Krajowe i zagraniczne podróże służbowe 2019/2020 – rozliczanie VAT

Odbywający podróże służbowe podatnicy, ich pracownicy oraz wspólnicy podatników dokonują różnego rodzaju zakupów. Mogą to czynić na dwa sposoby, tj.:

• we własnym imieniu lub
• w imieniu podatnika.

W związku z tym pojawiają się często pytania o obowiązujące w takich sytuacjach zasady rozliczania VAT.

W przypadku zakupów dokonywanych przez pracowników we własnym imieniu u podatników nie wystąpią żadne skutki w VAT. Od takich zakupów:

• krajowych podatnicy nie są uprawnieni do odliczania VAT z otrzymanych faktur, które w przypadku zakupów dokonywanych przez pracowników we własnym imieniu powinny być wystawiane na pracowników, a nie na podatników; w rezultacie przedstawienia faktury wystawionej na podatnika uznać należy, że zakup został dokonany w imieniu podatnika,
• zagranicznych u podatników nie dochodzi do importu usług ani wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów.

Inaczej jest w przypadku zakupów dokonywanych przez pracowników w imieniu podatników. Takie zakupy wywołują takie same skutki jak te dokonywane przez podatników bezpośrednio, a więc od takich zakupów:

• krajowych podatnicy mogą być uprawnieni do odliczania VAT z przekazanych przez pracowników faktur, które powinny być wystawiane na podatników,
• zagranicznych może dochodzić do importu usług lub wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów.

W dalszej części artykułu omówimy rozliczenie różnego rodzaju zakupów dokonywanych przez pracowników czy współpracowników, ale w imieniu podatników. Tylko bowiem takie zakupy mogą wywoływać u podatników skutki w VAT.

Polecamy: Biuletyn VAT

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

1. Zakupy noclegów i posiłków

Podatnikom przysługuje prawo odliczania VAT od zakupów związanych z opodatkowaną działalnością gospodarczą. Ustawodawca wskazał jednak w ustawie pewne wyjątki. Do takich wyjątków należy zakup usług noclegowych i gastronomicznych. Z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT wynika bowiem, że podatnikom nie przysługuje prawo do odliczenia w stosunku do nabywanych usług noclegowych i gastronomicznych. Dotyczy to również tego rodzaju usług nabywanych w trakcie podróży służbowych. W konsekwencji należy uznać, iż podatnikom nie przysługuje prawo do odliczania VAT z faktur dokumentujących nabywane w trakcie podróży służbowych usługi noclegowe i gastronomiczne. Nie zmienił tego również ostatni wyrok TSUE z 2 maja 2019 r.

Przykład
Podatnik nabył dla pracownika odbywającego podróż służbową do Opola dwa noclegi. Zakup dotyczył także usług wyżywieniem. Z otrzymanej z tego tytułu faktury podatnik nie może odliczyć VAT, mimo że pracownik przebywał w podróży służbowej, wykonując czynności związane z opodatkowaną działalnością firmy.

UWAGA! Od poniesionych przez pracownika wydatków na noclegi i usługi gastronomiczne pracodawca nie odliczy VAT, mimo że są to wydatki niezbędne w związku z odbywaną podróżą służbową.

1.2. Usługi cateringowe nabywane przez pracownika

Zakaz odliczania VAT od nabytych usług gastronomicznych nie oznacza jednak, że zakupy posiłków w trakcie podróży służbowych nigdy nie uprawniają do odliczania VAT. Wskazać bowiem należy, że wyłączenie prawa do odliczenia, o którym mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, nie dotyczy usług cateringowych. Potwierdzenie takiego stanowiska odnajdziemy w licznych interpretacjach podatkowych. Wypowiedział się tak przykładowo:

• Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 4 kwietnia 2016 r. (sygn. IBPP1/4512-243/16/AW),
• Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 5 stycznia 2018 r. (sygn. 0115-KDIT1-2.4012.800.2017.1.AJ).

W tej ostatniej interpretacji Dyrektor KIS potwierdził, że:

Uwzględniając klasyfikację PKWiU oraz definicję ww. pojęć stwierdzić należy, że usługi cateringowe stanowią odrębne usługi od usług gastronomicznych. Tym samym z uwagi na odmienny charakter tych usług nie można uznać, że do usług cateringowych znajdzie zastosowanie ograniczenie w odliczeniu podatku naliczonego, o którym mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy.

UWAGA! Prawo do odliczenia VAT przysługuje od nabycia usług cateringowych. Warunkiem jest, aby ich zakup dotyczył opodatkowanej działalności podatnika.

W związku z tym należy uznać, że podatnikom przysługuje prawo do odliczania VAT z faktur dokumentujących usługi cateringowe nabywane w trakcie podróży służbowych pracowników.

Przykład
Pracownik przebywający w podróży służbowej jest upoważniony do dokonywania zakupów w imieniu swojego pracodawcy. Pracownik ten w trakcie podróży zamówił pizzę z dostawą do pokoju hotelowego i zażądał wystawienia faktury na pracodawcę. Z faktury tej pracodawca może odliczyć VAT (o ile podróż służbowa pracownika jest związana z działalnością opodatkowaną pracodawcy).

