Tematy - Spółka z o.o., Księgi rachunkowe

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Wyobraź sobie, że chcesz wystartować z nową firmą albo przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o. Formalności nie brakuje, ale jedna kwestia wraca jak bumerang: kapitał zakładowy. To pierwszy, obowiązkowy „wkład własny”, bez którego sąd nie zarejestruje spółki. Jego ustawowe minimum – 5 000 zł – może wydawać się symboliczne, jednak od sposobu, w jaki je wnosisz i później „pilnujesz”, zależy wiarygodność Twojej firmy, a czasem nawet osobista odpowiedzialność zarządu. Poniżej znajdziesz najświeższe przepisy, praktyczne podpowiedzi i pułapki, na które trzeba uważać od pierwszego przelewu aż po ewentualne obniżenie kapitału lata później.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Jakie są kluczowe etapy procesu likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością? Choć założenie spółki z o.o. jest stosunkowo proste, zakończenie jej działalności wymaga przejścia przez szereg formalności, które warto dokładnie poznać przed podjęciem decyzji o likwidacji. Przyczyn i podstaw likwidacji może być wiele, w poniższym tekście opisaliśmy sytuację, w której podstawą likwidacji będzie uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki.

Nowelizacja z 6 grudnia 2024 r. do ustawy o rachunkowości, podwyższyła od 1 stycznia 2025 r. limit przychodów dla prowadzenia ksiąg rachunkowych. Limit ten od nowego roku wynosi równowartość 2,5 mln euro. Ten nowy limit jest stosowany do roku obrotowego rozpoczynającego się po 31 grudnia 2024 r.

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, jako osoba prawna, działa przez swoje organy. Za prowadzenie spraw spółki i jej reprezentowanie odpowiedzialny jest zarząd. Mnogość obowiązków w firmie może jednak sprawić, że członkowie zarządu będą potrzebowali pomocy.

Od 1 stycznia 2026 r. podatnicy PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek przesyłania JPK_V7M/K - będą musieli prowadzić te księgi w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. Te elektroniczne księgi rachunkowe będą musiały być przekazywane do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w ustrukturyzowanej formie (pliki JPK) od 2027 roku. Na początku kwietnia 2025 r. Minister Finansów przygotował projekt nowego rozporządzenia w sprawie w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - podlegające przekazaniu w formie elektronicznej na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Rozporządzenie to zacznie obowiązywać także od 1 stycznia 2026 r.

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Od 1 stycznia 2025 roku w życie wejdą zmiany dotyczące limitu przychodów zobowiązujących do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych. Zgodnie z nowelizacją ustawy o rachunkowości, próg ten wzrośnie z obecnych 2 mln euro do 2,5 mln euro.

Obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych w 2025 roku zależy od limitu przychodów za rok obecny. Konieczność prowadzenia ksiąg powstanie po przekroczeniu kwoty 8 569 200 zł. Zdecydował o tym kurs euro z 1 października br.

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych różnicują pozycję wspólników spółki z o.o. w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu w zależności od tego, czy spółka jest jednoosobowa czy wieloosobowa.

Przejścia na estoński CIT w trakcie roku podatkowego wymaga zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania finansowego. Fiskus twierdził, że obowiązków tych spółka musi dokonać przed upływem terminu na złożenie zawiadomienia o wyborze estońskiego CIT. Jak się okazało – błędnie.

W ramach zamknięcia roku obrotowego jednostki mają obowiązek, zgodnie z zasadą ostrożności tworzyć rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń, także wtedy, gdy zostaną one ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych.

Zarząd spółki z o.o. nie jest ślepym wykonawcą poleceń wspólników, a samodzielnym organem podlegającym odpowiedzialności karnej – orzekł sąd w Piotrkowie Trybunalskim w sprawie prezesa spółki, który chciał uniknąć odpowiedzialności za przestępstwo skarbowe tłumacząc, że to nie on, a spółka podejmowała działania, które zostały uznane za czyn zabroniony.

Obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych w 2024 roku zależy od limitu przychodów za rok obecny. Konieczność prowadzenia ksiąg powstanie po przekroczeniu kwoty 9 218 200 zł. Zdecydował o tym kurs euro z 2 października br.

PKPiR 2024 - limit przychodów. Podatkową księgę przychodów i rozchodów (stosuje się skróty: pkpir lub kpir) może prowadzić w 2024 roku ten rozliczający się wg skali podatkowej PIT lub 19% podatkiem liniowym podatnik PIT (tj. osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie i przedsiębiorstwa w spadku – wykonujące działalność gospodarczą), który w 2023 r. uzyskał mniej niż 9.218.200,- zł (2.000.000,- euro x 4,6091 zł) przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych. Średni kurs euro w NBP wyniósł 2 października 2023 r. (pierwszy dzień roboczy tego miesiąca) - 4,6091 zł.

