Delegacja, Oddelegowanie pracownika

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

Pandemia oraz lockdown w ostatnich latach sprawił, że transformacja cyfrowa nie jest już wyborem, a koniecznością. By zachować konkurencyjność polskie firmy muszą dostosować się do zmian i zacząć korzystać z nowych narzędzi i rozwiązań. Jednym z nich na pewno będzie automatyzacja, która znacząco może skrócić czas, który pracownicy przeznaczają na niepotrzebnie przeciągające się zadania, np. rozliczanie podróży służbowych.

W ramach zapewnienia bezpieczeństwa pracownikowi posługującemu się autem służbowym, pracodawca musi zadbać o przeglądy techniczne auta oraz jego sprawne i kompletne wyposażenie, ale również kontrolować czas spędzony w podróży. Jednak obie strony – pracodawca i pracownik – muszą być świadome, że zaniechanie lub niedopilnowanie swoich obowiązków może prowadzić do kolizji drogowych, a w najgorszym przypadku do poważnych wypadków śmiertelnych.

Minister Rodziny i Polityki Społecznej rozporządzeniem z 30 czerwca 2022 r. podwyższył (ze skutkiem od 28 lipca 2022 r.) kwotę diety w czasie podróży służbowej krajowej do 38 zł za dobę podróży (aktualnie – od 2013 roku - obowiązuje stawka 30 zł za dobę). Razem ze stawką diety wzrośnie też ryczałt za nocleg, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej i limit zwrotu udokumentowanych kosztów noclegu. Rozporządzenie dotyczy wprost pracowników sfery budżetowej ale także określa minimalny poziom diet także dla wszystkich innych pracowników. Także zwolnienie podatkowe związane z dietami pracowniczymi i innymi należnościami za czas podróży służbowej pracownika obejmuje wszystkich pracowników (nie tylko sfery budżetowej). To zwolnienie podatkowe jest ograniczone do wysokości tych diet i należności określonych dla pracowników sfery budżetowej. Ponadto wskutek podwyższenia stawki diety zwiększą się koszty podatkowe przedsiębiorców z tytułu podróży służbowych. Rozporządzenie w tej sprawie zostało 13 lipca 2022 r. opublikowane w Dzienniku Ustaw (poz. 1481) i wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia - czyli 28 lipca 2022 r.

Podróże służbowe, czy to krajowe czy zagraniczne, są dość powszechnym obowiązkiem podatników będących przedsiębiorcami oraz ich pracowników czy współpracowników. Podróż służbowa wiąże się nierozerwalnie z wydatkami pracodawcy. Pracownicy powracający z podróży służbowej często przedstawiają faktury, paragony lub bilety dokumentujące poniesione koszty. W wielu przypadkach takie dokumenty dają możliwość odliczenia VAT przez pracodawcę. Gdy podróż odbywa się za granicą, pracodawca może być zobowiązany do rozliczenia VAT od importu usług lub WNT. Przedstawiamy skutki krajowych i zagranicznych podróży służbowych podatnika oraz jego pracowników dla rozliczeń VAT.

Udostępnienie przez pracodawcę nieodpłatnie pracownikom nie będącym w podróży służbowej, lecz delegowanych do stałego miejsca pracy poza granicami kraju, kwatery, mieszkania służbowego może i powinno być kwalifikowane jako nieodpłatne świadczenie, po stronie pracownika.

Otrzymaliśmy fakturę za przelot pracowników na trasie Finlandia–Warszawa. Dokument wystawił unijny przewoźnik, który nie ma w Polsce siedziby ani oddziału. Czy w tej sytuacji musimy rozliczyć import usług? Czy obowiązek taki wystąpi również wtedy, gdy faktura będzie wystawiona na naszego pracownika, który nie prowadzi działalności gospodarczej?

Fiskusowi nie należy się PIT od noclegów zapewnianych oddelegowanym szeregowym pracownikom budowy. Pracodawca ponosi takie wydatki wyłącznie w swoim interesie, a to wyklucza powstanie przychodu pod stronie pracownika – wynika z wyroku WSA w Warszawie.

Spółce przysługuje prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie usług gastronomicznych w związku z podróżami służbowymi pracowników, jeśli zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów bądź też zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Zagraniczny pracodawca, który deleguje do Polski pracowników, aby nie narazić się na kary, musi dopełnić wielu formalności. Nowe obowiązki, wprowadzone ustawą z czerwca 2016 r., wiążą się z dodatkowymi czynnościami, o których przedsiębiorcy często nie wiedzą.

Firmy transportowe i logistyczne stracą na planowanych przez Komisję Europejską zmianach w przepisach o delegowaniu pracowników. Jeśli branża nie zostanie wyłączona z tych przepisów, to kierowca przejeżdżający przez dany kraj będzie traktowany jak pracownik oddelegowany. Oznacza to, że będą mu przysługiwać takie same stawki wynagrodzenia czy urlopy jak osobom pracującym w danym kraju. To zwiększy obowiązki administracyjne firm i wprowadzi duże zamieszanie w rozliczaniu pracy kierowców.

Warunki dotyczące zatrudnienia pracowników delegowanych na terytorium naszego kraju, jak również zasady współpracy z organami innych państw członkowskich, zadania i uprawnienia PIP związane z delegowaniem pracowników w ramach świadczenia usług określa ustawa o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług.

Krajowi przedsiębiorcy coraz częściej próbują swoich sił na zagranicznych, lepiej opłacanych rynkach. Duża część z nich lokuje swoich pracowników na terenach Unii Europejskiej, zdarzają się jednak firmy, które na swój obszar działania wybrały kraje spoza wspólnoty. Wobec takiego stanu rzeczy coraz częściej spotykamy się ze zjawiskiem delegowania pracowników do pracy w innym kraju. O szczegółach takiej formy zatrudnienia opowiadają specjaliści Cafe Finance.

Pracodawcy, którzy zapewniają noclegi pracownikom świadczącym pracę poza miejscem zamieszkania mają twardy orzech do zgryzienia. Pomimo wyroku Trybunału Konstytucyjnego w sprawie nieodpłatnych świadczeń pracowniczych, nadal pojawiają się wątpliwości, czy jeżeli pracodawca zapewnia pracownikowi nocleg, to powinien rozpoznać u pracownika przychód?

Pracodawcy wysyłający pracowników w podróż służbową często otrzymują od nich faktury, paragony lub bilety dokumentujące poniesione koszty. W wielu przypadkach takie dokumenty dają możliwość odliczenia VAT. Gdy podróż odbywa się za granicą, pracodawca może być zobowiązany do rozliczenia VAT od importu usług lub WNT. Przedstawiamy skutki podróży służbowych dla rozliczeń VAT.

Koszty zakwaterowania, stworzenia odpowiedniego do warunków pracy zaplecza socjalnego oraz dojazdu do miejsca wykonywania pracy są przede wszystkim kosztami pracodawcy i to ponoszonymi w jego interesie wynikającym z prowadzonej przez niego działalności gospodarczej - nie zaś w interesie pracownika. Zatem, niezależnie od regulacji zawartej w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT, tego rodzaju świadczenia nie stanowią przychodu określanego jako wartość innych nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ww. ustawy.

Świadczenia mające na celu zorganizowanie oddelegowanym pracownikom warunków pracy (w tym dojazdu do pracy) należy uznać za świadczenia mieszczące się w zakresie obowiązków pracodawcy. W związku z tym ich sfinansowanie leży w interesie pracodawcy i tym samym nie stanowi przychodu po stronie pracowników.

Od 1 października 2016 r. pracodawców, którzy wysyłają swoich pracowników do pracy za granicą, będą obowiązywały nowe zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tych pracowników. Obecnie minimalna podstawa wymiaru składek, w wysokości prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (w 2016 r. 4055 zł), dotyczy tylko tych zatrudnionych, których faktyczne przychody są wyższe niż ta kwota.

Od 16 czerwca br. obowiązują przepisy ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług. Zawarte w ustawie regulacje wprowadzają do prawa polskiego przepisy unijnej dyrektywy dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług oraz dyrektywy w sprawie egzekwowania dyrektywy dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług.

Od 18 czerwca 2016 r. obowiązują nowe przepisy w zakresie delegowania pracowników, czyli osób wykonujących pracę w innym kraju Unii Europejskiej niż kraj ich zatrudnienia. Nowe regulacje dotyczące delegowania pracowników za granicę i przyjmowania ich w Polsce oznaczają więcej obowiązków dla pracodawców.

Zagwarantowanie ochrony pracowników delegowanych z innych państw UE na poziomie co najmniej polskiego Kodeksu pracy zakłada ustawa, którą podpisał Prezydent RP. Chodzi o warunki zatrudnienia w Polsce pracowników delegowanych i związanych z tym nowych obowiązków PIP.

Senat poparł ustawę dotyczącą warunków zatrudnienia w Polsce pracowników delegowanych z innych państw UE i związanych z tym nowych obowiązków kontrolnych Państwowej Inspekcji Pracy. Celem ustawy jest zagwarantowanie przestrzegania odpowiedniego poziomu ochrony pracowników delegowanych.

Ułatwienie i pomoc w korzystaniu z prawa do swobodnego przepływu pracowników wewnątrz UE zakłada projekt zmian, który przyjął rząd. Wynikające z unijnego prawa zmiany mają zapewnić m.in. wsparcie równego traktowanie takich osób i przeciwdziałać ich dyskryminacji.

Przedsiębiorcy, którzy delegują pracowników do pracy za granicę muszą pamiętać o uzyskaniu formularza A1 potwierdzającego zabezpieczenie społeczne pracownika w Polsce. Wniosek o wydanie tego formularza można złożyć do ZUS przez Internet.

8 marca 2016 r. Komisja Europejska przedstawiła kierunki reformy przepisów dotyczących delegowania pracowników (dyrektywa z 1996 r.). Pracownicy delegowani tymczasowo do innego kraju UE mają korzystać z tych samych zasad regulujących warunki wynagrodzenia i pracy, które mają zastosowanie do pracowników lokalnych. Reforma ta została ogłoszona w programie prac Komisji na 2016 r. Zmiany mają zapewnić uczciwe warunki wynagrodzenia i równe warunki konkurencji między firmami delegującymi pracowników a lokalnymi przedsiębiorstwami w kraju przyjmującym.