REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowy KSeF 2024 - co należy zrobić przed wejściem w życie nowych przepisów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
Mirosław Siwiński
Radca Prawny nr wpisu WA-9949 Doradca Podatkowy nr wpisu 09923
Obowiązkowy KSeF 2024 - co należy zrobić przed wejściem w życie nowych przepisów
Obowiązkowy KSeF 2024 - co należy zrobić przed wejściem w życie nowych przepisów
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Już w połowie 2024 r. wejdzie w życie obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla polskich podatników VAT. Oznacza to brak możliwość wystawienia faktury w inny sposób niż poprzez KSeF w przypadku przytłaczającej większości transakcji innych niż konsumenckie. Dlaczego już? Bo skala wyzwań oznacza, że tego czasu nie zostało już dużo, a same czynności konieczne przed wprowadzeniem ww. obowiązku mogą okazać się bardzo rozbudowane – co przedstawiam poniżej.

Analiza funkcjonalna / biznesowa

Tego rodzaju analiza powinna być w mojej ocenie pierwszym etapem naszego przygotowania. Zidentyfikować badać musimy w tym zakresie:
- procesy biznesowe objęte obowiązkowym KSeF – tu zarówno nasza sprzedaż, jak zakupy, za które faktury będziemy mogli odebrać tylko w ten sposób,
- schemat faktury dotychczas używanej – analiza zgodności ze schemą faktury ustrukturyzowanej z określeniem istotnych różnic pod kątem wymogów na etapie 2.

Ustalenia przedmiotowej analizy muszą  znaleźć swoje podsumowanie na piśmie

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Ustalenie zakresu potrzeb informatycznych 

Drugi bowiem etap musi bowiem skutkować wyciągnięciem wniosków z etapu 1 odnośnie naszych potrzeb, tj. jakich funkcjonalności potrzebujemy w naszym systemie IT obsługującym KSeF, np. kwestia wysyłania informacji i załączników nieobjętych schemą, powiadomienia o formalnej dacie otrzymania faktury, segregowanie faktur, identyfikacja faktur zakupowych pochodzących z różnych źródeł, np. zakupów pracowników i wiele, wiele innych. 

Takie określenie potrzeb może spowodować zarówno zmianę systemu IT do fakturowania (w najgorszym scenariuszu) lub konieczność (jeżeli to ożeliwe) aktualizacji posiadanego systemu. Wiele bowiem proividerów IT oferuje tego rodzaju nakładki KSeF nie tylko na własne produkty.

W obu przypadkach warto się przyjrzeć dokładnie co nowy lub zaktualizowany system oferuje, bo też przy zakupie całości takie funkcjonalności mogą okazać się tańsze niż później zakup pojedynczych aktualizacji. 

Wdrożenie systemu informatycznego

Ten etap, to oczywiście nie tylko prace informatyczne, ale również wdrożenie pracowników do używania nowego systemu. Warto więc to drugie wynegocjować od razu w procesie zakupu systemu/aktualizacji w cenie, jak też w stosownych terminach. Warto bowiem mieć na uwadze to, że providerzy systemów IT są obecnie bardzo obciążeni zamówienia, co może bardzo opóźniać realizację co wpływać będzie na najważniejszy i co najmniej równie czasochłonny, etap 4. 

Zmiany w funkcjonowaniu biznesu. Większa rola procedury fakturowania

Truizmem będzie stwierdzenie, iż każdy biznes polega na sprzedaży. Sprzedaż zaś musi być dokumentowana fakturą lub paragonem. Wystawienie faktur poprzez KSeF do tego stopnia różnić się może od dotychczasowej praktyki w przedsiębiorstwie, iż konieczna okazać się może poważna aktualizacja dotychczasowych procedur wystawiania faktur lub wręcz stworzenie ich od początku. 
Do tego zdawać sobie trzeba, iż nawet „szyty na miarę” naszych potrzeb (określonych w etapie 1) software może nie być jedynym, czego potrzebujemy. Pracownicy muszą być bowiem przeszkoleni nie tylko w korzystaniu z oprogramowania, ale również robić to ze zrozumieniem. Ani bowiem z KSeF ani z oprogramowani nie będą wynikać wszystkie zasady postępowania, choćby tak podstawowe jak kiedy wystawić fakturę, jakie dane wpisać, kiedy ją odebrać, czy wysłać kontrahentowi określone dane poza KSeF (bo przez nie można). To wszystko musi zawierać nasza procedura fakturowania, dodatkowo zapewne wiele kwestii trzeba będzie ustalić z kontrahentami i w związku z tym przeanalizować i ewentualnie aneksować umowy z nimi. 

Poza dokumentami trzeba będzie przeszkolić pracowników w zakresie stosowania tych procedur, kontaktach z klientami, możliwych pytań lub odpowiedzi. 

Aby zatem ten etap zrealizować konieczna będzie nie tylko analiza procesów biznesowych, ale również analiza prawna zawartych umów z kontrahentami oraz przedstawienie wpływu polskiego prawa podatkowego na transakcje międzynarodowe.

Etap ten powinien zakończyć się organizacją ww. szkoleń dla pracowników i przedstawicieli podatnika.

REKLAMA

Dor.pod., r.pr. Mirosław Siwiński, partner w Nexia Advicero 

Dalszy ciąg materiału pod wideo
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

REKLAMA

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

REKLAMA

Ruszyły masowe kontrole kart lunchowych. Co sprawdza ZUS?

Karty lunchowe od kilku lat są jednym z najczęściej wybieranych pozapłacowych benefitów pracowniczych. Do września 2023 r. karty mogły być wykorzystywane wyłącznie w restauracjach i innych punktach gastronomicznych. Od tego momentu ich popularność dodatkowo wzrosła – z uwagi na możliwość korzystania z nich również w sklepach spożywczych i supermarketach. Ta zmiana, choć dla pracowników korzystna, wywołała lawinę kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który coraz uważniej przygląda się temu, w jaki sposób firmy stosują zwolnienie ze składek.

30.09.2025: ważny dzień dla KSeF - Krajowego Systemu eFaktur. Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję systemu

30 września Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). To sygnał dla firm, że czas intensywnych przygotowań właśnie się rozpoczął. Jak ten czas na testowanie należy optymalnie wykorzystać?

REKLAMA