REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inwentaryzacja w czasie pandemii

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
PIRXON
PIRXON SA (dawniej SmartMedia Sp. z o.o.) od 2004 roku optymalizuje procesy, dostarczając zaawansowane rozwiązania informatyczne polskim i zagranicznym firmom.
Inwentaryzacja w czasie pandemii
Inwentaryzacja w czasie pandemii
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Wiele firm w obliczu pandemii koronawirusa ma problem z przeprowadzeniem inwentaryzacji. Wiele z nich wystąpiło do Urzędu Skarbowego o zwolnienie z obowiązku jej wykonania i przesunięciu na przyszły rok. Czy takie podejście jest jedynym z możliwych? Poniżej opisuję nowatorskie podejście do inwentaryzacji, wspierane mobilnymi rozwiązaniami informatycznymi, dedykowane tym firmom, które mimo niesprzyjających okoliczności pandemicznych chcę się dynamicznie rozwijać.

Nowoczesne przedsiębiorstwa z dużą liczbą środków trwałych i wyposażenia przekazanych pracownikom w użytkowanie w różnych lokalizacjach spółki, stoją obecnie przed wyzwaniem jakim jest wykonanie rzetelnej, zgodnej ze standardami inwentaryzacji. Jeśli liczba składników jest duża, inwentaryzacja realizowana w tradycyjny sposób może trwać miesiącami, a nawet latami. O ile z punktu widzenia zgodności z UoR wszystko jest ok, o tyle z punktu widzenia biznesowego już nie koniecznie. Dane o majątku w systemach ERP często są nieaktualne, a zaangażowanie osób odpowiedzialnych za majątek ograniczone jest do czasu, kiedy wspólnie z komisją inwentaryzacyjną, robią spis z natury.     

REKLAMA

Autopromocja

Czas to pieniądz

Nowoczesne firmy cenią czas. „To nie duzi zjadają małych. To szybcy zjadają opieszałych”*). Podobnie jest z zarządzaniem aktywami trwałymi przedsiębiorstwa. Zarządzanie nimi wymaga aktualizacji danych wtedy, kiedy procesy się dzieją. Nie post factum. Każda zmiana stanu posiadanego składnika majątku powinna być natychmiast widoczna dla pozostałych pracowników i partnerów biznesowych. To samo dotyczy inwentaryzacji, która jest tym lepsza, im szybciej jej wyniki dostępne są w systemie dla innych współpracowników. Dodatkowo, inwentaryzacja powinna spełnić wymagania opisane zasadami zgodnymi z Encyklopedią Zarządzania **), min:

  • Zasada terminowości i częstotliwości
  • Zasada kompletności i kompleksowości
  • Zasada komisyjności
  • Zasada rzetelnego obrazu

Nowa jakość w inwentaryzacji

Systemy klasy EAM (Enterprise Asset Management) pozwalają ewidencjonować składniki majątku i nadawać im dowolne atrybuty. Każdy składnik w systemie może mieć dowiązane informacje o jego lokalizacji i użytkowniku. Każda grupa składników może mieć zdefiniowanego właściciela instytucjonalnego i osobę odpowiedzialną. Te atrybuty pozwalają dowolnie kształtować zakres pól spisowych i uruchamiać dowolną liczbę spisów z natury jednocześnie, kontrolowanych przez system EAM. W skrajnym wypadku, na rzecz inwentaryzacji, można przygotować tyle pól spisowych, ilu jest pracowników.

Takie podejście pozwala rozproszyć czynności inwentaryzacyjne pomiędzy dużą liczbą zespołów spisowych, które ze względu na mniejszą ilość składników majątku na danym polu spisowym, mogą wykonać spis w bardzo krótkim czasie i co najważniejsze - jednocześnie. Wyniki spisu z natury ze wszystkich pól spisowych przesyłane są do systemu centralnego i tam weryfikowane i rozliczane przez centralną komisję inwentaryzacyjną. Ponieważ spis z natury może być wykonany przez użytkowników, toteż spis i rozliczenie inwentaryzacji, zbilansowanie nadwyżek z niedoborami może być wykonane bez konieczności przemieszczania się komisji spisowej i inwentaryzacyjnej pomiędzy lokalizacjami. Wszystko odbywa się zdalnie, w wykorzystaniem urządzeń mobilnych i dostępu do sieci Internet.

Taki spis inwentaryzacyjny nawet dla bardzo dużej liczby składników może być ograniczony w czasie, nawet do kilku dni od jego uruchomienia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rys. Przykład rozwiązania (źródło: Pirxon S.A.)

Większa wiarygodność

Analiza inwentaryzacji rozproszonej na zgodność z Zasadami Encyklopedii Zarządzania przywołanymi powyżej, prowadzi do wniosku, że wiele z nich – dzięki technologii - ulega wzmocnieniu.  

Cykl inwentaryzacyjny, inicjuje komisja spisowa przygotowująca harmonogram i zakres przedmiotowy spisu dla osób odpowiedzialnych za poszczególne pola spisowe. Następnie, uruchamia proces spisu z natury, a każda osoba dedykowana do danego pola spisowego pobiera swoje dane na urządzenie mobilne (smartfon, tablet) i przystępuje do spisu składników na swoim polu spisowym. Czynności spisowe polegają na wykonaniu ciągu działań:

odczyt identyfikatora -> zrobienie zdjęć -> odczyt pozycji GPS

REKLAMA

dla każdego składnika podlegającego spisowi. Należy zaznaczyć, że operacje te muszą być wykonane w czasie, który jest ograniczany systemowo, co wzmacnia wiarygodność czynności spisowych. Pozycja GPS aktualizuje dane o położeniu składnika w momencie spisu. W przypadku gdy liczba składników jest niewielka odczyt kodu kreskowego może być wykonany z użyciem telefonu komórkowego, bez potrzeby posiadania specjalizowanego skanera.

Po spisaniu wszystkich składników dane trafiają na serwer i są dostępne dla komisji inwentaryzacyjnej, która na ich podstawie dokonuje rozliczenia ilościowego i wartościowego inwentaryzacji. Spis z natury może odbywać się równolegle na wielu polach spisowych, co znakomicie skraca czas tej operacji w skali całego przedsiębiorstwa.            

Należy zaznaczyć, że tak wykonany spis z natury powinien być opisany w instrukcji inwentaryzacyjnej, a osoby odpowiedzialne za jego realizację przeszkolone z użycia aplikacji.

Korzyści

Nowe podejście do inwentaryzacji, z użyciem najnowszych technologii generuje wiele korzyści, min:

  1. Zwiększenie świadomości i odpowiedzialności za majątek przedsiębiorstwa większej liczby jego użytkowników
  2. Zmniejszenie kosztów inwentaryzacji i utrzymania majątku materialnego firmy 
  3. Dramatyczne skrócenie czasu poświęcanego na spis z natury
  4. Szybsze – oparte na kompetencjach użytkowników i osób odpowiedzialnych za składniki majątku trwałego – rozliczenie inwentaryzacji (niedoborów i nadwyżek)
  5. Natychmiastowa aktualizacja danych nt. stanu i lokalizacji składników majątku, dostępna dla wszystkich pracowników firmy.

O autorze:
Dariusz Kąkol (www.linkedin.com/in/dariusz-kakol) – Menadżer i konsultant ds. rozwiązań informatycznych automatyzujących pracę biznesu. Pracował w projektach wdrożeniowych systemów ERP, GIS, EAM. Obecnie Pełnomocnik Zarządu firmy Pirxon (www.pirxon.com) ds. systemu EAM AssetsNinja, specjalizującej się w robotyzacji procesów i automatyzacji zarządzania majątkiem firm i instytucji publicznych.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Fundacja rodzinna w strukturach transakcyjnych – ryzyko zakwestionowania przez KAS

Najnowsze stanowisko Szefa KAS (odmowa wydania opinii zabezpieczającej z 5 maja 2025 r., sygn. DKP16.8082.14.2024) pokazuje, że wykorzystanie fundacji rodzinnej jako pośrednika w sprzedaży udziałów może zostać uznane za unikanie opodatkowania. Mimo deklarowanych celów sukcesyjnych, KAS uznał działanie za sztuczne i sprzeczne z celem przepisów.

Webinar: KSeF – co nas czeka w praktyce? + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „KSeF – co nas czeka w praktyce?” poprowadzi Zbigniew Makowski, doradca podatkowy z ponad 15-letnim stażem. Ekspert wskaże, jakie szanse i zagrożenia dla firm i biur rachunkowych niesie ze sobą KSeF i jak się na nie przygotować.

Zmiany w podatku Belki już gotowe. Czekają tylko na ogłoszenie

Rozwiązania dotyczące zmian w podatku Belki zostały opracowane i są gotowe do wdrożenia – poinformował Dariusz Adamski z Instytutu Finansów. Jak podkreślił podczas Europejskiego Kongresu Finansowego w Sopocie, decyzja o ich ogłoszeniu leży teraz w rękach ministra Andrzeja Domańskiego.

Taryfa celna UE: kod, który decyduje o losie Twojej przesyłki

Niepozorny ciąg cyfr może przesądzić o powodzeniu lub porażce międzynarodowej transakcji. W świecie handlu zagranicznego poprawna klasyfikacja taryfowa towarów to nie wybór – to konieczność.

REKLAMA

Zmiany w zamówieniach publicznych w 2025 r. Co czeka zamawiających i wykonawców? Projekt UZP dot. udziału firm z państw trzecich w przetargach

W dniu 3 lutego 2025 r. do Sejmu wpłynął projekt w formie druku nr 1041 o zmianie ustawy ¬- Prawo zamówień publicznych, który miał przewidywać szereg istotnych zmian w systemie zamówień publicznych w Polsce, został on jednak wycofany. Urząd Zamówień Publicznych stworzył jednak własny projekt ustawy o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, pod numerem UC88, w której poruszył istotną kwestię udziałów w przetargach firmy z państw trzecich, czyli pochodzących z krajów, z którymi Unia Europejska nie zawarła umowy międzynarodowej zapewniającej wzajemny i równy dostęp do unijnego rynku zamówień publicznych. Projekt ten został już przyjęty przez Radę Ministrów i przesłany do Sejmu.

PFR pozywa firmy na podstawie rekomendacji CBA. Co możesz zrobić, gdy żądają zwrotu subwencji z Tarczy Finansowej?

Polski Fundusz Rozwoju (PFR) pozywa przedsiębiorców, powołując się na tzw. rekomendacje CBA. Problem dotyczy już około 1900 firm, które – często bez żadnych wcześniejszych sygnałów – otrzymują wezwania a następnie pozwy o zwrot subwencji z Tarczy Finansowej. Zaskakuje nie tylko skala działań PFR, ale przede wszystkim brak rzetelnego uzasadnienia tych roszczeń.

Kawa z INFORLEX. Perspektywy zawodu księgowego

Kawa z INFORLEX wydanie EXTRA. Rozmowa z 3 cenionymi ekspertami: Żanetą Hejne – właścicielką biura rachunkowego, Piotrem Juszczykiem – doradcą podatkowym inFakt oraz Radosławem Kowalskim – doradcą podatkowym.

Webinar: Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego” poprowadzi Tomasz Rzepa, doradca podatkowy, ekspert INFORAKADEMII. Każdy z uczestników otrzyma imienny certyfikat i roczny nielimitowany dostęp do retransmisji webinaru wraz z materiałami dodatkowymi. Uczestnicy webinaru dowiedzą się, jak wygląda proces przekształcenia JDG w spółkę z perspektywy biura rachunkowego, ze wskazaniem kluczowych wyzwań, problemów oraz szans, jakie z tego faktu wynikają.

REKLAMA

Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Kary umowne a koszty podatkowe – korzystny wyrok dla podatników

W wyroku z 6 maja 2025 r., sygn. II FSK 1012/22 Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się z stanowiskiem, że kary umowne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli niewykonanie dostawy - nie wynikało z winy spółki. Niepewność w tej sprawie wynikała z wykładni art. 16 ust 1 pkt 22 ustawy o CIT, w którym określono jakie kary umowne i odszkodowania nie mogą być uznane za koszty podatkowe. W orzecznictwie przepis ten jest interpretowany literalnie, uznając że pozostałe rodzaje wypłat odszkodowawczych niż wskazane w przepisie mogą być uznane za koszt podatkowy.

REKLAMA