1.3. Usługi cateringowe nabywane przez/dla podatnika

Prawo do odliczenia VAT nie przysługuje w przypadku zakupu usług cateringowych przez podatników będących osobami fizycznymi dla samych siebie. Wówczas bowiem są to zakupy usług wykorzystywanych do celów osobistych podatnika, natomiast prawo do odliczenia w stosunku do zakupów towarów i usług wykorzystywanych do celów osobistych podatnika nie przysługuje.

Przykład
Wróćmy do poprzedniego przykładu i załóżmy, że w podróży służbowej przebywał będący osobą fizyczną podatnik, a nie jego pracownik. W takim przypadku prawo do odliczenia z otrzymanej faktury za pizzę dostarczoną do pokoju hotelowego nie przysługuje.

1.4. Nabywane w trakcie zagranicznych podróży służbowych noclegi i posiłki

W celu prawidłowego ustalenia prawa do odliczenia od zakupów dokonywanych podczas zagranicznych podróży służbowych niezwykle istotne jest ustalenie miejsca świadczenia. Otóż miejsce świadczenia usług noclegowych - jako usług związanych z nieruchomościami - znajduje się w miejscu świadczenia tych usług (na podstawie art. 28e ustawy o VAT). Również miejscem świadczenia usług restauracyjnych i cateringowych jest, co do zasady, miejsce, w którym usługi są faktycznie wykonywane (art. 28i ust. 1 ustawy o VAT). Powoduje to, że w związku z nabywaniem w trakcie zagranicznych podróży służbowych noclegów i posiłków u polskich podatników nie dochodzi do importu usług ani żadnych innych skutków w VAT w Polsce. Miejsce świadczenia nabywanych usług znajduje się bowiem w takich przypadkach poza terytorium kraju.

Przykład
Polski podatnik odbył podróż służbową do Paryża. W związku z zakupem noclegów i posiłków w Paryżu u podatnika tego nie dochodzi do importu usług, jak również nie występują żadne inne skutki w podatku VAT w Polsce.

UWAGA! Jeśli nabywamy usługi hotelowe lub restauracyjne za granicą, to miejsce ich świadczenia znajduje się w kraju, w którym położony jest hotel lub restauracja. Dlatego nie rozliczamy importu usług.

2. Wynajem mieszkania

Zdarza się, że w związku z częstym odbywaniem podróży służbowych do określonej miejscowości podatnicy decydują się na wynajęcie w tej miejscowości mieszkania.

2.1. Stawka VAT dla najmu mieszkania

W przypadku wynajmu takich mieszkań w Polsce podatnicy są zainteresowani odliczaniem VAT z otrzymywanych za wynajem faktur. Dzieje się tak w szczególności, gdy wynajmujący naliczają VAT za najem. Wiąże się z tym pewna wątpliwość.

Organy podatkowe uważają, że wynajem mieszkań przedsiębiorcom w celu ich udostępniania do mieszkania pracownikom jest zwolniony z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT jako wynajem na cele mieszkaniowe. Z kolei z art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT wynika, że wyłączone jest prawo do odliczania VAT z faktur dokumentujących czynności zwolnione od VAT.

Takie stanowisko przedstawił przykładowo Dyrektor KIS w interpretacji z 11 stycznia 2019 r. (sygn. 0112-KDIL4.4012.632.2018.1.ARI oraz z 25 marca 2019 r. (sygn. 0112-KDIL1-1.4012.43.2019.2.MJ). W drugiej ze wskazanych interpretacji wnioskodawca wynajmował  lokal podmiotowi gospodarczemu, który udostępniał go następnie pracownikom na cele mieszkaniowe. Wnioskodawca wystąpił z zapytaniem, czy może do tego najmu zastosować zwolnienie na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT.

Dyrektor KIS uznał, że tak, gdyż lokal jest wynajmowany wyłącznie na cele mieszkaniowe. Jak organ podkreślił, najemca zobowiązał się w ramach zawartej umowy do wykorzystywania nieruchomości wyłącznie na cele mieszkaniowe, dla swoich pracowników. W takim przypadku finalnym celem oddania w najem lokalu mieszkalnego jest zaspokojenie potrzeb mieszkaniowych pracowników najemcy.

UWAGA! Organy podatkowe uważają, że wynajem mieszkań przedsiębiorcom w celu ich udostępniania do mieszkania pracownikom jest zwolniony z VAT. Dlatego pracodawca nie odliczy VAT, nawet gdyby został błędnie naliczony.

Zauważyć jednak należy, że stanowisko to jest niezgodne z tym reprezentowanym przez sądy administracyjne. Możemy się z nim zapoznać przykładowo w wyrokach WSA w Warszawie z 11 lutego 2016 r. (sygn. akt III SA/Wa 473/15) czy NSA z 8 maja 2018 r. (sygn. I FSK 1182/16). Ich zdaniem taki najem jest opodatkowany VAT i nie może korzystać ze zwolnienia.

Podkreślenia wymaga, że opisana sytuacja dotyczy długofalowego wynajmu mieszkania w celach mieszkaniowych dla pracowników.

