REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inwentaryzacja w czasie pandemii

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
PIRXON
PIRXON SA (dawniej SmartMedia Sp. z o.o.) od 2004 roku optymalizuje procesy, dostarczając zaawansowane rozwiązania informatyczne polskim i zagranicznym firmom.
Inwentaryzacja w czasie pandemii
Inwentaryzacja w czasie pandemii
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Wiele firm w obliczu pandemii koronawirusa ma problem z przeprowadzeniem inwentaryzacji. Wiele z nich wystąpiło do Urzędu Skarbowego o zwolnienie z obowiązku jej wykonania i przesunięciu na przyszły rok. Czy takie podejście jest jedynym z możliwych? Poniżej opisuję nowatorskie podejście do inwentaryzacji, wspierane mobilnymi rozwiązaniami informatycznymi, dedykowane tym firmom, które mimo niesprzyjających okoliczności pandemicznych chcę się dynamicznie rozwijać.

Nowoczesne przedsiębiorstwa z dużą liczbą środków trwałych i wyposażenia przekazanych pracownikom w użytkowanie w różnych lokalizacjach spółki, stoją obecnie przed wyzwaniem jakim jest wykonanie rzetelnej, zgodnej ze standardami inwentaryzacji. Jeśli liczba składników jest duża, inwentaryzacja realizowana w tradycyjny sposób może trwać miesiącami, a nawet latami. O ile z punktu widzenia zgodności z UoR wszystko jest ok, o tyle z punktu widzenia biznesowego już nie koniecznie. Dane o majątku w systemach ERP często są nieaktualne, a zaangażowanie osób odpowiedzialnych za majątek ograniczone jest do czasu, kiedy wspólnie z komisją inwentaryzacyjną, robią spis z natury.     

REKLAMA

Autopromocja

Czas to pieniądz

Nowoczesne firmy cenią czas. „To nie duzi zjadają małych. To szybcy zjadają opieszałych”*). Podobnie jest z zarządzaniem aktywami trwałymi przedsiębiorstwa. Zarządzanie nimi wymaga aktualizacji danych wtedy, kiedy procesy się dzieją. Nie post factum. Każda zmiana stanu posiadanego składnika majątku powinna być natychmiast widoczna dla pozostałych pracowników i partnerów biznesowych. To samo dotyczy inwentaryzacji, która jest tym lepsza, im szybciej jej wyniki dostępne są w systemie dla innych współpracowników. Dodatkowo, inwentaryzacja powinna spełnić wymagania opisane zasadami zgodnymi z Encyklopedią Zarządzania **), min:

  • Zasada terminowości i częstotliwości
  • Zasada kompletności i kompleksowości
  • Zasada komisyjności
  • Zasada rzetelnego obrazu

Nowa jakość w inwentaryzacji

Systemy klasy EAM (Enterprise Asset Management) pozwalają ewidencjonować składniki majątku i nadawać im dowolne atrybuty. Każdy składnik w systemie może mieć dowiązane informacje o jego lokalizacji i użytkowniku. Każda grupa składników może mieć zdefiniowanego właściciela instytucjonalnego i osobę odpowiedzialną. Te atrybuty pozwalają dowolnie kształtować zakres pól spisowych i uruchamiać dowolną liczbę spisów z natury jednocześnie, kontrolowanych przez system EAM. W skrajnym wypadku, na rzecz inwentaryzacji, można przygotować tyle pól spisowych, ilu jest pracowników.

Takie podejście pozwala rozproszyć czynności inwentaryzacyjne pomiędzy dużą liczbą zespołów spisowych, które ze względu na mniejszą ilość składników majątku na danym polu spisowym, mogą wykonać spis w bardzo krótkim czasie i co najważniejsze - jednocześnie. Wyniki spisu z natury ze wszystkich pól spisowych przesyłane są do systemu centralnego i tam weryfikowane i rozliczane przez centralną komisję inwentaryzacyjną. Ponieważ spis z natury może być wykonany przez użytkowników, toteż spis i rozliczenie inwentaryzacji, zbilansowanie nadwyżek z niedoborami może być wykonane bez konieczności przemieszczania się komisji spisowej i inwentaryzacyjnej pomiędzy lokalizacjami. Wszystko odbywa się zdalnie, w wykorzystaniem urządzeń mobilnych i dostępu do sieci Internet.

Taki spis inwentaryzacyjny nawet dla bardzo dużej liczby składników może być ograniczony w czasie, nawet do kilku dni od jego uruchomienia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rys. Przykład rozwiązania (źródło: Pirxon S.A.)

Większa wiarygodność

Analiza inwentaryzacji rozproszonej na zgodność z Zasadami Encyklopedii Zarządzania przywołanymi powyżej, prowadzi do wniosku, że wiele z nich – dzięki technologii - ulega wzmocnieniu.  

Cykl inwentaryzacyjny, inicjuje komisja spisowa przygotowująca harmonogram i zakres przedmiotowy spisu dla osób odpowiedzialnych za poszczególne pola spisowe. Następnie, uruchamia proces spisu z natury, a każda osoba dedykowana do danego pola spisowego pobiera swoje dane na urządzenie mobilne (smartfon, tablet) i przystępuje do spisu składników na swoim polu spisowym. Czynności spisowe polegają na wykonaniu ciągu działań:

odczyt identyfikatora -> zrobienie zdjęć -> odczyt pozycji GPS

REKLAMA

dla każdego składnika podlegającego spisowi. Należy zaznaczyć, że operacje te muszą być wykonane w czasie, który jest ograniczany systemowo, co wzmacnia wiarygodność czynności spisowych. Pozycja GPS aktualizuje dane o położeniu składnika w momencie spisu. W przypadku gdy liczba składników jest niewielka odczyt kodu kreskowego może być wykonany z użyciem telefonu komórkowego, bez potrzeby posiadania specjalizowanego skanera.

