.

Wyróżnia się kilka przypadków, w których zachodzi konieczność specjalnego oznaczenia faktury. I tak, w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1 ustawy o VAT, na fakturze należy umieszczać wyrazy "metoda kasowa". Innymi słowy, wyrazy „metoda kasowa” stanowi element obowiązkowy faktur dokumentujących dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty. Faktury takie są w szczególności wystawiane przez małych podatników rozliczających VAT metodą kasową.


W przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, na fakturze umieszcza się wyraz "samofakturowanie". Wyjaśnijmy, że według generalnej zasady sprzedaż potwierdza sprzedawca, który wystawia fakturę. Jednakże ustawa o VAT dopuszcza możliwość przeniesienia obowiązku udokumentowania sprzedaży na nabywcę w drodze tzw. samofakturowania. A zatem faktura wystawiona przez nabywcę, poza elementami wymaganymi dla zwykłej faktury, powinna dodatkowo zawierać wyraz „samofakturowanie”.

Natomiast wystawianie faktur w procedurze marży (zgodnie z przepisami art. 106e ust. 2 i 3 ustawy VAT) wymaga specyficznego oznaczenia tego rodzaju zastosowanej procedury rozliczenia VAT. W związku z tym, w przypadku świadczenia usług turystyki, dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, wystawca faktury powinien zamieścić w jej treści dodatkową informację, tj.:

- „procedura marży dla biur podróży”,

- „procedura marży – towary używane”,

- „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”.

Dodatkowo, poza wyrazami oznaczającymi daną procedurę marży, faktura powinna zawierać wyłącznie:

- datę jej wystawienia,

- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

- numery, za pomocą którego podatnik i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby podatku,

- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

- kwotę należności ogółem.

Z kolei w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – na fakturze należy umieścić wyrazy "odwrotne obciążenie".

Jak wykazywać kwotę podatku na fakturze?

Istotnym elementem faktury jest kwota podatku. Należy mieć na uwadze, że kwotę podatku wykazuje się w złotych. Natomiast kwoty podatku wyrażone w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote przyjętych dla przeliczenia kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania.

Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

Dodatkowo, przepisy nakładają na wystawcę faktury wyraźny obowiązek sporządzenia jej w języku polskim w przypadku dokumentowania czynności z polskim konsumentem, a także w przypadku obrotu dokonywanego pomiędzy jednostkami prawa publicznego. Natomiast faktury na rzecz podmiotów mających miejsce zamieszkania czy siedzibę poza terytorium kraju nie muszą spełniać tego wymogu. Nie ma przeszkód aby polska firma wystawiała faktury w języku obcym kontrahentom zagranicznym, jednakże takie dokumenty muszą spełniać wszystkie wymogi stawiane fakturom.


Jak uwzględniać nazwę?

W fakturze podatnicy będący osobami fizycznymi powinni podawać imię i nazwisko, przy czym oprócz tych danych mogą również podać nazwę lub nazwę skróconą firmy. Natomiast w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną dane identyfikacyjne stanowią przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona.

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi w fakturze powinni umieszczać nazwę lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym. Również prawidłowym rozwiązaniem jest wskazanie jednocześnie nazwy pełnej i skróconej.

Jak podawać adres działalności?

Na fakturze powinien być podawany, co do zasady, adres siedziby działalności gospodarczej podatnika, w rozumieniu ustawy o VAT. Tak jest w przypadku spółki. Przepisy nie precyzują, jaki adres w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą (miejsce zamieszkania czy główne miejsce prowadzenia działalności – jeśli to główne miejsce prowadzenia działalności znajduje się w innym miejscu niż miejsce zamieszkania) podatnik powinien wskazać w fakturze.

Zatem należy przyjąć, że będzie to adres zgodny z dokonanym zgłoszeniem identyfikacyjnym, tj. w przypadku osób fizycznych powinien to być, co do zasady, adres zamieszkania. Jednak w sytuacji gdy osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania i posiada główne miejsce prowadzenia działalności (wskazane w zgłoszeniu dla potrzeb identyfikacji podatkowej), w fakturze powinien być podawany adres tego głównego miejsca prowadzenia działalności. Nie ma też przeszkód, aby w fakturze były również podawane inne miejsca prowadzenia działalności, w szczególności te, w których dokonywana jest dana dostawa towarów lub świadczenie usług, pod warunkiem że nie zakłóca to czytelności faktury.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

REKLAMA

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA