REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inwentaryzacja w czasie pandemii

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
PIRXON
PIRXON SA (dawniej SmartMedia Sp. z o.o.) od 2004 roku optymalizuje procesy, dostarczając zaawansowane rozwiązania informatyczne polskim i zagranicznym firmom.
Inwentaryzacja w czasie pandemii
Inwentaryzacja w czasie pandemii
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Wiele firm w obliczu pandemii koronawirusa ma problem z przeprowadzeniem inwentaryzacji. Wiele z nich wystąpiło do Urzędu Skarbowego o zwolnienie z obowiązku jej wykonania i przesunięciu na przyszły rok. Czy takie podejście jest jedynym z możliwych? Poniżej opisuję nowatorskie podejście do inwentaryzacji, wspierane mobilnymi rozwiązaniami informatycznymi, dedykowane tym firmom, które mimo niesprzyjających okoliczności pandemicznych chcę się dynamicznie rozwijać.

Nowoczesne przedsiębiorstwa z dużą liczbą środków trwałych i wyposażenia przekazanych pracownikom w użytkowanie w różnych lokalizacjach spółki, stoją obecnie przed wyzwaniem jakim jest wykonanie rzetelnej, zgodnej ze standardami inwentaryzacji. Jeśli liczba składników jest duża, inwentaryzacja realizowana w tradycyjny sposób może trwać miesiącami, a nawet latami. O ile z punktu widzenia zgodności z UoR wszystko jest ok, o tyle z punktu widzenia biznesowego już nie koniecznie. Dane o majątku w systemach ERP często są nieaktualne, a zaangażowanie osób odpowiedzialnych za majątek ograniczone jest do czasu, kiedy wspólnie z komisją inwentaryzacyjną, robią spis z natury.     

REKLAMA

Autopromocja

Czas to pieniądz

Nowoczesne firmy cenią czas. „To nie duzi zjadają małych. To szybcy zjadają opieszałych”*). Podobnie jest z zarządzaniem aktywami trwałymi przedsiębiorstwa. Zarządzanie nimi wymaga aktualizacji danych wtedy, kiedy procesy się dzieją. Nie post factum. Każda zmiana stanu posiadanego składnika majątku powinna być natychmiast widoczna dla pozostałych pracowników i partnerów biznesowych. To samo dotyczy inwentaryzacji, która jest tym lepsza, im szybciej jej wyniki dostępne są w systemie dla innych współpracowników. Dodatkowo, inwentaryzacja powinna spełnić wymagania opisane zasadami zgodnymi z Encyklopedią Zarządzania **), min:

  • Zasada terminowości i częstotliwości
  • Zasada kompletności i kompleksowości
  • Zasada komisyjności
  • Zasada rzetelnego obrazu

Nowa jakość w inwentaryzacji

Systemy klasy EAM (Enterprise Asset Management) pozwalają ewidencjonować składniki majątku i nadawać im dowolne atrybuty. Każdy składnik w systemie może mieć dowiązane informacje o jego lokalizacji i użytkowniku. Każda grupa składników może mieć zdefiniowanego właściciela instytucjonalnego i osobę odpowiedzialną. Te atrybuty pozwalają dowolnie kształtować zakres pól spisowych i uruchamiać dowolną liczbę spisów z natury jednocześnie, kontrolowanych przez system EAM. W skrajnym wypadku, na rzecz inwentaryzacji, można przygotować tyle pól spisowych, ilu jest pracowników.

Takie podejście pozwala rozproszyć czynności inwentaryzacyjne pomiędzy dużą liczbą zespołów spisowych, które ze względu na mniejszą ilość składników majątku na danym polu spisowym, mogą wykonać spis w bardzo krótkim czasie i co najważniejsze - jednocześnie. Wyniki spisu z natury ze wszystkich pól spisowych przesyłane są do systemu centralnego i tam weryfikowane i rozliczane przez centralną komisję inwentaryzacyjną. Ponieważ spis z natury może być wykonany przez użytkowników, toteż spis i rozliczenie inwentaryzacji, zbilansowanie nadwyżek z niedoborami może być wykonane bez konieczności przemieszczania się komisji spisowej i inwentaryzacyjnej pomiędzy lokalizacjami. Wszystko odbywa się zdalnie, w wykorzystaniem urządzeń mobilnych i dostępu do sieci Internet.

Taki spis inwentaryzacyjny nawet dla bardzo dużej liczby składników może być ograniczony w czasie, nawet do kilku dni od jego uruchomienia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rys. Przykład rozwiązania (źródło: Pirxon S.A.)

Większa wiarygodność

Analiza inwentaryzacji rozproszonej na zgodność z Zasadami Encyklopedii Zarządzania przywołanymi powyżej, prowadzi do wniosku, że wiele z nich – dzięki technologii - ulega wzmocnieniu.  

Cykl inwentaryzacyjny, inicjuje komisja spisowa przygotowująca harmonogram i zakres przedmiotowy spisu dla osób odpowiedzialnych za poszczególne pola spisowe. Następnie, uruchamia proces spisu z natury, a każda osoba dedykowana do danego pola spisowego pobiera swoje dane na urządzenie mobilne (smartfon, tablet) i przystępuje do spisu składników na swoim polu spisowym. Czynności spisowe polegają na wykonaniu ciągu działań:

odczyt identyfikatora -> zrobienie zdjęć -> odczyt pozycji GPS

REKLAMA

dla każdego składnika podlegającego spisowi. Należy zaznaczyć, że operacje te muszą być wykonane w czasie, który jest ograniczany systemowo, co wzmacnia wiarygodność czynności spisowych. Pozycja GPS aktualizuje dane o położeniu składnika w momencie spisu. W przypadku gdy liczba składników jest niewielka odczyt kodu kreskowego może być wykonany z użyciem telefonu komórkowego, bez potrzeby posiadania specjalizowanego skanera.

Po spisaniu wszystkich składników dane trafiają na serwer i są dostępne dla komisji inwentaryzacyjnej, która na ich podstawie dokonuje rozliczenia ilościowego i wartościowego inwentaryzacji. Spis z natury może odbywać się równolegle na wielu polach spisowych, co znakomicie skraca czas tej operacji w skali całego przedsiębiorstwa.            

Należy zaznaczyć, że tak wykonany spis z natury powinien być opisany w instrukcji inwentaryzacyjnej, a osoby odpowiedzialne za jego realizację przeszkolone z użycia aplikacji.

Korzyści

Nowe podejście do inwentaryzacji, z użyciem najnowszych technologii generuje wiele korzyści, min:

  1. Zwiększenie świadomości i odpowiedzialności za majątek przedsiębiorstwa większej liczby jego użytkowników
  2. Zmniejszenie kosztów inwentaryzacji i utrzymania majątku materialnego firmy 
  3. Dramatyczne skrócenie czasu poświęcanego na spis z natury
  4. Szybsze – oparte na kompetencjach użytkowników i osób odpowiedzialnych za składniki majątku trwałego – rozliczenie inwentaryzacji (niedoborów i nadwyżek)
  5. Natychmiastowa aktualizacja danych nt. stanu i lokalizacji składników majątku, dostępna dla wszystkich pracowników firmy.

O autorze:
Dariusz Kąkol (www.linkedin.com/in/dariusz-kakol) – Menadżer i konsultant ds. rozwiązań informatycznych automatyzujących pracę biznesu. Pracował w projektach wdrożeniowych systemów ERP, GIS, EAM. Obecnie Pełnomocnik Zarządu firmy Pirxon (www.pirxon.com) ds. systemu EAM AssetsNinja, specjalizującej się w robotyzacji procesów i automatyzacji zarządzania majątkiem firm i instytucji publicznych.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

REKLAMA

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA