Certyfikat rezydencji podatkowej – aktualność i aktualizacja

Spółka ma wątpliwości jak długo certyfikat rezydencji zachowuje swoją aktualność i co stanowi potwierdzenie zmiany informacji wskazanych w takim certyfikacie?

Certyfikaty rezydencji wydawane są przez administrację podatkową państwa, w którym zagraniczne podmioty mają siedzibę lub miejsce zamieszkania.

Ważność certyfikatu rezydencji podatkowej zagranicznego kontrahenta

Polecamy: Komplet podatki 2019

Płatności, dokonywane na ich rzecz, określone są w art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), zwanej dalej ustawą o PIT.

Spółka, aby móc skutecznie przestrzegać powyższego przepisu oraz postanowień umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, poddaje aktualizacji posiadane certyfikaty, ubiegając się u kontrahentów o nowe.

W związku z tym powstają pewne problemy dotyczące stanowiska podmiotów zagranicznych wobec przesłanych certyfikatów. Niektórzy z nich uważają, że wcześniej przesłane dokumenty pozostają aktualne, część dysponuje tylko jednym oryginałem certyfikatów, część posiada je tylko w formie elektronicznej, część w innych formach.

Innym problemem jest to ,że część certyfikatów wskazuje okres, za który potwierdza rezydencję podatkową kontrahenta, inne certyfikaty zaświadczają rezydencję za określony czas w przeszłości do daty wydania certyfikatu rezydencji lub przesyłane są takie, które nie podają okresu, za jaki poświadczają rezydencję podatkową, a jedynie posiadają datę wystawienia certyfikatu.

Kiedy trzeba mieć certyfikat rezydencji?

Certyfikat rezydencji

Certyfikat rezydencji jest dokumentem, w którym zagraniczna administracja podatkowa potwierdza posiadanie przez osobę fizyczną miejsca zamieszkania dla celów podatkowych na terytorium danego kraju. Oznacza to, że dana osoba w tym państwie podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.

Ponadto certyfikat powinien zawierać informacje takie jak dane identyfikujące podatnika, w tym jego nazwę i siedzibę, datę wystawienia oraz ewentualnie okres ważności dokumentu.

Certyfikat potwierdza określony stan faktyczny na dzień jego wydania, lub jeśli to wynika z jego treści również w przeszłości. Zatem może dotyczyć tylko takich stanów faktycznych, które już zaistniały, tj. teraźniejszych lub przeszłych, nigdy przyszłych okoliczności faktycznych.

Polecamy: Do czego służy certyfikat rezydencji?

Czy certyfikat rezydencji płatnik powinien posiadać w dniu poboru podatku?

Na podstawie certyfikatu stwierdza się,  czy od wypłat należności wskazanych art. 29 ustawy o PIT, powinien zostać pobrany przez płatnika podatek oraz w jakiej stawce. Przesądza on o tym, jaki podatek zostanie pobrany- czy według stawek przewidzianych w polskich przepisach, czy wynikających z umów międzynarodowych.

To płatnik musi dopełnić wszelkich obowiązków wynikających z pobrania podatku, ponieważ to On ponosi odpowiedzialność za niedobranie lub niewypłaceni należnego podatku. W związku  z tym wymaga się uzyskania przez płatnika certyfikatu rezydencji aktualnego na moment dokonywania wypłat na rzecz podatnika.

Aktualność oraz forma certyfikatu rezydencji

Nie istnieje ujednolicona forma certyfikatów rezydencji. W związku z czym to poszczególne państwo decyduje o tym, jaki wzór certyfikatu oraz wymogi formalne dotyczące jego wydania będą stosowane.

Ważne jest, aby na jego podstawie można było znaleźć informacje o danych identyfikujących podatnika, dacie wystawienia oraz ewentualnie o okresie ważności dokumentu,  czy podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w państwie jego miejsca zamieszkania.

