Faktura VAT, VAT - podatek od towarów i usług

Pierwsze 100 dni funkcjonowania obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ujawniło różnice między rzeczywistością a przygotowaniem przedsiębiorców, księgowych oraz biur rachunkowych. Pojawiły się zarówno krytyczne jak i pozytywne głosy odnośnie tej rewolucyjnej zmiany systemu fakturowania. Opinie na temat KSeF, wnioski i największe z nim problemy prezentuje raport przygotowany przez przez firmę Symfonia we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowany na początku lipca 2026 r. Raport powstał na podstawie badania opinii przeprowadzonego wśród 452 praktyków finansowo-księgowych w maju i czerwcu 2026 roku.

Obowiązkowy KSeF stał się dla firm jedną z największych zmian w rozliczeniach VAT od lat. Wielu przedsiębiorców zakładało jednak, że mimo przejścia na faktury ustrukturyzowane nadal będzie mogło wygodnie wysyłać klientom „normalne” PDF-y jako czytelne wizualizacje dokumentów zapisanych w systemie. Najnowsza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej pokazuje jednak, że skarbówka patrzy na tę praktykę znacznie ostrzej, niż spodziewał się biznes.

Zgodnie z przepisami dot. VAT w 2026 r. podatnicy, u których miesięczna wartość sprzedaży brutto udokumentowana fakturami nie będzie przekraczała 10 000 zł, będą mogli wystawiać faktury na starych zasadach, poza KSeF. Z opublikowanych przez Ministerstwo Finansów wyjaśnień wynika, że do limitu nie będziemy wliczali np. faktur konsumenckich czy paragonów uznanych za faktury.

W dniu 25 maja 2026 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i trzech innych ustaw (kodeksu karnego skarbowego, ustawy o VAT i ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej). Głównym celem tej nowelizacji jest ujednolicenie zasad dokonywania korekt (bez wezwania organu podatkowego) tych ksiąg podatkowych, które zostały przesłane organowi podatkowemu w postaci elektronicznej. Ponadto nowe przepisy pozwolą na automatyczne udostępnianie podatnikowi (płatnikowi), w tym przedsiębiorcy, w systemie teleinformatycznym organu podatkowego - danych tego podatnika (płatnika) będącego użytkownikiem systemu teleinformatycznego.

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF, jest czynnością techniczną nie rodzącą co do zasady jakichkolwiek stosunków prawnych (ani publicznych ani prywatnych) w relacjach inter pares (tj. między stronami) – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I radzi, by nie używać poza KSeF (nie „ ściągać”) elektronicznych wersji obcych faktur ustrukturyzowanych.

Dla spółki, która ma w bilansie wartościową halę produkcyjną, magazyn czy biuro, sale & leaseback bywa kuszącą odpowiedzią na pytanie, skąd wziąć gotówkę bez zaciągania kolejnego kredytu. Konstrukcja jest prosta: firma sprzedaje nieruchomość, po czym dalej z niej korzysta – na podstawie najmu, dzierżawy albo leasingu zwrotnego. Zamiast aktywa, które samo z siebie nie zarabia, pojawiają się środki – do wykorzystania na rozwój i inwestycje. Problem w tym, że to, co księgowo wygląda na zamianę nieruchomości na pieniądze, podatkowo rozpada się na kilka odrębnych zdarzeń. Sale & leaseback to ani „zwykła" sprzedaż, ani czyste finansowanie – i właśnie dlatego skutki trzeba analizować kompleksowo: na gruncie CIT, VAT, PCC, podatku od nieruchomości, a przy podmiotach powiązanych także w zakresie cen transferowych - pisze Joanna Henzel, Dyrektor, doradca podatkowy, TPA Poland.

Obowiązkowy KSeF dla podmiotów, które zostały objęte nowym systemem, diametralnie zmienił zasady korygowania faktur. Zniknęła nota korygująca, pojawiły się nowe wymogi formalne, a moment ujęcia korekty w rozliczeniu zależy od kilku czynników. W artykule wyjaśniamy, kiedy powstaje konieczność wystawienia faktury korygującej, co musi zawierać oraz jak prawidłowo rozliczyć korektę in plus i in minus.

Wokół obowiązkowego korzystania z systemu KSeF oraz jego wpływu na moment odliczenia VAT i rozliczenia w JPK_V7 pojawiły się istotne wątpliwości podatników. Szczególnie problematyczne stały się sytuacje, w których te same faktury funkcjonują jednocześnie poza systemem (papierowo lub e-mailem) oraz w KSeF.

Procedura OSS została stworzona po to, by uprościć rozliczanie VAT od określonych transakcji B2C w Unii Europejskiej. Z oficjalnych wyjaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że obejmuje ona przede wszystkim wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, wybrane usługi świadczone konsumentom oraz niektóre dostawy krajowe realizowane za pośrednictwem interfejsów elektronicznych. Jej sens jest prosty: zamiast rejestrować się do VAT osobno w wielu państwach UE, podatnik może rozliczyć zagraniczny VAT w jednym państwie identyfikacji. Jednocześnie poprawna analiza nie powinna zaczynać się od pytania o samą rejestrację do OSS, lecz od kwalifikacji modelu sprzedaży: skąd wysyłany jest towar, kto jest nabywcą, kto jest importerem, czy mamy do czynienia z WSTO czy ze sprzedażą na odległość towarów importowanych (SOTI) lub sprzedażą krajową i gdzie znajduje się miejsce opodatkowania. Dopiero po przejściu przez te etapy można ocenić, czy OSS upraszcza rozliczenie, czy też byłby użyty nieprawidłowo.

Minął pierwszy miesiąc obowiązkowego KSeF. Podatnicy zachowali się w pełni racjonalnie, bo w przytłaczającej większości wystawiają po staremu faktury papierowe i elektroniczne, a niewielka ich część robi to podwójnie: po staremu i po nowemu (do KSeF). Zgodnie z przewidywaniami jedynym sposobem uniknięcia katastrofy rozliczeniowej, którą niesie za sobą nakaz powszechnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych, było przysłowiowe „olanie” tego obowiązku – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

W art. 106gb ust. 5 i 5a ustawy o VAT mowa jest o „użyciu faktury ustrukturyzowanej POZA KSeF”, czyli nie ma żadnych „wizualizacji”, są tylko dwie postacie faktury VAT (przypomnę, że zgodnie z ustawą faktura VAT ma tak naprawdę tylko dwie postacie: papierową i elektroniczną) – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Jakie będą skutki podatkowe decyzji organów Państwowej Inspekcji Pracy oraz wyroków sądów przekształcających umowy z samozatrudnionymi (umowy B2B) w umowy o pracę – wyjaśnia prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Prof. dr hab. Witold Modzelewski wskazuje dwa najważniejsze przepisy dot. obowiązkowego KSeF: art. 106ba oraz art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy o VAT. I wyjaśnia ich treść normatywną oraz znaczenie w praktyce.

Zbliża się termin pierwszego rozliczenia podatku VAT po wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur. Głównym wyzwaniem dla przedsiębiorców jest stosowanie modelu hybrydowego, czyli przesyłanie dokumentów równolegle przez KSeF oraz tradycyjną pocztą elektroniczną. Podwójna ścieżka doręczania faktur zaburza spójność deklaracji podatkowych, utrudnia rozliczenia z kontrahentami i zwiększa ryzyko kontroli ze strony Ministerstwa Finansów, które monitoruje aktywność podatników w okresie przejściowym.

Do końca 2026 r. tysiące przedsiębiorców mogą być poza KSeF. Wystarczy, aby miesięczna sprzedaż na fakturach objętych obowiązkowym systemem nie przekroczyła 10 tys. zł. Dopiero od 1 stycznia 2027 r. trzeba będzie wystawiać faktury w KSeF. Wątpliwości budzi jednak to, jaką sprzedaż wliczać do limitu 10 tys. zł, a jaką pomijać. W efekcie próg całościowej sprzedaży (wliczanej i niewliczanej) może być znacznie wyższy, a część firm do końca 2026 r. wcale nie będzie musiała korzystać z KSeF.

