Środek trwały czy wyposażenie?

Konieczność księgowania całego majątku przedsiębiorstwa prowadzi do konieczności poprawnego i właściwego jego kategoryzowania i rozdzielania. Podatnicy rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej często mają problem z określeniem tego, w jaki sposób należy prawidłowo zaksięgować dokonane zakupy. Istotnym jest także rozróżnienie zakupu - czy jest on kwalifikowany jako środek trwały, czy może jako wyposażenie?

Środek Trwały

W świetle zapisów zawartych w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe  i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.

Środki trwałe są to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, spełniające następujące warunki:

• przewidywany okres ich ekonomicznej użyteczności (okres, w którym według przewidywań jednostka będzie osiągała korzyści ekonomiczne w wyniku używania tego składnika) jest dłuższy niż rok,
• są kompletne oraz zdatne do użytku, tj. są wyposażone we wszystkie elementy niezbędne do funkcjonowania zgodnie z przeznaczeniem, a także na tyle sprawne technicznie oraz dopuszczone do używania pod względem prawnym, że mogą być wykorzystywane w prowadzonej działalności,
• przeznaczone zostały na potrzeby jednostki, tj. będą służyć realizacji celów określonych w dokumentacji jednostki (umowie, statucie, wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub innej ewidencji wymaganej przepisami prawa).

Powinny także spełniać definicję aktywów określoną w art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości – „aktywa to kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych”.

Do środków trwałych zalicza się:

• nieruchomości - w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
• maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
• ulepszenia w obcych środkach trwałych,
• inwentarz żywy.

Zakup a środek trwały

Aby zakup został uznany za środek trwały, musi spełniać pewne wymogi. Środek trwały musi być własnością lub też współwłasnością  podatnika i musi zostać nabyty, lub wytworzony we własnym zakresie. Ponadto składnik ten musi być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do użytkowania.

Co ważne, składnik, który uznaje się za środek trwały, musi mieć określony przewidywany okres użytkowania dłuższy niż 1 rok (a wartość początkowa musi przekraczać ww. 10 000 zł netto). Musi być także wykorzystywany przez podatnika wyłącznie na cele firmowe, czyli na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, albo oddanym do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Środki trwałe podlegające amortyzacji

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca nie określił wprost definicji środka trwałego. Wskazał jedynie (w art. 22a) składniki majątku, które przy spełnieniu określonych warunków można uznać za środki trwałe podlegające amortyzacji.

Jak wynika z art. 22a. pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art.22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

• budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
• maszyny, urządzenia i środki transportu,
• inne przedmioty

- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1.

Odpisy amortyzacyjne

Wprowadzone do ewidencji środków trwałych składniki majątku spowodują, iż będzie można zaliczyć wydatki dotyczące kupna środków trwałych do kosztów uzyskania przychodu. Dokonuje się tego za pomocą odpisów amortyzacyjnych. Koszty będą rozłożone w czasie,  nie będą więc odliczone jednorazowo.

Uwaga! Wszelkie operacje dotyczące środka trwałego muszą być zapisane w ewidencji środków trwałych, jeżeli dany składnik majątku został zaliczony do ewidencji ŚT.

Środek trwały można rozliczać w kosztach w rozłożonym czasie poprzez miesięczne odpisy amortyzacyjne. Wartością graniczną jest kwota 10 000 zł netto (w przypadku czynnych podatników VAT). Jeżeli wartość początkowa środka trwałego nie przekracza 10 000 zł netto, to podatnik może nie wprowadzać go do ewidencji środków trwałych (co oznacza, że nie musi dokonywać odpisów amortyzacyjnych), a poniesiony wydatek na ten środek można bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów za ten miesiąc, w którym środek został oddany do użytkowania.

Zobacz: Klasyfikacja Środków Trwałych ze stawkami amortyzacji i powiązaniem z KŚT 2010

Składniki majątku, które nie przekraczają wartości 10 000 zł netto, ale spełniają kryteria ustawy o PIT, podatnik może wprowadzić do ewidencji środków trwałych i dokonywać planowych odpisów amortyzacyjnych w ustalonym okresie amortyzacji, lub  wprowadzić do ewidencji środków trwałych jako składnik o niskiej jednostkowej wartości z możliwością dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania do używania, lub w miesiącu następnym, bądź nie zaliczać składnika majątku o niskiej wartości do ewidencji środków trwałych, a wydatek na jego zakup zaksięgować bezpośrednio w koszty, w miesiącu oddania do użytkowania.

Podsumowując powyższe rozważania, obowiązek dokonywania odpisów amortyzacyjnych wystąpi przy spełnieniu następujących warunków:

• wartość składnika majątku przekracza 10 000 zł,
• składnik majątku jest własnością lub współwłasnością dokonującego amortyzacji,
• składnik majątku jest nabyty lub wytworzony we własnym zakresie,
• składnik majątku jest kompletny i zdatny do użytku, ale w takim znaczeniu, w jakim będzie spełniał określoną funkcję w prowadzonej przez podatnika działalności.