Kwestia kwalifikacji poszczególnych wydatków do kosztów uzyskania przychodów nieustannie przysparza trudności wielu przedsiębiorcom. Dlatego też zagadnienie to niejednokrotnie było przedmiotem rozstrzygnięć Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Szczególnie często przedsiębiorcy zastanawiają się gdzie przebiega granica pozwalająca zakwalifikować poniesione koszty jako wydatki na szeroko rozumianą reklamę, a kiedy będziemy mieli do czynienia z reprezentacją niestanowiącą kosztu uzyskania przychodów (w myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT). Niepewność tą nasila fakt dynamicznych zmian rzeczywistości gospodarczej i przesuwanie granicy, pomiędzy zachowaniami, które stanowią reprezentację, a tymi przyjętymi za dobrą praktykę czy obyczaj, bez których współczesny biznes nie może funkcjonować.
Zaproszenie kontrahenta na obiad, zamówienie cateringu do siedziby przedsiębiorstwa, czy przygotowanie konferencji wraz z wyżywieniem – to wszystko działania, które zdarzają się w praktyce wielu firm. Bardzo często wyżywienie jest jednym z nieodłącznych elementów efektywnej pracy zespołu lub wymaga tego rodzaj relacji z klientem. Zagadnienie zaliczenia tego typu działań do kosztów działalności gospodarczej, w związku ze zmianami dotyczącymi tak zwanych „kosztów reprezentacji”, budzi od kilku lat wiele kontrowersji. Jak w 2018 roku kształtują się zasady dotyczące kosztów posiłków i konferencji oraz na jakim stanowisku stoją organy podatkowe?
Wydatki poniesione na zakup upominków reklamowych mogą zostać uznane za mające związek z reklamą (a tym samym za koszty podatkowe), jeżeli mają niewielką, niekiedy wręcz symboliczną wartość, są rozdawane masowo, do szerokiego grona odbiorców oraz są oznakowane logo lub nazwą produktu. Dla obdarowanych osób będą nieodpłatnym przychodem ale nie trzeba płacić PIT, jeżeli wartość poszczególnych prezentów nie przekracza kwoty 200 zł.
Minister Finansów wydał ostatnio korzystną dla podatników interpretację ogólną w kwestii zaliczania do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez podatników wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów podawanych podczas spotkań z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami, czy innymi osobami spotykanymi w kontekście prowadzonej działalności gospodarczej. Interpretacja dotyczy zarówno PIT, jak i CIT.
Minister Finansów w interpretacji ogólnej przyznał, że są kosztem uzyskania przychodu ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.
Okazałość czy wystawność oferowanego kontrahentowi poczęstunku w ogóle nie stanowi kryterium kwalifikowania wydatków jako kosztów reprezentacji, gdyż o takim ich charakterze decyduje tylko związek z pełnieniem funkcji przedstawicielskich, rozumianych jako występowanie w imieniu i w interesie podatnika, a nie okazałość lub wystawność sprawowania takiego przedstawicielstwa. Próba rozróżniania wydatków związanych z reprezentacją na przeciętne, typowe i wystawne, okazałe, nie ma żadnego uzasadnienia normatywnego.
Organy podatkowe nie stosują już definicji reprezentacji, w której mieszczą się tylko wydatki mające jednocześnie trzy cechy: 1) okazałość, 2) charakteryzujące się ponadprzeciętną miarą i 3) mające na celu wywołanie pozytywnego wrażenia. Przy poparciu sądów administracyjnych za reprezentację organy podatkowe uznają wydatki, które powodują przedstawienie podatnika w dobrym świetle, służą zbudowaniu miłej atmosfery, dobrego wrażenie.
Wydatki na rzecz pracowników i kontrahentów, obejmujące w szczególności zakup wody, kawy, herbaty itp., nie noszą znamion reprezentacji, są zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości, a zatem mogą zostać zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów.
Spółka zamierza uporządkować teren działki na której znajduje się jej siedziba. Podejmowane prace obejmą założenie trawnika, sadzenie kwiatów, krzewów i drzew, instalację systemu nawadniania, a także późniejsze prace porządkowe, zmianę nasadzeń, nawożenie. Czy wydatki poniesione na ten cel stanowią wydatki na reprezentację, czy też firma może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Prowadzimy spółkę cywilną, rozliczamy się na ogólnych zasadach i płacimy podatek dochodowy od osób fizycznych. W ramach prowadzonej działalności, jako wspólnicy, odbywamy liczne spotkania w kontrahentami i klientami. Ponieważ chcemy się dobrze prezentować na organizowanych spotkaniach, wybieramy eleganckie ubrania. Czy wobec powyższego wydatki na zakup garniturów, koszul, krawatów stanowią koszty uzyskania przychodów?
Prowadzimy działalność w formie spółki jawnej i płacimy podatek dochodowy na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zdarza się, że do biura spółki zapraszamy kontrahentów na spotkania w celu omówienia współpracy, przedstawienia oferty handlowej, ustalenia warunków sprzedaży towarów.
W czasie spotkań częstujemy naszych gości herbatą, kawą, wodą, sokami, ciastkami. Czy koszty zakupu artykułów spożywczych serwowanych w trakcie spotkań z kontrahentami w siedzibie firmy stanowią reprezentację, czy też możemy je zaliczyć do kosztów podatkowych?
Prowadzimy działalność gospodarczą w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W ramach organizowanych akcji promocyjnych rozdajemy swoim potencjalnym klientom gadżety marketingowe np. kalendarze, kubki, długopisy, notesy. Są one oznaczone nazwą firmy, adresem i numerami telefonów, adresem strony internetowej, ale również nazwami produktów spółki. Czy wydatki na te gadżety spółka powinna traktować jako koszty reprezentacji, czy też może uznać je za reklamę?
