REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Załączniki do faktur w KSeF - miały być dla wszystkich podatników a w praktyce skorzystają nieliczni

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Załączniki do faktur w KSeF - miały być dla wszystkich a w praktyce będą dla nielicznych. Dlaczego?
Załączniki do faktur w KSeF - miały być dla wszystkich a w praktyce będą dla nielicznych. Dlaczego?
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Nowa funkcja Krajowego Systemu e-Faktur pozwoli na przesyłanie do KSeF faktur zawierających załączniki, ale tylko w ściśle określonym formacie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci branży księgowej ostrzegają, że rozwiązanie, które miało ułatwiać raportowanie dodatkowych danych, w obecnym kształcie będzie dostępne głównie dla dużych firm dysponujących budżetem IT. Tymczasem mali i średni przedsiębiorcy, którzy do tej pory wysyłali z fakturą np. protokół odbioru czy raport wykonania usługi, obawiają się wykluczenia i dodatkowych obowiązków.

Załączniki w KSeF

Wbrew powszechnemu rozumieniu, „załącznik” w KSeF to nie osobny plik PDF, JPG ani dokument tekstowy, ale techniczny element struktury logicznej faktury FA(3). Może zawierać wyłącznie informacje tabelaryczne – kolumny, wiersze, podsumowania – i służy do przedstawiania rozbudowanych danych liczbowych. Nie mogą się w nim znaleźć dokumenty handlowe, marketingowe ani administracyjne takie jak umowy, instrukcje czy oferty; załącznik musi zawierać dane podatkowe, powiązane z elementami faktury określonymi w art. 106e ustawy o VAT.

REKLAMA

Rozwiązanie dla wybranych?

REKLAMA

Ministerstwo Finansów deklaruje, że nowa funkcja jest dostępna dla wszystkich branż. W rzeczywistości jednak skorzystają z niej głównie duże przedsiębiorstwa, które operują na powtarzalnych i ustrukturyzowanych danych, a także mają zasoby finansowe, które mogą przeznaczyć na dostosowanie swojego ekosystemu IT do wymagań KSeF. Bowiem resort finansów wprost zapowiada, że nie planuje umożliwiać w swoich bezpłatnych narzędziach (Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF, e-mikrofirma) funkcji tworzenia załącznika oraz przesyłania faktury z nim do centralnego systemu.

W obecnym kształcie załącznik do faktury w KSeF jest ukłonem dla sektorów energetycznego i paliwowego, które dołączają szczegółowe zestawienia liczbowe, np. zużycia energii czy usług rozliczanych jednostkowo. Co jednak z firmami z branży budowlanej, handlowej, transportowej, dla których elementem faktury są np. protokoły odbioru, harmonogramy, wuzetki czy raporty działań? One również korzystają z załączników, ale ich dokumenty nie mieszczą się w sztywnych ramach zaproponowanej tabeli. Dla nich praktyczne wdrożenie tego rozwiązania może okazać się bardzo trudne lub kosztowne – wskazuje Kamila Cieszkowska, właścicielka biura rachunkowego, ekspertka SaldeoSMART.

Tylko na wniosek i z ryzykiem cofnięcia zgody

REKLAMA

Możliwość dołączania załączników do faktur w KSeF nie jest domyślnie dostępna dla wszystkich podatników. Aby z niej skorzystać, przedsiębiorca musi złożyć odpowiednie zgłoszenie do Ministerstwa Finansów i uzyskać jego akceptację. We wniosku, który przesyłać można wyłącznie drogą elektroniczną, przez API, firma musi uzasadnić potrzebę tworzenia załączników, a także wskazać konkretny zakres danych, jakie będzie w nich wpisywać. Konieczne jest także zadeklarowanie z góry nie tylko średniego rozmiaru faktury z załącznikiem (aktualny limit to 3MB), ale również liczby takich dokumentów, które będą przesyłane miesięcznie.

Zgłoszenia o udostępnienie możliwości wysyłania załączników będzie można składać od 1 stycznia 2026 roku, a na rozpatrzenie wniosku resort finansów będzie miał do 30 dni. Zgoda na przesyłanie faktur z załącznikiem będzie wydawana na okres dwóch lat, ale może zostać cofnięta. Ministerstwo Finansów skorzysta z takiej opcji w sytuacji, gdy odkryje, że firma wysyła dokumenty niezgodnie z zadeklarowanym przeznaczeniem, na przykład gdy wyśle większą liczbę faktur z załącznikiem, niż przewidywała we wniosku. Dodatkowo każda zmiana zawartości załącznika, np. w zakresie używanej jednostki, sposobu obliczania wartości czy układu danych będzie wymagała przesłania zgłoszenia aktualizacyjnego do organu rządowego. Aktualnie nie ma jeszcze w pełni określonych wytycznych dotyczących sposobu postępowania w sprawie potwierdzenia i odebrania możliwości wystawiania faktur z załącznikiem. Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, zostaną one określone w osobnym rozporządzeniu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wylewanie dziecka z kąpielą

Ekspertka SaldeoSMART wskazuje także, że obecne rozwiązanie zamiast wspierać automatyzację procesów księgowych może ją skutecznie utrudniać. W firmach, które nie są w stanie przygotować zgodnych z wymaganiami załączników, pojawi się konieczność utrzymywania podwójnego obiegu dokumentów: faktura będzie wysyłana przez KSeF, a towarzyszący jej plik np. protokół odbioru lub raport godzinowy osobno, w wiadomości mailowej. Część przedsiębiorców rozważa pomysł, by załączniki udostępniać kontrahentom w formie umieszczanych na fakturze linków do serwisów chmurowych. Rodzi to jednak dodatkowe ryzyka: jak zabezpieczyć te dane i dostęp do nich oraz co w sytuacji, gdy link wygaśnie albo trafi w niepowołane ręce?

