VAT - podatek od towarów i usług, Faktura

Przedsiębiorcy mają dostać więcej czasu na opanowanie zasad korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. 16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że chce przedłużyć odroczenie kar za naruszenia związane ze stosowaniem KSeF do końca 2027 r. To istotna wiadomość dla firm, które dopiero wdrażają nowe zasady wystawiania e-faktur. Na razie jest to jednak jedynie zapowiedź: aby zaczęła obowiązywać, potrzebna jest nowelizacja ustawy. Ale nawet jeżeli te przepisy wejdą w życie nie będzie to oznaczać braku obowiązku stosowania KSeF. - Obowiązek korzystania z systemu pozostaje, podobnie jak obowiązek prawidłowego rozliczania podatków. Brak kary za samo niewłaściwe wystawienie faktury nie oznacza więc braku konsekwencji, jeśli błędy przełożą się na nieprawidłowe rozliczenia – pisze Magdalena Kubiak, samodzielna księgowa w CashDirector S.A.

Obowiązkowy KSeF zmienił zasady fakturowania, ale nie wszystkie paragony zniknęły z obrotu. Nadal obowiązują wyjątki, które budzą najwięcej pytań przedsiębiorców. Sprawdź, kiedy paragon z NIP do 450 zł nadal pełni funkcję faktury, w jakich sytuacjach konieczna jest e-faktura w KSeF i jakie błędy mogą prowadzić do problemów z rozliczeniem VAT.

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur działa już od kilku miesięcy, wywołując skrajne emocje wśród przedsiębiorców i księgowych. W odpowiedzi na poselską interpelację Ministerstwo Finansów po raz pierwszy wyłożyło karty na stół. Oficjalne statystyki pokazują gigantyczną skalę operacji, ale prawdziwym zaskoczeniem jest to, z jakimi problemami Polacy najczęściej dzwonią na infolinię. Sprawdź, co ujawnił resort.

Przedsiębiorcy i właściciele hoteli, którzy w 2022 roku odpowiedzieli na apele państwa i kwaterowali u siebie uciekających przed wojną obywateli Ukrainy, po latach mierzą się z kontrolami Skarbówki. Urzędy domagają się zapłaty zaległego podatku VAT wraz z odsetkami, kwestionując stosowane stawki rozliczeń. Sprawa stała się przedmiotem interpelacji poselskiej, ale o ostatecznym losie polskich firm zadecyduje Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

Spadają dochody budżetu państwa, w tym z podatku od towarów i usług i akcyzy – nawet nominalnie. W 2026 roku może zabraknąć w sumie około 50 mld zł w stosunku do bardzo ostrożnych prognoz budżetowych – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I wyjaśnia co trzeba zrobić, by ten spadek dochodów został powstrzymany.

Przepisy ustawy o VAT dopuszczają wystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF w innym modelu niż online w określonych trybach, jednak nie rozstrzygają wprost, jaki dokument w tym czasie powinien otrzymać nabywca. Kluczowe znaczenie ma nadanie fakturze numeru KSeF, od którego według resortu finansów zależy możliwość przekazania jej wizualizacji. W przeciwnym razie sprzedawca przekazuje jedynie potwierdzenie transakcji, które nie jest fakturą i nie uprawnia do odliczenia VAT. Potwierdzenie transakcji wydawane, gdy nie można wystawić wizualizacji faktury, choć na pierwszy rzut oka może wydawać się dokumentem pomocniczym, w praktyce pełni istotną rolę.

W dniu 15 września 2026 r. w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia dużej nowelizacji ustawy o VAT. Celem tego projektu ma być wprowadzenie automatycznego rozliczenia podatku VAT, dalej zwanego: „e-VAT”, oraz elektronizacja sprzedaży detalicznej poprzez wprowadzenie bezpłatnego narzędzia do prowadzenia ewidencji tej sprzedaży w postaci Krajowej e-Kasy Rejestrującej – KeKR. Nowelizacja ma też wprowadzić obowiązek wymiany kas fiskalnych „starego typu” na kasy z funkcją przesyłania danych do Szefa KAS, a także skrócić ustawowe terminy na wystawianie faktur.