Trudniej natomiast uznać za najem w celach mieszkaniowych najem kilkudniowy. W tej sytuacji podatnicy raczej bez większego ryzyka mogą odliczać VAT z faktur za wynajem mieszkań do wykorzystywania w trakcie podróży służbowych.

2.2. Najem mieszkań za granicą

W przypadku wynajmu mieszkań za granicą u podatników nie występują żadne skutki w VAT w Polsce, a w szczególności nie dochodzi do importu usług. Miejsce świadczenia tych usług - jako usług związanych z nieruchomościami - znajduje się bowiem w miejscu położenia mieszkania, a więc poza terytorium kraju. Świadczenie takich usług nie podlega zatem opodatkowaniu VAT w Polsce. Tym samym w związku z ich nabywaniem nie dochodzi do importu usług. Do importu usług dochodzić może bowiem wyłącznie w związku ze świadczeniem usług podlegających opodatkowaniu VAT w Polsce.

Przykład
Podatnik wynajął mieszkanie w Berlinie, które wykorzystuje w trakcie podróży służbowych odbywanych do tego miasta. W związku z nabywaniem usług wynajmu tego mieszkania u podatnika nie dochodzi do importu usług, ani nie występują żadne inne skutki w podatku VAT w Polsce.

3. Wynajem samochodu oraz zakupy paliwa do wynajętego samochodu

Często w trakcie podróży służbowych wynajmowane są samochody. W przypadku wynajmu samochodów w trakcie krajowych podróży służbowych usługi ich wynajmu podlegają opodatkowaniu w Polsce. W konsekwencji z faktur otrzymywanych za wynajem samochodów w trakcie krajowych podróży służbowych podatnicy mogą odliczać VAT.

3.1. Wysokość odliczenia VAT z faktur za najem auta i zakup paliwa

W ogromnej większości przypadków kwota podatku naliczonego z faktur:

• za wynajem samochodów w trakcie krajowych podróży służbowych,
• dokumentujących zakupy paliwa do wynajmowanych w podróży służbowej samochodów

- jest ograniczona do 50% ze względu na brzmienie art. 86a ust. 1 w zw. z art. 86a ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT.

Najczęściej bowiem w trakcie podróży służbowych wynajmowane są samochody osobowe, w których przypadku spełnienie warunków dokonywania pełnych odliczeń w trakcie podróży służbowych jest problematyczne.

Przykład
Podatnik prowadzący działalność gospodarczą w trakcie podróży służbowej wynajął w Rzeszowie samochód osobowy. Za wynajem samochodu podatnik otrzymał fakturę 500 zł netto + 115 zł VAT. Ponadto podatnik kupił paliwo do tego samochodu, w związku z czym otrzymał fakturę na kwotę 230 zł netto + 52,90 zł VAT. W tej sytuacji z pierwszej z otrzymanych faktur podatnik może odliczyć 57,50 zł (115 zł x 50%), natomiast z drugiej - 26,45 zł (52,90 zł x 50%).

Niekiedy zdarza się, że podatnikom przysługuje prawo do odliczania w całości VAT z faktur dokumentujących wynajem samochodów w trakcie krajowych podróży służbowych. Jest tak w szczególności w przypadku wynajmu samochodów uprawniających do pełnych odliczeń ze względu na swoje cechy (konstrukcję).

Przykład
Podatnik wykonujący wyłącznie czynności opodatkowane wynajął szesnastoosobowego busa dla pracowników odbywających podróż służbową. Samochody konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą (a więc autobusy w rozumieniu przepisów ustawy - Prawo o ruchu drogowym) należą do pojazdów samochodowych uprawniających do pełnych odliczeń. Zatem z faktury za wynajem busa oraz z faktur za nabywane do niego paliwo podatnik może odliczać VAT w całości.

3.2. Wynajem samochodów w trakcie zagranicznych podróży służbowych

W przypadku wynajmu samochodów w trakcie zagranicznych podróży służbowych możliwe są dwie sytuacje. Możemy się bowiem zetknąć z najmem:

• krótkoterminowym,
• długoterminowym, tj. przekraczającym 30 dni.

Krótkoterminowy najem

Na podstawie art. 28j ust. 1 ustawy o VAT w szczególny sposób ustalane jest miejsce świadczenia usług krótkoterminowego wynajmu środków transportu. Miejscem świadczenia takich usług jest miejsce, w którym środki transportu są faktycznie oddawane do dyspozycji usługobiorcy.

DEFINICJA - Przez krótkoterminowy wynajem środków transportu rozumie się ciągłe posiadanie środka transportu lub korzystanie z niego przez okres nieprzekraczający 30 dni, a w przypadku jednostek pływających - przez okres nieprzekraczający 90 dni.

Najczęściej w trakcie zagranicznych podróży służbowych samochody są wynajmowane na okres nieprzekraczający 30 dni. W konsekwencji jest to wynajem krótkoterminowy (art. 28j ust. 2 ustawy o VAT). W takich przypadkach na podstawie art. 28j ust. 1 ustawy o VAT miejsce świadczenia usług ich wynajmu znajduje się poza terytorium kraju. Zatem świadczenie tych usług nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce. W efekcie zakupy takich usług nie stanowią dla polskich podatników importu usług.