Przedsiębiorców i księgowych czekają zapewne spore zmiany w ustawie o rachunkowości. Obecnie trwa kompleksowy przegląd przepisów o rachunkowości pod kątem ich modernizacji. W kwietniu 2024 roku poznamy raport analityczny przygotowany przez Ministerstwo Finansów i PwC, który będzie zawierał szczegółowe rekomendacje zmian w ustawie o rachunkowości.

Ministerstwo Finansów przypomina terminy sprawozdawcze w 2023 roku. Sprawozdania finansowe za rok 2022 należy sporządzić do 31 marca 2023 r. Nie można się sugerować zeszłym rokiem, bo w 2022 roku terminy sprawozdawcze były dłuższe – z uwagi na pandemię COVID-19. W bieżącym 2023 roku Ministerstwo Finansów rozważa przedłużenie terminu na złożenie zeznań w podatku CIT.

Zmiany podatkowe 2023. Jak dobrze przygotować się do nowych regulacji podatkowych i o niczym nie zapomnieć? Prezentujemy listę porządkującą najważniejsze zmiany w przepisach!

Nieujawnienie całości lub części przychodów. Skutkiem takiego działania może być zakwalifikowanie wzbogacenia się jako przychód z nieujawnionych źródeł oraz kara finansowa.

Zamknięcie roku 2022. Zapraszamy na bardzo praktyczne szkolenie on-line, podczas którego szczegółowo omówimy najważniejsze zagadnienia związane z praktycznym stosowaniem przepisów rachunkowych podczas zamknięcia roku w zakresie zdarzeń po dniu bilansowym.

Przenoszenie udziałów w spółce z o.o. – jakie dokumenty należy przygotować i w jaki sposób przeprowadzić całą procedurę, aby mogła przebiec szybko i sprawnie? Jak jest opodatkowana sprzedaż udziałów w spółce z o.o.?

Jak wynika z raportu Krajowej Izby Biur Rachunkowych obecnie w Polsce funkcjonuje około 70 tysięcy biur rachunkowych i nawet 400 tysięcy księgowych. Część z nich poza rodzimym rynkiem z powodzeniem działa na tych zagranicznych, obsługując tamtejszych, ale i polskich klientów. O tym, że warto nawiązywać międzynarodowe partnerstwo i nie bać się nowoczesnych rozwiązań przekonywali eksperci podczas Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych w Targach Kielce.

Czym jest polityka rachunkowości? Niekiedy przedsiębiorcy dowiadują się o obowiązku jej posiadania dopiero w momencie kontroli skarbowej, kiedy to urzędnik o nią poprosi jako jeden z wielu dokumentów.

Wartość niespłaconych zobowiązań wynikających z umów pożyczek wobec pożyczkodawcy, pozostających w spółce na dzień zakończenia likwidacji i wykreślenia tej spółki z rejestru przedsiębiorców KRS nie będzie stanowić dla niej przychodu podatkowego, powodującego powstanie obowiązku w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Takie stanowisko zostało potwierdzone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 14 października 2022 r., znak: 0114-KDIP2-2.4010.111.2022.1.RK.

Kodeks spółek handlowych nie wskazuje jak należy postąpić w sytuacji, gdy adresat nowoutworzonych udziałów w spółce z o.o. nie obejmie ich. Czy i komu zarząd spółki może zaoferować udziały nieobjęte w podwyższeniu kapitału zakładowego?

Co trzeba wiedzieć o sprzedaży udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością? W jakiej formie prawnej trzeba zawrzeć taką umowę? Jakie obowiązki wiążą się z zawarciem tej umowy? Jak wycenić udział w spółce? Co z podatkiem dochodowym w przypadku sprzedaży udziałów w spółce z o.o.?

Faktura zakupowa - księgowanie. Jak ująć w księgach rachunkowych fakturę zakupową bez dostawy urządzenia?

Czym jest polityka rachunkowości? Niekiedy przedsiębiorcy dowiadują się o obowiązku jej posiadania dopiero w momencie kontroli skarbowej, kiedy to urzędnik o nią poprosi jako jeden z wielu dokumentów.

Jak powinien zaewidencjonować notę odsetkową w księgach rachunkowych podmiot wystawiający notę odsetkową i podmiot otrzymujący tę notę?

Kto powinien podpisać w imieniu spółki umowę o badanie sprawozdania finansowego?

Na czym polega połączenie spółek? Jak uwzględnić łączenie spółek w księgach rachunkowych?

Jakie skutki prawne ma podpisanie z członkiem zarządu spółki kontraktu menadżerskiego? Czym różni się sytuacja członka zarządu na kontrakcie menadżerskim w porównaniu do zatrudnienia go na umowę o pracę?

Od 13 października 2022 r. wchodzi w życie nowelizacja Kodeksu Spółek Handlowych, która w dużej mierze dotyczy rozszerzenia kompetencji rady nadzorczej w spółkach kapitałowych. Na czym polegają te zmiany?

Podstawowym sposobem zakończenia istnienia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest jej formalna likwidacja. Jak ona przebiega w praktyce, jakich obowiązków należy dochować i co warto o niej wiedzieć?

Limity podatkowe 2023. Średni kurs euro publikowany przez NBP pierwszego dnia roboczego października decyduje o ważnych limitach podatkowych w następnym roku. Znamy już ten kurs euro z 3 października 2022 r. (4,8272 zł). Sprawdźmy zatem jakie limity podatkowe będą obowiązywały w 2023 roku.

Pełna księgowość 2023 - limit przychodów. Księgi rachunkowe zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości będą mieli obowiązek prowadzić w 2023 roku ci podatnicy rozliczający się wg skali podatkowej PIT lub 19% podatkiem liniowym podatnik PIT (tj. osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie i przedsiębiorstwa w spadku – wykonujące działalność gospodarczą), którzy w 2022 r. uzyskali przynajmniej 9.654.400,- zł (2.000.000,- euro x 4,8272 zł) przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych. Kurs średni euro w NBP wyniósł 3 października 2022 r. - 4,8272 zł.

Jak wybrać dobre, kompetentne biuro rachunkowe? Jakie są najważniejsze kryteria wyboru biura rachunkowego? Wyjaśnia Marta Kusek, właścicielka biura rachunkowego, posiadająca 30-letnie doświadczenie w pracy na wszystkich szczeblach zawodu księgowego.

Myślisz nad założeniem własnego biura rachunkowego? Sprawdź, jak to zrobić. Trudno wyobrazić sobie podmiot, na który nie zostałyby nałożone obowiązki w zakresie rachunkowości. Jednym z podstawowych celów rachunkowości jest rzetelne i jasne przedstawianie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego danej jednostki. Rachunkowość stanowi dziedzinę szerszą niż księgowość, chociaż zazwyczaj powinności z nią związane realizują księgowi – ale nie tylko oni. Opiekę nad rachunkowością sprawuje główna księgowa, wewnętrzny dział rachunkowy lub można w tym celu wybrać outsourcing rachunkowości do zewnętrznego biura rachunkowego.

Jedną z podstawowych kwestii do rozważenia w ramach działalności gospodarczej jest forma w jakiej będzie prowadzona księgowość firmy. Spółka jawna, co do zasady nie jest podatnikiem CIT, więc nie ma obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale czy na pewno?

Zbycie udziałów jest podstawowym prawem każdego wspólnika. Żaden zapis w umowie spółki nie może zakazywać dokonania tej czynności. W tym miejscu trzeba przypomnieć, że wielkość udziału determinuje pozycję w spółce. Udział to wskazana ułamkowo lub poprzez określenie wartości część kapitału zakładowego określonego w umowie, należącego do określonego wspólnika. Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych, wartość jednego udziału nie powinna być mniejsza niż 50 zł. Posiadanie udziału wiąże się nie tylko z prawami, ale także z obowiązkami względem spółki.

Jak wspólnik spółki z o.o. może wypłacić zysk ze spółki, aby było najkorzystniej?

Członek zarządu spółki z o.o. może (choć nie musi) być zatrudniony w tej spółce na podstawie umowy o pracę. Okazuje się jednak, że nie zawsze jest to możliwe.

Przekształcenie jako jedna z transakcji restrukturyzacji spółki, zasadniczo nie wpływa na jej funkcjonowanie, zmieniając jedynie formę prawną prowadzonej działalności. Praktyka pokazuje jednak, że cała procedura może być zdecydowanie bardziej skomplikowana i znacząco wykraczać poza przygotowanie umowy przyszłej spółki, a sam plan przekształcenia uwzględniać szereg innych czynności, nie tylko z zakresu prawa. Dobrze widać to na przykładzie przekształcenia spółki rodzinnej, gdzie dodatkowym wyzwaniem może być udział małoletnich dzieci. Jakie wyzwania stoją przed prawnikami?

Do zatwierdzenia sprawozdań finansowych za 2021 rok, zgodnie z przedłużonym terminem, pozostało jeszcze trochę czasu, ale nie zapominajmy, że wiele z nich podlega ocenie biegłego rewidenta, a ten może mieć uwagi. Co w sytuacji, gdy w wyniku badania pojawiają się korekty, a firma nie zgadza się na ich wprowadzenie?

Ustawa o rachunkowości jest najważniejszą podstawą prawną określającą zasady formalnego odzwierciedlania działalności gospodarczej. Uzupełnieniem ustawy o rachunkowości są Krajowe Standardy Rachunkowości, Międzynarodowe Standardy Rachunkowości, Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej oraz ustawa o biegłych rewidentach.

