Ewidencja VAT

Jak prowadzić ewidencję osób obdarowanych prezentami o małej wartości, aby nie narazić się na sankcje oraz konieczność naliczania VAT? Czy istnieje wzór, na podstawie którego można stworzyć własną ewidencję? Przez jaki okres należy ją przechowywać w firmie? Czy wystarczy rok kalendarzowy?

Podatnik VAT prowadzi działalność usługową w zakresie produkcji i zakładania paneli ściennych. Dodatkowo od niedawna wynajmuje nieruchomość w ramach najmu prywatnego, poza działalnością. Czy powinien wykazywać najem w deklaracji VAT-7 i w ewidencji VAT?

Przepisy dotyczące nowego pliku JPK_VAT wejdą w życie 1 kwietnia 2020 r. Wprowadzeniu nowego pliku JPK_VAT towarzyszyć będzie również szereg nowych przepisów dotyczących ewidencji VAT.

Podstawowym dokumentem potwierdzającym zakup przez przedsiębiorcę jest faktura. Na co dzień zdarzają się sytuacje, kiedy faktury ulegają zniszczeniu lub zaginą w trakcie wysyłki i nigdy nie trafią do odbiorcy. W takich przypadkach może pojawić się wątpliwość z jaką datą ująć duplikat faktury w ewidencji podatkowej.

Jestem czynnym podatnikiem VAT. Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług reklamowych, w której wykorzystuję samochód osobowy. W jaki sposób należy ujmować w ewidencji VAT i w strukturze JPK_VAT faktury dotyczące wydatków związanych z samochodem osobowym, od których odliczam 50% podatku naliczonego?

Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że jeżeli podatnik VAT zawiesił działalność gospodarczą i nie prowadzi zapisów w ewidencji VAT, to nie ma obowiązku przesyłania JPK_VAT za okresy zawieszenia tej działalności. Ale jednocześnie MF zwraca uwagę, że w niektórych sytuacjach (np. gdy podatnik dokonuje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów), pomimo zawieszenia działalności, uzupełnia się ewidencję VAT, składa deklarację VAT i przesyła JPK_VAT.

Podatnicy VAT składający deklaracje miesięcznie, mają obowiązek składać korektę JPK_VAT niezwłocznie po skorygowaniu deklaracji VAT-7 lub po otrzymaniu informacji o wprowadzeniu błędnych danych kontrahenta. Pozostali podatnicy muszą korygować JPK_VAT niezwłocznie po zidentyfikowaniu błędów. Eksperci resortu finansów udzielili odpowiedzi na szereg pytań pojawiających się w praktyce w związku z korektą JPK_VAT. Wyjaśnienia dotyczą numeracji korekt, błędów w treści faktury, korekt deklaracji, paragonów fiskalnych i innych kwestii.

Z początkiem 2018 roku wszyscy podatnicy objęci zostali obowiązkiem prowadzenia rejestrów VAT w postaci elektronicznej, jak również obowiązkiem comiesięcznego raportowania JPK_VAT. Za niedopełnienie nowych obowiązków służby skarbowe mają prawo nałożyć przewidziane przepisami kary.

Kwestię obowiązków związanych z prowadzeniem ewidencji VAT reguluje dział XI, rozdział 2 ustawy o VAT (art. 109-110). Zgodnie z tymi przepisami ewidencje są zobowiązani prowadzić podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT jak i czynni podatnicy podatku VAT.

Ustawodawca nałożył na podatników obowiązek przechowywania wszystkich dokumentów i ewidencji związanych z rozliczenie podatku VAT. Każdy podatnik ma obowiązek ich przechowywania do czasu upływu terminu przedawnienia.

Kolejna grupa podatników wysłała już swoje pierwsze JPK_VAT. Należy pamiętać, że każda korekta deklaracji VAT-7/VAT-7K, która jest spowodowana zmianami w ewidencji, powoduje, iż podatnik jest zobowiązany do przesłania ponownie JPK_VAT. Dotyczy to oczywiście okresu, kiedy istniał już obowiązek przesyłania JPK_VAT.

Ewidencję VAT w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) do Ministerstwa Finansów raportuje obecnie niemal 6 tys. podatników. Nie jest to jednak proste zadanie. Po pierwszych dwóch miesiącach przesyłania plików widoczne stają się problemy, którym muszą stawić czoła duże firmy. Na te trudności już obecnie powinny zwrócić uwagę mniejsze przedsiębiorstwa i instytucje samorządowe, które już od przyszłego roku czeka ten sam obowiązek.

Duzi przedsiębiorcy (oraz podatnicy VAT niebędący przedsiębiorcami, ale spełniający kryteria uznania ich za duże podmioty) w sierpniu po raz pierwszy powinni przesłać Ministrowi Finansów informacje o prowadzonych ewidencjach zakupu i sprzedaży VAT. Informacja obejmuje lipcową ewidencję zakupu i sprzedaży VAT i należy ją złożyć do 25 sierpnia. Informację tę należy przekazać w formie elektronicznej odpowiadającej strukturze tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego.