| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Podatki > VAT > Kasy fiskalne > Kasy online - szczegółowe zasady używania, obowiązki podatnika

Kasy online - szczegółowe zasady używania, obowiązki podatnika

Od 1 maja 2019 r. obowiązuje nowe rozporządzenie dotyczące stosowania kas rejestrujących. Zostały w nim określone szczegółowe zasady używania kas rejestrujących nowego typu, czyli kas online. Prezentujemy broszurę informacyjną przygotowaną przez Ministerstwo Finansów w tym zakresie.

Od 1 maja 2019 r. podatnicy zobowiązani do używania kas rejestrujących do prowadzenia ewidencji sprzedaży mają możliwość stosowania nowego rodzaju kas rejestrujących: kas online. Urządzenia te umożliwiają przekazywanie danych o sprzedaży rejestrowanej na kasach do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS. System ten będzie odbierał  i gromadził dane z kas w celach analitycznych i kontrolnych. Dane z kas on-line zawierają wszystkie informacje z paragonów m.in. NIP podatnika i jego dane adresowe, podstawę opodatkowania, kwotę podatku, stawkę VAT, rodzaj towaru/usługi, datę i czas sprzedaży. Dane te są przekazywane bezpośrednio, automatycznie, również w czasie rzeczywistym dokonanej transakcji.

Możliwość stosowania kas on-line oznacza, że nie nakłada się obowiązku wymiany dotychczas używanych kas rejestrujących na kasy on-line (z wyjątkiem niektórych branż szczególnie narażonych na nieprawidłowości).

Obowiązek używania kas przez podatników rozpoczynających działalność w danych branżach, a także obowiązek wymiany kas rejestrujących, na kasy on-line przedstawia się następująco:
- branża paliwowa (sprzedaż paliw), usługi naprawy pojazdów i wulkanizacji – od 1.01.2020 r.,
- branża gastronomiczna, usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania, sprzedaż węgla – od 1.07.2020 r.,  
- branża budowlana, usługi fryzjerskie i kosmetyczne, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawnicze oraz usługi typu fitness (wyłącznie w zakresie wstępu) – od 1.01.2021 r.

Stosowanie kas rejestrujących starego typu, poza wskazanymi wyżej branżami, będzie możliwe do czasu ich wyeksploatowania lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej - w przypadku kas z papierowym zapisem kopii.

Jednocześnie, w celu sukcesywnej wymiany kas starego typu na kasy on-line wprowadzono terminy, po których nie będzie już można kupić kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii (będzie jednak można ich używać). Terminy te są następujące:
- dla kas z elektronicznym zapisem kopii – 31 grudnia 2022 r.
- dla kas z papierowym zapisem kopii – 31 sierpnia 2019 r.

Razem z wejściem w życie ustawy wprowadzającej kasy on-line, zaczęło obowiązywać Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Rozporządzenie to określa nowe zasady używania kas on-line oraz dla kas starego typu, a także wprowadza nowe obowiązki dla użytkowników wszystkich rodzajów kas.

SZCZEGÓLNE ZASADY UŻYWANIA KAS ON-LINE

Podatnicy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, używają:
- kasy ogólne oraz
- kasy o zastosowaniu specjalnym.  

Podatnik może używać kasę, która łączy różne kategorie kas, o których mowa wyżej, o ile kasa spełnia wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla danej kategorii kas.

Kasy on-line będą mogły być używane na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub umów o podobnym charakterze.

Zmniejszono zakres obowiązków podatników w związku z wdrożeniem systemu kas online, tj.
- zniesiono obowiązek zgłoszenia kasy online do naczelnika urzędu skarbowego na papierowym druku w celu otrzymania numeru ewidencyjnego (co do zasady kasy rejestrujące online będą się łączyły z Centralnym Repozytorium Kas). Fiskalizacja  i tym samym zgłoszenie kasy do naczelnika urzędu skarbowego będą dokonywały się automatycznie.  
- podatnik użytkujący kasy online nie będzie zobowiązany do drukowania kopii dokumentów fiskalnych. Kasy online zapewnią klientowi możliwość otrzymania m.in. paragonu fiskalnego w formie papierowej, jednakże podatnik użytkujący ten rodzaj kas nie będzie zobowiązany do drukowania kopii paragonów fiskalnych, raportów itp.

Fiskalizacja kasy on-line

Przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas on-line podatnik, przy pomocy serwisanta, dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas. Fiskalizacji dokonuje się wyłącznie  w trybie serwisowym, w przypadku gdy kasa on-line zawiera pamięć fiskalną oznaczoną numerem unikatowym oraz pamięć chronioną niezawierającą danych. Podczas automatycznej  fiskalizacji kasa otrzymuje numer ewidencyjny, który jest zapisywany w pamięci chronionej kasy. Zakończenie fiskalizacji potwierdzone jest wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji i pobraniem przez kasę i zapisem w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych.

(Podstawa prawna: § 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r.  w sprawie kas rejestrujących)

W przypadku konieczności wymiany pamięci chronionej podatnik używający kas on-line jest obowiązany dokonać zapisu danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych, chyba że pamięć ta uległa uszkodzeniu. W przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej  w kasach on-line w przypadku jej zapełnienia lub uszkodzenia, podatnik zapewnia wykonanie wskazanych czynności, których należy dokonać w przypadku zakończenia używania kas online z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas oraz zapewnia wymianę pamięci chronionej.

