Święta w firmie a podatki (PIT, CIT, VAT)

Święta Bożego Narodzenia już niebawem, co oznacza, że wśród wielu z nas zaczynają kiełkować przygotowania do przeżycia tego wyjątkowego czasu w gronie najbliższych. Świąteczną atmosferę nierzadko chcą uczcić również firmy, dla których okres okołoświąteczny jest okazją do wzmożonych akcji marketingowych, jak również wiąże się on ze szczególną aktywnością na rzecz pracowników w zakresie ponoszenia różnych wydatków świątecznych np. w postaci upominków czy organizacji spotkania wigilijnego. Podejmując takie działania, firmy oczywiście powinny mieć na uwadze przede wszystkim sprawienie radości osobie obdarowanej, jednak w atmosferze świątecznej podmioty te nie powinny również zapominać o prawidłowym rozliczeniu się z fiskusem. Poniżej przedstawione zostały skutki podatkowe najczęstszych działań okołoświątecznych w miejscach pracy.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Polecamy: INFORLEX Biznes

Wydatki świąteczne na rzecz pracowników

Nieodpłatne przekazanie pracownikom upominków świątecznych

PIT

Z treści art. 12 ust. 1 ustawy o PIT wynika, że prezent przekazany pracownikowi powinien być traktowany jako jego przychód wynikający ze stosunku pracy. Tym samym otrzymanie przez pracownika upominku świątecznego będzie co do zasady stanowić jego przychód rozliczany w indywidualnym rozliczeniu podatkowym. Pracodawca powinien zatem wartość upominku doliczyć do dochodu obdarowanego podatnika i jako płatnik pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Zwolnienie upominku z opodatkowania PIT może zostać zastosowane pod warunkiem łącznego spełnienia następujących przesłanek:

• świadczenia mają postać rzeczową lub finansową,
• świadczenia zostały w całości sfinansowane ze środków ZFŚS,
• świadczenia są związane z prowadzeniem przez pracodawcę działalności socjalnej w rozumieniu ustawy o ZFŚS,
• łączna wartość wszystkich świadczeń w roku podatkowym nie przekracza kwoty 1.000 zł (opodatkowaniu podlega nadwyżka ponad wskazany limit).

Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł.

W szczególności, ze zwolnienia nie będzie korzystało przekazanie pracownikowi bonów, czy innych elektronicznych bonów towarowych, w tym kart podarunkowych – ww. art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT zastrzega bowiem, że do katalogu świadczeń rzeczowych objętych przedmiotowych zwolnieniem nie zalicza się bonów, talonów i innych znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi.

Jeśli zatem wydatek świąteczny (np. paczka świąteczna, wypłata gotówki, karta przedpłacona) zostanie w całości sfinansowany ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) pracodawcy – upominku nie trzeba będzie opodatkowywać, jeśli jego wartość (łącznie z innymi świadczeniami rzeczowymi i pieniężnymi) nie przekroczy dla danego pracownika w 2019 r. kwoty 1000 zł.

W przypadku przekroczenia kwoty 1000 zł, opodatkowaniu podlega nadwyżka ponad 1000 zł.

W sytuacji gdyby pracodawca sfinansował upominek częściowo z ZFŚS i ze środków obrotowych, to świadczenie takie podlega opodatkowaniu PIT w całości.

Podkreślić należy, że objęcie określonych upominków (świadczeń) zwolnieniem z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT jest możliwe pod warunkiem, że zostaną one przekazane pracownikowi w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w ustawie o ZFŚS. Nawet regulamin ZFŚS nie może zmienić tej zasady. Jeżeli zaś takiego charakteru przekazywane prezenty nie mają, to ich wartość nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, nawet jeżeli w całości zostały sfinansowane z ZFŚS i nie przekroczyły w roku podatkowym u danego pracownika kwoty 1000 zł.

Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS, działalność socjalna powinna być rozumiana jako m.in. udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej. Wśród świadczeń pomocy materialnej wymienić należy również świadczenia świąteczne na rzecz pracowników. Pracodawca jednak wydatkując środki z ZFŚS powinien uzależniać przyznawanie ulgowych usług i świadczeń od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu.

CIT

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o ZFŚS. Co ważne, przepis ten dotyczy jednak nie tylko wydatków finansowanych z ZFŚS, ale również wszelkich innych wydatków na działalność socjalną, nawet tę finansowaną ze środków obrotowych. Stąd, podczas analizy wydatków na rzecz pracowników, należy zwracać uwagę, czy nie mają one charakteru socjalnego. W przypadku gdyby taki charakter miały, to nie będą stanowić kosztu podatkowego.

Kosztem uzyskania przychodu mogą być jedynie odpisy dokonane na rachunek ZFŚS (art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o CIT).

VAT

Co do zasady, podatnicy mogą odliczyć podatek VAT od nabytych towarów w takim zakresie, w jakim te towary są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Słuszne natomiast wydaje się przyjęcie stanowiska, zgodnie z którym z tytułu zakupu upominków świątecznych, przekazywanych przez firmy swoim pracownikom, firmom tym nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT, z uwagi na brak związku analizowanych zakupów z czynnościami opodatkowanymi. Zakupy takie służą bowiem zaspokojeniu prywatnych potrzeb pracowników, co potwierdza m.in. interpretacja DKIS z dnia 26 czerwca 2017 r., znak: 0115-KDIT1-1.4012.150.2017.1.AJ

Z kolei opodatkowaniu podatkiem VAT podlega także nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste jego pracowników, jeżeli podatnikowi przysługiwało (w całości lub części) prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia tych towarów.

Biorąc zatem pod uwagę, że z tytułu nabycia omawianych upominków podatnikowi nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT, ich przekazanie na rzecz pracowników nie będzie podlegać opodatkowaniu tym podatkiem.

Organizacja firmowych imprez świątecznych dla pracowników

PIT

Udział pracownika w świątecznej imprezie zorganizowanej przez pracodawcę nie jest przychodem pracownika. Pracodawca nie ma zatem obowiązku odprowadzenia z tego tytułu zaliczki na podatek dochodowy.

CIT

Koszty podatkowe mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich spotkań integracyjnych, spotkań okolicznościowych z okazji świąt lub innych ważnych wydarzeń itp. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy.

Analizując jednak podatkowy charakter imprezy świątecznej pracowników, należy mieć zatem na uwadze konieczność wykazania motywacyjno-integracyjnych pobudek do spotkania. Dla celów dokumentacyjnych pomocne mogą być plany spotkania czy jego agenda. Nierzadko zatem podczas tego typu wydarzeń omawiane są wyniki finansowe firmy czy przedstawiane są plany na przyszły rok.

Zgodnie z aktualną linią interpretacyjną organów podatkowych, również wydatki związane z udziałem w spotkaniu świątecznym członków rodzin pracowników mogą stanowić koszt uzyskania przychodu (np. interpretacja DKIS z dnia 30 września 2019 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.309.2019.3.MBD).

VAT

Generalnie firmy organizujące spotkania świąteczne dla swoich pracowników mają prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących koszty organizacji tego wydarzenia (np. za artykuły spożywcze, usługi cateringowe, wynajem sali). Spotkanie takie sprzyja bowiem integracji pracowników, co dalej pozytywnie wpływa na ich pracę, a co za tym idzie – wielkość obrotów firmy.

Prawo do odliczenia podatku VAT nie wystąpi:

• z tytułu faktur dokumentujących nabycie przez podatnika usług gastronomicznych;
• w sytuacji gdy podatnik sfinansuje spotkanie ze środków ZFŚS.

