Co powinny zawierać prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe?

Jakie są obligatoryjne elementy ksiąg rachunkowych?

Ustawodawca w katalogu zamkniętym w art. 13 w ustawie o rachunkowości wymienia wszystkie składniki, które muszą zawierać księgi rachunkowe. Należą do nich:

1) dziennik;

2) księga główna;

3) księga pomocnicza;

4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;

5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Jakie elementy powinny być zawarte w poszczególnych składnikach ksiąg rachunkowych?

Pierwszy wymieniony przez ustawodawcę składnik ksiąg rachunkowych, czyli dziennik powinien zawierać wszystkie operacje gospodarcze. Ważne jest, iż zgodność sumy zawartej w nim zapisów z łącznymi obrotami kont syntetycznych potwierdza poprawność prowadzenia ksiąg co do ujętych w nich operacji gospodarczych. Istotne jest także, iż zapisane w nim operacje muszą być ujęte w sposób chronologiczny.

Za to księga główna jest to zbiór wszystkich wykorzystywanych przez podmiot kont syntetycznych. Konta te muszą być także wymienione w zakładowym planie kont.

Księgę pomocniczą prowadzi się w celu uzupełniania zapisów na kontach w księdze głównej. Prowadzi się ją w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Warto także dodać, że ustawodawca dał w niej możliwość stosowania zamiast jednostek pieniężnych jednostek naturalnych, jednakże na koniec roku sprawozdawczego trzeba ustalić ich wartość w jednostkach pieniężnych. W art. 17 ustawy o rachunkowości ustawodawca w katalogu otwartym wymienia przykładowe konta ksiąg pomocniczych. Są to konta prowadzone dla:

1) środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych;

2) rozrachunków z kontrahentami;

3) rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia;

4) operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych);

5) operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych);

6) kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów;

7) operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

Kolejnym elementem wskazanym przez ustawodawcę, który powinien znaleźć się w księgach rachunkowych jest zestawienie obrotów i sald. Sporządza się je na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec okresu sprawozdawczego. Powinno ono zawierać takie elementy jak:

1) symbole lub nazwy kont;

2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;

3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Ostatni element wskazany przez ustawodawcę, który musi znaleźć się w księgach rachunkowych jest to inwentarz, który jest po prostu zestawieniem pasywów i aktywów danego podmiotu.