JPK_VAT: Co numery faktur mówią urzędowi o rozliczeniach VAT?

Numery faktur zakupowych

Ministerstwo Finansów wykryło już pierwszy, powszechnie występujący błąd dotyczący numeracji faktur zakupowych. W pliku JPK_VAT po stronie podatku naliczonego znajduje się obowiązkowe pole „DowódZakupu” („NrFaktury” w strukturze, która obowiązywała przed 1 stycznia 2017 r.). Należy tam wpisać numer faktury zakupowej nadany przez dostawcę. Jak wskazał resort finansów w komunikacie o błędach, podatnicy błędnie wpisywali w tym miejscu wewnętrzne numery dokumentów księgowych nadawane otrzymywanym fakturom przez ich systemy księgowe. Utrudnia to lub uniemożliwia władzom skarbowym przeprowadzenie testów porównujących pliki JPK_VAT pomiędzy kontrahentami.

Warto więc zweryfikować, czy w naszym pliku JPK_VAT informacje o numerach faktur są wskazane prawidłowo. W tym celu wystarczy wykonać statystyczny test badania sekwencyjności numerów. Należy sprawdzić, czy każdy kolejny numer dowodu zakupu jest wyższy od poprzedniego. Jeżeli tak, prawdopodobnie prezentujemy w pliku JPK_VAT numery księgowe, a nie numery faktur. Aby to potwierdzić, należy odszukać oryginały kilku przykładowych faktur i zweryfikować ich numery nadane przez wystawcę.

Jedna faktura tylko raz w JPK_VAT

Logika i struktura prezentacji danych w pliku JPK_VAT sugeruje, że każdy dokument (faktura sprzedaży lub zakupu) powinien w pliku wystąpić tylko w jednym wierszu. Niezależnie od tego czy dokumentuje zakup wielu pozycji, czy wielu typów transakcji (ten drugi element znajduje odzwierciedlenie w alokacji właściwych kwot do pól typu „K”). Wielokrotne wykazanie tej samej faktury sprzedażowej czy zakupowej może zwrócić uwagę organu kontrolującego i zostać uznane za nieprawidłowe. Nie jest to co prawda stwierdzone wprost. Jednak taki wniosek płynie z budowy pliku JPK_VAT. Umieszczanie wszystkich pozycji z danej faktury w jednym wierszu jest zgodne z jego strukturą logiczną.

Jeżeli kontrolujący wykryją, że w pliku JPK_VAT wielokrotnie pojawia się ten sam numer faktury sprzedażowej, prawdopodobnie będą chcieli bliżej przyjrzeć się rozliczeniom podatnika. Aby przekonać się, czy ten sam numer faktury dokumentuje tę samą transakcję, warto przeprowadzić dodatkowy test. Należy sprawdzić, czy w zmultiplikowanych fakturach występują takie same kwoty netto i kwoty VAT zaalokowane do tych samych pól typu „K”. Jeżeli tak, możemy mieć do czynienia z nieprawidłowym rozliczeniem, tj. wielokrotnym ujęciem tej samej faktury w pliku JPK_VAT.

Warto również przy okazji wskazać na test ciągłości numeracji faktur. Każdy wystawca ma obowiązek oznaczać fakturę stosując spójną i ciągłą numerację. W pliku JPK_VAT należy sprawdzić, czy nie występuje luka w numeracji faktur sprzedażowych. Może ona świadczyć o pominięciu którejś z transakcji. Często nie jest to błąd, a efekt anulowania faktury lub stornowania wpisów w systemie księgowym. Brak ciągłości może jednak zwrócić uwagę kontrolujących.

Sprawdź za darmo poprawność rozliczeń VAT z plikiem JPK_VAT

Zweryfikuj, co kontrola wyczyta z numeracji faktur VAT

Dowiedz się, jak samodzielnie przeprowadzić testy JPK

Złożony test dla faktur zakupowych

Domniemana zasada jednokrotnego ujmowania dokumentów w pliku JPK_VAT dotyczy też faktur zakupowych. W tym przypadku należy jednak sprawdzać, czy faktury występują jednokrotnie zestawiając ze sobą numer dokumentu i numer identyfikacyjny wystawcy. Innymi słowy, należy wytypować powtarzające się numery faktur i następnie sprawdzić, czy zostały one wystawione przez ten sam podmiot. Kilka faktur o tym samym numerze nie powinno być traktowane jako błąd, jeżeli zostały wystawione przez różne podmioty.

