Rachunkowość i ewidencja operacji finansowych kancelarii komorniczych

Rachunkowość i ewidencja operacji finansowych kancelarii komorniczych określona została nowym rozporządzeniem, tj. rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 grudnia 2018 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad prowadzenia biurowości, rachunkowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 2517 ), które weszło w życie 1 stycznia 2019 r.

Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2005 r. w sprawie określenia szczegółowych przepisów o biurowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1625), które w związku z wejściem w życie nowego rozporządzenia utraciło moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

Ewidencja operacji finansowych

Zgodnie z zapisami nowego rozporządzenia, zawartymi w rozdziale czwartym, komornik prowadzi ewidencję operacji finansowych w sposób prawidłowy i przejrzysty. Wszystkie rozliczenia z uczestnikami postępowania egzekucyjnego w zakresie rozchodów komornik przeprowadza za pośrednictwem rachunku bankowego, a wyjątkowo - gotówką. Komornik dokonuje wypłat gotówkowych za pokwitowaniem. Pokwitowanie powinno zawierać następujące dane osoby kwitującej odbiór gotówki: imię i nazwisko, numer dowodu tożsamości, nazwę organu, który wydał dowód tożsamości, adres zamieszkania.

Natomiast urządzeniami do ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych są:

1) księga pieniężna;

2) kwitariusz przychodów.

Urządzenia do ewidencji operacji finansowych prowadzi się w postaci elektronicznej lub w postaci papierowej w formie ksiąg.

Urządzenia ewidencyjne prowadzone w formie ksiąg powinny posiadać okładki i ponumerowane karty. Na ostatniej karcie księgi komornik zamieszcza wzmiankę stwierdzającą liczbę kart, określając ją przy użyciu cyfr i słownie.

Wzory księgi pieniężnej i kwitariusza przychodów prowadzonych w postaci papierowej w formie ksiąg stanowią odpowiednio załączniki nr 18 i 19 do rozporządzenia. Wzory te stanowią wzory wydruków danych księgi pieniężnej i kwitariusza przychodów prowadzonych w postaci elektronicznej.

Ewidencja w postaci elektronicznej

W przypadku prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w postaci elektronicznej:

1) zapisy mogą być dokonywane również z informatycznych nośników danych lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem że podczas rejestracji operacji finansowych zapisy uzyskują trwale czytelną postać odpowiadającą treści dowodu księgowego i jest możliwe stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu;

2) zapisy mogą być przenoszone między zbiorami danych stanowiących urządzenie ewidencyjne, pod warunkiem że jest możliwe stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów ze zbiorów, w których dokonano ich pierwotnie, a odpowiednie oprogramowanie zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia danych i kompletności zapisów;

3) zapis zawiera kolejny numer pozycji nadany automatycznie przez system teleinformatyczny, a także dane pozwalające na ustalenie źródła pochodzenia, daty wprowadzenia oraz osoby wprowadzającej zapis do systemu;

4) jest zapewniona automatyczna kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald;

5) nie później niż na koniec roku obrotowego należy wydrukować księgę albo zapisać ją na informatycznym nośniku danych zapewniającym trwałość zapisu przez okres przechowywania ksiąg.

Komornik prowadzący ewidencję operacji finansowych za pomocą urządzeń ewidencyjnych w postaci elektronicznej posiada dokumentację w języku polskim dotyczącą opisu systemu teleinformatycznego, wykazu programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Kwestionariusze

Komornik prowadzi następujące kwitariusze:

1) oznaczony literą "K" - do wpłat przyjmowanych w kancelarii;

2) oznaczony literą "T" - do wpłat przyjmowanych w terenie.

Liczbę blankietów w kwitariuszu komornik stwierdza przez zamieszczenie wzmianki: "Kwitariusz zawiera ... blankietów pokwitowań od numeru ... do numeru ...".

Przyjmowanie wpłat w gotówce

Wpłaty gotówkowe są przyjmowane na podstawie kwitariusza przychodowego opatrzonego pieczęcią i podpisem komornika albo czytelnym podpisem upoważnionego przez niego pracownika.

Pracownik upoważniony do przyjmowania wpłat przekazuje komornikowi kwitariusz wraz z otrzymaną sumą pieniężną w dniu otrzymania tej sumy, a gdyby to nie było możliwe - w następnym dniu roboczym.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Wydawane pokwitowania muszą zawierać oprócz numerów wewnętrznych kwitariusza także numerację ciągłą pokwitowań od początku każdego roku kalendarzowego, przy czym numerację ciągłą pokwitowań prowadzi się dla każdego rodzaju kwitariusza oddzielnie.

Wpłacającemu wydaje się oryginał pokwitowania, a w kwitariuszu pozostaje druga kopia.

Przelewy bankowe

Komornik zleca właściwej placówce pocztowej dokonywanie przelewu, na wskazany rachunek bankowy, kwot nadsyłanych przekazami pocztowymi na jego adres.

W przypadku gdy zlecenie nie może być zrealizowane, doręczoną komornikowi przez pocztę kwotę pieniężną określoną w przekazie pocztowym należy zewidencjonować przez kwitariusz przychodów. W tym przypadku komornik przechowuje w aktach oryginał i kopię pokwitowania kwitariusza przychodów.

Dowody wpłat dołącza się do wyciągu bankowego i pozostawia w chronologicznie uporządkowanym zbiorze dla danego rocznika, a ich kopie załącza się do akt sprawy. Jeżeli dowód wpłaty dotyczy kilku spraw egzekucyjnych, dla każdej z nich komornik sporządza zawiadomienie o wpłacie i dołącza wraz z kopią dowodu wpłaty do właściwych akt, zachowując dowód z adnotacją o sporządzeniu zawiadomienia.

Osobie uprawnionej komornik przesyła pieniądze, w drodze przelewu, na wskazany rachunek bankowy, a jeżeli nie wskazano takiego rachunku, dokonuje przekazu pocztowego. Jedynie wyjątkowo komornik dokonuje wypłat gotówką z kasy kancelarii.

Zobacz: Nowości prawne 2019