Zgodnie z przepisami udziały w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością są zbywalne. Pomimo, iż wspólnicy mogą uzależnić taką transakcję od zgody spółki albo ograniczyć w inny sposób np. nadając szczególne uprawnienia niektórym spośród wspólników to w kodeksie spółek handlowych nie ma regulacji, która zakazywałaby całkowicie rozporządzania udziałami.

Czy dokonując korekty na kontach syntetycznych czerwono czarnym zapisem po stronie WN np. - 501 na konto +505 powinno się również zaksięgować po stronie Ma na koncie technicznym pozostałe rozrachunki? Czy przy tej korekcie powinno się zachować zasadę podwójnego zapisu? Do tej pory nie było konta technicznego. Księgowano korekty czerwono czarnym zapisem. Wskazano błąd z uwagi na niezachowanie zasady podwójnego zapisu. Czy korekta zapisów na kontach syntetycznych jest operacją gospodarczą?

Spółka z o.o., Księgi rachunkowe

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Kapitał zakładowy spółki z o.o. w praktyce. Wymogi prawne, pułapki, podatki, księgowość, odpowiedzialność zarządu i wspólników

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

Likwidacja sp. z o.o. – jak to zrobić zgodnie z prawem

Księgi rachunkowe 2025 - limit przychodów

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

Prokurent czy pełnomocnik? Różne podejście w spółce z o.o.

Dodatkowe dane w księgach rachunkowych i ewidencji środków trwałych od 2026 r. Jest projekt nowego rozporządzenia ministra finansów

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Ważne zmiany w prawie 2025. Nowe limity, co się zmieni w księgach rachunkowych

Od jakiej kwoty pełna księgowość w 2025 r.? Limit przychodów wynosi 8 569 200 zł

Składki ZUS wspólników spółki z o.o. (jednoosobowej i wieloosobowej). Kto i kiedy ich nie zapłaci?

Skuteczne przejście na estoński CIT w trakcie roku podatkowego. Kiedy wymagane jest zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenie sprawozdania finansowego?

Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe bierne – ujęcie w księgach rachunkowych, wykorzystanie i rozwiązanie

Zarząd spółki z o.o. Jak wygląda odpowiedzialność karna członków zarządu?

Od jakiej kwoty pełna księgowość w 2024 roku?

PKPiR 2024 (podatkowa księga przychodów i rozchodów) - limit przychodów. Które przychody trzeba uwzględnić licząc limit?

Reforma systemu rachunkowości w Polsce. Co się zmieni? Szczegóły na wiosnę 2024 roku

Sprawozdanie finansowe 2023 - terminy

Podatki 2023. Lista najważniejszych zmian!

Przychody nieujawnione – jakimi sankcjami dysponuje administracja skarbowa

Zamknięcie roku 2022 [szkolenie]

Umowa sprzedaży udziałów spółki z o.o. - treść, formalności, opodatkowanie

Kilkaset księgowych wzięło udział w największym w Polsce kongresie branży rachunkowo-księgowej

Polityka rachunkowości – co warto wiedzieć?

Likwidacja działalności spółki - niezapłacone zobowiązania a przychód podatkowy

Podwyższenie kapitału zakładowego a nieobjęcie udziałów. Co może zrobić zarząd spółki?

Sprzedaż udziałów w spółce z o.o. – forma prawna, obowiązki, ograniczenia, opodatkowanie

Jak księgować fakturę zakupu bez dostawy urządzenia?

Polityka rachunkowości. Dla kogo obowiązkowa?

Nota odsetkowa w księgach rachunkowych

Reprezentacja spółki przy zawieraniu umowy o badanie sprawozdania finansowego

Łączenie spółek a księgi rachunkowe – zasady, terminy, rozliczenie

Członek zarządu spółki na kontrakcie menadżerskim

Nowe obowiązki i uprawnienia rad nadzorczych spółek kapitałowych. Zmiany w KSH od 13 października 2022 r.

Likwidacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – procedura, zasady, reprezentacja

Limity podatkowe 2023

Pełna księgowość 2023 - limit przychodów dla ksiąg rachunkowych

Jak wybrać biuro rachunkowe?

Jak założyć biuro rachunkowe – wszystko, co trzeba wiedzieć

Księgi rachunkowe w spółce jawnej – czy są obowiązkowe?

Zbycie udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, podatek PCC

Jak wypłacić zysk ze spółki z o.o.

Czy członek zarządu spółki może być jej pracownikiem?

Spółka rodzinna – problemy związane z przekształceniem

Badanie sprawozdania finansowego. Korekty biegłego rewidenta - wprowadzać czy nie wprowadzać?

Co reguluje ustawa o rachunkowości?

Klauzule lock-up w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Jak stosować reguły podwójnego zapisu?