Tematy - Podróż służbowa, Koszty pracownicze - INFOR.PL

Firma, która opłaca polisę chroniącą pracownika w trakcie zagranicznego wyjazdu służbowego, nie musi rozpoznawać uzyskanego przez ubezpieczonego przychodu. Pod warunkiem wszakże, że polisa nie skutkuje przysporzeniem majątkowym dla pracownika.

Wykonuję zawód radcy prawnego we własnej kancelarii. Przyjąłem zlecenie na zastępstwo prawne w sądzie, który jest znacznie oddalony od siedziby zleceniodawcy (innego radcy prawnego). W zawartej umowie dopuściliśmy możliwość wykonania czynności nią objętych przez mojego aplikanta, którego zatrudniam na umowę o pracę. W takim przypadku to ja jestem zobowiązany pokryć koszty jego delegacji. Czy mogę te koszty udokumentować notą obciążeniową, nie uwzględniając ich tym samym w fakturze, którą wystawię za tę usługę?

Orzecznictwo sądów administracyjnych pozwala bronić tezę, że świadczenia na rzecz pracowników mobilnych (przedstawicieli handlowych) obejmujące zapewnienie noclegu na obszarze stanowiącym miejsce świadczenia pracy pracownika nie podlegają opodatkowaniu PIT. Takie świadczenie nie jest bowiem przychodem pracownika. Dlatego pracodawca jako płatnik nie jest obciążony obowiązkami związanymi z obliczeniem, pobraniem i odprowadzeniem od wartości takich świadczeń kwoty podatku.

Bezpłatne wyżywienie w podróży służbowej to żaden przychód dla pracownika – twierdzą sądy i eksperci. Urzędy nadal jednak żądają daniny od nadwyżki ponad limity zwolnienia z PIT. To kolejna odsłona wojny o nieodpłatne świadczenia. Podatnicy nieustannie analizują skutki ubiegłorocznego wyroku Trybunału Konstytucyjnego. I wyciągają kolejne wnioski. Tym razem – w kwestii zwrotu wydatków na wyżywienie w trakcie podróży służbowej.

Pracodawca zatrudniając pracownika i naliczając wynagrodzenie, jest zobligowany uwzględnić w nim, w formie zryczałtowanej, koszty uzyskania przychodu zgodnie z ustawą o podatku od osób fizycznych z dn. 26 lipca 1991 r. zwaną dalej „ustawą o PIT”. Koszty uzyskania przychodu są nieodzownym elementem, który jest niezbędny do prawidłowego ustalenia wysokości należnego podatku, a co za tym idzie kwoty netto wynagrodzenia. Wysokość tych kosztów jest uzależniona od kilku czynników takich jak np. miejsce zamieszkania lub forma zatrudnienia.

Składki ZUS, składka zdrowotna i zaliczka na PIT stanowią blisko 30 proc. pensji brutto pracownika na etacie. Na przykład z 4123 zł, wpisanych do umowy o pracę, pracownik otrzymuje na konto niecałe 3000 zł. Pracodawca z kolei za umowę o pracę podpisaną na tę samą kwotę brutto zapłaci co miesiąc prawie 5000 zł. Jak dokładnie robi się rozliczenie wynagrodzenia do wypłaty?

Oddelegowany do podróży służbowej pracownik nie zapłaci podatku dochodowego od polisy ubezpieczeniowej, którą wykupił mu pracodawca. Na wysokość podatku pracownika nie wpłynie też używanie karty paliwowej przyznanej na czas podróży służbowej. Fiskus każe natomiast zapłacić podatek od wykupionego w hotelu śniadania, nawet w przypadku gdy pracownik go nie zjadł.

Do wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi, który opracowuje projekty racjonalizatorskie, nie będą miały zastosowania 50% koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 9 pkt 1 ustawy o PIT. Koszty takie mają bowiem zastosowanie wyłącznie w przypadku przeniesienia prawa własności do wynalazku, a projekt racjonalizatorski nie jest w świetle przepisów ustawy Prawo własności przemysłowej wynalazkiem.

Z informacji, jakie napływają do Biura Rzecznika Praw Obywatelskich wynika, że organy podatkowe prezentują niekorzystne dla podatników stanowisko dotyczące skutków podatkowych finansowania przez pracodawcę kosztów noclegu tzw. pracownika mobilnego, związanego z wyjazdem służbowym, nie będącym podróżą służbową. W indywidualnych interpretacjach prawa podatkowego Minister Finansów uznaje, że wartość świadczenia (noclegu) poniesionego w związku z wykonaniem zleconych przez pracodawcę obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę stanowić będzie przychód ze stosunku pracy.