Po spisaniu wszystkich składników dane trafiają na serwer i są dostępne dla komisji inwentaryzacyjnej, która na ich podstawie dokonuje rozliczenia ilościowego i wartościowego inwentaryzacji. Spis z natury może odbywać się równolegle na wielu polach spisowych, co znakomicie skraca czas tej operacji w skali całego przedsiębiorstwa.            

Należy zaznaczyć, że tak wykonany spis z natury powinien być opisany w instrukcji inwentaryzacyjnej, a osoby odpowiedzialne za jego realizację przeszkolone z użycia aplikacji.

Korzyści

Nowe podejście do inwentaryzacji, z użyciem najnowszych technologii generuje wiele korzyści, min:

  1. Zwiększenie świadomości i odpowiedzialności za majątek przedsiębiorstwa większej liczby jego użytkowników
  2. Zmniejszenie kosztów inwentaryzacji i utrzymania majątku materialnego firmy 
  3. Dramatyczne skrócenie czasu poświęcanego na spis z natury
  4. Szybsze – oparte na kompetencjach użytkowników i osób odpowiedzialnych za składniki majątku trwałego – rozliczenie inwentaryzacji (niedoborów i nadwyżek)
  5. Natychmiastowa aktualizacja danych nt. stanu i lokalizacji składników majątku, dostępna dla wszystkich pracowników firmy.

O autorze:
Dariusz Kąkol (www.linkedin.com/in/dariusz-kakol) – Menadżer i konsultant ds. rozwiązań informatycznych automatyzujących pracę biznesu. Pracował w projektach wdrożeniowych systemów ERP, GIS, EAM. Obecnie Pełnomocnik Zarządu firmy Pirxon (www.pirxon.com) ds. systemu EAM AssetsNinja, specjalizującej się w robotyzacji procesów i automatyzacji zarządzania majątkiem firm i instytucji publicznych.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kiedy cudzoziemcy (np. obywatele Ukrainy) muszą płacić w Polsce podatek od spadków i darowizn?

W Polsce obecnie mieszka wielu cudzoziemców, przeważają obywatele Ukrainy, tutaj pracują, kształcą się, a także nabywają rzeczy m.in. w drodze darowizn otrzymywanych od swoich rodzin czy w drodze dziedziczenia. Warto zatem przybliżyć im zasady opodatkowania obowiązujące na terytorium RP, a przede wszystkim wyjaśnić w jakich sytuacjach ciąży na nich w naszym kraju obowiązek podatkowy.

KSeF zrewolucjonizuje pracę biur rachunkowych. Nadchodzi największa zmiana od lat

Już od kwietnia 2026 każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. To ogromne wyzwanie – ale też szansa – zwłaszcza dla biur rachunkowych. Dowiedz się, jak KSeF zmieni obieg dokumentów, rolę księgowych i co zrobić, by nie zostać w tyle w erze cyfrowej rewolucji.

Rozliczanie kilometrówek od aut elektrycznych: jest stanowisko Ministra Finansów i zapowiedź zmian w przepisach

Pieniądze, jakie pracodawca przekazuje pracownikowi tytułem zwrotu kosztów używania samochodu elektrycznego do celów służbowych, stanowią przychód pracownika i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Wydatki takie nie są też kosztem przedsiębiorcy (pracodawcy). Takie jest stanowisko Ministra Finansów zaprezentowane w odpowiedzi wiceministra finansów Jarosława Nenemana na interpelację poselską. Jednocześnie w interpelacji poinformowano, że Ministerstwo Infrastruktury rozpoczęło prace nad zmianami w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zmiany te mają pozwolić na wprowadzenie możliwości zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów o napędzie elektrycznym lub hybrydowym, a także napędzanych wodorem, czy też zasilanych innymi alternatywnymi źródłami energii.

Ministerstwo Finansów chce zakończyć nadużycia z przedawnieniem podatków. Nowe zasady już w 2026 roku

W nowej wersji projektu nowelizacji Ordynacji podatkowej Ministerstwo Finansów chce zlikwidować możliwość zawieszania biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego poprzez wszczęcie postępowania karnego skarbowego. O szczegółach zmian mówi wiceminister finansów Jarosław Neneman.

REKLAMA

Stawki podatku od środków transportowych w 2026 roku: Nowe limity już opublikowane

Znamy już nowe górne granice stawek podatku od środków transportowych na 2026 rok. Większość limitów wzrosła o około 4,5% względem 2025 r. Sprawdź szczegółowe porównanie stawek, terminy płatności oraz zasady ustalania stawek przez gminy. To ważne dla przedsiębiorców i samorządów.

TSUE: Urzędy skarbowe nie mogą automatycznie wykreślać firm z rejestru VAT za zaległości

Przełomowy wyrok TSUE potwierdza, że wykreślenie firmy z rejestru VAT za brak zapłaty podatku nie może odbywać się automatycznie. Fiskus musi najpierw zbadać przyczyny zaległości i zachowanie przedsiębiorcy. Orzeczenie może uchronić tysiące firm przed nieproporcjonalnymi sankcjami i nieodwracalnymi stratami.

Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

REKLAMA

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

REKLAMA