Jak wiadomo przez poprzednie 33 lata faktura VAT była powszechnie używana jako dokument handlowy, co bardzo ułatwiało życie podatników prowadzących działalność gospodarczą. Od tego roku jest to już dużo trudniejsze, a niekiedy niemożliwe, bo narzucenie tzw. ustrukturyzowanej postaci tych faktur (KSeF) powoduje, że wirtualny dokument nie nadaje się do roli dokumentu handlowego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Ten temat bulwersuje nie tylko w czasie upałów. W ocenie ekspertów firmy doradczej EY, polska polityka podatkowa wobec napojów stworzyła paradoks - z jednej strony woda naturalna, rekomendowana przez Ministerstwo Zdrowia jako najzdrowsza, jest objęta 23 proc. VAT, z drugiej - jej substytuty korzystają z preferencji i stawki VAT na poziomie 5 proc.

Nonsensy nowelizacji przepisów podatkowych, a zwłaszcza ustawy o VAT, biją wszelkie rekordy. Wydawałoby się, że to KSeF jest tu największym „osiągnięciem”. Bynajmniej: kończą się prace legislacyjne na temat cudownego rozmnożenia liczby podatników VAT w rolnictwie, leśnictwie i gospodarstwach rybackich – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Niedługo zostanie uchwalony kolejny potworek legislacyjny w ustawie o VAT – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. Zmiany te mają obowiązywać od 2027 roku.

Pierwsze miesiące obowiązkowego KSeF pokazują coś, co wielu z nas przeczuwało: system nie rozwiąże za nas problemów z fakturowaniem, jeśli na etapie wdrożenia nie przeanalizujemy wszystkich procesów związanych z wystawianiem faktur funkcjonujących w organizacji. Efekt? Każdy błąd pojawiający się na fakturze – niezależnie od tego czy jest merytoryczny czy czysto techniczny – trzeba skorygować w myśl regulacji VAT-owskich i możliwości schemy danego typu faktury. Bywa to dużym wyzwaniem.

W dniu 25 maja 2026 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i trzech innych ustaw (kodeksu karnego skarbowego, ustawy o VAT i ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej). Głównym celem tej nowelizacji jest ujednolicenie zasad dokonywania korekt (bez wezwania organu podatkowego) tych ksiąg podatkowych, które zostały przesłane organowi podatkowemu w postaci elektronicznej. Ponadto nowe przepisy pozwolą na automatyczne udostępnianie podatnikowi (płatnikowi), w tym przedsiębiorcy, w systemie teleinformatycznym organu podatkowego - danych tego podatnika (płatnika) będącego użytkownikiem systemu teleinformatycznego.

Podzielona płatność w VAT nie ochroni już zawsze nabywcy przed odpowiedzialnością solidarną ze sprzedawcą. Od października 2026 r. w ustawie o VAT pojawi się szereg wyjątków. Uchwalony przez Sejm 17 lipca 2026 r. rządowy projekt nowelizacji ustawy o VAT oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników ma m.in. na celu częściowe wyłączenie ochrony, jaką daje mechanizm podzielonej płatności (MPP, split payment) przed zastosowaniem odpowiedzialności solidarnej. Jak czytamy w uzasadnieniu tego projektu, nowelizacja ma w ramach MPP zastosować odwołanie się do instytucji nadużycia prawa. Skutkiem tego przepisów przewidujących odstąpienie od wymierzenia sankcji VAT dla płacących w MPP nie będzie się stosować do podatnika, który wiedział, że faktura zapłacona z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności potwierdza czynności dokonane w warunkach nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o VAT. Ponadto odpowiedzialnością solidarną zostaną objęte niektóre usługi niematerialne – np. księgowe, doradcze, reklamowe. Zmiany te mają obowiązywać już od 1 października 2026 r.

Zgodnie z przepisami dot. VAT w 2026 r. podatnicy, u których miesięczna wartość sprzedaży brutto udokumentowana fakturami nie będzie przekraczała 10 000 zł, będą mogli wystawiać faktury na starych zasadach, poza KSeF. Z opublikowanych przez Ministerstwo Finansów wyjaśnień wynika, że do limitu nie będziemy wliczali np. faktur konsumenckich czy paragonów uznanych za faktury.

Zwolnienie podmiotowe w VAT kojarzy się z patrzeniem wyłącznie na kwotę sprzedaży. W praktyce przedsiębiorca powinien odpowiedzieć na trzy pytania: które czynności wliczają się do limitu, które są z niego wyłączone i czy nie wykonuje czynności, które odbierają prawo do zwolnienia niezależnie od wysokości obrotu. Najwięcej ryzyk pojawia się przy najmie, mediach, nieruchomościach i usługach zagranicznych.