Pracodawca może wykazać rozliczenie należności za podróże służbowe pracowników na liście płac lub w odrębnym dokumencie. Przepisy nie nakazują bowiem sporządzania tego rozliczenia na ustalonym formularzu. Jeżeli jednak świadczenie za delegację nie jest zwolnione ze składek ZUS i podatku, należy je wykazać na liście płac jako nieodpłatne przysporzenie.

Przedstawiamy zasady rozliczania podatku i składek ZUS od kilometrówki i ryczałtu za jazdy lokalne i zamiejscowe.

Jeżeli pracownik odbywa podróż służbową i z tego tytułu pracodawca zwraca mu koszty, świadczenia te są wolne od podatku dochodowego, o ile nie przekroczą wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Organy podatkowe nie stosują się do wyroku Trybunału Konstytucyjnego z lipca 2014 r. w sprawie nieodpłatnych świadczeń. Traktują one zakwaterowanie pracownika podczas wyjazdu służbowego w obrębie miejsca pracy jako jego przychód. To absurdalne, bo w takiej sytuacji korzyść ekonomiczną osiąga pracodawca.

Powierzenie pracownikowi mobilnemu obowiązków na określonym w umowie obszarze działalności firmy (poza miejscem zamieszkania pracownika) nie generuje po stronie pracownika przychodu w postaci wartości noclegu. Zatem zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika w tym zakresie nie należy traktować jako przychodu ze stosunku pracy i odprowadzać z tego tytułu zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych – orzekł WSA w Poznaniu.

Kryteria minimalnej stawki płacy dla pracowników delegowanych są regulowane przepisami kraju przyjmującego - orzekł w czwartek Trybunał Sprawiedliwości UE w Luksemburgu w głośnej sprawie dotyczącej działalności spółki Elektrobudowa w Finlandii.

Diety wypłacane pracownikom za wyjazdy związane z działalnością firmy są kosztem uzyskania przychodu. Również wydatki na swoje podróże przedsiębiorca może zaliczyć w ciężar kosztów w wysokości nieprzekraczającej kwot ustalonych dla pracowników – przypomina Tax Care.

Koszty pracy to jeden z najbardziej istotnych czynników wyboru form zatrudnienia pracowników przez daną firmę. Ich udział w kosztach działalności jednostki stanowi bowiem znaczącą pozycję. Wysokość kosztów pracy zależy od rodzaju prowadzonej działalności.

Wiceminister infrastruktury i rozwoju Zbigniew Rynasiewicz poinformował w czwartek 18 grudnia 2014 r. sejmową komisję infrastruktury, że resort przygotował nowelizacje ustawy o czasie pracy kierowców, która jeszcze przed końcem 2014 roku trafić ma do konsultacji społecznych. Nowelizacja ta zakłada, że minister infrastruktury i rozwoju będzie w rozporządzeniu ustalał wysokość diet i ryczałtów za noclegi dla kierowców. Zmiany wejdą w życie prawdopodobnie w 2015 roku.

Z wyjazdem w podróż służbową wiążą się koszty, które obciążają pracodawcę, a nie pracownika, i które należy rozliczyć. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą korzystać z własnych zasad rozliczania podróży służbowych. Jednak nie mogą one pozbawiać pracowników tych należności, które są gwarantowane pracownikom jednostek budżetowych. Dotyczy to zwrotu kosztów przejazdów, noclegów czy innych koniecznych wydatków, które pracownik poczynił, aby zrealizować cel podróży.

Wydatki poniesione przez spółkę na rzecz pracowników biorących udział w zawodach sportowych sfinansowanych ze środków obrotowych spółki, nie stanowią dla nich nieodpłatnego świadczenia podlegającego opodatkowaniu PIT. Tym samym pracodawca nie ma obowiązku doliczyć wartości ww. świadczeń do wynagrodzenia pracownika i pobrać zaliczki na podatek dochodowy.

W wyroku z 8 lipca 2014 r. Trybunał Konstytucyjny uznał, że przepisy ustawy o PIT mówiące o opodatkowaniu nieodpłatnych świadczeń dla pracowników są zgodne z ustawą zasadniczą. Z pewnością nie uchroni to podatników od kolejnych - często sprzecznych ze sobą wyroków sądów administracyjnych i decyzji podatkowych.

