Księgowy dowód zastępczy

Obowiązek prowadzenia ksiąg

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5 tego artykułu, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody z działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty 1 200 000 euro, określonej w ustawie o rachunkowości. Podmioty gospodarcze osiągające niższe przychody mogą prowadzić księgi rachunkowe, jeżeli przed rozpoczęciem roku podatkowego zawiadomią o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego (art. 24a ust. 5 ustawy o PIT).

Limit prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2015 r.

Dowody księgowe

Podmioty prowadzące księgi rachunkowe są zobowiązane wprowadzić do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każde zdarzenie, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym (art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Podstawą tych zapisów są dowody księgowe (źródłowe) stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, w tym dowody zewnętrzne obce, tj. otrzymane od kontrahentów, oraz dowody zewnętrzne własne, tj. przekazywane w oryginale kontrahentom (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ochrona danych zawartych w dokumentacji księgowej

Księgowanie na podstawie dowodów zastępczych

Dowody zastępcze mogą stanowić podstawę do trwałego ujęcia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych.

Kierownik jednostki, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji (w myśl art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Podatki 2015 - komplet

A zatem nawet w sytuacji gdy jednostka nie otrzymała na czas zewnętrznego dowodu obcego, kierownik jednostki może podjąć decyzję o wystawieniu zastępczego dowodu dokumentującego daną operację gospodarczą.

Za pomocą dowodów zastępczych nie można jednak dokumentować operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Z uwagi na fakt, że w gestii kierownika jednostki leży uznanie dowodu zastępczego za właściwy dla udokumentowania operacji, to każdorazowo taki dowód zastępczy powinien zawierać wskazanie, że został zaakceptowany przez kierownika jednostki, np. przez umieszczenie na nim zdania: „Wyrażam zgodę na uznanie niniejszego dokumentu za dowód zastępczy” oraz złożenie podpisu.

Dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej dzielimy na: zewnętrzne obce (otrzymane od kontrahentów), zewnętrzne własne (przekazywane w oryginale kontrahentom), wewnętrzne (dotyczące operacji wewnątrz jednostki). Dodatkowo, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
- zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
- korygujące poprzednie zapisy,
- zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
- rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Dowód zastępczy, w przypadku braku źródłowego dowodu obcego potwierdzającego fakt dokonania operacji gospodarczej, stosowany jest do czasu otrzymania tego dowodu. W momencie nadejścia dowodu źródłowego konieczne jest sprawdzenie zgodności danych zawartych w dowodzie źródłowym z danymi ujętymi w dowodzie zastępczym. Jeżeli pojawią się rozbieżności należy dokonać zapisów doprowadzających do zgodności danych ujętych w księgach z danymi wynikającymi z dowodu źródłowego. Jeżeli kwota operacji wynikająca z dowodu zastępczego jest niższa od rzeczywistej w dowodzie obcym, to różnicę należy zaksięgować na podstawie dowodu obcego, podając jednocześnie wcześniejszy zapis księgowy. Natomiast, gdy kwota operacji w dowodzie zastępczym jest wyższa niż w dowodzie źródłowym obcym, należy różnicę wyksięgować, stosując storno czerwone (zapis ujemny).

Warto dodać, że dowód zastępczy musi posiadać wszystkie elementy typowe dla prawidłowego dowodu księgowego.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM