REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wydatki podczas podróży służbowej - odliczenie VAT i ewidencja w JPK_VAT

Subskrybuj nas na Youtube
Wydatki podczas podróży służbowej - odliczenie VAT i ewidencja w JPK_VAT
Wydatki podczas podróży służbowej - odliczenie VAT i ewidencja w JPK_VAT

REKLAMA

REKLAMA

W mojej firmie użytkowane samochody nie zostały zgłoszone na druku VAT-26 do urzędu. Dlatego od wydatków samochodowych odliczam 50% VAT. Mam pytanie - co z wydatkami związanymi z delegacjami? Otrzymuję od pracowników paragony za przejazd autostradą, za parkingi. Jak technicznie wpisać do JPK_VAT te dokumenty? Czy muszę wpisywać każdy poszczególny paragon, czy mogę zrobić zestawienie zbiorcze? Czy faktury i paragony przekazane przez pracowników w wersji papierowej możemy zeskanować i przechowywać w wersji elektronicznej?

Od wydatków związanych za przejazd autostradą czy parkingi możemy odliczyć tylko 50% VAT, gdy samochód nie jest wykorzystywany wyłącznie do działalności (m.in. brak złożenia VAT-26). Każdy paragon za przejazd autostradą powinien być wpisany odrębnie. To samo dotyczy faktur za parkingi. Paragony za parkingi, w przeciwieństwie do paragonów za autostradę, nie dają podstaw do odliczenia VAT. Można zrobić skany papierowych faktur oraz paragonów i przechowywać je wyłącznie w wersji elektronicznej.

REKLAMA

Autopromocja

W przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika (art. 86a ust. 1 ustawy o VAT). Nie dotyczy to pojazdów samochodowych:

  • o masie całkowitej powyżej 3,5 tony,
  • wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub
  • konstrukcyjnie przeznaczonych do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie.

Jak wynika z pytania, w omawianym przypadku te wyłączenia nie mają zastosowania. Podatnik może odliczać tylko 50% od poniesionych wydatków samochodowych.

Polecamy: Biuletyn VAT

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: VAT 2019. Komentarz

1.Wydatki samochodowe, od których nie odliczymy 100% VAT

Należy się zastanowić, jakie wydatki zalicza się do kategorii wydatków związanych z pojazdami samochodowymi. Z art. 86a ust. 2 ustawy o VAT wynika, że do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zalicza się wydatki dotyczące:

1) nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;

2) używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;

3) nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

REKLAMA

Wydatki za przejazd autostradą czy parkingi można zaliczyć do wydatków związanych z eksploatacją lub używaniem pojazdów. Dlatego VAT od tych wydatków podlega odliczeniu w 50%, gdy dotyczy samochodu, który nie uprawnia do pełnego odliczenia VAT.

Organy podatkowe wykluczają uznanie wydatku poniesionego na przejazd autostradą za wydatek ogólny, od którego można odliczyć pełny VAT (zob. pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 28 sierpnia 2014 r., sygn. IBPP2/443-482/14/AB).

Stanowisko organów podatkowych potwierdził NSA w wyroku z 12 lipca 2018 r. (sygn. akt I FSK 1037/16). Przedmiotem sporu była sprawa spółki, która użytkuje samochody w sposób „mieszany”. Zdaniem spółki nie wykluczało to jednak odliczania 100% VAT od określonych wydatków, które są związane wyłącznie z działalnością gospodarczą. Spośród tego rodzaju wydatków spółka wymieniła przykładowo:

  • opłaty za przejazd autostradą lub opłaty parkingowe ponoszone w związku z podróżą służbową pracownika,
  • usługi parkowania pojazdów na parkingach strzeżonych,
  • naprawa usterek i uszkodzeń pojazdów powstałych w trakcie podróży służbowej,
  • nabycie paliwa wyłącznie na potrzeby odbycia podróży służbowej.

Ostatecznie NSA nie zgodził się ze stanowiskiem spółki i odrzucił skargę kasacyjną. W wyroku sądu czytamy:

W konsekwencji za trafne należało uznać stanowisko Sądu pierwszej instancji, że Spółka, w przedstawionym stanie faktycznym, nie ma prawa do odliczenia 100% podatku w oparciu o przepisy dyrektywy 2006/112/WE z tytułu deklarowanych wydatków dotyczących samochodów osobowych.

2. Dokument będący podstawą do odliczenia VAT

Kolejny poruszony problem to sposób udokumentowana wydatków związanych z użytkowaniem samochodów. Jak wynika z cytowanego art. 86a ust. 1 ustawy o VAT, podstawą odliczenia jest faktura. Czytelnik dysponuje paragonami. Nie oznacza to jednak, że traci prawo do odliczenia VAT od tych wydatków. Zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur za fakturę uznaje się także dokument za przejazd płatną autostradą, jeżeli zawiera on:

  • numer i datę wystawienia,
  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
  • kwotę podatku,
  • kwotę należności ogółem.