Przykład
W trakcie podróży służbowej do Pragi pracownik wynajął w imieniu podatnika samochód osobowy na 4 dni. Ponieważ usługa wynajmu tego samochodu jest usługą wynajmu krótkoterminowego, miejsce jej świadczenia znajduje się poza terytorium kraju (na podstawie art. 28j ust. 1 ustawy o VAT). Świadczenie tej usługi nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce, a tym samym jej nabycie nie stanowi dla polskiego podatnika importu usług.

Długoterminowy najem

Wynajem samochodów w trakcie zagranicznych podróży służbowych stanowi dla polskich podatników import usług tylko wtedy, gdy są one wynajmowane na okres przekraczający 30 dni. Wówczas bowiem miejsce świadczenia tych usług znajduje się na terytorium kraju (na podstawie art. 28b ust. 1 ustawy o VAT). W konsekwencji świadczenie tych usług podlega opodatkowaniu VAT w Polsce, a ich nabywanie stanowi dla polskich podatników import usług. Należy pamiętać, co wynika z art. 39 rozporządzenia Rady UE 282/2011. Według tych regulacji w przypadku gdy wynajem tego samego środka transportu jest objęty następującymi po sobie umowami zawartymi między tymi samymi stronami, czas wynajmu odpowiada okresowi ciągłego posiadania lub użytkowania tego środka transportu na podstawie wszystkich umów. Umowa i jej przedłużenie stanowią następujące po sobie umowy.

Jednak gdy nie wystąpiły nadużycia, następujące po sobie umowy między tymi samymi stronami dotyczące różnych środków transportu nie są uważane za następujące po sobie umowy.

Przykład
W trakcie podróży służbowej do Stanów Zjednoczonych polski podatnik wynajął samochód osobowy na 6 tygodni. Ponieważ usługa wynajmu tego samochodu nie jest usługą wynajmu krótkoterminowego, miejsce świadczenia tej usługi znajduje się na terytorium kraju (na podstawie art. 28b ust. 1 ustawy o VAT). W konsekwencji jej nabycie stanowi dla podatnika import usług.

W takich przypadkach najczęściej kwotę podatku naliczonego z tytułu importu usług stanowi jedynie 50% kwoty podatku należnego z tytułu importu usług wynajmu samochodów. Ograniczenie do 50% kwoty podatku naliczonego przy ponoszeniu wydatków związanych z pojazdami samochodowymi dotyczy bowiem również kwot podatku należnego z tytułu importu usług (art. 86a ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy o VAT).

Przykład
Wróćmy do poprzedniego przykładu i załóżmy, że po przeliczeniu na złotówki podstawa opodatkowania importu usługi wynajmu samochodu wyniosła 4230 zł. W tej sytuacji kwotę podatku należnego z tytułu importu usługi wynajmu stanowi 972,90 zł (4230 zł x 23%), z czego kwotę podatku naliczonego stanowi 486,45 zł (972,90 zł x 50%). Oznaczałoby to, że z tytułu importu usługi wynajmu podatnik może odliczyć tę właśnie kwotę (o ile podróż służbowa związana jest wyłącznie z prowadzoną przez podatnika działalnością uprawniającą do odliczania VAT, w szczególności z działalnością opodatkowaną).

3.3. Nabycie za granicą paliwa do wynajętych samochodów

Niezależnie od okresu wynajmu żadne skutki w VAT w Polsce nie występują w związku z nabywaniem za granicą paliwa do wynajętych samochodów. Są to bowiem zakupy towarów poza terytorium kraju. W związku z ich dokonywaniem nie występuje żadna z wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy o VAT czynności podlegających opodatkowaniu VAT na terytorium kraju.

---

4. Taksówki

W trakcie podróży służbowych podatnicy oraz ich pracownicy często korzystają z taksówek. W przypadku krajowych podróży służbowych zakupy usług taksówek mogą uprawniać podatników do odliczania VAT.

4.1. Przejazdy taksówkami w kraju

Podkreślić należy, że prawo do odliczenia może przysługiwać wyłącznie na podstawie otrzymywanych faktur. Nie uprawniają do odliczania VAT paragony otrzymywane za usługi taksówek.

Jest to o tyle istotne, że w przypadku podatników świadczących usługi taksówek regułą jest wystawianie właśnie paragonów. W konsekwencji w celu uzyskania możliwości odliczenia VAT z tytuły nabycia usługi taksówki konieczne jest zażądanie faktury dokumentującej wykonanie tej usługi (z danymi podatnika odbywającego podróż służbową lub którego pracownik dokonuje zakupu w imieniu podatnika).

Przykład
Podatnik wykonujący wyłącznie czynności opodatkowane w trakcie podróży służbowej do Warszawy skorzystał z taksówki i zażądał wystawienia faktury. Z otrzymanej faktury z VAT obliczonym według stawki 23% podatnik może odliczyć całą kwotę podatku VAT.

Zauważyć jednak należy, że wielu taksówkarzy korzysta ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT (z tzw. zwolnienia podmiotowego). W takich przypadkach na wystawianych przez taksówkarzy fakturach nie jest wykazywany VAT, który mógłby zostać odliczony przez podatników.

Przykład
Podatnik w trakcie podróży służbowej do Poznania skorzystał z taksówki i zażądał wystawienia faktury. Otrzymał fakturę bez VAT, gdyż taksówkarz korzysta ze zwolnienia podmiotowego. W takim przypadku z tytułu nabycia usługi taksówkowej podatnik nie może odliczyć VAT.

Istnieje również grupa taksówkarzy korzystających z opodatkowania VAT w formie ryczałtu. Taksówkarze wystawiają wówczas faktury z VAT w wysokości 4%. Jest to obecnie obowiązująca stawka ryczałtu przy świadczeniu usług taksówek (art. 114 ust. 1 w zw. z art. 146aa pkt 2 ustawy o VAT). VAT w tej wysokości podlega u nabywców odliczeniu na zasadach ogólnych. Aktualna w tym zakresie pozostaje interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 23 października 2008 r. (sygn. IPPP1-443-1604/08-2/JB).

Przykład
W trakcie podróży służbowej do Gdańska podatnik wykonujący wyłącznie czynności opodatkowane skorzystał z taksówki i zażądał wystawienia faktury. Z otrzymanej faktury wynika VAT, obliczony według stawki 4%, którą to kwotę podatnik może odliczyć w całości.

4.2. Przejazdy taksówkami za granicą

Z taksówek korzystają również podatnicy oraz pracownicy odbywający zagraniczne podróże służbowe. Miejscem świadczenia usług transportu pasażerów, do jakich zaliczamy usługi taksówkowe, jest miejsce, gdzie odbywa się transport (na podstawie art. 28f ust. 1 ustawy o VAT). W takich przypadkach świadczenie usług taksówek nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce. W konsekwencji w związku z ich nabywaniem nie dochodzi u podatników do importu usług.

Przykład
Podczas podróży służbowej podatnik korzystał z taksówek w Londynie oraz Birmingham. Ponieważ miejsce świadczenia tych usług znajduje się na podstawie art. 28f ust. 1 ustawy o VAT na terytorium Wielkiej Brytanii, ich zakupy nie stanowiły dla podatnika importu usług.

5. Bilety

Podczas odbywanych podróży służbowych podatnicy często nabywają różnego rodzaju bilety. W szczególności wyróżnić należy bilety:

• na przejazd środkami transportu pasażerskiego (np. samolotami, pociągami czy promami),
• wstępu na różnego rodzaju wydarzenia (np. targi czy konferencje).

W przypadku krajowych podróży służbowych usługi, których te bilety dotyczą, są najczęściej opodatkowane VAT. Stawką właściwą w przypadku biletów na krajowe środki transportu pasażerskiego jest 8%. Natomiast w przypadku biletów wstępu na targi i konferencje jest to stawka 23%. W konsekwencji jeżeli tylko bilety te związane są z działalnością uprawniającą do odliczania VAT (w szczególności działalnością opodatkowaną), podatnikom przysługuje prawo do odliczenia VAT z faktur dokumentujących zakupy takich biletów.

Przykład
Podatnik wykonujący wyłącznie czynności opodatkowane udał się w podróż służbową do Warszawy w celu udziału (jako odwiedzający) w branżowych targach. W związku z tym kupił bilety na samolot na trasie Wrocław-Warszawa-Wrocław oraz bilet wstępu na targi. Zarówno z faktury za bilety na samolot, jak i z faktury za bilet wstępu na targi podatnik może odliczyć VAT.

UWAGA! Jeżeli nabyte bilety są związane z działalnością opodatkowaną, podatnikom przysługuje prawo do odliczania VAT z faktur dokumentujących zakupy takich biletów.

 5.1. Bilety na przejazd środkami transportu stanowiące jednocześnie faktury

Bardzo często bilety na środki transportu stanowią jednocześnie faktury. Dotyczy to biletów jednorazowych na przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawianych przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób:

• kolejami normalnotorowymi,
• taborem samochodowym,
• statkami pełnomorskimi,
• środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej,
• promami,
• samolotami i śmigłowcami.

Tabela. Bilety uznawane za faktury, na podstawie których można odliczać VAT

Otrzymany bilet kolejowy na przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km może być uznany za fakturę, gdy zawiera:
1.	numer i datę wystawienia
2.	imię i nazwisko lub nazwę podatnika (chodzi o podatnika świadczącego usługę transportową, nie nabywcę usługi)
3.	numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (chodzi o podatnika świadczącego usługę transportową, nie nabywcę usługi)
4.	informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi
5.	kwotę podatku
6.	kwotę należności ogółem

Przykład
Podatnik prowadzący działalność opodatkowaną odbył pociągiem podróż służbową ze Szczecina do Poznania. Na podstawie biletów za przejazdy na trasie Szczecin-Poznań oraz Poznań-Szczecin podatnik może odliczyć VAT, ponieważ bilety te zawierają wszelkie dane, które wskazują, o jaką usługę chodzi oraz jakie są jej koszty, a także jaki podatnik wyświadczył usługę.

Bilet internetowy

Zauważyć należy, że na kolejowych biletach internetowych (np. wystawianych przez PKP Intercity) można znaleźć informację, iż bilet nie stanowi faktury. Nie jest to informacja wiążąca dla nabywców. Jeżeli bilet zawiera wszystkie wymienione w tabeli dane, jest fakturą mimo takiego zastrzeżenia (patrz tabela. Bilety uznawane za faktury, na podstawie których można odliczać VAT.).

Bilet internetowy nie jest jednak fakturą, jeżeli nie zawiera wszystkich wymienionych  danych. W takich przypadkach dla uzyskania prawa do odliczenia konieczne jest otrzymanie faktury dokumentującej dany przejazd. Taka właśnie sytuacja ma miejsce w przypadku biletów internetowych wystawianych przez PKP Intercity, które nie zawierają NIP podatnika (PKP Intercity) oraz kwoty podatku.

Przykład
Wróćmy do poprzedniego przykładu i załóżmy, że podatnik odbył podróż pociągiem należącym do przewoźnika PKP Intercity na podstawie biletów internetowych (bez NIP przewoźnika oraz kwoty podatku). W takim przypadku posiadane bilety nie stanowią podstawy odliczenia VAT. W celu uzyskania takiego prawa konieczne jest otrzymanie od przewoźnika faktury lub faktur dokumentujących przewozy.

5.2 Bilety nabywane podczas zagranicznych podróży służbowych

Bilety na środki transportu pasażerskiego oraz bilety wstępu na różnego rodzaju wydarzenia nabywane są również w trakcie zagranicznych podróży służbowych.

Wątpliwości nie ma w przypadku nabywania biletów na środki transportu pasażerskiego na trasach w całości przebiegających poza terytorium kraju oraz biletów wstępu na wydarzenia. Miejsce świadczenia usług, których dotyczą te bilety, znajduje się w całości poza terytorium kraju (odpowiednio na podstawie art. 28f ust. 1 oraz art. 28g ust. 1 ustawy o VAT). W konsekwencji świadczenie tych usług nie podlega opodatkowaniu VAT. W związku z nabywaniem tych usług nie dochodzi do importu usług.

Przykład
W trakcie podróży służbowej pracownik polskiego podatnika nabył w jego imieniu bilet kolejowy na trasie Paryż-Londyn oraz bilet wstępu na konferencję w Londynie. Ani w związku z nabyciem biletu kolejowego, ani w związku z nabyciem biletu wstępu na konferencję w Londynie u podatnika nie występuje import usług, gdyż miejsce świadczenia nabywanych usług znajduje się w całości poza terytorium kraju.

Transport międzynarodowy

Pewne wątpliwości pojawiają się w przypadku nabywania usług transportu międzynarodowego osób środkami transportu morskiego lub lotniczego.

DEFINICJA - Przez usługi transportu międzynarodowego osób rozumie się:

• przewóz lub inny sposób przemieszczania osób środkami transportu morskiego, lotniczego i kolejowego:

a) z miejsca wyjazdu na terytorium kraju do miejsca przyjazdu poza terytorium kraju,

b) z miejsca wyjazdu poza terytorium kraju do miejsca przyjazdu na terytorium kraju,

c) z miejsca wyjazdu poza terytorium kraju do miejsca przyjazdu poza terytorium kraju, jeżeli trasa przebiega na pewnym odcinku przez terytorium kraju (tranzyt);

• usługi pośrednictwa i spedycji międzynarodowej, związane z tymi usługami.

Miejsce świadczenia usług transportu międzynarodowego osób - na podstawie § 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie miejsca świadczenia - znajduje się na terytorium kraju. W konsekwencji teoretycznie w związku z zakupem biletów morskich lub lotniczych dochodzić może do importu usług.

Organy podatkowe stoją jednak na stanowisku, że w związku z nabywaniem biletów lotniczych od zagranicznych podatników nie dochodzi do importu usług. Tytułem przykładu można wskazać interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 29 listopada 2012 r. (sygn. IPTPP2/443-816/12-4/IR), interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 30 października 2013 r. (sygn. IBPP4/443-353/13/PK) czy interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 8 grudnia 2014 r. (sygn. ILPP4/443-498/14-2/ISN). Jak czytamy w ostatniej z tych interpretacji:

Spółka dokonując zakupu biletów lotniczych staje się nabywcą usług, wykonywanych przez zagranicznych przewoźników. Zatem nie ciąży na niej obowiązek opodatkowania tych usług, ponieważ ustawodawca w żaden sposób nie wiąże tego obowiązku z nabywcą usługi - nie występuje w przedmiotowej sprawie import usług w rozumieniu art. 2 pkt 9 ustawy, a w konsekwencji brak jest obowiązku rozliczenia podatku z tego tytułu. W przypadku świadczenia ww. usług, to usługodawca (przewoźnik) jest podatnikiem obowiązanym do rozliczenia podatku VAT. Tym samym, nabycie tego rodzaju usług od przewoźników zagranicznych nie stanowi dla Spółki import usług i nie rodzi obowiązku rozliczenia podatku VAT.

