REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowy KSeF 2024 - co należy zrobić przed wejściem w życie nowych przepisów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
Mirosław Siwiński
Radca Prawny nr wpisu WA-9949 Doradca Podatkowy nr wpisu 09923
Obowiązkowy KSeF 2024 - co należy zrobić przed wejściem w życie nowych przepisów
Obowiązkowy KSeF 2024 - co należy zrobić przed wejściem w życie nowych przepisów
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Już w połowie 2024 r. wejdzie w życie obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla polskich podatników VAT. Oznacza to brak możliwość wystawienia faktury w inny sposób niż poprzez KSeF w przypadku przytłaczającej większości transakcji innych niż konsumenckie. Dlaczego już? Bo skala wyzwań oznacza, że tego czasu nie zostało już dużo, a same czynności konieczne przed wprowadzeniem ww. obowiązku mogą okazać się bardzo rozbudowane – co przedstawiam poniżej.

Analiza funkcjonalna / biznesowa

Tego rodzaju analiza powinna być w mojej ocenie pierwszym etapem naszego przygotowania. Zidentyfikować badać musimy w tym zakresie:
- procesy biznesowe objęte obowiązkowym KSeF – tu zarówno nasza sprzedaż, jak zakupy, za które faktury będziemy mogli odebrać tylko w ten sposób,
- schemat faktury dotychczas używanej – analiza zgodności ze schemą faktury ustrukturyzowanej z określeniem istotnych różnic pod kątem wymogów na etapie 2.

Ustalenia przedmiotowej analizy muszą  znaleźć swoje podsumowanie na piśmie

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Ustalenie zakresu potrzeb informatycznych 

Drugi bowiem etap musi bowiem skutkować wyciągnięciem wniosków z etapu 1 odnośnie naszych potrzeb, tj. jakich funkcjonalności potrzebujemy w naszym systemie IT obsługującym KSeF, np. kwestia wysyłania informacji i załączników nieobjętych schemą, powiadomienia o formalnej dacie otrzymania faktury, segregowanie faktur, identyfikacja faktur zakupowych pochodzących z różnych źródeł, np. zakupów pracowników i wiele, wiele innych. 

Takie określenie potrzeb może spowodować zarówno zmianę systemu IT do fakturowania (w najgorszym scenariuszu) lub konieczność (jeżeli to ożeliwe) aktualizacji posiadanego systemu. Wiele bowiem proividerów IT oferuje tego rodzaju nakładki KSeF nie tylko na własne produkty.

W obu przypadkach warto się przyjrzeć dokładnie co nowy lub zaktualizowany system oferuje, bo też przy zakupie całości takie funkcjonalności mogą okazać się tańsze niż później zakup pojedynczych aktualizacji. 

Wdrożenie systemu informatycznego

Ten etap, to oczywiście nie tylko prace informatyczne, ale również wdrożenie pracowników do używania nowego systemu. Warto więc to drugie wynegocjować od razu w procesie zakupu systemu/aktualizacji w cenie, jak też w stosownych terminach. Warto bowiem mieć na uwadze to, że providerzy systemów IT są obecnie bardzo obciążeni zamówienia, co może bardzo opóźniać realizację co wpływać będzie na najważniejszy i co najmniej równie czasochłonny, etap 4. 

Zmiany w funkcjonowaniu biznesu. Większa rola procedury fakturowania

Truizmem będzie stwierdzenie, iż każdy biznes polega na sprzedaży. Sprzedaż zaś musi być dokumentowana fakturą lub paragonem. Wystawienie faktur poprzez KSeF do tego stopnia różnić się może od dotychczasowej praktyki w przedsiębiorstwie, iż konieczna okazać się może poważna aktualizacja dotychczasowych procedur wystawiania faktur lub wręcz stworzenie ich od początku. 
Do tego zdawać sobie trzeba, iż nawet „szyty na miarę” naszych potrzeb (określonych w etapie 1) software może nie być jedynym, czego potrzebujemy. Pracownicy muszą być bowiem przeszkoleni nie tylko w korzystaniu z oprogramowania, ale również robić to ze zrozumieniem. Ani bowiem z KSeF ani z oprogramowani nie będą wynikać wszystkie zasady postępowania, choćby tak podstawowe jak kiedy wystawić fakturę, jakie dane wpisać, kiedy ją odebrać, czy wysłać kontrahentowi określone dane poza KSeF (bo przez nie można). To wszystko musi zawierać nasza procedura fakturowania, dodatkowo zapewne wiele kwestii trzeba będzie ustalić z kontrahentami i w związku z tym przeanalizować i ewentualnie aneksować umowy z nimi. 

Poza dokumentami trzeba będzie przeszkolić pracowników w zakresie stosowania tych procedur, kontaktach z klientami, możliwych pytań lub odpowiedzi. 

Aby zatem ten etap zrealizować konieczna będzie nie tylko analiza procesów biznesowych, ale również analiza prawna zawartych umów z kontrahentami oraz przedstawienie wpływu polskiego prawa podatkowego na transakcje międzynarodowe.

Etap ten powinien zakończyć się organizacją ww. szkoleń dla pracowników i przedstawicieli podatnika.

REKLAMA

Dor.pod., r.pr. Mirosław Siwiński, partner w Nexia Advicero 

Dalszy ciąg materiału pod wideo
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

REKLAMA

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA