Faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana nie nadaje się do roli dokumentu handlowego ze wszystkich możliwych powodów. Można usiłować nadać tej fakturze charakter dokumentu handlowego, ale wymaga to wielu dodatkowych działań prawnych – pisze profesor Witold Modzelewski.

Wprowadzenie do KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, stało się kluczową kwestią dla przedsiębiorców w Polsce. Od 1 lipca 2024 r. obowiązkowe wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej będzie rzeczywistością dla większości podatników. Proces ten nie jest prosty, dlatego warto zacząć przygotowania jak najwcześniej. Poniżej przedstawiamy 5 kroków, które pomogą Ci w przygotowaniu się do korzystania z KSeF.

Dobrowolny do tej pory Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 1 lipca 2024 r. stanie się obowiązkowy (dla sektora MŚP nierozliczającego się z VAT od 1 stycznia 2025 r.). System nie zdążył na dobre jeszcze okrzepnąć, a Ministerstwo Finansów już wprowadza w nim zmiany.

Faktury ustrukturyzowane nie przyśpieszą rozliczeń w obrocie gospodarczym – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I wyjaśnia dlaczego.

Nowelizacja ustawy o VAT wprowadzająca obowiązkowe wystawianie i przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSEF) jest – zdaniem profesora Witolda Modzelewskiego - absurdalna zarówno w samej koncepcji a także w szczegółach. Profesor wymienia najbardziej rażące przykłady nonsensów, w tym zakresie. Zwraca też uwagę, że nowelizacja ta jest sprzeczna z decyzją wykonawczą Rady Europejskiej, która zezwoliła na wprowadzenie tego obowiązku wyłącznie w obrocie między przedsiębiorcami (B2B).

Od 1 lipca 2024 r. polscy podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu eFaktur (KSeF). Dla wielu firm wiązać się to będzie z poważnymi zmianami w procesie płatności, a niedopełnienie obowiązków może wiązać się z otrzymaniem kary finansowej. Przesyłanie dokumentów w formie cyfrowej co prawda zmniejsza ryzyko popełnienia błędu w fakturowaniu, jednak całkowicie go nie wyklucza. Na co zwracać uwagę, żeby spełnić wymogi KSeF i uniknąć niespodziewanych sankcji?

Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych oraz Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest obecnie dobrowolne. Niemniej wielkimi krokami zbliża się obowiązek korzystania z tych instytucji. W tym kontekście warto się zastanowić, czy obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur będzie dotyczył sytuacji, gdy polski podmiot posługuje się zagraniczną rejestracją do celów VAT i wykonuje transakcję w obcym państwie, która jest tamtejszą transakcją krajową.

Ministerstwo Finansów poinformowało, że 16 lutego 2023 r. odbyła się konferencja uzgodnieniowa projektu ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechny system rozliczania. W spotkaniu uczestniczyli: szef Krajowej Administracji Skarbowej mł. insp. Bartosz Zbaraszczuk, zastępca szefa KAS Mariusz Gojny, dyrektorzy departamentów w Ministerstwie Finansów oraz przedstawiciele organizacji przedsiębiorców, doradców podatkowych i księgowych. Przedstawiciele MF zaprezentowali docelowy model KSeF, uwzględniający korekty projektu wprowadzone po konsultacjach publicznych.

Aktualnie obowiązujące przepisy dot. VAT przewidują możliwość wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Są to faktury wystawiane przy wykorzystaniu udostępnionego wzoru za pośrednictwem tzw. Krajowego Systemu e-Faktur (dalej KSeF). Wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest w 2023 r. nadal dobrowolne. Przepisy określające obowiązek wystawiania takich faktur mają zostać wprowadzone dopiero od 1 lipca 2024 r. Od tego terminu wystawianie większości faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe. Dlatego warto poznać nowy system fakturowania i przygotować się do zmian.

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 2 lutego 2023 r., że wprowadzenie obowiązkowego systemu e-fakturowania przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zostanie przesunięte na 1 lipca 2024 r. Ponadto w projekcie nowelizacji ustawy o VAT dot. wprowadzenia powszechnego obowiązku stosowania e-faktur zajdą inne zmiany - np. z KSeF zostaną wyłączone faktury konsumenckie, sankcje dot. KSeF będą stosowane dopiero od 2025 roku.

W Krajowym Systemie e-Faktur faktury są przechowywane 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Podatnicy korzystający z KSeF nie muszą archiwizować i przechowywać faktur samodzielnie na własny koszt. Korzystanie z KSeF stanie się obowiązkiem podatników VAT od 2024 roku.

Podstawowe korzyści płynące z e-fakturowania, czy elektronicznej wymiany danych (EDI, Electronic Data Interchange) w ogóle, to redukcja kosztów oraz czasu potrzebnego na procesowanie dokumentów papierowych. To właśnie z tego powodu, a także w celu zmniejszenia luki w podatkach VAT, rządy wielu państw na całym świecie decydują się na wdrożanie wymogu e-invoicingu. Jak wygląda to w praktyce, szczególnie w porównaniu z Krajowym Systemem e-Fakturowania w naszym kraju?