Dla spółki, która ma w bilansie wartościową halę produkcyjną, magazyn czy biuro, sale & leaseback bywa kuszącą odpowiedzią na pytanie, skąd wziąć gotówkę bez zaciągania kolejnego kredytu. Konstrukcja jest prosta: firma sprzedaje nieruchomość, po czym dalej z niej korzysta – na podstawie najmu, dzierżawy albo leasingu zwrotnego. Zamiast aktywa, które samo z siebie nie zarabia, pojawiają się środki – do wykorzystania na rozwój i inwestycje. Problem w tym, że to, co księgowo wygląda na zamianę nieruchomości na pieniądze, podatkowo rozpada się na kilka odrębnych zdarzeń. Sale & leaseback to ani „zwykła" sprzedaż, ani czyste finansowanie – i właśnie dlatego skutki trzeba analizować kompleksowo: na gruncie CIT, VAT, PCC, podatku od nieruchomości, a przy podmiotach powiązanych także w zakresie cen transferowych - pisze Joanna Henzel, Dyrektor, doradca podatkowy, TPA Poland.

W Krajowym Systemie e-Faktur każda faktura, która została przesłana do systemu i otrzymała numer KSeF, trafia do obrotu prawnego. Oznacza to, że nie można jej po prostu edytować, usunąć ani anulować. Jeżeli na fakturze pojawi się błąd, należy go poprawić przez wystawienie faktury korygującej. Nie oznacza to jednak, że każdy błąd można naprawić w ten sam sposób. W praktyce coraz częściej pojawia się pytanie, czy w przypadku pomyłki na fakturze podatnik może wystawić fakturę korygującą „do zera”, a następnie wystawić nową, poprawną fakturę z nowym numerem. Odpowiedź wymaga ostrożności. Taki sposób postępowania może być prawidłowy w niektórych sytuacjach, ale nie powinien być stosowany automatycznie - szczególnie wtedy, gdy błąd nie dotyczy nabywcy, a transakcja faktycznie miała miejsce.

Czy z faktury wystawionej poza Krajowym Systemie e-Faktur można odliczyć VAT? Czy można wystawić poza KSeF fakturę korygującą do faktury ustrukturyzowanej? Na te pytania odpowiada doradca podatkowy Marcin Chomiuk, Partner zarządzający ADN Podatki sp. z o.o.

Profesor Witold Modzelewski wskazuje sześć najważniejszych poprawek Krajowego Systemu e-Faktur, które trzeba jak najszybciej uchwalić. Zdaniem Profesora zmiany te powinny być wprowadzone w ustawie o VAT od 1 lipca 2026 r. z możliwością ich zastosowania wstecznego od 1 lutego 2026 r.

Zgodnie z przewidywaniami (pisałem o tym wielokrotnie) obowiązkowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF prowadzi do dezorganizacji rozliczeń pieniężnych w obrocie towarowym i usługowym.

Wprowadzenie KSeF powoduje, że podatnik uzyskuje dostęp do wszystkich faktur przypisanych do jego numeru NIP – niezależnie od tego, czy faktycznie dokumentują one rzeczywiste zdarzenia gospodarcze. W praktyce oznacza to, że w systemie mogą pojawić się faktury, które nie dotyczą działalności podatnika, zostały wystawione omyłkowo albo stanowią element działań o charakterze nadużycia.

Już wiemy, że cała oficjalna wykładnia przepisów o KSeF jest z istoty błędna, bo podatnicy zupełnie inaczej czytają te przepisy i jak zawsze to oni ostatecznie będą mieli rację. Ich zdaniem od kilku lat są trzy równorzędne postacie faktur VAT (tak będą nazywać faktury wystawiane na podstawie ustawy VAT) – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Tylko w przypadku, o którym mowa w art. 106na ust. 3 ustawy o VAT (tj. w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego fakturę) faktura ustrukturyzowana jest otrzymana ex lege przez KSeF, czyli została wprowadzona do obrotu prawnego. W pozostałych przypadkach dzieje się tak dopiero wtedy, gdy papierowa lub elektroniczna postać tej faktury została faktycznie i fizycznie przekazana nabywcy – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

W 2026 r. większość podatników VAT jest zobowiązana do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Przy fakturach zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych kluczowe jest, by dokumenty te były rzetelne. Błędy mogą pozbawić prawa do odliczenia VAT, a w skrajnych przypadkach skutkować odpowiedzialnością karną. Mimo automatyzacji KSeF nie chroni przed nierzetelnością – publikacja wskazuje, jak jej unikać i jakie grożą konsekwencje.