Błędy na paragonach z kasy fiskalnej a księgowanie w pkpir

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą i stosujący kasy rejestrujące (fiskalne) czasem dokonują błędnego zarejestrowania na kasie fiskalnej otrzymanych od klientów kwot, np. ze złą stawką VAT lub nieprawidłową datą. Błędnemu zaewidencjonowaniu na kasie fiskalnej podlegają też zapłaty za towary czy usługi lub zaliczki otrzymane na poczet dostawy towarów, czy wykonania przyszłych usług.

Warto przypomnieć, że na podstawie art. 24a ust. 1 ustawy o PIT, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Polecamy produkt: Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów 2015 (książka + CD)

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.). Zgodnie z § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług są dokonywane:

- na podstawie wystawionych faktur,

- a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami - na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień,

o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Na podstawie § 20 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących (fiskalnych), dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych, skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji. Jednak podatnicy, którzy stosują kasy fiskalne, mogą dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca, w terminie określonym w § 30 ust. 1 (nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni), na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych (§ 20 ust. 2 ww. rozporządzenia).

To zestawienie przygotowywane na koniec miesiąca przez podatników stosujących kasy fiskalne powinno zawierać:

- numer kolejny wpisu,

- numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy,

- numery i daty raportów dobowych,

- wynikającą z raportów łączną kwotę należności pomniejszoną o łączną kwotę podatku i skorygowaną o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji (§ 20 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Podatnicy księgujący w pkpir na podstawie raportów dobowych (ci o których mowa w § 20 ust. 1 ww. rozporządzenia), nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zarejestrowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących, natomiast są obowiązani do połączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur (§ 20 ust. 4 ww. rozporządzenia).

Polecamy: Kto musi rejestrować sprzedaż kasą fiskalną?

Polecamy: Co grozi za brak kasy fiskalnej?

Na podstawie § 12 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez:

1. skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub

2. wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

Przepisy ustawy o PIT ani przepisy ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nie regulują kwestii związanych ze sposobem korygowania paragonów zaewidencjonowanych za pomocą kasy rejestrującej.

Kwestie dotyczące sposobu ewidencjonowania obrotu na kasach rejestrujących (a zatem także kwestie związane z jego korektą), regulują przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004r. (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.) oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy, które nie są przedmiotem niniejszej interpretacji.

Przepisy ustawy o PIT zobowiązują natomiast podatnika do prawidłowego ustalenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym, a zatem także do wykazywania uzyskanych przychodów w odpowiedniej wysokości.

Podatnik ma zatem zarówno prawo, jak i obowiązek korygowania błędnych zapisów w prowadzonej ewidencji księgowej.

Jak wynika z cyt. przepisów ww. rozporządzenia, w przypadku podatników ewidencjonujących zdarzenia gospodarcze w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz rejestrujących obrót za pomocą kasy fiskalnej, dane wynikające z raportów dobowych, bądź miesięcznych zestawień tych raportów (stanowiących podstawę ujęcia przychodów w księdze) koryguje się o wartości wynikające z prowadzonych odrębnych ewidencji.

W przypadku błędnego zaewidencjonowania obrotu na kasie rejestrującej podstawę do dokonania korekty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów stanowi zatem prowadzona dla celów podatku od towarów i usług i zgodnie z przepisami regulującymi ten podatek odrębna ewidencja („ewidencja błędów i uwag do paragonów”), w której podatnik dokonuje korekty obrotu rejestrowanego na kasie.

Jako, że w przypadku podatników rejestrujących obrót na kasie rejestrującej, podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów stanowią raporty dobowe, bądź miesięczne zestawienia tych raportów, skorygowane o wartości wynikające z odrębnych ewidencji – to w pkpir nie ujmuje się poszczególnych paragonów wystawionych przez podatnika, a ich zbiorcze zestawienie (czy to w postaci raportu dobowego, czy też miesięcznego zestawienia tych raportów).

Dlatego też także w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wystawianych paragonach, w podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie ujmuje się korekt poszczególnych paragonów, a wartości wynikające z raportów dobowych, bądź ich zestawień, pomniejszone, bądź powiększone o sumę wartości korekt poszczególnych paragonów, wynikającą z odrębnej ewidencji, prowadzonej dla celów podatku od towarów i usług.

A jeżeli błędnie zarejestrowane na kasie fiskalnej wpłaty są zaliczkami (czyli środkami pieniężnymi nie stanowiącymi przychodu podatkowego), to  ww. korekty będą miały również wpływ na kwoty wykazane uprzednio w kolumnie 16 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Taką interpretację prezentują także organy podatkowe. Przykładem jest interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 kwietnia 2012 r. (nr IBPBI/1/415-488/12/KB ).