12 czerwca 2014 roku Sąd Najwyższy w składzie siedmiu sędziów – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych wydał uchwałę dotyczącą wątpliwości związanych z noclegami kierowców w kabinach pojazdów. Zdaniem sądu za nocleg kierowcy w kabinie samochodu należy się wypłata ryczałtu.

Oskładkowanie umów cywilnoprawnych spowoduje wzrost kosztów pracy, a w rezultacie może doprowadzić do sytuacji, w której pracodawcy będą niechętni do zawierania z pracownikami umów zlecenie, a pracownicy zarobią mniej, niż dotychczas. Założenia nowelizacji nie wpłyną na poprawę warunków zatrudnienia na polskim rynku pracy, a o stabilizację zatrudnienia będzie jeszcze trudniej.

Spółka z o.o. wysyła grupę pracowników w delegację (podróż służbową). Podstawą zaliczenia wydatków z tym związanych jest zbiorcze polecenie wyjazdu. Organy podatkowe akceptują taki dokument jako podstawę zaliczenia wydatków pracodawcy do kosztów uzyskania przychodów. Z jednym zastrzeżeniem - o ile zbiorcze polecenie wyjazdu spełni wymogi dowodu księgowego według ustawy o rachunkowości.

Wydatki na podróże służbowe mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów. Nie ma znaczenia czy wypłacane pracownikom środki pieniężne będą elementem wynagrodzenia, czy też na podstawie przepisów prawa pracy – dietą lub inną należnością z tytułu podróży służbowej. Oczywiście podróż musi zostać podjęta w ramach obowiązków pracowniczych w celu osiągnięcia przychodów bądź też zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Pracownikowi oddelegowanemu przez pracodawcę w podróż służbową przysługuje zwrot wydatków, które poniósł w czasie tej podróży. Obowiązek zwrotu wydatków spoczywa na pracodawcy. Koszty poniesione w związku z podróżą służbową pracodawca zaliczy do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli podróż służbowa była związana z prowadzoną działalnością gospodarczą i została odbyta w celu uzyskania przychodów.

W marcu 2007 r. pracownik zatrudniony w firmie na umowę o pracę został wysłany w podróż służbową do Niemiec. Po powrocie przedstawił faktury w euro, potwierdzające pokrycie kosztów paliwa i noclegów. Pracownik nie dostał zaliczki na podróż służbową. Jaki kurs powinien być przyjęty do przeliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej z euro na złote?

Podróż służbowa, Koszty pracownicze

Polisa od pracodawcy chroniąca pracownika podczas zagranicznej delegacji bez PIT

Czy koszty delegacji pracownika można wykazać na fakturze VAT

Zapewnienie noclegów przedstawicielom handlowym (pracownikom mobilnym) w miejscu świadczenia pracy a PIT

Wyżywienie w trakcie podróży służbowej - rozliczenie PIT

Pracownicze koszty uzyskania przychodów - kiedy stosować i jak

Wynagrodzenie pracownika - obliczenie podatku, składek i kosztu pracodawcy

Polisa ubezpieczeniowa ani karta paliwowa nie zwiększają podatku dochodowego pracownika

Nabycie przez pracodawcę projektu racjonalizatorskiego a koszty pracownicze w PIT

IFK poleca: Koszty noclegu przychodem ze stosunku pracy

IFK poleca: Rozliczenie należności za delegacje

PIT oraz ZUS od kilometrówki i ryczałtu za jazdy lokalne i zamiejscowe

Diety za podróż służbową wolne od podatku

Podróże służbowe pracowników - rozliczenie posiłków i noclegów w PIT

Czy wydatki na noclegi dla pracowników mobilnych podlegają opodatkowaniu

TSUE: minimalna stawka płacy w delegacji - jak w kraju przyjmującym

Wydatki na podróże służbowe kosztem uzyskania przychodu

Koszty pracy i ich klasyfikacja

Czas pracy kierowców - będą nowe przepisy

Rozliczanie podróży służbowych – rozwiązanie najczęstszych problemów

Wydatki poniesione na rzecz pracowników biorących udział w zawodach sportowych bez PIT

Opodatkowanie nieodpłatnych świadczeń na rzecz pracowników

Czy kierowcy za nocleg w kabinie samochodu należy się ryczałt

Oskładkowanie umów zleceń niekorzystne dla rynku pracy

Czy pracodawcy mogą się posługiwać zbiorczym poleceniem wyjazdu?

Czy wydatki pracowników poniesione w związku z podróżą służbową można zaliczyć do kosztów podatkowych

Zwrot wydatków pracownika w krajowej podróży służbowej

Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownika - jaki kurs waluty