Jak rozliczać w deklaracji VAT-7/VAT-7K zakup kas fiskalnych nabytych od 1 maja 2019 r.

• Zasady rozliczania ulgi na zakup kas
• 1. Rozliczenie kończy się nadwyżką podatku należnego nad podatkiem naliczonym (kwota do wpłaty)
• 2. Rozliczenie kończy się nadwyżką podatku naliczonego nad należnym (kwota do zwrotu lub przeniesienia na następny okres rozliczeniowy)
• 3. Korzystanie z ulgi na zakup kas przez podatników niebędących czynnymi podatnikami VAT

O tym, jakie zasady ubiegania się o ulgę stosujemy, decyduje data zakupu kasy.

Zasady rozliczania ulgi na zakup kas

Rodzaj kasy	Zakupione do 30 kwietnia 2019 r.	Zakupione od 1 maja 2019 r. REKLAMA Autopromocja Konferencja stacjonarna V Ogólnopolskie Forum Biur Rachunkowych 16.09.2026 8:30-17:10 Warszawa Praktyczna wiedza • Najlepsi Eksperci • Stoły dyskusyjne Zapisz się
Kasa z papierowym zapisem kopii	Ulga na zakup przysługuje, ale jest rozliczana na starych zasadach	Ulga na zakup nie przysługuje
Kasa z elektronicznym zapisem kopii Autopromocja Jarosław Jurga Szkolenie online Nowa klasyfikacja budżetowa od 2027 roku – reforma finansów publicznych w praktyce 26.08.2026 r., 9:00-13:00 online, na żywo + nagranie Liczba miejsc ograniczona Zapisz się		Ulga na zakup nie przysługuje
Kasa online		Ulga na zakup przysługuje i jest rozliczana na nowych zasadach

Ulga na zakup kas online jest również limitowana. Odliczona lub zwrócona w ramach tej ulgi może być kwota wydatkowana na zakup każdej z kas rejestrujących zakupionych w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Należy podkreślić, że wysokość ulgi na zakup kas jest ustalana na podstawie jej ceny netto (ceny zakupu bez podatku). Kwota podatku zapłacona przy zakupie kas rejestrujących uprawniających do ulgi na zakup kas jest rozliczana na zasadach ogólnych.

Polecamy: Najnowsze zmiany w VAT. Sprawdź!

Polecamy: Praktyczny przewodnik po zmianach w VAT. Sprawdź!

Polecamy: AKADEMIA VAT z Radosławem Kowalskim (od 30 sierpnia do 10 września) – Cykl 3 webinariów: 8 wybranych zmian w VAT - praktyczny przegląd dla księgowych, Split payment, Biała lista podatników VAT

Aby jednak to odliczenie było możliwe, konieczne jest łączne spełnienie warunków. Zostały one określone w § 2 rozporządzenia w sprawie ulgi na zakup kas. Podatnik jest zobowiązany do:

1) rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej zakupionej w okresie obowiązywania potwierdzenia Prezesa GUM, że kasa ta spełnia funkcje i wymagania techniczne dla kas rejestrujących online,

2) posiadania faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup.

W przypadku podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy użyciu więcej niż jednej kasy rejestrującej odliczenie lub zwrot na zakup każdej z tych kas przysługuje, gdy zostanie spełniony dodatkowy warunek. Podatnik musi rozpocząć prowadzenie ewidencji przy użyciu każdej kasy rejestrującej w każdym punkcie sprzedaży nie później niż w okresie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji.

Gdy występujemy o ulgę na zakup kasy, nie mamy obowiązku składania do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania.

Sposób rozliczenia ulgi na zakup kasy rejestrującej zależy od tego, jak kończy się rozliczenie w deklaracji VAT. Kwoty ulgi nie wykazujemy w JPK_VAT.

Odliczenia ulgi można dokonać w deklaracji VAT-7/VAT-7K za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym.

Podatnik był zobowiązany rozpocząć ewidencjonowanie od czerwca br. W maju zakupił kasę online. Dlatego ulgę na zakup może wykazać najwcześniej w rozliczeniu za czerwiec lub dowolny następny okres, gdyż rozpoczął ewidencjonowanie od 1 czerwca.

1. Rozliczenie kończy się nadwyżką podatku należnego nad podatkiem naliczonym (kwota do wpłaty)

Kwota przysługującej ulgi podlega odliczeniu od podatku należnego gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym niższa od kwoty podatku należnego. Nowe brzmienie art. 111 ust. 4 ustawy o VAT sugeruje, że obecnie o sposobie rozliczenia ulgi będzie decydować wysokość kwoty podatku należnego (poz. 41 deklaracji), a nie - jak było do tej pory - kwota nadwyżki podatku należnego nad naliczonym.

Jednak z nowych objaśnień do deklaracji VAT-7/VAT-7K (opublikowanych 31 maja br.) wynika, że zasady te nie uległy zmianie. Nadal o rozliczeniu ulgi będzie decydować wysokość nadwyżki podatku należnego nad naliczonym.

Dlatego gdy przysługująca kwota ulgi na zakup kasy będzie:

• mniejsza lub równa nadwyżce podatku należnego nad naliczonym, to całą kwotę należy wpisać w poz. 52 deklaracji VAT-7/VAT-7K; kwota ulgi zmniejsza kwotę VAT do wpłaty;

Podatnik wystąpił w deklaracji za lipiec o zwrot ulgi na zakup kas online. Przysługuje mu ulga w wysokości 3500 zł (na 5 kas rejestrujących). W deklaracji za lipiec wystąpiła nadwyżka podatku należnego nad naliczonym w wysokości 15 000 zł. Dlatego podatnik wykazuje całą ulgę w poz. 52, a w poz. 54 (Kwota podatku podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego) kwotę 11 500 zł (15 000 zł - 3500 zł).

• wyższa od nadwyżki podatku należnego nad naliczonym, to do jej wysokości wpisujemy kwotę ulgi w poz. 52 deklaracji, a pozostałą część w poz. 55, a następnie wpisujemy do zwrotu lub do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy; nieodliczona kwota może podlegać rownież odliczeniu za następne okresy rozliczeniowe.

Podatnik wystąpił w deklaracji za lipiec o zwrot ulgi na zakup kas online. Przysługuje mu ulga w wysokości 3500 zł (na 5 kas rejestrujących). W deklaracji za lipiec wystąpiła nadwyżka podatku należnego nad naliczonym w wysokości 1500 zł. Dlatego podatnik w poz. 52 może wpisać tylko kwotę 1500 zł. Pozostałe 2000 zł wpisuje w poz. 55 oraz w poz. 56, 57, 60. Kwota 2000 zł została wykazana do zwrotu w terminie 60 dni.

2. Rozliczenie kończy się nadwyżką podatku naliczonego nad należnym (kwota do zwrotu lub przeniesienia na następny okres rozliczeniowy)

Teraz rozpatrzmy drugi przypadek, gdy z rozliczenia w deklaracji VAT-7 wynika nadwyżka podatku naliczonego nad należnym. Wtedy kwota ulgi na zakup kasy przysługuje do zwrotu lub do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy. Wpisujemy ją w poz. 55 deklaracji VAT-7, VAT-7K.

Według nowych zasad do zwrotu lub przeniesienia możemy wykazać całą przysługującą kwotę ulgi. Wcześniejsze obowiązujące przepisy limitowały kwotę ulgi do zwrotu w danym okresie rozliczeniowym (25% dla rozliczających się miesięcznie i 50% dla rozliczających się kwartalnie).

Kwota z poz. 55 deklaracji VAT-7, VAT-7K zwiększa różnicę między VAT naliczonym i należnym, którą należy wykazać w poz. 56 deklaracji VAT-7, VAT-7K.

Powstałą nadwyżkę podatnik może rozdysponować według własnego wyboru, tj. wykazując:

• jako kwotę do zwrotu,
• jako kwotę do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy,
• w części do zwrotu, a w części jako kwotę do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy.

Spółka, która składa deklarację VAT-7, w deklaracji za sierpień wykazała następujące rozliczenie:
● VAT należny - 18 860 zł,
● VAT naliczony - 28 290 zł,
● ulga na zakup dwóch kas - 1400 zł.

W poz. 55 spółka wpisuje 1400 zł, a w poz. 56 - 10 830 zł. Kwotę tę powtarza w poz. 57 i 60, ponieważ wystąpi o zwrot całej nadwyżki.

---

3. Korzystanie z ulgi na zakup kas przez podatników niebędących czynnymi podatnikami VAT

Z ulgi na zakup kas mogą również korzystać podatnicy niebędący czynnymi podatnikami VAT, tj. podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego oraz wykonujący wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo od podatku. Kwota ulgi na zakup kas jest takim podatnikom zwracana na rachunek bankowy (art. 111 ust. 5 ustawy o VAT). W przypadku tych podatników określono obecnie termin, kiedy można złożyć wniosek. Należy to zrobić w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Uwaga
Podatnik zwolniony z VAT może złożyć wniosek o zwrot ulgi w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczął prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Aby otrzymać zwrot, podatnicy ci muszą spełnić wskazane warunki tak jak podatnicy czynni, a ponadto wystąpić z wnioskiem o zwrot do właściwego dla siebie naczelnika urzędu skarbowego (§ 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie ulgi na zakup kas).

Wniosek ten powinien zawierać:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
• dane adresowe podatnika
• numer NIP,
• w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami - dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą,
• numer rachunku, na który należy dokonać zwrotu.

Do wniosku należy dołączyć:

1) kopię faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z kopią dowodu zapłaty całej należności za jej zakup,

2) kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy rejestrującej potwierdzającego prowadzenie ewidencji sprzedaży,

3) w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami - kopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą.

Podatnicy spełniający warunki do uzyskania ulgi na zakup kas, którzy złożą prawidłowy wniosek ze wszystkimi wymaganymi załącznikami, powinni otrzymać zwrot kwoty ulgi na zakup kas w terminie 25 dni od daty złożenia wniosku (art. 111 ust. 5 ustawy o VAT).

Podstawa prawna:

• § 2, 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika - Dz.U. z 2019 r. poz. 820

• art. 111 ust. 4 i 5 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1018

Joanna Dmowska, ekspert w zakresie VAT