Dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych - zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Prawidłowość ksiąg rachunkowych zależy więc między innymi od tego, czy zapisy księgowe są udokumentowane prawidłowymi dowodami księgowymi, spełniającymi wymogi określone w przepisach. Przy czym należy zwrócić uwagę, że ich prawidłowości nie należy sprawdzać tylko w konfrontacji z przepisami ustawy o rachunkowości. Podczas kontroli należy wziąć pod uwagę również przepisy podatkowe, gospodarcze, branżowe itp.
Jesteśmy samorządową instytucją kultury. Zleciliśmy wykonanie sieci komputerowej w naszej jednostce. Na fakturze wystawionej przez firmę usługową są osobno wyszczególnione użyte przez nią materiały, np. kabel, gniazda, wtyczki, listwy itp. oraz wartość samej usługi. Czy całość faktury możemy zaksięgować jako usługę, skoro zleciliśmy ją firmie, czy też powinniśmy oddzielnie zaksięgować materiały jako zakup materiałów, a oddzielnie usługę? Naszym zdaniem, skoro zleciliśmy usługę, powinniśmy zaksięgować całość jako usługę. Mogliśmy przecież sami kupić materiały i zlecić tylko samo zmontowanie firmie i wówczas zaksięgowalibyśmy osobno zakup i usługę.
Czy dokonując modernizacji środka trwałego, należy przeksięgować go na konto „Środki trwałe w budowie” (wartość przeksięgowania: wartość początkowa - dotychczasowe umorzenie), czy też na koncie „Środki trwałe w budowie” księguje się tylko wartości poniesionych nakładów na modernizację, a na jej zakończenie przenosi się ją na konto „Środki trwałe”, zwiększając tym samym wartość istniejącego już środka, który podlegał modernizacji?