(Podstawa prawna: § 14 i 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

W przypadku ponownej fiskalizacji, po wymianie pamięci fiskalnej, wraz ze zgłoszeniem żądania fiskalizacji, podatnik jest obowiązany do przesłania numeru ewidencyjnego.  W przypadku przerwania fiskalizacji albo ponownej fiskalizacji z powodu braku połączenia  z Centralnym Repozytorium Kas, podatnik zapewnia dokonanie, przy pomocy serwisanta, ponownego uruchomienia procesu fiskalizacji.

(Podstawa prawna: § 16 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Zapewnienie dostępu do sieci Internet

Podatnik, po uruchomieniu kasy online w trybie fiskalnym, obowiązany jest zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą a CRK. Połączenie z CRK odbywa się poprzez sieć telekomunikacyjną (internet) za pomocą dowolnie wybranego przez podatnika połączenia (GSM, LAN, Wi-Fi). Po stronie podatnika leży zapewnienie stałego i bezpiecznego łącza, za pomocą którego odbywać się będzie transmisja danych.

(Podstawa prawna: § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie trwale połączenia pomiędzy kasą a Centralnym Repozytorium Kas, podatnik jest obowiązany złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych, według wzoru.

(Podstawa prawna: § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Podczas procesu instalacji i fiskalizacji kasy wymagana jest obecność serwisanta, który skonfiguruje i prawidłowo nawiąże połączenie z CRK. Podatnik może w późniejszym terminie zmienić użytkowane połączenie, wymagana jest jednak jego odpowiednia konfiguracja do zapewnienia prawidłowej i stałej łączności z CRK. W przypadku pojawienia się wątpliwości podatnik może zwrócić się z zapytaniem do serwisu obsługującego jego kasę.

Kasa online podczas swojej pracy nie sygnalizuje stanu transmisji danych z CRK, natomiast  w przypadku jej braku zapisuje ten fakt w pamięci chronionej. Po ponownym uzyskaniu łączności kasa przesyła do CRK informację o ilości nieudanych prób nawiązania połączenia.

Najem, dzierżawa, leasing kas on-line

Przepisy dopuszczają możliwość używania przez podatników kas rejestrujących online do prowadzenia ewidencji sprzedaży, na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. Wymagane jest jednak, aby zostały one nabyte przez wynajmującego, wydzierżawiającego, leasingodawcę lub drugą stronę innej umowy  o podobnym charakterze, w okresie obowiązywania potwierdzenia wydanego przez Główny Urząd Miar. Ponadto kasy te muszą posiadać nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną. Podmiot oddający kasy w używanie, przez okres trwania umowy, zapewnia wymianę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej w przypadku ich zapełnienia lub uszkodzenia. Podmiot oddający kasy w używanie, przy zawieraniu z podatnikiem umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze o używanie przez podatnika kasy on-line, jest obowiązany do przekazania podatnikowi informacji o nazwie i adresie miejsca prowadzenia działalności lub adresie siedziby podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis oraz kopii dokumentu potwierdzającego nabycie kasy albo oświadczenia o nabyciu kasy zawierającego w szczególności datę jej nabycia i numer faktury, a w przypadku gdy nabycie nie było dokumentowane fakturą, datę jej nabycia i dane pozwalające na identyfikację dokumentu potwierdzającego jej nabycie.

(Podstawa prawna: § 20 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Polecamy: Kasy online 2019. Wymiana, użytkowanie, nowe obowiązki informacyjne

Aktualizacja miejsca używania kasy

W przypadku zmiany miejsca używania kasy on-line podatnik zapewnia zapisanie w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz w książce kasy aktualnych, po dokonanej zmianie, danych o miejscu używania kasy.

(Podstawa prawna: § 18 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Zakończenie używania kasy

W przypadku zakończenia używania kas on-line z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik:
- wystawia raport fiskalny dobowy;
- niezwłocznie po automatycznym przejściu kasy w tryb tylko do odczytu albo po zapewnieniu, przy pomocy serwisanta,  przejścia kasy w tryb tylko do odczytu dokonuje, przy pomocy serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz sporządza z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;
- składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
- sporządza i składa, wraz z protokołem z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy  i odpowiednimi raportami, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru.

W przypadku zakończenia używania kas on-line podatnik zapewnia odczyt i zapis danych  z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych.

W przypadku zakończenia używania kasy on-line, gdy stwierdzono brak możliwości odczytu pamięci fiskalnej, podatnik sporządza i składa do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru, w terminie 5 dni od dnia otrzymania kopii protokołu. W przypadku zakończenia przez kasę on-line pracy  w trybie fiskalnym, podatnik nie może prowadzić ewidencji przy użyciu tej kasy.

(Podstawa prawna: § 31-33 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Opakowania zwrotne

W przypadku dokonywania rozliczania przy użyciu kasy on-line wyłącznie opakowań zwrotnych, podatnik dokonuje tych rozliczeń przy użyciu kasy poprzez wystawienie dokumentu niefiskalnego, który zawiera blok danych określających rozliczenie opakowań zwrotnych i dane dotyczące płatności za sprzedaż ujętą jak na paragonie fiskalnym, zawierające odpowiednio co najmniej oznaczenie „DO ZAPŁATY” lub „DO ZWROTU” lub „CENA” wraz z wysokością należności po uwzględnieniu rozliczenia opakowań zwrotnych.

(Podstawa prawna: § 19 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Czytaj także

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY, RELACJE, WYDARZENIA

reklama

Ostatnio na forum

Jednolity Plik Kontrolny

Eksperci portalu infor.pl

GKR Legal

Przejrzyste Zasady, Adekwatne Doradztwo

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »