Biała lista podatników VAT - wzór zawiadomienia ZAW-NR od 1 stycznia 2020 r.

Wzór zawiadomienia ZAW-NR wprowadza rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie wzoru zawiadomienia o zapłacie należności na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (Dziennik Ustaw rok 2019 poz. 253).

Zawiadomienie ZAW-NR

Wprowadzenie nowego zawiadomienia (ZAW-NR) przewiduje projekt rozporządzenia Ministra Finansów z 4 grudnia br. w sprawie wzoru zawiadomienia o zapłacie należności na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, które ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2020 r. Rozporządzenie stanowi wykonanie fakultatywnego upoważnienia, o którym mowa w przepisie art. 117ba § 5 Ordynacji podatkowej.

Jak wyjaśnia resort finansów w uzasadnieniu do projektu, przepis art. 117ba Ordynacji podatkowej, który został dodany na mocy art. 5 pkt 2 ustawy z dnia 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2019 poz. 1018), przewiduje odpowiedzialność solidarną wobec podatnika, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, na rzecz którego dokonano dostawy towaru lub świadczono usługę, całym jego majątkiem wraz z podmiotem dokonującym tej dostawy lub świadczącym tę usługę zarejestrowanym na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, za jego zaległości podatkowe w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę lub tę usługę, w przypadku gdy zapłata należności zostanie przekazana na rachunek inny niż rachunek zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podatników VAT (tzw. białej liście podatników VAT). Odpowiedzialność solidarna nabywcy będzie wyłączona, w tym również w przypadku podatników z tytułu zawartych umów factoringu, cesji wierzytelności, przelewu albo umów o podobnym charakterze, w sytuacji gdy podatnik dokonujący płatności dokonał zapłaty należności na rachunek inny niż zawarty w wykazie, pod warunkiem że zawiadomi o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury, w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu (art. 117ba § 3).

Zasady składania zawiadomienia ZAW-NR

Podstawę prawną złożenia zawiadomienia stanowią przepisy: art. 117ba § 3 Ordynacji podatkowej, art. 14 ust. 2i pkt 2 lub art. 22p ust. 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387, z późn. zm.) oraz art. 12 ust. 4j pkt 2 lub art. 15d ust. 4 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 865, z późn. zm.).

Uprawnionymi do składania zawiadomienia będą podatnicy dokonujący zapłaty należności przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o VAT. Organem prowadzącym ten wykaz jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Zatem do składania zawiadomienia będą uprawnieni, zgodnie z art. 117ba § 1 i 2 Ordynacji podatkowej, podatnicy dokonujący zapłaty (powyżej 15 000 zł) na rachunek spoza wykazu w sytuacji, gdy dostawa towarów lub świadczenie usług są potwierdzone fakturą i zostały dokonane przez podatników VAT czynnych. W poz. 1 wzoru zawiadomienia należy podać identyfikator podatkowy NIP podatnika dokonującego zapłaty na rachunek spoza wykazu, na rzecz którego dokonano dostawy towarów lub świadczenia usługi. Zawiadomienie ZAW-NR może też złożyć przedsiębiorstwo w spadku. W tym przypadku, w poz. 1 zawiadomienia należy wpisać identyfikator podatkowy NIP zmarłego przedsiębiorcy, co wynika z treści objaśnienia nr 1.

Termin złożenia zawiadomienia ZAW-NR wynosi trzy dni od dnia zlecenia przelewu. Zawiadomienie należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury.

Zgodnie z zasadą ogólną określania właściwości miejscowej organów podatkowych wynikającą z art. 17 § 1 Ordynacji podatkowej, jeżeli ustawy podatkowe nie stanowią inaczej, właściwość miejscową organów podatkowych ustala się według miejsca zamieszkania albo adresu siedziby podatnika, płatnika, inkasenta lub podmiotu wymienionego w art. 133 § 2. Zasada ogólna określająca właściwość ze względu na siedzibę podatnika, jeżeli podatnik jest osobą prawną lub jednostką niemającą osobowości prawnej, oraz ze względu na miejsce zamieszkania, jeżeli podatnik jest osobą fizyczną, ma zastosowanie w podatku od towarów
i usług (VAT).

