REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inwentaryzacja w czasie pandemii

PIRXON
PIRXON SA (dawniej SmartMedia Sp. z o.o.) od 2004 roku optymalizuje procesy, dostarczając zaawansowane rozwiązania informatyczne polskim i zagranicznym firmom.
Inwentaryzacja w czasie pandemii
Inwentaryzacja w czasie pandemii
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Wiele firm w obliczu pandemii koronawirusa ma problem z przeprowadzeniem inwentaryzacji. Wiele z nich wystąpiło do Urzędu Skarbowego o zwolnienie z obowiązku jej wykonania i przesunięciu na przyszły rok. Czy takie podejście jest jedynym z możliwych? Poniżej opisuję nowatorskie podejście do inwentaryzacji, wspierane mobilnymi rozwiązaniami informatycznymi, dedykowane tym firmom, które mimo niesprzyjających okoliczności pandemicznych chcę się dynamicznie rozwijać.

Nowoczesne przedsiębiorstwa z dużą liczbą środków trwałych i wyposażenia przekazanych pracownikom w użytkowanie w różnych lokalizacjach spółki, stoją obecnie przed wyzwaniem jakim jest wykonanie rzetelnej, zgodnej ze standardami inwentaryzacji. Jeśli liczba składników jest duża, inwentaryzacja realizowana w tradycyjny sposób może trwać miesiącami, a nawet latami. O ile z punktu widzenia zgodności z UoR wszystko jest ok, o tyle z punktu widzenia biznesowego już nie koniecznie. Dane o majątku w systemach ERP często są nieaktualne, a zaangażowanie osób odpowiedzialnych za majątek ograniczone jest do czasu, kiedy wspólnie z komisją inwentaryzacyjną, robią spis z natury.     

Autopromocja

Czas to pieniądz

Nowoczesne firmy cenią czas. „To nie duzi zjadają małych. To szybcy zjadają opieszałych”*). Podobnie jest z zarządzaniem aktywami trwałymi przedsiębiorstwa. Zarządzanie nimi wymaga aktualizacji danych wtedy, kiedy procesy się dzieją. Nie post factum. Każda zmiana stanu posiadanego składnika majątku powinna być natychmiast widoczna dla pozostałych pracowników i partnerów biznesowych. To samo dotyczy inwentaryzacji, która jest tym lepsza, im szybciej jej wyniki dostępne są w systemie dla innych współpracowników. Dodatkowo, inwentaryzacja powinna spełnić wymagania opisane zasadami zgodnymi z Encyklopedią Zarządzania **), min:

  • Zasada terminowości i częstotliwości
  • Zasada kompletności i kompleksowości
  • Zasada komisyjności
  • Zasada rzetelnego obrazu

Nowa jakość w inwentaryzacji

Systemy klasy EAM (Enterprise Asset Management) pozwalają ewidencjonować składniki majątku i nadawać im dowolne atrybuty. Każdy składnik w systemie może mieć dowiązane informacje o jego lokalizacji i użytkowniku. Każda grupa składników może mieć zdefiniowanego właściciela instytucjonalnego i osobę odpowiedzialną. Te atrybuty pozwalają dowolnie kształtować zakres pól spisowych i uruchamiać dowolną liczbę spisów z natury jednocześnie, kontrolowanych przez system EAM. W skrajnym wypadku, na rzecz inwentaryzacji, można przygotować tyle pól spisowych, ilu jest pracowników.

Takie podejście pozwala rozproszyć czynności inwentaryzacyjne pomiędzy dużą liczbą zespołów spisowych, które ze względu na mniejszą ilość składników majątku na danym polu spisowym, mogą wykonać spis w bardzo krótkim czasie i co najważniejsze - jednocześnie. Wyniki spisu z natury ze wszystkich pól spisowych przesyłane są do systemu centralnego i tam weryfikowane i rozliczane przez centralną komisję inwentaryzacyjną. Ponieważ spis z natury może być wykonany przez użytkowników, toteż spis i rozliczenie inwentaryzacji, zbilansowanie nadwyżek z niedoborami może być wykonane bez konieczności przemieszczania się komisji spisowej i inwentaryzacyjnej pomiędzy lokalizacjami. Wszystko odbywa się zdalnie, w wykorzystaniem urządzeń mobilnych i dostępu do sieci Internet.

Taki spis inwentaryzacyjny nawet dla bardzo dużej liczby składników może być ograniczony w czasie, nawet do kilku dni od jego uruchomienia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rys. Przykład rozwiązania (źródło: Pirxon S.A.)

Większa wiarygodność

Analiza inwentaryzacji rozproszonej na zgodność z Zasadami Encyklopedii Zarządzania przywołanymi powyżej, prowadzi do wniosku, że wiele z nich – dzięki technologii - ulega wzmocnieniu.  

Cykl inwentaryzacyjny, inicjuje komisja spisowa przygotowująca harmonogram i zakres przedmiotowy spisu dla osób odpowiedzialnych za poszczególne pola spisowe. Następnie, uruchamia proces spisu z natury, a każda osoba dedykowana do danego pola spisowego pobiera swoje dane na urządzenie mobilne (smartfon, tablet) i przystępuje do spisu składników na swoim polu spisowym. Czynności spisowe polegają na wykonaniu ciągu działań:

odczyt identyfikatora -> zrobienie zdjęć -> odczyt pozycji GPS

dla każdego składnika podlegającego spisowi. Należy zaznaczyć, że operacje te muszą być wykonane w czasie, który jest ograniczany systemowo, co wzmacnia wiarygodność czynności spisowych. Pozycja GPS aktualizuje dane o położeniu składnika w momencie spisu. W przypadku gdy liczba składników jest niewielka odczyt kodu kreskowego może być wykonany z użyciem telefonu komórkowego, bez potrzeby posiadania specjalizowanego skanera.

Po spisaniu wszystkich składników dane trafiają na serwer i są dostępne dla komisji inwentaryzacyjnej, która na ich podstawie dokonuje rozliczenia ilościowego i wartościowego inwentaryzacji. Spis z natury może odbywać się równolegle na wielu polach spisowych, co znakomicie skraca czas tej operacji w skali całego przedsiębiorstwa.            

Należy zaznaczyć, że tak wykonany spis z natury powinien być opisany w instrukcji inwentaryzacyjnej, a osoby odpowiedzialne za jego realizację przeszkolone z użycia aplikacji.

Korzyści

Nowe podejście do inwentaryzacji, z użyciem najnowszych technologii generuje wiele korzyści, min:

  1. Zwiększenie świadomości i odpowiedzialności za majątek przedsiębiorstwa większej liczby jego użytkowników
  2. Zmniejszenie kosztów inwentaryzacji i utrzymania majątku materialnego firmy 
  3. Dramatyczne skrócenie czasu poświęcanego na spis z natury
  4. Szybsze – oparte na kompetencjach użytkowników i osób odpowiedzialnych za składniki majątku trwałego – rozliczenie inwentaryzacji (niedoborów i nadwyżek)
  5. Natychmiastowa aktualizacja danych nt. stanu i lokalizacji składników majątku, dostępna dla wszystkich pracowników firmy.

O autorze:
Dariusz Kąkol (www.linkedin.com/in/dariusz-kakol) – Menadżer i konsultant ds. rozwiązań informatycznych automatyzujących pracę biznesu. Pracował w projektach wdrożeniowych systemów ERP, GIS, EAM. Obecnie Pełnomocnik Zarządu firmy Pirxon (www.pirxon.com) ds. systemu EAM AssetsNinja, specjalizującej się w robotyzacji procesów i automatyzacji zarządzania majątkiem firm i instytucji publicznych.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Krajowy Plan Odbudowy w Polsce w 2024 roku. Wyścig z czasem po 60 miliardów euro

    Zeszłotygodniowe informacje dotyczące odblokowania funduszy europejskich są optymistyczne – kierunek działań przyjęty przez polski rząd może liczyć na przychylność UE. Pamiętajmy jednak, że deklaracje te nie oznaczają, że środki na wspieranie reform i inwestycji zostaną nam „automatycznie” udostępnione - pisze Łukasz Kościjańczuk, partner w CRIDO.

    Czy laptop i wynajęte mieszkanie pracownika zagranicznej firmy to już zakład w Polsce?

    Pracownicy wykonujący pracę poza miejscem siedziby pracodawcy (lub innym miejscem określonym w umowie o pracę) mogą generować szereg konsekwencji podatkowych, zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy, szczególnie gdy w grę wchodzi praca poza Polską, lub w Polsce, ale dla pracodawcy z innego kraju - pisze Dr Adam Barcikowski – Manager w Nexia Advcero.

    Niższy VAT od 1 kwietnia 2024 r. Stawka 8% dla usług kosmetycznych, manicure i pedicure

    Ministerstwo Finansów przygotowało już projekt rozporządzenia, które obniży od 1 kwietnia 2024 r. - z 23% do 8% – stawkę VAT na określone usługi kosmetyczne.

    Czas na reformę Unijnego Kodeksu Celnego

    Reforma (projektu) nowego Unijnego Kodeksu Celnego po konsultacjach społecznych. Od 2027 roku przewidywane jest wejście w życie nowego UKC. Będą to zmiany rewolucyjne w wielu aspektach, dziś obowiązujących przepisów prawa celnego. Wiarygodni przedsiębiorcy mają mieć znaczne uproszczenia oraz mamy przejść na „inteligentne” odprawy celne ze zwiększonym monitoringiem systemów informatycznych.

    Twój e-PIT wspólnie z małżonkiem

    Usługa Twój e-PIT umożliwia złożenie rocznego PIT wspólnie z małżonkiem. Kiedy jest to możliwe? Jakie działania należny wykonać?

    PGNiG obniża ceny gazu dla gospodarstw domowych. Ale nadal ponad 90 zł/MWh drożej od ceny zamrożonej do połowy 2024 roku

    W czwartek 29 lutego 2024 r. Prezes Urzędu Regulacji Energetyki zatwierdził obniżenie o 8,3 proc. (do 290,97 zł/MWh) zatwierdzonej w grudniu 2023 r. i obowiązującej w 2024 r. taryfy na sprzedaż gazu dla gospodarstw domowych i innych tzw. odbiorców uprawnionych przez spółkę PGNiG Obrót Detaliczny. Ale do 30 czerwca 2024 r. cena netto gazu dla odbiorców uprawnionych (w tym odbiorców w gospodarstwach domowych) została zamrożona na poziomie 200,17 zł/MWh.

    Ujednolicenie sprawozdań finansowych komitetów wyborczych. Jest projekt rozporządzenia w tej sprawie

    Ustawodawca przygotował projekt rozporządzenia w sprawie łącznego sprawozdania finansowego komitetu wyborczego, który zarejestrował kandydata na wójta, burmistrza, prezydenta miasta oraz listę kandydatów na radnych. Jakie rozwiązania znalazły się w projekcie?

    Tabela kursów średnich NBP z 29 lutego 2024 roku [nr 043/A/NBP/2024]

    Tabela kursów średnich waluty krajowej w stosunku do walut obcych ogłoszona przez NBP 29 lutego 2024 roku - nr 043/A/NBP/2024. Jaki dziś kurs euro? Jakie zmiany w kursach walut?

    Czy w ramach ulgi rehabilitacyjnej można odliczyć remont łazienki?

    Ulga rehabilitacyjna a remont łazienki. Czy możliwe jest odliczenie w ramach ulgi rehabilitacyjnej kosztów remontu, adaptacji  i wyposażenia łazienki dla osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności?

    Księgowy na urlopie. Jak utrzymać płynność obsługi księgowej w firmie?

    Gdy księgowy udaje się na urlop, firma stoi przed wyzwaniem związanym nie tylko ze zorganizowaniem zastępstwa, ale również z utrzymaniem płynności obsługi księgowej. Podpowiadamy, jak przygotować firmę na taką sytuację.

    REKLAMA