Faktura VAT, Koszty podatkowe

Obowiązkowy KSeF zmienił polski biznes bardziej, niż wielu się spodziewało. Po pierwszym miesiącu działania systemu przedsiębiorcy alarmują o chaosie organizacyjnym, problemach z uprawnieniami i podwójnym księgowaniem faktur. Eksperci, księgowi i dostawcy ERP ujawniają, gdzie firmy popełniają największe błędy i dlaczego e-fakturowanie stało się testem dojrzałości całych organizacji.

Prof. dr hab. Witold Modzelewski wskazuje dwa najważniejsze przepisy dot. obowiązkowego KSeF: art. 106ba oraz art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy o VAT. I wyjaśnia ich treść normatywną oraz znaczenie w praktyce.

Minął pierwszy miesiąc obowiązkowego KSeF. Podatnicy zachowali się w pełni racjonalnie, bo w przytłaczającej większości wystawiają po staremu faktury papierowe i elektroniczne, a niewielka ich część robi to podwójnie: po staremu i po nowemu (do KSeF). Zgodnie z przewidywaniami jedynym sposobem uniknięcia katastrofy rozliczeniowej, którą niesie za sobą nakaz powszechnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych, było przysłowiowe „olanie” tego obowiązku – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF stał się dla firm jedną z największych zmian w rozliczeniach VAT od lat. Wielu przedsiębiorców zakładało jednak, że mimo przejścia na faktury ustrukturyzowane nadal będzie mogło wygodnie wysyłać klientom „normalne” PDF-y jako czytelne wizualizacje dokumentów zapisanych w systemie. Najnowsza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej pokazuje jednak, że skarbówka patrzy na tę praktykę znacznie ostrzej, niż spodziewał się biznes.

Przepisy ustawy o VAT dopuszczają wystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF w innym modelu niż online w określonych trybach, jednak nie rozstrzygają wprost, jaki dokument w tym czasie powinien otrzymać nabywca. Kluczowe znaczenie ma nadanie fakturze numeru KSeF, od którego według resortu finansów zależy możliwość przekazania jej wizualizacji. W przeciwnym razie sprzedawca przekazuje jedynie potwierdzenie transakcji, które nie jest fakturą i nie uprawnia do odliczenia VAT. Potwierdzenie transakcji wydawane, gdy nie można wystawić wizualizacji faktury, choć na pierwszy rzut oka może wydawać się dokumentem pomocniczym, w praktyce pełni istotną rolę.

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w swoim domu lub mieszkaniu mają wątpliwości, czy wydatki na utrzymanie psa stróżującego mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Powstaje też pytanie, czy można odliczyć VAT od wydatków na utrzymanie psa stróżującego, który pilnuje biura, czy innych miejsc, w których jest prowadzona działalność gospodarcza? Sprawdźmy jak na te pytania odpowiada Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnych interpretacjach podatkowych.

Do końca 2026 r. tysiące przedsiębiorców mogą być poza KSeF. Wystarczy, aby miesięczna sprzedaż na fakturach objętych obowiązkowym systemem nie przekroczyła 10 tys. zł. Dopiero od 1 stycznia 2027 r. trzeba będzie wystawiać faktury w KSeF. Wątpliwości budzi jednak to, jaką sprzedaż wliczać do limitu 10 tys. zł, a jaką pomijać. W efekcie próg całościowej sprzedaży (wliczanej i niewliczanej) może być znacznie wyższy, a część firm do końca 2026 r. wcale nie będzie musiała korzystać z KSeF.

Czy z faktury wystawionej poza Krajowym Systemie e-Faktur można odliczyć VAT? Czy można wystawić poza KSeF fakturę korygującą do faktury ustrukturyzowanej? Na te pytania odpowiada doradca podatkowy Marcin Chomiuk, Partner zarządzający ADN Podatki sp. z o.o.

Od 1 lutego 2026 roku obowiązkowy KSeF stał się rzeczywistością dla dużych firm, a od 1 kwietnia - dla zdecydowanej większości polskich przedsiębiorców. Kiedy system odrzuca dokument, problem rzadko bywa „awarią systemu”. Częściej to efekt nieuporządkowanych procesów i słabej higieny danych. Ministerstwo Finansów publikuje komunikaty techniczne i tryby awaryjne, ale to nie zastąpi poprawnej struktury XML, właściwych uprawnień i procedur wewnętrznych.