---

Wydatki świąteczne na rzecz kontrahentów i klientów

Nieodpłatne przekazanie upominków świątecznych kontrahentom i klientom

CIT

Wydatki na prezenty świąteczne dla kontrahentów i klientów z reguły są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów jako wydatki związane z reprezentacją. O takim ich charakterze nierzadko przesądza okazałość i wystawność upominków oraz ich cel, czyli chęć wykreowania pewnego wizerunku firmy, stworzenia pozytywnych relacji biznesowych. Przykład: alkohol, pióro, zegarek, portfel oraz inne drogie prezenty.

Jak wskazał organ podatkowy w jeden z interpretacji: „(…) wydatki na nabycie upominków, które nie mają na celu promowania Spółki ani jej wyrobów, przeznaczone do określonej grupy podmiotów (kontrahenci, partnerzy handlowi, doradcy), wręczane w okolicznościach Świąt Bożego Narodzenia, Nowego Roku, Świąt Wielkanocnych, kolejnej rocznicy działalności Spółki czy jubileuszu kontrahenta - wypełniają znamiona reprezentacji i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych” (interpretacja DIS w Poznaniu z dnia 24 marca 2016 r., znak: ILPB3/4510-1-18/16-2/JG).

Do kosztów podatkowych mogą być jednak zaliczone wydatki związane z reklamą, do których będą należeć np. gadżety o niewielkiej wartości opatrzone logo firmy i wydawane masowo obecnym i potencjalnym kontrahentom, z hasłem promującym działalność podatnika. Przykład: długopis, kartka świąteczna, kubek, smycz, kalendarz.

Niezależnie jednak od powyższego, należy kierować się „zdrowym rozsądkiem” oraz mieć na uwadze zasadę ostrożności i granice standardów rynkowych. Upominki zbyt okazałe lub wychodzące poza normy przyjęte w kontaktach biznesowych nie będą stanowić kosztów podatkowych.

Jak wskazał NSA w wyroku z dnia 18 października 2017 r., sygn. akt II FSK 2538/15: „Wydatkami na reprezentację są, m.in. upominki przekazywane nie w celu zareklamowania produktów przedsiębiorcy (np. rozdawane masowe klasyczne gadżety z logo, jak kubek, smycz, długopis), lecz w celu uhonorowania wybranych kontrahentów eleganckim, ekskluzywnym upominkiem (np. wiecznym piórem lub markowym portfelem), bez względu na to, czy umieszczono na nim logo firmy lub produktu, czy też nie. (…) Zarówno wartość przekazywanych upominków, jak i obecność logo mają znaczenie dla oceny, czy mamy do czynienia z reklamą, czy z reprezentacją.”

VAT

Zakupy prezentów świątecznych dla kontrahentów i klientów uprawniają firmę do odliczania podatku naliczonego. Zakupy te bezpośrednio bowiem dotyczą prowadzonej przez tą firmę działalności opodatkowanej. To oznacza, że przekazywanie takich upominków wiąże się również z koniecznością opodatkowania ich podatkiem VAT.

Jednocześnie, nie podlega opodatkowaniu VAT przekazanie prezentów mających na gruncie VAT status prezentów o małej wartości. Za prezenty o małej wartości rozumie się na gruncie VAT przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

• łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;
• których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian w 2020 r.

Impreza świąteczna dla kontrahentów firmy

Tego typu spotkania są najczęściej traktowane jako wyłączone z kosztów podatkowych jako wydatki reprezentacyjne podatnika. W przypadku gdy jednak podczas tego wydarzenia poruszane są kwestie biznesowe (np. promocja produktów, podsumowanie wyników, omówienie zasad współpracy), istnieją szanse, że biznesowy cel i przebieg takiego wydarzenia przeważy i  firma będzie mogła zliczyć wydatek na spotkanie świąteczne dla swoich kontrahentów i klientów w poczet kosztów podatkowych. W tym zakresie należy jednak zachować szczególną ostrożność.

Magdalena Chodorek, konsultant ds. podatków, doradca podatkowy nr wpisu 13447