Faktura VAT, Podatki

W art. 106gb ust. 5 i 5a ustawy o VAT mowa jest o „użyciu faktury ustrukturyzowanej POZA KSeF”, czyli nie ma żadnych „wizualizacji”, są tylko dwie postacie faktury VAT (przypomnę, że zgodnie z ustawą faktura VAT ma tak naprawdę tylko dwie postacie: papierową i elektroniczną) – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Profesor Witold Modzelewski wskazuje sześć najważniejszych poprawek Krajowego Systemu e-Faktur, które trzeba jak najszybciej uchwalić. Zdaniem Profesora zmiany te powinny być wprowadzone w ustawie o VAT od 1 lipca 2026 r. z możliwością ich zastosowania wstecznego od 1 lutego 2026 r.

Przepisy ustawy o VAT dopuszczają wystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF w innym modelu niż online w określonych trybach, jednak nie rozstrzygają wprost, jaki dokument w tym czasie powinien otrzymać nabywca. Kluczowe znaczenie ma nadanie fakturze numeru KSeF, od którego według resortu finansów zależy możliwość przekazania jej wizualizacji. W przeciwnym razie sprzedawca przekazuje jedynie potwierdzenie transakcji, które nie jest fakturą i nie uprawnia do odliczenia VAT. Potwierdzenie transakcji wydawane, gdy nie można wystawić wizualizacji faktury, choć na pierwszy rzut oka może wydawać się dokumentem pomocniczym, w praktyce pełni istotną rolę.

Obowiązkowy KSeF stał się dla firm jedną z największych zmian w rozliczeniach VAT od lat. Wielu przedsiębiorców zakładało jednak, że mimo przejścia na faktury ustrukturyzowane nadal będzie mogło wygodnie wysyłać klientom „normalne” PDF-y jako czytelne wizualizacje dokumentów zapisanych w systemie. Najnowsza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej pokazuje jednak, że skarbówka patrzy na tę praktykę znacznie ostrzej, niż spodziewał się biznes.

KSeF zmienił polski biznes bardziej, niż wielu się spodziewało. Po pierwszym miesiącu działania systemu przedsiębiorcy alarmują o chaosie organizacyjnym, problemach z uprawnieniami i podwójnym księgowaniem faktur. Eksperci, księgowi i dostawcy ERP ujawniają, gdzie firmy popełniają największe błędy i dlaczego e-fakturowanie stało się testem dojrzałości całych organizacji.

Już wiemy, że cała oficjalna wykładnia przepisów o KSeF jest z istoty błędna, bo podatnicy zupełnie inaczej czytają te przepisy i jak zawsze to oni ostatecznie będą mieli rację. Ich zdaniem od kilku lat są trzy równorzędne postacie faktur VAT (tak będą nazywać faktury wystawiane na podstawie ustawy VAT) – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Tylko w przypadku, o którym mowa w art. 106na ust. 3 ustawy o VAT (tj. w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego fakturę) faktura ustrukturyzowana jest otrzymana ex lege przez KSeF, czyli została wprowadzona do obrotu prawnego. W pozostałych przypadkach dzieje się tak dopiero wtedy, gdy papierowa lub elektroniczna postać tej faktury została faktycznie i fizycznie przekazana nabywcy – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Podatnicy, którzy rozpoczęli „pierwsze starcie” z KSeF (ring wolny), bardzo często zadają dwa fundamentalne pytania: (1) czy adresat faktury ustrukturyzowanej, który ją nawet odebrał (albo nie odebrał) z KSeF, może zostać skutecznie przymuszony do jej zapłaty, gdy upłynie termin płatności określony przez wystawcę na tej fakturze,(2) czy pracownik, który ma dostęp do KSeF i fizycznie wystawia te faktury, będzie musiał zapłacić VAT z tej faktury, jeżeli przez pomyłkę wyśle ją do innego niż kontrahent podmiotu (pomylił NIP).

Ministerstwo Finansów potwierdziło prace nad podatkiem cyfrowym dla największych globalnych firm technologicznych działających w Polsce. Projekt zgłoszony przez Ministerstwo Cyfryzacji ma trafić do konsultacji już na przełomie maja i czerwca, a rząd planuje przyjęcie nowych przepisów w III kwartale 2026 roku. Według założeń nowa danina wyniosłaby 3 proc. i miałaby objąć wybrane usługi cyfrowe.

Zmiana stanowiska Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w zakresie zasad korygowania faktur ustrukturyzowanych w KSeF będąca konsekwencją wniesionej skargi na pierwotną interpretację sygn.. 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.1.JM stanowi istotny przykład ewolucji wykładni przepisów w odpowiedzi na praktyczne problemy podatników.

Faktura wystawiona w KSeF na żądanie konsumenta, czy rolnika ryczałtowego do transakcji zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej powinna być oznaczona w ewidencji VAT symbolem „FP”. Na podstawie art. 109 ust. 3d ustawy o VAT, ujęcie faktury wystawionej do paragonu strukturze JPK_VAT z deklaracją ma jedynie charakter ewidencyjny, faktura nie jest uwzględniana w strukturze wartościowo (nie zwiększa przychodu oraz podatku należnego wykazywanego w deklaracji), ponieważ obrót z tytułu tej transakcji jest wykazany na podstawie okresowego raportu z kasy rejestrującej oznaczonego symbolem RO. Takie oznaczenie faktur, w opisanych okolicznościach, nie spowoduje, że podatnik wystawiający taką fakturę zapłaci od tej samej transakcji podatku należnego w podwójnej wysokości. Tak odpowiedział na pytanie podatnika Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 20 marca 2026 r.

 W odpowiedzi na interpelację poselską Minister Finansów i Gospodarki udzielił 12 stycznia 2026 r. kilku ważnych wyjaśnień odnośnie fakturowania przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur transakcji realizowanych na rzecz jednostek samorządu terytorialnego (JST).

Polskie przedsiębiorstwa wchodzą w nową fazę relacji z administracją skarbową. Ryzyko podatkowe – jeszcze niedawno kojarzone głównie z incydentalnymi kontrolami – dziś staje się ryzykiem permanentnym, wpisanym w codzienne funkcjonowanie firm. Kluczową rolę odgrywa tu postępująca cyfryzacja rozliczeń oraz coraz bardziej zaawansowane narzędzia analityczne po stronie organów podatkowych. Najnowszym katalizatorem tej zmiany jest Krajowy System e-Faktur (KSeF), od 1 lutego 2026 r. obowiązujący przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. obejmie zasadniczo pozostałe podmioty, z wyjątkiem wynikającym z art. 145m VATU. W połączeniu z obowiązującym od 1 stycznia 2026 r. wymogiem dotyczącym prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą programów komputerowych i przekazywania ich do urzędów skarbowych, system ten daje fiskusowi bezprecedensowy dostęp do danych o działalności przedsiębiorców.

Obowiązkowy KSeF zmienia sposób fakturowania w Polsce, ale rodzi też poważne wątpliwości podatników. Czy faktura wystawiona poza systemem nadal daje prawo do odliczenia VAT? I czy trzeba korygować JPK, jeśli dokument później trafi do KSeF?

Dwoje dzieci, studia, szkoła średnia i wspólne rozliczenie roczne PIT – a pomimo tego ulga prorodzinna przepada w całości. Najnowsza interpretacja Dyrektora KIS pokazuje, że wystarczy przekroczenie jednego limitu dochodowego, żeby skarbówka potraktowała rodzinę tak, jakby wychowywała tylko jedno dziecko.

Polska spółka była przekonana, że komplet dokumentów chroni ją przed podatkiem u źródła. Wyrok WSA w Kielcach pokazuje jednak brutalną prawdę: jeśli struktura wygląda na sztuczną, formalności nie wystarczą. Fiskus i sądy oczekują dziś realnej weryfikacji, a nie „papierowego” compliance.