Zgodnie z przepisami dot. VAT w 2026 r. podatnicy, u których miesięczna wartość sprzedaży brutto udokumentowana fakturami nie będzie przekraczała 10 000 zł, będą mogli wystawiać faktury na starych zasadach, poza KSeF. Z opublikowanych przez Ministerstwo Finansów wyjaśnień wynika, że do limitu nie będziemy wliczali np. faktur konsumenckich czy paragonów uznanych za faktury.

Obowiązkowy KSeF zmienia sposób fakturowania w Polsce, ale rodzi też poważne wątpliwości podatników. Czy faktura wystawiona poza systemem nadal daje prawo do odliczenia VAT? I czy trzeba korygować JPK, jeśli dokument później trafi do KSeF?

Wraz z wejściem powszechnego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pojawiają się pierwsze realne wątpliwości przedsiębiorców, które nie wynikają z teorii, ale z codzienności. Jednym z najczęstszych problemów jest sytuacja, w której nabywca otrzymuje fakturę poza KSeF, a dokument dopiero po czasie trafia do systemu. Kiedy wówczas przysługuje odliczenie VAT?

W ustawie o VAT są dwa przepisy, które pozwalają zmusić dostawcę do fakturowania po staremu. Są to art. 106ba i 106gb ust. 4 pkt 5: do podania NIP wystawcy faktury obowiązani są nabywcy, którzy „posługują się tym numerem dla potrzeb danej czynności”. Jeżeli tak nie jest, zgodnie z drugim z tych przepisów wystawca faktury musi „uzgodnić udostępnienie tej faktury” poza KSeF, czyli faktycznie wystawi ją po staremu. Błędy tego systemu są jego jedyną (?) zaletą – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) problem, „kto widzi jakie faktury”, przestaje być kwestią czysto organizacyjną, a staje się kwestią techniczno-prawną. KSeF jest systemem scentralizowanym, a podstawowym identyfikatorem podatnika jest NIP. To oznacza, że w modelu „standardowym” (bez dodatkowych mechanizmów) osoby uprawnione do działania w imieniu podatnika mają potencjalnie dostęp do pełnego zasobu jego faktur sprzedaży i zakupów. Dla małych firm bywa to akceptowalne. Dla organizacji z dużą liczbą oddziałów, zakładów, jednostek organizacyjnych (w tym jednostek podrzędnych JST), a nawet „wewnętrznych centrów rozliczeń” – to często scenariusz nie do przyjęcia. Aby ograniczyć dostęp do faktur lub mieć większą kontrolę nad zakupami, podatnik może nadać identyfikator wewnętrzny jednostki (IDWew) jednostkom organizacyjnym czy poszczególnym pracownikom.

NSA zaskoczył skarbówkę i potwierdził, że brak faktury nie musi automatycznie oznaczać utraty prawa do odliczenia podatku VAT. W wyroku z 13 lutego 2026 r. Naczelny Sąd Administracyjny przesądził, że inny dokument może zastąpić fakturę - o ile spełnione zostały materialne przesłanki odliczenia VAT. Liczą się więc fakty, a nie sam papier - chociaż oczywiście trzeba te fakty wykazać dowodowo.

Gdy pobraną z KSeF sfałszowaną lub tylko poświadczającą nieprawdę fakturę ktoś zaksięguje (zaliczy w koszty, odliczy podatek naliczony) popełni czyn zabroniony zagrożony karą. Nawet gdy zrobi to za niego „automatycznie” jego oprogramowanie. Kto popełni ten czyn? Na pewno ta osoba, która miała dostęp do KSeF i „ściągnęła” ten dokument – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Termin złożenia zeznania CIT-8 za rok 2025 upływa 31 marca 2026 r. Dla spółek korzystających z finansowania od podmiotów powiązanych oznacza to ostatnią chwilę, by prawidłowo wykazać koszty finansowania dłużnego (KFD) z tytułu takich pożyczek. Przepisy art. 15c ustawy o CIT limitują te koszty według mechanizmu „wyższej z kwot” 3 mln zł albo 30 proc. podatkowej EBITDA. Rok 2025 przyniósł przełomowe wyroki sądów administracyjnych i korzystne interpretacje, które znacząco wpływają na wysokość limitu, jaki mogą zastosować podatnicy. Kto ich nie uwzględni, przepłaci podatek lub narazi się na sankcje.