REKLAMA

Jeśli zatem otrzymany paragon za przejazd płatną autostradą zawiera wszystkie te elementy, to na jego podstawie podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT (zob. pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 24 lutego 2017 r., sygn. 0461-ITPP2.4512.977.2016.1.AD).

Ponieważ samochody, którymi pracownicy Czytelnika odbywają podróże służbowe, uprawniają do odliczania podatku naliczonego w wysokości 50%, więc od wydatku na przejazd autostradą podatek naliczony należy odliczyć w takiej samej wysokości.

Podstawy do odliczenia nie dają natomiast paragony za parkingi. Aby w tym przypadku odliczyć podatek, musimy dysponować fakturą.

3. Zapis w JPK_VAT wydatków za przejazd autostradą i parkingi

Każda faktura lub dokument uznany za fakturę, będące podstawą odliczenia VAT, muszą być wpisane odrębnie w ewidencji i JPK_VAT. To oznacza, że za każdym razem należy wpisywać odrębnie dane sprzedawcy i numer dokumentu. Nie można tego zrobić na podstawie dokumentu zbiorczego, nawet gdy kwoty VAT nie są duże.

W JPK_VAT do zapisu zakupów służą następujące pozycje:

  • K_45 - należy wpisać kwotę netto od nabycia towarów i usług niezaliczanych u podatnika do środków trwałych; wartość netto wpisujemy w kwocie przypadającej na odliczany VAT;
  • K_46 - należy wpisać kwotę podatku naliczonego w wysokości podlegającej odliczeniu od wartości netto wykazanej w poz. K_45.

Taki sposób postępowania potwierdziło także MF. W odpowiedzi na pytanie podatnika, które brzmiało:

1) Czy pole „K_44” [obecnie pole K.45 - przy. red.] dla „Ewidencji zakupu VAT” opisane jako „Wartość faktury netto” ma dotyczyć tylko tej część faktury, w której dokumentuje ona transakcje z kwotą podatku różną od zera (tj. innych niż zwolnione z VAT, opodatkowane stawką VAT 0%), czy całości faktury?

Ministerstwo Finansów odpowiedziało:

MF:Biorąc pod uwagę, że odpowiednie pola JPK_VAT mają uzgadniać się z deklaracją VAT w przypadku wypełniania pola K_44 [obecnie pole K.45 - przy. red.] należy przyjąć identyczną metodę, to znaczy uwzględnić tylko część faktury, która dokumentuje transakcje zawierające kwotę podatku do odliczenia.

Oznacza to, że jeżeli podatnik odlicza np. 50% kwoty podatku naliczonego za przejazd, to wykazuje tylko 50% zarówno kwoty netto z takiego paragonu, jak i kwoty VAT. Wpisujemy kwoty faktycznie odliczane.

Przykład
Pracownik spółki był w delegacji. Za przejazd autostradą dostarczył paragon o wartości netto 30 zł, VAT 6,90 zł. Samochód, który użytkował, nie uprawnia do pełnego odliczenia VAT. Dlatego spółka w JPK_VAT w K_44 wpisze kwotę 15 zł, a w K_45 kwotę 3,45 zł, jeżeli będzie korzystać z odliczenia VAT.


4. Archiwizacja i przechowywanie dokumentów

Otrzymane w formie papierowej faktury czy paragony będące podstawą do odliczenia VAT mogą zostać zarchiwizowane w wersji elektronicznej i tak przechowywane. Natomiast dokumenty papierowe mogą zostać zniszczone.

Jest to jednak możliwe, gdy zostaną spełnione następujące warunki, tzn. zostanie zapewniona:

  • autentyczność pochodzenia - ma to miejsce m.in., gdy system informatyczny pozwala śledzić historię zapisanych w nim dokumentów i informacje o osobie zapisującej ten dokument,
  • integralność treści i czytelność faktur poprzez zastosowanie nieedytowalnego formatu,
  • kontrola i ścieżka audytu archiwizowanych dokumentów.

Potwierdzają to organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 grudnia 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.444.2017.1.JF) czytamy:

MF

Jak Spółka wskazuje we wdrożonym systemie rozliczania podróży służbowych (faktur zakupowych, paragonów i innych dokumentów źródłowych) Spółka zapewni autentyczność pochodzenia (dokument zawiera nazwę Spółki, wdrożony system informatyczny zawiera pełną historię zapisanych w nim dokumentów i informacje o osobie zapisującej ten dokument, wdrożono instrukcję wymagań systemowych i sposobu udokumentowania podróży służbowej w systemie), integralność treści i czytelność faktur (zastosowanie nieedytowanego formatu PDF, JPG, PNG, JPEG, HTML, TIF lub TIFF oraz wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego) oraz kontrolę biznesową i ścieżkę audytu (przełożeni konkretnych działów Spółki posiadają wiedzę w zakresie wewnętrznej korespondencji, pracownicy tworzą raport z listą poniesionych wydatków z załączonymi fakturami zakupu odebranymi przez nich, raport jest akceptowany przez bezpośredniego przełożonego pracownika).

