Jak dostarczyć pracownikowi PIT-11?

Czym jest PIT-11?

PIT-11 to imienna (przygotowana dla konkretnego podatnika) informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w danym roku podatkowym.

Podstawą prawną funkcjonowania w polskim systemie prawnym informacji PIT-11 są przepisy art. 35 ust. 10, art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 pkt 1, art. 42a ust. 1, art. 42e ust. 6,  art. 42g ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT).

Informacja PIT-11 zawiera:

- dane płatnika przygotowującego informację (m.in. pracodawcy, zleceniodawcy, zamawiającego dzieło w ramach umowy o dzieło);

- dane podatnika podatku dochodowego (osoby fizycznej - w tym m.in.: pracownika, zleceniobiorcy, wykonującego umowę o dzieło);

- informacje o uwzględnionych w toku poboru podatku (zaliczek) kosztach uzyskania przychodu z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

- kwoty dochodów podatnika uzyskanych w danym roku od tego płatnika,

- kwoty pobranych przez płatnika zaliczek na PIT oraz kwoty pobranych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,

Jakie dochody w PIT-11?

Warto wskazać, że w PIT-11 mogą znaleźć się informacje o różnych rodzajach dochodów, w szczególności:

- Należności ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej, wypłacone przez zakład pracy;

- Należności z tytułu umowy zlecenia;

- Dochody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 2, 4–9 ustawy o PIT, w tym z umowy o dzieło oraz czynności związanych z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich;

- Dochody z praw autorskich i praw pokrewnych oraz innych praw, o których mowa w art. 18 ustawy o PIT (także z praw do projektów wynalazczych, praw do topografii układów scalonych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych), w tym również z odpłatnego zbycia tych praw;

- Należności z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich;

- Przychody z innych źródrł (m.in.: zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacone przez zakład pracy, należności z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej, należności za pracę przypadające tymczasowo aresztowanym lub skazanym, świadczenia wypłacone z Funduszów: Pracy i Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, należności wynikające z umowy aktywizacyjnej, a także kwotę stypendium, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 40b ustawy o PIT, w wysokości przekraczającej kwotę zwolnioną od podatku).

Kto i kiedy składa PIT-11?

PIT-11 składają płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, a także niebędący płatnikami: rolnicy, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej (m.in. pracodawcy, zleceniodawcy, zamawiający dzieło w ramach umowy o dzieło).

Informację PIT-11 płatnik musi sporządzić i wysłać do urzędu skarbowego (wyłącznie w formie elektronicznej) do 31 stycznia następnego roku. Jako, że w 2021 roku 31 stycznia wypadał w niedzielę, to termin przesunął się w tym roku wyjątkowo (zgodnie z art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej) na poniedziałek 1 lutego 2021 r.

Pracownikowi trzeba wysłać PIT-11 do końca lutego następnego roku. Jako, że w 2021 roku ostatni dzień lutego (28.) wypada w niedzielę, to termin przesuwa się (zgodnie z art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej) na poniedziałek 1 marca 2021 r.

Jeżeli za dany rok pracodawca składa więcej niż jeden PIT-11 – który dotyczy przychodów danego pracownika i nie jest korektą poprzedniego – nie trzeba uwzględniać w nim kwot wykazanych w poprzednio przesłanych PIT-11 (ponieważ nie sumuje się ich). W takiej sytuacji w PIT-11 trzeba podać tylko kolejny numer formularza, który składa się za ten rok (w polu nr 5 PIT-11).
Jeżeli przesłane przez pracodawcę w trakcie roku podatkowego PIT-11 zawierają kompletne dane niezbędne do sporządzenia zeznania podatkowego – nie trzeba przesyłać PIT-11 po zakończeniu roku.

Wskazane terminy nie dotyczą płatników (pracodawców), którzy kończą prowadzenie działalności. W takim przypadku formularze trzeba złożyć do dnia zaprzestania działalności.

Więcej na ten temat: Właściwy PESEL lub NIP pracownika w PIT-11, PIT-R, PIT 4R, czy PIT 8AR

Jakie są aktualne wersje (wzory) formularza PIT-11?

PIT-11(26) - wersja 26 obowiązuje od 18 listopada 2020 r. i dotyczy przychodów, dochodów (strat) uzyskanych (poniesionych) w 2020 roku. Wersja 26 wzoru PIT-11 jest określona w rozporządzeniu Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 21 października 2020 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych - Dz. U. 2020 poz. 1940.

Zatem ten wzór formularza stosować powinni pracodawcy przygotowujący informację PIT-11 za 2020 rok.

PIT-11(27) - wersja 27 obowiązuje od 18 listopada 2020 r. i dotyczy przychodów, dochodów (strat) uzyskanych (poniesionych) od dnia 1 stycznia 2021 r. Wersja 27 wzoru PIT-11 jest określona w rozporządzeniu Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 28 grudnia 2020 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych - Dz. U. 2020 poz. 2432.

Jak dostarczyć pracownikowi PIT-11?

Niestety obowiązujące przepisy podatkowe nie regulują kwestii sposobu (trybu) dostarczenia (przekazania, przesłania) podatnikom informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników. Takich przepisów próżno szukać w ustawie o PIT. Także przepisy Ordynacji podatkowej regulacji dot. sposobu dostarczenia podatnikom informacji PIT-11 nie zawierają, w odróżnieniu od kwestii składania przez płatników PIT-11 do właściwych urzędów skarbowych informacji, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, co zostało uregulowane w art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej.

A warto wskazać, że niedostarczenie przez płatnika podatnikowi przewidzianych prawem informacji (w tym informacji PIT-11) jest zagrożone karą grzywny do 180 stawek dziennych na podstawie art. 80 § 2 Kodeksu karnego skarbowego.

Wobec tego płatnicy zdani są na indywidualne interpretacje podatkowe i wskazówki z nich płynące.

Informację PIT-11 płatnicy (np. pracodawcy) mogą z pewnością dostarczyć pracownikom i innym rozliczanym podatnikom (np. zleceniodawcom) zarówno w zwykłej formie papierowej (doręczyć osobiście wydrukowany egzemplarz lub wysłać pocztą za potwierdzeniem odbioru), jak również w formie elektronicznej.

W najnowszej interpretacji indywidualnej dot. tej kwestii (z 17 lutego 2021 r. - sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.986.2020.1.MS) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że:
(...) uznać należy, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (podany w tym celu) pod warunkiem, że zachowano wzór informacji PIT-11. Podkreślić należy, że wykorzystywanie platform internetowych, systemów elektronicznych, aplikacji itp. jest w obecnych czasach popularnym i powszechnie przyjętym sposobem wykonywania obowiązków przez pracowników czy zleceniobiorców, realizowania zleceń/poleceń/wniosków z zakresu kadr czy płac. Niejednokrotnie korzystanie z ww. platform internetowych, systemów elektronicznych, aplikacji jest obowiązkiem pracownika określonym poprzez wewnętrzne regulacje jednostki, np. w regulaminie pracy, umowie o pracę, umowie zlecenia, zarządzeniu, itp.

Dyrektor KIS przypomniał, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:

• obliczenie podatku,
• pobranie od podatnika podatku,
• wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu,
• sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi i organowi podatkowemu.

Zdaniem Dyrektora KIS z przepisów art. 8 Ordynacji podatkowej, art. 39 ust. 1 oraz art. 42 ust. 2 pkt 1 w związku z art. 42g ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 80 § 2 Kodeksu karnego skarbowego wynika, że w przypadku wystawienia informacji – PIT-11 w formie elektronicznej, konieczne jest aby:

1. informacja PIT-11 sporządzona była według wzoru ustalonego przez ministra właściwego ds. finansów publicznych;
2. podatnicy wyrazili zgodę na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej;
3. informacja PIT-11 opatrzona była bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku;
4. płatnik dysponował dowodem faktycznego przekazania i doręczenia podatnikowi wiadomości elektronicznej, którą przesłano PIT-11.

Tylko bowiem w przypadku spełnienia wszystkich ww. warunków możliwe jest uznanie, że płatnik w sposób prawidłowy wykonał ciążący na nim obowiązek przekazania pracownikowi informacji PIT-11.

W ww. interpretacji Dyrektor KIS uznał za prawidłowy następujący tryb dostarczenia pracownikom informacji PIT-11 poprzez platformę (stronę) internetową:

1. informacja PIT-11 zostanie sporządzona według ustalonego przez Ministra Finansów wzoru;
2. podatnicy (pracownicy) wyrażą zgodę na otrzymanie informacji w formie elektronicznej – w dowolnej formie, np. jako pisemne oświadczenie pracownika lub też pracodawca/płatnik wprowadzi odpowiednie zapisy do regulaminu pracy, w którym wskazana została opisywana forma przekazania PIT-11 poprzez platformę internetową;
3. informacja ta zostanie opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do wystawiania PIT-11 w imieniu pracodawcy/płatnika;
4. informacja PIT-11 zostanie zamieszczona na platformie przed końcem lutego roku następnego po roku, którego ona dotyczy i w tym samym terminie podatnik (pracownik) uzyska informację o przesłaniu PIT-11 w tej formie (w formie SMS lub e-mail – na numer telefonu/adres podany przez siebie);
5. płatnik będzie dysponował dowodem (w formie raportu wygenerowanego z platformy internetowej) faktycznego przesłania podatnikowi PIT-11 poprzez platformę i przekazania mu informacji o zamieszczeniu tego dokumentu na platformie;

W innej interpretacji Dyrektor KIS zwrócił uwagę na przekazanie podatnikom informacji PIT-11 koniecznie w nieedytowalnej postaci (np. w pliku PDF) i podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym:

(...) zgodzić należy się z Wnioskodawcą, że przekazanie pracownikom informacji PIT-11 w opisany we wniosku sposób, tj. poprzez ich udostępnienie przy użyciu indywidualnego loginu i hasła pracownika w formie elektronicznej (jako nieedytowalnego pliku w formacie PDF zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów, podpisanego za pomocą podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu przez osobę wyznaczoną do obliczenia i poboru podatku) na zabezpieczonej platformie internetowej (Portalu) oraz przy jednocześnie przeprowadzonej kampanii informującej pracowników o zmianie sposobu przekazywania informacji PIT-11 i wydania odpowiedniego aktu wewnętrznego regulującego nowy sposób jej dostarczania stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro dostęp do ww. platformy jak podaje Wnioskodawca zostaje nadany w momencie zatrudnienia lub kilka dni po zatrudnieniu i realizowany jest przez przeglądarkę internetową (za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy tabletu) oraz dostęp do niego będzie aktywny będzie do kliku dni po zakończeniu miesiąc, w którym dojdzie do ustania stosunku pracy. można zatem rzec, że korzystanie przez pracownika z platformy internetowej jest jego obowiązkiem (wynika z faktu zatrudnienia i z wewnętrznych regulacji). Oznacza to, że pracownik zaakceptował takie warunki wykonywania swojej pracy i dostępu do informacji. W rezultacie przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem opisanej we wniosku platformy nie wymaga uzyskania od pracownika dodatkowej zgody w tym zakresie. (zob. interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 października 2020 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.528.2020.1.JK2).

Opracował Paweł Huczko