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 grudnia 2025 r., sygn. 0111 KDIB2 1.4010.460.2025.1.KW, dotyczy kwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez pracodawcę na finansowanie kursów edukacyjnych dla dzieci pracowników. Z uwagi na rosnące znaczenie świadczeń pozapłacowych w politykach kadrowych przedsiębiorstw, rozstrzygnięcie to ma istotne znaczenie dla podatników analizujących możliwość ujęcia tego typu programów w kosztach podatkowych.

Klucz przychodowy rozliczania kosztów ma fundamentalne znaczenie dla działalności firm. Odzwierciedla bowiem rzeczywistą strukturę prowadzonego biznesu. Pozwala przypisać wydatki do rzeczywistej sytuacji gospodarczej przedsiębiorstwa, a tym samym realnie zaoszczędzić tysiące, a w przypadku większych firm – nawet miliony złotych. Niedawny wyrok sądu administracyjnego powinien wpłynąć na nieprzychylne podejście organów podatkowych do tej kwestii, jednocześnie pozwolić spółkom na polepszenie płynności finansowej i wspomniane milionowe oszczędności.

Tłusty czwartek w firmie może mieć konsekwencje podatkowe. Fiskus pozwala zaliczyć zakup pączków dla pracowników do kosztów uzyskania przychodów, ale jednocześnie stawia wyraźne ograniczenia dotyczące odliczenia VAT. Wyjaśniamy, co wynika z najnowszych interpretacji skarbówki.

Od 1 lutego 2026 r. rusza obowiązkowy KSeF. Od tej daty najwięksi podatnicy muszą wystawiać faktury VAT za pomocą tego systemu ale odbiorcy tych faktur również od tej daty powinni mieć dostęp do KSeF. Ministerstwo Finansów wyjaśniło w Podręczniku KSeF 2.0 (Cz. I) na czym polega uwierzytelnienie się w KSeF i jak to zrobić.

Zbliżający się termin obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur to dla wielu przedsiębiorców moment weryfikacji nie tylko wiedzy o przepisach, ale przede wszystkim gotowości organizacyjnej i technicznej. W praktyce najwięcej problemów pojawia się nie na etapie wystawiania faktur, lecz przy dostępie do systemu i podziale ról pomiędzy przedsiębiorcę a biuro rachunkowe.

Czteromiesięczny okres testów interfejsu API KSeF 2.0 dobiega końca – system zacznie obowiązywać w trybie obligatoryjnym dla pierwszych podmiotów już 1 lutego. W naszej ocenie jest on czytelny i funkcjonalny, choć niektóre jego elementy nadal wymagają dopracowania - pisze Anna Puka, VP of Customer Success w firmie WEBCON. Przeprowadzone testy pokazują, że kluczowe wyzwania nie dotyczą samej obsługi narzędzia, lecz kwestii istotnych z punktu widzenia bezpieczeństwa i ciągłości działania – w szczególności mechanizmów uwierzytelniania opartych na certyfikatach czy komunikatów w przypadku awarii.

W 2026 roku podatnicy przedsiębiorcy nie będą karani za nieprzystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur ani za błędy, które są związane z KSeF-em - powiedział 12 stycznia 2026 r. w Studiu Polskiej Agencji Prasowej Marcin Łoboda - wiceminister finansów i szef Krajowej Administracji Skarbowej. Dopiero 1 stycznia 2027 r. wejdzie w życie art. 106ni ustawy o VAT, który określa kary pieniężne za nieprzystąpienie do KSeF-u lub za błędy popełniane w tym systemie.

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur nie jest tylko kolejną zmianą przepisów, to katalizator, który ujawnia dojrzałość procesową i technologiczną firmy. Jedni potraktują go jak obowiązek i będą go „obchodzić”, inni potraktują go jak impuls do uporządkowania obiegu informacji, od sprzedaży po finanse. I paradoksalnie to druga grupa szybciej odzyska koszt wdrożenia – mówi w ciekawej rozmowie Paweł Stapf, dyrektor generalny Komputronik Biznes. Ekspert odpowiada na pytania dot. największych problemów i wyzwań związanych z wdrożeniem obowiązkowego modelu KSeF. Wskazuje dobre praktyki, które pomagają uniknąć najczęstszych błędów we wdrażaniu KSeF.