Przykład
Polski podatnik odbywający podróż służbową nabył od węgierskiego przewoźnika nieposiadającego na terytorium Polski stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej bilety lotnicze na trasie Polska-Węgry. W związku z zakupem tych biletów u polskiego podatnika nie może dochodzi do importu usług.

6. Parkingi i przejazdy autostradami

W przypadku krajowych podróży służbowych podatnik może odliczyć VAT na zasadach ogólnych z faktur dokumentujących zakupy usług parkingowych oraz przejazdów autostradami. Należy jednak pamiętać, że wydatki na nabycie tych usług są wydatkami związanymi z pojazdami samochodowymi. Dlatego kwota podatku z faktur dokumentujących nabycie tych usług jest najczęściej ograniczona do 50% (na podstawie art. 86a ust. 1 ustawy o VAT). W całości VAT może być odliczany tylko w przypadku nabywania usług parkingowych oraz usług przejazdów autostradami w czasie podróży służbowych odbywanych samochodami uprawniającymi do dokonywania pełnych odliczeń.

Przykład
Podatnik prowadzący wyłącznie działalność opodatkowaną odbył firmowym samochodem podróż służbową na terytorium kraju.

Scenariusz A: Samochód, którym odbywana była podróż, jest samochodem uprawniającym do pełnych odliczeń ze względu na swoje cechy (np. pojazdem samochodowym innym niż samochód osobowy, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu - art. 86a ust. 9 pkt 2 ustawy o VAT). W takim przypadku z faktur za usługi parkingowe oraz usługi przejazdów autostradami podatnik może odliczać VAT w całości.

Scenariusz B: Samochód, którym odbyła się podróż, jest samochodem osobowym zgłoszonym informacją VAT-26, dla którego prowadzona jest ewidencja przebiegu potwierdzająca, że sposób wykorzystania samochodu przez podatnika wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą - art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT). Również w takim przypadku z faktur za usługi parkingowe oraz usługi przejazdów autostradami podatnik może odliczać VAT w całości.

Scenariusz C: Samochód, którym odbyła się podróż, jest samochodem osobowym użytkowanym częściowo dla celów prywatnych. W takim przypadku z faktur za usługi parkingowe oraz usługi przejazdów autostradami podatnik może odliczać VAT w 50%.

UWAGA! W całości VAT od usług parkingowych oraz przejazdów autostradami może być odliczany tylko wtedy, gdy krajowa podróż służbowa odbywa się samochodem uprawniającym do dokonywania pełnych odliczeń.  

Podobnie jak w przypadku biletów na środki transportu bilety za przejazdy autostradami płatnymi stanowią jednocześnie faktury. Dotyczy to biletów zawierających:

• numer i datę wystawienia,
• imię i nazwisko lub nazwę podatnika (chodzi o podatnika świadczącego usługę przejazdu autostradą, nie nabywcy usługi),
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (jak wyżej),
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
• kwotę podatku,
• kwotę należności ogółem (§ 3 ust. 4 rozporządzenia o fakturach).

Gdy bilet za przejazd autostradą zawiera wskazane elementy, może stanowić podstawę do odliczenia VAT.

Nie jest natomiast możliwe odliczanie VAT na podstawie biletów parkingowych. Dlatego warunkiem odliczania VAT przy nabywaniu usług parkingowych jest posiadanie faktur dokumentujących te usługi.

Przykład
Pracownik upoważniony do dokonywania zakupów w imieniu pracodawcy po powrocie z podróży służbowej przedstawił bilety za przejazdy autostradami krajowymi oraz bilety parkingowe. Pracodawca może odliczyć VAT jedynie na podstawie biletów za przejazdy autostradami.

UWAGA! Nie jest możliwe odliczanie VAT na podstawie biletów parkingowych. Podatnik musi posiadać fakturę.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

6.1. Usługi parkingowe oraz przejazdów autostradami nabywane w trakcie zagranicznych podróży służbowy

Usługi parkingowe oraz usługi przejazdów autostradami są nabywane także w trakcie zagranicznych podróży służbowy. W związku z tym wskazać należy, że usługi te są związane z nieruchomościami. Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, np.:

• Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 31 maja 2012 r. (sygn. ITPP2/443-264b/12/AK),
• Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 29 lipca 2016 r. (sygn. IBPP4/4512-59/16/LG).

Jak czytamy w pierwszej z tych interpretacji:

(…) ustawodawca określając w art. 28e powołanej ustawy, miejsce świadczenia dla usług związanych z nieruchomościami objął tą regulacją także usługi w zakresie użytkowania i używania nieruchomości, do których należy również zaliczyć przejazdy autostradami i mostami oraz korzystanie z parkingów.

Powoduje to, że na podstawie art. 28e ustawy o VAT miejsce świadczenia nabywanych za granicą usług parkingowych oraz usług przejazdów autostradami znajduje się poza terytorium kraju. W konsekwencji ich świadczenie nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce. W związku z ich nabywaniem u polskich podatników nie dochodzi zatem do importu usług.

