REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowy KSeF 2024 - co należy zrobić przed wejściem w życie nowych przepisów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
Mirosław Siwiński
Radca Prawny nr wpisu WA-9949 Doradca Podatkowy nr wpisu 09923
Obowiązkowy KSeF 2024 - co należy zrobić przed wejściem w życie nowych przepisów
Obowiązkowy KSeF 2024 - co należy zrobić przed wejściem w życie nowych przepisów
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Już w połowie 2024 r. wejdzie w życie obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla polskich podatników VAT. Oznacza to brak możliwość wystawienia faktury w inny sposób niż poprzez KSeF w przypadku przytłaczającej większości transakcji innych niż konsumenckie. Dlaczego już? Bo skala wyzwań oznacza, że tego czasu nie zostało już dużo, a same czynności konieczne przed wprowadzeniem ww. obowiązku mogą okazać się bardzo rozbudowane – co przedstawiam poniżej.

Analiza funkcjonalna / biznesowa

Tego rodzaju analiza powinna być w mojej ocenie pierwszym etapem naszego przygotowania. Zidentyfikować badać musimy w tym zakresie:
- procesy biznesowe objęte obowiązkowym KSeF – tu zarówno nasza sprzedaż, jak zakupy, za które faktury będziemy mogli odebrać tylko w ten sposób,
- schemat faktury dotychczas używanej – analiza zgodności ze schemą faktury ustrukturyzowanej z określeniem istotnych różnic pod kątem wymogów na etapie 2.

Ustalenia przedmiotowej analizy muszą  znaleźć swoje podsumowanie na piśmie

REKLAMA

Ustalenie zakresu potrzeb informatycznych 

Drugi bowiem etap musi bowiem skutkować wyciągnięciem wniosków z etapu 1 odnośnie naszych potrzeb, tj. jakich funkcjonalności potrzebujemy w naszym systemie IT obsługującym KSeF, np. kwestia wysyłania informacji i załączników nieobjętych schemą, powiadomienia o formalnej dacie otrzymania faktury, segregowanie faktur, identyfikacja faktur zakupowych pochodzących z różnych źródeł, np. zakupów pracowników i wiele, wiele innych. 

Takie określenie potrzeb może spowodować zarówno zmianę systemu IT do fakturowania (w najgorszym scenariuszu) lub konieczność (jeżeli to ożeliwe) aktualizacji posiadanego systemu. Wiele bowiem proividerów IT oferuje tego rodzaju nakładki KSeF nie tylko na własne produkty.

W obu przypadkach warto się przyjrzeć dokładnie co nowy lub zaktualizowany system oferuje, bo też przy zakupie całości takie funkcjonalności mogą okazać się tańsze niż później zakup pojedynczych aktualizacji. 

Wdrożenie systemu informatycznego

Ten etap, to oczywiście nie tylko prace informatyczne, ale również wdrożenie pracowników do używania nowego systemu. Warto więc to drugie wynegocjować od razu w procesie zakupu systemu/aktualizacji w cenie, jak też w stosownych terminach. Warto bowiem mieć na uwadze to, że providerzy systemów IT są obecnie bardzo obciążeni zamówienia, co może bardzo opóźniać realizację co wpływać będzie na najważniejszy i co najmniej równie czasochłonny, etap 4. 

Zmiany w funkcjonowaniu biznesu. Większa rola procedury fakturowania

Truizmem będzie stwierdzenie, iż każdy biznes polega na sprzedaży. Sprzedaż zaś musi być dokumentowana fakturą lub paragonem. Wystawienie faktur poprzez KSeF do tego stopnia różnić się może od dotychczasowej praktyki w przedsiębiorstwie, iż konieczna okazać się może poważna aktualizacja dotychczasowych procedur wystawiania faktur lub wręcz stworzenie ich od początku. 
Do tego zdawać sobie trzeba, iż nawet „szyty na miarę” naszych potrzeb (określonych w etapie 1) software może nie być jedynym, czego potrzebujemy. Pracownicy muszą być bowiem przeszkoleni nie tylko w korzystaniu z oprogramowania, ale również robić to ze zrozumieniem. Ani bowiem z KSeF ani z oprogramowani nie będą wynikać wszystkie zasady postępowania, choćby tak podstawowe jak kiedy wystawić fakturę, jakie dane wpisać, kiedy ją odebrać, czy wysłać kontrahentowi określone dane poza KSeF (bo przez nie można). To wszystko musi zawierać nasza procedura fakturowania, dodatkowo zapewne wiele kwestii trzeba będzie ustalić z kontrahentami i w związku z tym przeanalizować i ewentualnie aneksować umowy z nimi. 

Poza dokumentami trzeba będzie przeszkolić pracowników w zakresie stosowania tych procedur, kontaktach z klientami, możliwych pytań lub odpowiedzi. 

Aby zatem ten etap zrealizować konieczna będzie nie tylko analiza procesów biznesowych, ale również analiza prawna zawartych umów z kontrahentami oraz przedstawienie wpływu polskiego prawa podatkowego na transakcje międzynarodowe.

Etap ten powinien zakończyć się organizacją ww. szkoleń dla pracowników i przedstawicieli podatnika.

Dor.pod., r.pr. Mirosław Siwiński, partner w Nexia Advicero 

Dalszy ciąg materiału pod wideo
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

Kawa z INFORLEX. Nowy plan wdrożenia KSeF

Spotkania odbywają się w formule „na żywo” o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 15 maja br. tematem spotkania będzie nowy plan wdrożenia KSeF.

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami w 2025 r. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

REKLAMA

Zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

Krajowy System e-Faktur – czas na konkrety. Przygotowania nie powinny czekać. Firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem "przeciążenia projektowego"

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Groszyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

REKLAMA

Wdrożenie KSeF i JPK_CIT to nie lada wyzwanie dla firm w 2025 r. [KOMENTARZ EKSPERCKI]

Rok 2025 będzie się przełomowy dla większości działów finansowych polskich firm. Wynika to z obowiązków podatkowych nałożonych na przedsiębiorców w zakresie konieczności wdrożenia obligatoryjnego e-fakturowania (KSeF) oraz raportowania danych księgowo- podatkowych w formie nowej schemy JPK_CIT.

Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. Co z nimi zrobi? MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

REKLAMA