W ustawie o VAT są dwa przepisy, które pozwalają zmusić dostawcę do fakturowania po staremu. Są to art. 106ba i 106gb ust. 4 pkt 5: do podania NIP wystawcy faktury obowiązani są nabywcy, którzy „posługują się tym numerem dla potrzeb danej czynności”. Jeżeli tak nie jest, zgodnie z drugim z tych przepisów wystawca faktury musi „uzgodnić udostępnienie tej faktury” poza KSeF, czyli faktycznie wystawi ją po staremu. Błędy tego systemu są jego jedyną (?) zaletą – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) problem, „kto widzi jakie faktury”, przestaje być kwestią czysto organizacyjną, a staje się kwestią techniczno-prawną. KSeF jest systemem scentralizowanym, a podstawowym identyfikatorem podatnika jest NIP. To oznacza, że w modelu „standardowym” (bez dodatkowych mechanizmów) osoby uprawnione do działania w imieniu podatnika mają potencjalnie dostęp do pełnego zasobu jego faktur sprzedaży i zakupów. Dla małych firm bywa to akceptowalne. Dla organizacji z dużą liczbą oddziałów, zakładów, jednostek organizacyjnych (w tym jednostek podrzędnych JST), a nawet „wewnętrznych centrów rozliczeń” – to często scenariusz nie do przyjęcia. Aby ograniczyć dostęp do faktur lub mieć większą kontrolę nad zakupami, podatnik może nadać identyfikator wewnętrzny jednostki (IDWew) jednostkom organizacyjnym czy poszczególnym pracownikom.

Nowe regulacje na rynku paliw już obowiązują. Rząd wprowadził maksymalne ceny oraz obniżył VAT, aby ograniczyć wzrost kosztów dla kierowców i firm. Minister energii wyjaśnia, jak działa mechanizm, dlaczego został wprowadzony i kiedy możliwe są kolejne decyzje – w tym ewentualne ograniczenia sprzedaży paliw.

Jedna decyzja, jeden „techniczny” szczegół i setki tysięcy złotych mogą przepaść. Historia przedsiębiorcy, który zapłacił ogromny podatek mimo przedawnienia, pokazuje, jak fiskus wykorzystuje przepisy – i jak wiele zależy od jednego słowa. Stawką są nie tylko pieniądze, ale też odsetki liczone w dziesiątkach tysięcy złotych.

Krajowy System e-Faktur miał uprościć rozliczenia i zwiększyć kontrolę nad obiegiem dokumentów. Jednak wdrożenie KSeF ujawniło problemy techniczne (niestabilne API, limity zapytań) oraz organizacyjne – szczególnie w firmach wielooddziałowych, gdzie pojawiają się trudności w przypisaniu faktury do właściwego oddziału, pracownika czy konta kosztowego. Dużym wyzwaniem są duplikaty dokumentów – gdy ta sama faktura trafia do firmy zarówno przez KSeF, jak i e-mailem – co może prowadzić do zawyżenia odliczonego VAT lub podwójnej zapłaty.

Do 30 kwietnia 2026 r. trzeba rozliczyć podatek od inwestycji. Dla ponad miliona Polaków to dopiero drugi raz, gdy robią to samodzielnie – a błędy mogą słono kosztować. Ekspertka ostrzega: nawet strata nie zwalnia z obowiązku złożenia PIT-38.

KSeF miał uszczelnić VAT i uprościć obieg faktur, ale już na starcie ujawnił inną prawdę o państwowej cyfryzacji: ogromną wrażliwość systemu na prowokacje, błędy i kryzysy zaufania. Głośna akcja z „fakturą na KPRM” stała się tylko symbolem większego problemu z potencjalnymi oszustami, lecz także przeciążenia systemu, chaosu proceduralnego i trwałego zapisu każdej pomyłki.

Polscy przedsiębiorcy znajdują się dziś pomiędzy dwiema kluczowymi datami wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowy obowiązek wkrótce stanie się codziennością dla firm w całym kraju. Tymczasem właściciele mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw wciąż zadają jedno pytanie: czy jeśli wystawiam zaledwie jedną lub dwie faktury miesięcznie, również muszę korzystać z systemu? Wielu z nich zakłada, że nowe przepisy dotyczą wyłącznie dużych firm. To jeden z najczęstszych i najbardziej kosztownych błędów w interpretacji przepisów.

Rząd przyjął projekt zmian w Ordynacji podatkowej, który ma zwiększyć przejrzystość w podatkach lokalnych. Kluczową zmianą będzie publikowanie interpretacji samorządowych w jednej ogólnopolskiej bazie – EUREKA. Dzięki temu podatnicy będą mogli szybciej sprawdzić, jak gminy interpretują przepisy i łatwiej powoływać się na wcześniejsze rozstrzygnięcia.