Przykład
Polski podatnik w trakcie podróży służbowej do Portugalii nabywał usługi parkingowe oraz usługi przejazdów autostradami. W związku z nabywaniem tych usług u polskiego podatnika nie dochodziło do importu usług

7. Telefony, Internet za granicą

W związku z zakupem przez polskich podatników (oraz w ich imieniu) usług telefonicznych i internetowych za granicą  tych dochodzi, co do zasady, do importu usług. Świadczenie tych usług podlega bowiem przeważnie opodatkowaniu VAT w Polsce. Na podstawie art. 28b ust. 1 ustawy o VAT miejsce świadczenia tych usług znajduje się na terytorium kraju. Poza tym najczęściej spełnione są także pozostałe warunki występowania importu usług, tj.:

• świadczenie usług dokonywane jest przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
• nabywcą usług jest podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju (art. 2 pkt 9 w zw. z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT).

Przykład
W związku z podróżą służbową do Meksyku polski podatnik wykupił międzynarodowy pakiet internetowy w brytyjskiej firmie (nieposiadającej stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju). W związku z tym zakupem u polskiego podatnika doszło do importu usług.

Dodać należy, że zakup takich usług stanowi import usług nawet wtedy, gdy zagraniczni usługodawcy naliczą VAT. Naliczenie VAT przez usługodawcę nie jest bowiem okolicznością wyłączającą występowanie importu usług u polskiego usługobiorcy (jeżeli spełnione są warunki wystąpienia importu usług).

Przykład
Wróćmy do poprzedniego przykładu i załóżmy, że polski podatnik otrzymał od brytyjskiej firmy fakturę z naliczonym VAT (wartość netto 100 zł, VAT 20 zł). Mimo to wskazany zakup stanowi dla polskiego podatnika import usług. Podstawę opodatkowania stanowi kwota z VAT (kwota 120 zł).

7.1.Opłaty za korzystanie z telefonu czy Internetu naliczane przez hotele i inne obiekty noclegowe

Od zasady, że zakupy za granicą usług telefonicznych i internetowych stanowią dla polskich podatników import usług, istnieje ważny wyjątek. Dotycz on sytuacji, gdy kosztami tych usług obciążają polskich podatników hotele lub inne obiekty noclegowe (w związku z korzystaniem z tych usług przez polskich podatników w trakcie pobytu). Wówczas bowiem opłaty za korzystanie z telefonu czy Internetu stanowią element podstawy opodatkowania nabywanej przez podatnika usługi noclegowej, której nabycie nie stanowi importu usług (o czym mowa w pkt 1. Zakupy noclegów i posiłków). Aktualna w tym zakresie pozostaje interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 25 maja 2010 r. (sygn. ILPP2/443-445/10-4/MN), w której czytamy, że:

(…) w przedmiotowej sprawie usługa telekomunikacyjna, która nie wystąpiłaby bez świadczenia usługi noclegowej, i która jest ściśle związana z usługą hotelową, dla ustalenia miejsca świadczenia usług, objęta jest regulacją art. 28e ustawy. Tym samym, miejscem jej opodatkowania jest miejsce położenia nieruchomości, czyli w przedmiotowej sprawie nie jest to terytorium kraju. (...) Zatem, Wnioskodawca nie miał obowiązku rozliczenia importu usług z tytułu nabycia przedmiotowej usługi telekomunikacyjnej, ponieważ miejscem jej świadczenia (opodatkowania) nie jest terytorium kraju.

UWAGA! Opłaty za korzystanie z telefonu czy Internetu naliczane przez hotele i inne obiekty noclegowe za granicą stanowią element podstawy opodatkowania usługi hotelowej, której nabycie nie jest dla podatnika importem usług.

Przykład
W trakcie podróży służbowej do Pekinu podatnik korzystał z hotelowego Internetu. Podczas wymeldowania hotel obciążył podatnika kwotą z tego tytułu. Kwota ta nie jest elementem podstawy opodatkowania usługi hotelowej, której nabycie nie stanowi dla podatnika importu usług. Tym samym importu usług nie stanowi dla podatnika również obciążenie kosztami internetu.

Podstawa prawna:

• art. 2 pkt 9, art. 17 ust. 1 pkt 4, art. 28b, art. 28e, art. 28f ust. 1, art. 28g ust. 1, art. 28i ust. 1, art. 28j ust. 1 i 2, art. 29a ust. 6 pkt 2, art. 43 ust. 1 pkt 36, art. 83 ust. 3 pkt 2, art. 86 ust. 1 i 2, art. 86a, art. 88 ust. 1 pkt 4, art. 88 ust. 3a pkt 2 oraz art. 114 ust. 1 w zw. z art. 146aa pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t.  Dz.U. z 2018 r. poz. 2174; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1018

• § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur - Dz.U. poz. 1485

• § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 16 grudnia 2013 r. w sprawie miejsca świadczenia usług oraz zwrotu kwoty podatku naliczonego jednostce dokonującej nabycia (importu) towarów lub usług - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 714

Tomasz Krywan, doradca podatkowy