Certyfikatu nie można zastąpić pisemnym oświadczeniem przedstawiciela podmiotu zagranicznego. Wynika to z art. art. 5a pkt 21 ustawy o podatku PIT, wskazującego czym jest i przez kogo jest wydawany certyfikat. Ponadto certyfikatu rezydencji nie można zastąpić innym dokumentem prywatnym lub urzędowym, który poświadczałby o miejscu zamieszkania podatnika.

Mimo braku zmiany okoliczności faktycznych, które zostały stwierdzone w certyfikacie, po upływie okresu na jaki został on wydany, nie można stwierdzić, że dalej istniejące okoliczności są potwierdzone tym dokumentem.

Jak długo jest ważny certyfikat rezydencji i czy może być dostarczony w formie elektronicznej?

Dla płatnika, który chce prawidłowo wykonać obowiązki podatkowe, niewystarczające jest posiadanie dokumentu certyfikatu rezydencji, który opatrzony jest datą wydania w roku lub w latach poprzedzających rok, w którym dokonuje się płatności.

Potrzebne jest również pisemne oświadczenie podatnika dokonane np. w formie e-mail o braku zmian dotyczących rezydencji podatkowej podatnika  w roku, w którym jest dokonywana wypłata.

Spółka musi uzyskać certyfikat rezydencji, który potwierdza rezydencję podatkową podmiotu zagranicznego w chwili dokonywania na jego rzecz wypłat określonych należności. Certyfikat rezydencji dotyczący jakiegokolwiek okresu jest w tym wypadku niewystarczający.

Udokumentowanie miejsca zamieszkania podatnika dla celów podatkowych za pomocą certyfikatem rezydencji jest warunkiem do zastosowania przez spółkę stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobrania podatku zgodnie z taką umową.

Podatki 2019

Podsumowanie

1. Spółka może stosować zwolnienie od podatku bądź stawki podatku, która wynika z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, jeśli:
- posiada oryginał certyfikatu rezydencji podatnika oraz pisemne potwierdzenie (również w formie e-mail) o braku zmiany danych wynikających z tego certyfikatu,
- udokumentowane jest miejsca zamieszkania podatnika dla celów podatkowych za okres, w którym dokonane zostały przedmiotowe wypłaty uzyskanym certyfikatem rezydencji.

Spełnienie tego wymogu nastąpi, gdy Spółka będzie w posiadaniu takiego certyfikatu, ponieważ właśnie z tą chwilą zostanie udokumentowana kwestia prawidłowości obowiązków podatkowych wypełnianych przez płatnika na rzecz podmiotu zagranicznego.

2. Podmiot zagraniczny powinien dostarczyć spółce oryginał certyfikatu rezydencji.

Jeżeli nie jest to możliwe (a płatnik przedstawia jedynie kopie lub skan, nawet potwierdzone przez notariusza państwa, z którego pochodzi), to należy okazać oryginał, aby móc potwierdzić jego zgodności z oryginalnym dokumentem. Kopie certyfikatów rezydencji nie stanowią dokumentów urzędowych.

Mimo to dopuszczalne jest złożenie odpisu dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym. Odpis ma walor dokumentu urzędowego.

W przypadku, kiedy w ogóle nie istnieje możliwości dostarczenia certyfikatu rezydencji w tych postaciach ( np. w danym kraju certyfikaty zostały zastąpione udostępnianiem dokumentu w wersji elektronicznej dostępnej na oficjalnej stronie internetowej) to forma taka (certyfikat w wersji elektronicznej) będzie wystarczająca, aby udowodnić miejsce zamieszkania podatnika.

Brak certyfikatu rezydencji nakłada obowiązek na płatnika (spółkę) do pobrania podatku na podstawie polskich przepisów podatkowych.

Artykuł powstał w oparciu o indywidualną interpretację podatkową z 4 sierpnia 2011 roku , wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu (nr ILPB2/415-556/11-3/WM).