Polecamy: Jednolity Plik Kontrolny - Ewidencja VAT od 1 stycznia 2017

Wielokrotne wykazanie tego samego dokumentu zakupu od tożsamych dostawców może zwrócić uwagę organu kontrolującego, poszukującego omyłkowego wielokrotnego ujęcia tożsamych faktur zakupu, a tym samym potencjalnego zawyżenia podatku naliczonego do odliczenia (a więc zaniżenie zobowiązania podatkowego). Dlatego można przypuszczać, że organy podatkowe będą się bacznie przyglądały tej części pliku JPK_VAT. Zwłaszcza że tego rodzaju testy były wykonywane już w przeszłości przy okazji kontroli skarbowych wszczynanych w związku z ubieganiem się podatnika o zwrot podatku VAT. Należy jednak pamiętać, że podobnie jak w przypadku faktur sprzedaży, również w odniesieniu do zakupów wyniki testu mogą pokazywać sytuację, w której podatnik prezentuje jedną fakturę w rozbiciu na pozycje. Warto w takim przypadku przyjrzeć się również kwotom netto i VAT zmultiplikowanych wierszy. Jeżeli również tutaj występuje podejrzana zbieżność, możemy mieć do czynienia z ryzykiem podatkowym.

Reverse charge dwukrotnie w JPK_VAT

Na podobnych zasadach opiera się analiza poprawności rozliczeń według mechanizmu tzw. odwrotnego obciążenia (reverse charge). Transakcje rozliczane według tego mechanizmu co do zasady uwidaczniane są zarówno po stronie podatku należnego jak i naliczonego w ramach tego samego okresu sprawozdawczego. Należy więc (najlepiej w oparciu o numer dowodu sprzedaży i zakupu) sprawdzić, czy linia dotycząca podatku należnego znajduje swój odpowiednik po stronie podatku naliczonego w JPK_VAT – jeżeli tak i kwoty w obydwu liniach są zbieżne, wynik jest prawidłowy.

Jeżeli po stronie podatku naliczonego nie występuje odpowiedni zapis, nie musi to zawsze oznaczać, że w rozliczeniach jest błąd. Od 2017 r. podatnicy, którzy zbyt późno otrzymali dowód wykonania transakcji, są zobowiązani do stosowania tzw. „szyk rozstawny”, tj. wykazania transakcji po stronie podatku należnego w okresie, w którym przypada obowiązek podatkowych, zaś po stronie podatku naliczonego w okresie, w którym otrzymali potwierdzenie dokonania transakcji (np. fakturę). Jeżeli jednak opóźnienie nie wystąpiło, prawdopodobnie w pliku JPK_VAT jest błąd.

Czynniki ryzyka

Pliki JPK zostały zaprojektowane w taki sposób, aby zawarte w nich dane łatwo poddawały się automatycznej analizie. W podatku VAT występuje szereg reguł, które powinny zostać odzwierciedlone w pliku JPK_VAT. Jeżeli w toku analizy kotrolujący wykryją lukę w funkcjonowaniu któregoś z mechanizmów, mogą chcieć na tej podstawie bliżej przyjrzeć się rozliczeniom podatnika.

Ministerstwo w swoim komunikacie wskazało, że błąd numeracji faktur został wykryty w procesie analizy plików JPK_VAT przysłanych przez przedsiębiorców. Oznacza to, że resort finansów już teraz weryfikuje pliki JPK, przynajmniej w tym zakresie. Autoweryfikacja przed wysłaniem stała się więc nie tylko wyznacznikiem najwyższej staranności, ale realną koniecznością.

Igor Roman

Starszy Menedżer

Tax Management Consulting

Deloitte Doradztwo Podatkowe