Faktura wystawiona w KSeF na żądanie konsumenta, czy rolnika ryczałtowego do transakcji zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej powinna być oznaczona w ewidencji VAT symbolem „FP”. Na podstawie art. 109 ust. 3d ustawy o VAT, ujęcie faktury wystawionej do paragonu strukturze JPK_VAT z deklaracją ma jedynie charakter ewidencyjny, faktura nie jest uwzględniana w strukturze wartościowo (nie zwiększa przychodu oraz podatku należnego wykazywanego w deklaracji), ponieważ obrót z tytułu tej transakcji jest wykazany na podstawie okresowego raportu z kasy rejestrującej oznaczonego symbolem RO. Takie oznaczenie faktur, w opisanych okolicznościach, nie spowoduje, że podatnik wystawiający taką fakturę zapłaci od tej samej transakcji podatku należnego w podwójnej wysokości. Tak odpowiedział na pytanie podatnika Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 20 marca 2026 r.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że podatnicy VAT, który nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej - nie mają obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Jeżeli taki podatnik jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT w Polsce, to ma prawo wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. W przypadku wystawienia faktury w KSeF dla takiego podatnika (nieposiadającego w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej) - faktura ustrukturyzowana jest udostępniana takiemu nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Nie musi on odbierać faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Wielu wynajmujących i najemców rozważa i akceptuje alternatywne formy rozliczenia czynszu za najem lokalu, zwłaszcza gdy w grę wchodzi konieczność przeprowadzenia remontu. Jednym z popularniejszych rozwiązań jest uzgodnienie, że zamiast płacenia czynszu, najemca przeprowadzi remont lokalu lub doprowadzi do jego ulepszenia lub wyposażenia. Choć takie rozwiązanie może wydawać się korzystne dla obu stron, niesie ze sobą istotne skutki podatkowe, o których łatwo zapomnieć.

Obowiązkowy KSeF zmienia sposób fakturowania w Polsce, ale rodzi też poważne wątpliwości podatników. Czy faktura wystawiona poza systemem nadal daje prawo do odliczenia VAT? I czy trzeba korygować JPK, jeśli dokument później trafi do KSeF?

Minister Finansów i Gospodarki znowelizował rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług. Zmiany te dotyczą ewidencji JPK_VAT z deklaracją składanych za okresy rozliczeniowe od 1 lutego 2026 r. Pod koniec stycznia Ministerstwo Finansów opublikowało nową wersję broszury informacyjnej "JPK VAT z deklaracją" - obowiązującą od 1 lutego 2026 r.

Właśnie rozpoczął się drugi etap wdrożenia obowiązkowego modelu KSeF. Dla wielu firm oznacza to pierwsze realne zetknięcie z nowym modelem fakturowania. Początki są trudne nawet dla podmiotów, które wcześniej spróbowały się do tego przygotować. Błędy wynikają często z niewiedzy lub starych przyzwyczajeń. Choć w 2026 roku jeszcze nie grożą za nie kary administracyjne od skarbówki, konsekwencje pomyłek i tak mogą być dotkliwe. W praktyce problemem okazuje się nie tylko sama obsługa systemu, ale organizacja obiegu dokumentów sprzedaży. Największym ryzykiem w KSeF nie jest bowiem nowa technologia, lecz brak procedur oraz niejasny podział odpowiedzialności za wystawianie i odbieranie faktur.

Destrukcja i chaos fakturowy zdezorganizują ewidencję i deklarowanie nie tylko podatku od towarów i usług, ale również innych podatków. W wyniku tego spadną dochody budżetowe - prognozuje prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Po pierwszych dwóch miesiącach obowiązywania zmian w zasadach fakturowania już wiemy, że lista nonsensów, które narzucono podatnikom, jest dłuższa niż powszechnie sądzono. O wielu z nich pisałem (z reguły bez jakiejkolwiek reakcji ze strony autorów tych przepisów – dziś wolą już siedzieć cicho). Dziś jeszcze raz o jednym z najważniejszych, czyli o samej koncepcji WYSTAWIENIA faktury ustrukturyzowanej.

NSA zaskoczył skarbówkę i potwierdził, że brak faktury nie musi automatycznie oznaczać utraty prawa do odliczenia podatku VAT. W wyroku z 13 lutego 2026 r. Naczelny Sąd Administracyjny przesądził, że inny dokument może zastąpić fakturę - o ile spełnione zostały materialne przesłanki odliczenia VAT. Liczą się więc fakty, a nie sam papier - chociaż oczywiście trzeba te fakty wykazać dowodowo.

Gdy pobraną z KSeF sfałszowaną lub tylko poświadczającą nieprawdę fakturę ktoś zaksięguje (zaliczy w koszty, odliczy podatek naliczony) popełni czyn zabroniony zagrożony karą. Nawet gdy zrobi to za niego „automatycznie” jego oprogramowanie. Kto popełni ten czyn? Na pewno ta osoba, która miała dostęp do KSeF i „ściągnęła” ten dokument – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.