Zasada ogólna ustalania właściwości organów podatkowych określona w art. 17 § 1 Ordynacji podatkowej może być modyfikowana przez ustawy podatkowe oraz akty wykonawcze, w zależności od organizacji prawnej, statusu podatkowego, formy czy rodzaju działalności prowadzonej w Polsce. Przykładowo, art. 3 ustawy o VAT zawiera przepisy stanowiące o ustaleniu właściwości urzędu skarbowego dla celów rozliczania podatku VAT jedynie w przypadku podatników:

- nieposiadających siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

- posiadających siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej;

- nieposiadających siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej, wykonujące czynności podlegające opodatkowaniu VAT na terytorium UE

- o którym mowa w art. 15 ust. 1a i art. 17 ust. 1i, tj. jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej stanowiącej przedsiębiorstwo w spadku w okresie od otwarcia spadku do dnia wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego albo uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego.

Od dnia 1 stycznia 2016 r. przepisem, który ma zastosowanie dla ustalenia właściwości miejscowej organów podatkowych w zakresie podatku o towarów i usług jest art. 17 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym właściwość miejscową organów podatkowych ustala się według miejsca zamieszkania albo adresu siedziby podatnika. Natomiast wykaz podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o VAT zawiera m.in. adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną oraz adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania – odniesieniu do osoby fizycznej, co ułatwi podmiotom składającym zawiadomienie ustalenie właściwego dla wystawcy faktury naczelnika urzędu skarbowego.

W przypadku podatnika, o którym mowa w art. 15 ust. 1a ustawy o VAT, właściwym organem podatkowym, zgodnie z brzmieniem art. 3 ust. 6 ww.  ustawy, jest organ podatkowy, który był właściwy dla zmarłego podatnika w dniu jego śmierci (objaśnienie nr 2 w formularzu ZAW-NR).

Objaśnienia do zawiadomienia ZAW-NR

W poz. 4 należy wskazać datę wypełnienia zawiadomienia ZAW-NR.

W części A MIEJSCE I CEL SKŁADANIA ORAZ RODZAJ ZAWIADOMIENIA należy wskazać w poz. 5 naczelnika urzędu skarbowego, do którego jest składane zawiadomienie oraz cel: złożenie zawiadomienia (poz. 6 kwadrat nr 1) lub korekta zawiadomienia (poz. 6 kwadrat nr 2).

W polu wymieniającym podstawę prawną zawiadomienia podatnik określa rodzaj zawiadomienia, zaznaczając właściwy kwadrat lub kwadraty, z przepisem którego będzie dotyczyło zawiadomienie: art. 117ba § 3 Ordynacji podatkowej (poz. 7), art. 14 ust. 2i pkt 2 lub art. 22p ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (poz. 8) lub art. 12 ust. 4j pkt 2 lub art. 15d ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (poz. 9).

Część B DANE PODATNIKA zawiera dane podatnika składającego zawiadomienie ZAW-NR, który dokonał zapłaty należności przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W przypadku przedsiębiorstwa w spadku należy podać nazwisko, pierwsze imię i datę urodzenia zmarłego przedsiębiorcy oraz nie wypełniać części B.2.Wyjaśniono to w treści objaśnienia nr 3.

W pozycjach 10-20 należy wskazać dane identyfikacyjne i adres podatnika składającego zawiadomienie:

- w części B.1. nazwę (podatnika niebędącego osobą fizyczną), nazwisko i pierwsze imię oraz datę urodzenia w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną (poz. 10 i 11),

- w części B.2. adres siedziby albo, w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną, imię i nazwisko oraz adres stałego miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności - adres miejsca zamieszkania (poz. 12-20).

Polecamy: Nowa matryca stawek VAT

Polecamy: Instrukcje VAT

W części C DANE WYSTAWCY FAKTURY WSKAZANE NA FAKTURZE należy wskazać dane identyfikacyjne wystawcy faktury wskazane na fakturze tj.: podatkowy numer identyfikacyjny NIP, nazwę albo imię i nazwisko (część C.1. poz. 21-22).