Ministerstwo Finansów zapewnia, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest na bieżąco monitorowany przez MF, a dane z wystawionych faktur są bezpieczne, w szczególności z uwagi na szyfrowanie danych i samej komunikacji podatników z KSeF.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obligatoryjny od 2024 roku - tak wynika z projektu decyzji derogacyjnej Rady UE. Dla przedsiębiorców oznacza to przestawienie się na nowe zasady wystawiania faktur. Zakończy się możliwość wprowadzania zmian na dokumentach przed ich wysyłką do kontrahenta. Firmy będą dokładniej weryfikować faktury przed ich zatwierdzeniem. Problemy mogą pojawić się w mikrofirmach, które dotychczas nie korzystały z programów elektronicznych w tym celu. Ich właściciele mogą nauczyć się e-fakturowania, ale zabierze im to czas potrzebny do prowadzenia biznesu. Z kolei podmioty wystawiające już e-faktury raczej nie będą mieć problemów z przesyłaniem ich w KSeF. Ostatecznie sprawne korzystanie z tego systemu opłaci się firmom, bo przyspieszy otrzymywanie płatności za towary i usługi, choć nie wyeliminuje celowych opóźnień.

W ciągu najbliższych tygodni Rada UE, na wniosek polskiego rządu, ma wydać decyzję wykonawczą w sprawie wprowadzenia w Polsce Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Na razie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, ale na wiosnę 2023 ma się stać obowiązkowe. Czy nowy typ dokumentów – faktura ustrukturyzowana – będzie wyzwaniem dla księgowych? Jak wpłynie na ich pracę?

W dniu 7 kwietnia 2022 r. Ministerstwo Finansów udostępniło testową wersję Aplikacji Podatnika KSeF. Aplikacja umożliwia m.in. wystawianie i odbieranie faktur z KSeF oraz podgląd faktur. Ministerstwo Finansów zachęca do testowania tej aplikacji.

Po 3-miesięcznym pilotażu, z początkiem 2022 r. weszły w życie przepisy o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), który umożliwia wystawianie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Dla podatników i obsługujących ich biur księgowych to duża nowość. Czy warto wystawiać e-faktury za pośrednictwem KSeF? Czym są faktury ustandaryzowane, czym różnią się od zwykłych faktur elektronicznych i co najważniejsze – z jakimi obowiązkami po stronie podatnika wiąże się wdrożenie tego rozwiązania?

Jakie zasady wystawiania faktur będą obowiązywać w 2022 roku? W przyszłym roku zostanie wprowadzony Krajowy System e-Faktur (KSeF). Podatnicy będą mogli wystawiać faktury elektroniczne (e-faktury) w formie ustrukturyzowanej. Będzie to jednak dobrowolna metoda fakturowania. Wprowadzono także zmiany w zasadach wystawiania faktur korygujących oraz zmieniono terminy wystawiania faktur.

Korzystanie z KSeF. Minister Finansów przygotował projekt rozporządzenia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur od 2022 roku. Rozporządzenie to określi rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, sposoby nadawania, zmiany lub odbierania tych uprawnień oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień, sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur, dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwia dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Rozporządzenie ma wejść w życie 1 stycznia 2022 roku.

Zgoda odbiorcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur rodzi wiele negatywnych skutków – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. Jakie to są skutki? Czy można odesłać fakturę ustrukturyzowaną? Czy można ją anulować?

VAT 2022 - wystawianie faktur. W 2022 roku podatnicy będą mieli wybór, jak fakturować swoją sprzedaż. Będą mogli pozostać przy dotychczasowym systemie fakturowania (faktury papierowe lub elektroniczne w dowolnym formacie) albo skorzystać z nowych zasad, czyli wystawiać ustrukturyzowane faktury za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (tzw. KSeF). Będzie możliwe także stosowanie systemu mieszanego(stare i nowe metody).

E-faktura przestaje być jedynie planem. Zgodnie z nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), nad którą nadal toczą się prace legislacyjne w Sejmie, od 2023 roku będzie to jedyny i obligatoryjny sposób wystawiania faktur. Zanim jednak to nastąpi, rozwiązanie to przetestują przedsiębiorcy, którzy (najpierw dobrowolnie) będą mogli korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Kto się na to zdecyduje? O czym trzeba pamiętać i jakie korzyści przyniesie to rozwiązanie?

E-faktury. Z końcem sierpnia br. Rada Ministrów przyjęła projekt zmian do ustawy VAT wdrażającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Choć początkowo z powyższego rozwiązania będzie można korzystać dobrowolnie, już od 2023 roku stanie się ono obligatoryjne. Jakie są korzyści i wyzwania dla przedsiębiorców wynikające z jego wdrożenia?

e-Faktura. Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorca będzie mieć możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw jest zamieszczony na stronie Rządowego Centrum Legislacji pod pozycją UD159. 6 sierpnia 2021 r. Ministerstwo Finansów opublikowało strukturę logiczną e-Faktury w wersji roboczej.

Rządowe Centrum Legislacji udostępniło kolejny projekt nowelizacji ustawy o VAT, w którym dopuszcza się stosowanie faktur ustrukturyzowanych jako dopuszczaną formę dokumentowania transakcji. W nowych przepisach będzie ona występowała jako forma faktury elektronicznej, a zasady jej stosowania będą określać ogólne regulacje dotyczące faktur elektronicznych, z wyjątkiem przepisów szczególnych wprowadzanych tą nowelizacją. Data wejścia w życie nowych regulacji to 1.10.2021 r.