– Dla wielu przedsiębiorstw oznacza to krok w tył. Zamiast zyskać na automatyzacji zadań, będą musiały pilnować, gdzie trafiła faktura a gdzie załącznik, kto go odebrał i czy w ogóle wie, że został mu on przesłany osobno – komentuje ekspertka SaldeoSMART. – W firmach, które do tej pory miały zautomatyzowany proces wystawiania i zatwierdzania dokumentów, nowe przepisy mogą wywrócić ten model do góry nogami. A w sytuacjach, gdy załączniki były integralną częścią faktury, a teraz będą przekazywane oddzielnie, będzie to budzić wątpliwości co do interpretacji sposobu akceptacji dokumentów księgowych.

Co warto zrobić już teraz?

Niezależnie od ostatecznego kształtu, jaki przyjmie funkcja tworzenia załączników do faktur w KSeF, firmy już teraz powinny podjąć działania przygotowawcze. W pierwszej kolejności muszą ocenić, czy charakter prowadzonej działalności rzeczywiście wymaga przesyłania załączników oraz czy dane w nich zawarte można ująć w strukturze tabelarycznej. Równolegle należy zweryfikować, czy wykorzystywane w firmie narzędzia IT są dostosowane do Krajowego Systemu e-Faktur i czy dostawcy oprogramowania aktywnie reagują na zapowiadane zmiany i usprawniają dostępne funkcjonalności. Istotne jest także przeanalizowanie zawartych z klientami umów, a zwłaszcza zapisów dotyczących dokumentów towarzyszących fakturze, które stanowią podstawę jej uznania. Warto już teraz ustalić, jak materiały te będą przekazywane kontrahentom po wejściu KSeF w życie.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

REKLAMA

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

ZUS wdraża nowe funkcje aplikacji mobilnej mZUS. Zaświadczenia dot. emerytur, rent i zasiłków. Odwołania, wycofania, załączniki i inne możliwości

Ponad 800 tys. osób ma już aplikację mobilną mZUS. To bardzo prosty i wygodny sposób kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Można w niej sprawdzić stan swojego konta w ZUS, wysłać wnioski o świadczenia dla rodzin i wyliczyć prognozowaną emeryturę. Aplikacja wciąż jest wzbogacana o nowe funkcje i ma coraz więcej użytkowników.

Obligacje skarbowe (oszczędnościowe) - w sierpniu 2025 r. niższe oprocentowanie. Do końca lipca można kupić obligacje z wyższymi odsetkami

Po obniżkach oprocentowania obligacji skarbowych (detalicznych - oszczędnościowych) w maju i czerwcu 2025 r. - w sierpniu kolejny raz w tym roku Ministerstwo Finansów tnie (o 0,25 pkt proc.) odsetki nowych emisji tych obligacji.

43% podatków – tyle naprawdę oddajesz państwu. Nowy raport WEI ujawnia prawdziwe koszty systemu podatkowego w Polsce

Nowy raport Warsaw Enterprise Institute ujawnia, że realne obciążenie podatkowe przeciętnego Polaka wynosi aż 43% dochodu brutto. Choć nominalne stawki wydają się umiarkowane, ukryte składki i daniny skutecznie pomniejszają wypłaty. System jest skomplikowany i kosztowny – również pod względem czasu i wysiłku.

REKLAMA

Pełny kontakt z fiskusem przez aplikację e-Urząd Skarbowy (e-US) w smartfonie. Nie tylko dla osób fizycznych. Jak to działa?

W styczniu 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępnił aplikację mobilną e-Urząd Skarbowy (e-US), która zapewnia łatwy, szybki i bezpieczny dostęp do usług e-Urzędu Skarbowego przez smartfona. Dotychczas z aplikacji mobilnej e-US mogły korzystać tylko osoby fizyczne. Od 25 lipca 2025 r. aplikacja umożliwia również dostęp do konta organizacji w e-US. Dzięki temu organizacje mogą już korzystać z pełnego zakresu usług e-Urzędu Skarbowego w aplikacji mobilnej.

Ustawa o obowiązkowym KSeF uchwalona przez Sejm. Terminy wdrożenia przesądzone

W dniu 25 lipca 2025 r. Sejm uchwalił ustawę wprowadzającą Krajowy System e-Faktur. Zgodnie z nowymi przepisami od 1 lutego 2026 r. firmy o sprzedaży przekraczającej 200 mln zł będą musiały wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF. Mniejsze firmy ten obowiązek obejmie od 1 kwietnia 2026 r.

REKLAMA