Zmieniające się prawo wyzwaniem dla audytu

Wśród tematów poruszanych na VII Konferencja IIA Polska dla Sektora Finansowego znalazły się m.in. zagadnienia takie, jak: RODO vs Rekomendacja D Komisji Nadzoru Finansowego, narzędzia coachingowe w audycie, nowy zakres informacji w dokumentowaniu transakcji z podmiotami powiązanymi na podstawie zmian ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, rola audytu w zakresie wykonywania obowiązków wynikających z ustawy o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami, nowa ustawa o przeciwdziałaniu prania pieniędzy, czy też rola audytu wewnętrznego w aspekcie zmieniającego się prawa regulującego działalność instytucji finansowych

RODO vs Rekomendacja D Komisji Nadzoru Finansowego

Omawiający kwestię wdrożenia nowych zasad związanych z RODO, Piotr Welenc, zaznaczył, że „RODO będzie tak wdrożone, jak kształt organizacji na to pozwoli i jak proces ten będzie zarządzany. Jeżeli prezes danej organizacji stanie za tym murem, podejmie odpowiednie decyzje, wyznaczy osoby i będzie wymagał sprawozdań z tego procesu (np. co miesiąc, co kwartał), wskaże konkretne działania, określi obowiązki i będzie wymagał ich realizacji, czyli krótko mówiąc zaangażuje się w cały proces, to wówczas audyt ma uproszczone zadanie, bo będzie miał jasno powiedziane, co, kto i kiedy miał zrobić w zakresie RODO. Jeżeli natomiast prezes organizacji powie coś na zasadzie „weźcie i zróbcie”, to sprawa nie będzie prosta”.

Wymieniając istotne wymagania RODO w odniesieniu do zintegrowanego GRC (Governance Risk and Compliance) w bezpieczeństwie informacji oraz mechanizmów kontrolnych, wskazał na:

- ład organizacyjny w obszarze ochrony danych osobowych (praw i wolności),

- odpowiedzialność przetwarzającego dane oraz kary,

- nowe i rozszerzone prawa obywateli,

- ograniczenie profilowania,

- nową rolę ABI – teraz IOD,

- inwentaryzację danych i udokumentowane zapisy,

- analizę ryzyka dotycząca naruszenia praw i wolności, w tym danych osobowych,

- nowy zakres uzyskiwania zgody a przetwarzanie,

- większe obowiązki informacyjne,

- transfer danych poza Unię Europejską,

- zarządzanie incydentami oraz obowiązki informacyjne o incydentach.

Wskazał również na relacje RODO z obszarami rekomendacji D Komisji Nadzoru Finansowego, do których należą: ład organizacyjny i ład IT, zarządzanie strategiczne, zarządzanie ryzykiem, zarządzanie projektowe, zarządzanie procesowe, zarządzanie zmianą, zarządzanie bezpieczeństwem informacji, zarządzanie ciągłością działania.

Dokumentowanie transakcji z podmiotami powiązanymi

Marcin Dzięgielewski z Grupy PZU, w wystąpieniu dotyczącym nowego zakresu informacji w dokumentowaniu transakcji z podmiotami powiązanymi na podstawie zmian ustawy o CIT,  przypomniał, że w listopadzie 2015 r. uchwalona została nowelizacja ustaw o PIT i CIT w zakresie wymogów dotyczących dokumentacji cen transferowych, której przepisy dotyczące dokumentacji cen transferowych weszły w życie od 1 stycznia 2017 r. Dodatkowo, 9 marca 2017 r. weszła w życie ustawa o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami a w niej szereg obowiązków dokumentacyjnych w zakresie cen transferowych, natomiast 20 lutego 2018 r. – projekt Rozporządzenia MF w sprawie przedłużenia terminów wykonania niektórych obowiązków z zakresu dokumentacji podatkowej.

„Dotychczasowe obowiązki w zakresie cen transferowych były lekkie, niezbyt nieskomplikowane i ograniczały się w zasadzie do wypełnienia odpowiedniej tabelki. Natomiast najnowsze zmiany przepisów spowodowały, że mamy obecnie mnóstwo dodatkowych raportów, które musimy (lub wkrótce będziemy musieli) przekazywać do Ministerstwa Finansów, a dokładnie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej” – zaznaczył w swoim wystąpieniu Marcin Dzięgielewski. Jego zdaniem zmiany te będą miały wpływ przede wszystkim na wzrost wymogów w zakresie raportowania, bowiem najwięksi podatnicy będą musieli przygotowywać znacznie bardziej szczegółową dokumentację. Zwiększy się transparentność, gdyż podatnicy będą zobowiązani ujawniać dodatkowe informacje na temat podmiotów w różnych krajach, a organy podatkowe zapewnią ich wymianę pomiędzy jurysdykcjami. Pojawi się także zwiększona osobista odpowiedzialność, z uwagi na fakt, że przygotowanie i kompletność dokumentacji na moment składania zeznania będzie pisemnie potwierdzał np. pełnomocnik spółki, co oznacza jego osobistą odpowiedzialność w przypadku braku takich dokumentów na potrzeby kontroli.

Wyjaśnił również, że zakres raportowania w zakresie cen transferowych zależy od wysokości osiąganych przychodów/kosztów i obejmuje następujące dokumenty:

PRZYCHODY/KOSZTY powyżej 2 mln EURO

1) Dokumentacja lokalna

2) Oświadczenie podatnika

PRZYCHODY/KOSZTY powyżej 10 mln EURO

3) CIT-TP

PRZYCHODY/KOSZTY powyżej 20 mln EURO

4) Dokumentacja Grupowa – Master File

SKONSOLIDOWANE PRZYCHODY powyżej 750 mln EURO

5) Country by Country Raport

Omawiając poszczególne dokumenty wskazał:

1) Dokumentacja Lokalna – zakres informacji w tym elemencie dokumentacji jest zbliżony do dotychczasowych wymogów. Nowością jest dodatkowy obowiązek tworzenia studiów porównawczych oraz przedstawienia informacji o procesach restrukturyzacji w grupie i innych zdarzeniach gospodarczych.

2) Oświadczenie podatnika - oświadczenie o sporządzeniu dokumentacji cen transferowych zgodnej z wymogami podpisywane przez Zarząd Spółki lub osoby upoważnione za każdy rok podatkowy.

3) Formularz CIT-TP – jest nowym elementem, który zastąpi formularz Ord-u. Wypełniając go podatnik będzie musiał wskazać transakcje z podmiotami powiązanymi zawarte w danym roku oraz np. przeprowadzone procesy restrukturyzacyjne. Dzięki temu organy podatkowe uzyskają podstawowe informacje umożliwiające wstępne typowanie podmiotów do kontroli.

Polecamy: Ceny transferowe. Jak przygotować firmę do kontroli podatkowej

4) Dokumentacja Grupowa – to dodatkowy dokument w stosunku do obecnych wymogów. Powinien być przygotowywany z perspektywy grupy, a także zawierać ogólne informacje o jej charakterystyce i prowadzonej działalności: opis działalności, informację o wynikach finansowych, otoczeniu gospodarczym, najważniejsze wartości niematerialne i prawne, opis najważniejszych transakcji i zasad wyznaczania cen transferowych.

5) Raport Country by Country – sprawozdanie o wysokości dochodów i zapłaconego podatku oraz miejscach prowadzenia działalności gospodarczej. Sprawozdanie to pozwoli porównać w ramach grupy kapitałowej wielkość działalności w poszczególnych krajach, wykazywany tam zysk i zapłacony podatek. Będzie to proste narzędzie do identyfikacji potencjalnie wątpliwych struktur, nakierowanych na unikanie opodatkowania. Wprowadzenie praktycznie jednolitych wymogów w ramach Unii Europejskiej i krajów OECD, ma zapewnić efektywną wymianę informacji pomiędzy organami podatkowymi.

Wymiana informacji podatkowych z innymi państwami

Natomiast zagadnienia dotyczące roli audytu w zakresie wykonywania obowiązków wynikających z ustawy o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami (m.in. najważniejsze kwestie problematyczne, rejestrowanie czynności) wyjaśnił Jan Ziomek. Przypomniał, że wymianę informacji podatkowych z innymi państwami regulują m.in.: ustawa o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami, Dyrektywa 2014/107/UE z dnia 9 grudnia 2014 r. zmieniająca dyrektywę 2011/16/UE w zakresie obowiązkowej automatycznej wymiany informacji w dziedzinie opodatkowania, Common Reporting Standard opracowany przez OECD.

Przybliżył m.in. definicję beneficjenta rzeczywistego zgodnie z projektowaną zmianą. I tak, przez beneficjenta rzeczywistego, w świetle projektowanej regulacji, rozumie się osobę fizyczną lub osoby fizyczne, sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub osobę fizyczną lub osoby fizyczne, w imieniu których stosunki gospodarcze są nawiązywane lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna, w tym:

a) w przypadku klienta będącego osobą prawną inną niż spółka, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym podlegającym wymogom ujawniania informacji wynikającym z przepisów prawa Unii Europejskiej lub odpowiadającym im przepisom prawa państwa trzeciego:

– osobę fizyczną będącą udziałowcem lub akcjonariuszem klienta, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,

– osobę fizyczną dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym klienta, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,

– osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji klienta lub łącznie dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie klienta, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,

– osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad klientem poprzez posiadanie w stosunku do tej osoby prawnej uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 lit. a–e ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2017 r. poz. 2342 i 2201 oraz z 2018 r. poz. 62), lub

– osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze, w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w tiret pierwsze, drugie, trzecie i czwarte oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,

b) w przypadku klienta będącego trustem:

– założyciela,

– powiernika,

– nadzorcę, jeżeli został ustanowiony,

– beneficjenta,

– inną osobę sprawującą kontrolę nad trustem,

c) w przypadku klienta będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, wobec którego nie stwierdzono przesłanek lub okoliczności mogących wskazywać na fakt sprawowania kontroli nad nim przez inną osobę fizyczną lub osoby fizyczne, przyjmuje się, że taki klient jest jednocześnie beneficjentem rzeczywistym.

Omówione zostały także zagadnienia takie jak rachunek raportowany, przechowywanie informacji, podmiot aktywny, podmiot pasywny, rachunek o niższej wartości, rachunek o wysokiej wartości, Tax Identification Number (TIN) czy rejestr czynności.

Więcej miejsca poświęcono kwestiom dotyczącym raportowania CRS-1, wskazując m.in., że informacja o rachunkach raportowanych (zgodnie z art. 34 ustawa o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami) zawiera:

1) imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia w przypadku osoby fizycznej, nazwę, adres, państwo lub państwa rezydencji oraz TIN osoby raportowanej będącej posiadaczem rachunku, a w przypadku podmiotu będącego posiadaczem rachunku, który zostanie zidentyfikowany jako kontrolowany przez co najmniej jedną osobę kontrolującą będącą osobą raportowaną nazwę, adres, państwo lub państwa rezydencji, TIN tego podmiotu, a także imię i nazwisko, adres, państwo lub państwa rezydencji, TIN oraz datę i miejsce urodzenia tej osoby kontrolującej;

2) numer rachunku lub jego funkcjonalny odpowiednik w przypadku braku takiego numeru;

3) nazwę i adres raportującej instytucji finansowej oraz TIN, o ile go posiada;

4) saldo rachunku lub wartość, a w przypadku pieniężnej umowy ubezpieczenia lub umowy renty - wartość pieniężną lub wartość wykupu, ustalone na koniec roku kalendarzowego, za który informacja jest przekazywana, albo informację o zamknięciu rachunku, jeżeli został zamknięty w ciągu roku kalendarzowego, za który informacja jest przekazywana;

5) w przypadku rachunku powierniczego:

a) łączną kwotę brutto odsetek, łączną kwotę brutto dywidend oraz łączną kwotę brutto innych dochodów osiągniętych w związku z aktywami posiadanymi na rachunku, które zostały wpłacone na rachunek lub uznane na rachunku w roku kalendarzowym,

b) łączną kwotę brutto przychodów ze sprzedaży lub umorzenia aktywów finansowych wpłaconych lub uznanych na poczet rachunku w roku kalendarzowym, w odniesieniu do których raportująca instytucja finansowa działała jako powiernik, broker, pełnomocnik lub inny przedstawiciel działający na rzecz posiadacza rachunku;

6) w przypadku rachunku depozytowego - łączną kwotę brutto odsetek wpłaconych lub uznanych na rachunku w roku kalendarzowym;

7) w przypadku rachunku finansowego innego niż wskazany w pkt 5 i 6, w odniesieniu do którego raportująca instytucja finansowa działa jako zobowiązany lub dłużnik - łączną kwotę brutto wpłaconą lub uznaną na rzecz posiadacza rachunku w roku kalendarzowym, w tym łączną kwotę umorzeń dokonanych na rzecz posiadacza rachunku.

Poza tym na Konferencji: Piotr Jaworski, trener, szef Szkoły Mentorów Collegium Wratislaviense, zaprezentował narzędzia coachingowe w audycie; Iwona Leńczuk, Radca Prawny/Inspektor Nadzoru, omówiła m.in. projektowane zmiany w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu; natomiast Dagmara Wieczorek-Bartczak, Dyrektor Działu Doradztwa Biznesowego EY, przybliżyła wyzwania związane z Funkcją Aktuarialną.