(…) Zatem opisany przez Spółkę elektroniczny system archiwizacji dokumentów w postaci skanów oryginalnych dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy, w szczególności zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność.

Podstawa prawna:

  • art. 86 ust. 1-2, 10-10b, 11-13 i 19, art. 86a i 106m ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2433

  • § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie faktur - Dz.U. z 2013 r. poz. 1485

  • art. 82 § 1b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 800; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 492

Marcin Jasiński, ekspert w zakresie VAT

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF wchodzi na stałe – od 2026 roku faktury tylko elektroniczne. Szczegóły ustawy już znane!

KSeF wchodzi na stałe i już od 2026 roku każda faktura będzie musiała być wystawiona elektronicznie. Nowa ustawa całkowicie zmienia zasady rozliczeń i obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. To największa rewolucja w fakturowaniu od lat.

Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu firmy

Od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. System zmieni sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów i współpracę z księgowością. W zamian przewidziano m.in. szybszy zwrot VAT. Eksperci podkreślają jednak, że firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz – zwlekanie może skończyć się paraliżem rozliczeń.

Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą

Mamy już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców straci możliwość wystawiania tradycyjnych faktur, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać wyłącznie z KSeF. Eksperci ostrzegają: realnego czasu na wdrożenie jest dużo mniej, niż się wydaje.

Rewolucja w interpretacjach podatkowych? Rząd planuje centralizację i zmiany w Ordynacji podatkowej – co to oznacza dla podatników i samorządów?

Rząd szykuje zmiany w Ordynacji podatkowej, które mają ułatwić dostęp do interpretacji podatkowych i uporządkować ich publikację. Zamiast rozproszenia na setkach stron samorządowych, wszystkie dokumenty trafią do jednej centralnej bazy – systemu EUREKA, co ma zwiększyć przejrzystość i przewidywalność prawa podatkowego.

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Prezydent podpisał ustawę

Prezydent Karol Nawrocki podpisał w środę zmianę ustawy o VAT, wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) - poinformowała kancelaria prezydenta. Co to oznacza dla firm?

Nierozwiązany problem ziemi po PGR-ach: czy minister Krajewski uratuje miejsca pracy i gospodarstwa indywidualne?

Nierozwiązane od lat kwestie zagospodarowania dzierżawionej ziemi państwowej powracają dziś z ogromną siłą. Na decyzje ministerstwa rolnictwa czekają zarówno pracownicy spółek gospodarujących na gruntach po dawnych PGR-ach, jak i rolnicy indywidualni, którzy chcą powiększać swoje gospodarstwa. W tle stoją dramatyczne obawy o przyszłość setek osób zatrudnionych w spółkach oraz widmo likwidacji stad bydła.

Dobra wiadomość dla rolników! Prezydent podpisał ustawę o przechowywaniu nawozów naturalnych – zmiany wejdą w życie błyskawicznie

Prezydent RP podpisał ustawę przygotowaną przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, która wprowadza istotne zmiany dla rolników w zakresie przechowywania nawozów naturalnych. Nowe przepisy wydłużają terminy dostosowania gospodarstw, upraszczają procedury budowlane i zapewniają dodatkowe wsparcie administracyjne.

Pracujący studenci, a ubezpieczenie w ZUS. Umowy o pracę, o dzieło i zlecenia - składki i świadczenia

Nie tylko latem wielu studentów podejmuje pracę, na podstawie kilku rodzajów umów. Różnią się one obowiązkiem odprowadzania składek a co za tym idzie, również prawem do świadczeń. Wyjaśniamy jakie umowy są podpisywane i jak są oskładkowane.

REKLAMA

Rekord: Ponad 1,24 mln cudzoziemców pracuje legalnie w Polsce i płaci składki do ZUS

Na koniec I półrocza 2025 r. liczba cudzoziemców legalnie pracujących i objętych ubezpieczeniami społecznymi w ZUS przekroczyła 1,24 mln osób. W województwie kujawsko-pomorskim było ich ponad 48,3 tys.W porównaniu z końcem 2024 roku wzrost odnotowano zarówno w skali kraju, jak i w regionie - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Działalność nierejestrowana w 2025 roku - własny biznes bez składek ZUS i formalności [limit]. Kiedy rejestracja firmy jest już konieczna i jak to zrobić?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce może wydawać się skomplikowane – zwłaszcza dla osób, które dopiero testują swój pomysł na biznes. Dlatego działalność nierejestrowana (zwana też nieewidencjonowaną) to atrakcyjna forma dla początkujących przedsiębiorców. Jednak wraz z rozwojem działalności pojawia się pytanie: czy to już czas, by przejść na zarejestrowaną firmę? Przedstawiamy, kiedy warto podjąć ten krok, jakie są jego konsekwencje oraz jak się do tego przygotować.

REKLAMA