Każdy urząd lub sąd, otrzymując od organizacji pozarządowej jakiekolwiek pismo, w pierwszej kolejności zwraca uwagę na to, czy osoba, która podpisała dokument, ma umocowanie do reprezentowania tej organizacji. Wątpliwości wywołuje sytuacja ustanowienia nowych reprezentantów i fakt ich prawnego umocowania – gdy stosowna zmiana w statucie organizacji została już podjęta, ale nie została jeszcze wpisana do KRS.