Natomiast w części C.2. należy wskazać wynikające z faktury dane adresowe wystawcy tj. adres siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności wystawcy faktury (poz. 23-31).

W części D DANE DOTYCZĄCE DOKONANYCH PŁATNOŚCI należy wskazać, zgodnie z treścią objaśnienia nr 4, numer rachunku, na który dokonano zapłaty należności, innego niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

W poz. 32 należy wskazać rodzaj rachunku, na jaki dokonano płatności: rachunek polski (kwadrat nr 1) lub rachunek zagraniczny (kwadrat nr 2). W przypadku płatności na rachunek polski wskazany w poz. 32 (kwadrat nr 1), w poz. 33 należy podać kolejno 26 znaków, w standardzie NRB.

W poz. 34 i 35 wzoru ZAW-NR wyodrębniono miejsca na wpisanie międzynarodowego numeru rachunku bankowego IBAN (kolejno 28 znaków) oraz kod SWIFT (kolejno 8-11 znaków) umożliwiającego identyfikację instytucji, do której adresowany jest dany przelew.

W poz. 36 należy wskazać datę zlecenia przelewu kwoty wskazanej w poz. 37, na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W poz. 37 wskazać należy kwotę dokonanej przelewem zapłaty.

Pozycje 32-37 w części D zawiadomienia w postaci elektronicznej będą powtarzalne co oznacza, że przewidują możliwość wpisania danych odnośnie do kilku płatności realizowanych w jednym dniu przez podatnika składającego zawiadomienie ZAW-NR na rzecz tego samego wystawcy faktury. Podatnik, w przypadku dokonania płatności dla tego samego kontrahenta, nie będzie obowiązany do składania odrębnego zawiadomienia dla każdej z tych płatności. Proponowane rozwiązanie uprości i ułatwi podatnikowi skorzystanie z uprawnienia określonego w art. 117ba § 3 Ordynacji podatkowej. 

Część E DANE I PODPIS PODATNIKA LUB OSOBY REPREZENTUJĄCEJ PODATNIKA umożliwia identyfikację osoby składającej zawiadomienie poprzez podanie imienia (poz. 38) i nazwiska (poz. 39), złożenie podpisu (poz. 40) podatnika składającego zawiadomienie lub osoby reprezentującej podatnika uprawnionego do złożenia zawiadomienia.

Zawiadomienie może być składane do właściwego organu zarówno w postaci papierowej, jak też w formie dokumentu elektronicznego. Ułatwi to składanie zawiadomienia, co ma istotne znaczenie dla podatnika, który dokonał zapłaty na rachunek spoza wykazu i chciałby uwolnić się od negatywnych konsekwencji podatkowych w postaci braku możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów w podatkach dochodowych PIT i CIT oraz odpowiedzialności solidarnej w podatku VAT, o której mowa w art. 117ba § 1 i 2 Ordynacji podatkowej.

Natomiast w przypadku, gdy w przepisach prawa został wskazany organ właściwy do określenia wzoru dokumentu, jeżeli przepisy te nie wykluczają przesyłania dokumentów drogą elektroniczną, zgodnie z art. 16a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, z późn. zm.) organ ten:

1) przekazuje ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji wzór dokumentu elektronicznego w celu umieszczenia go w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, o którym mowa w art. 19b ust. 1;

2) przekazuje ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji opis usługi możliwej do zrealizowania przy wykorzystaniu wzoru dokumentu elektronicznego w celu zamieszczenia go w katalogu usług;

3) udostępnia na ePUAP lub w innym systemie teleinformatycznym formularz elektroniczny umożliwiający wygenerowanie dokumentu elektronicznego w celu złożenia go za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Wzór zawiadomienia ZAW-NR obowiązywał będzie od 1 stycznia 2020 r.

Zobacz: Wzór zawiadomienia ZAW-NR określony w projekcie rozporządzenia

Podstawa prawna:

Projekt rozporządzenia Ministra Finansów (z 4 grudnia 2019 r.) w sprawie wzoru zawiadomienia o zapłacie należności na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.