E-sprawozdania finansowe

Jak księgowi radzą sobie z e-SF? Uważają, że warto powrócić do wydłużonego okresu składania e-sprawozdań finansowych.

W dobie cyfryzacji, obowiązki przedsiębiorców w zakresie raportowania finansowego ulegają zmianie. E-sprawozdanie finansowe to elektroniczna forma dokumentu, która zawiera podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujęte pod względem finansowym. W Polsce, zgodnie z obowiązującymi przepisami, wiele podmiotów gospodarczych musi składać sprawozdania finansowe w formie elektronicznej. W tym artykule przyjrzymy się, kto, kiedy i gdzie powinien złożyć e-sprawozdanie finansowe.

Nowelizacja ustawy o rachunkowości. Rada Ministrów przyjęła 24 sierpnia 2021 r. projekt nowelizacji ustawy o rachunkowości. Celem nowelizacji jest m.in. ujednolicenie przepisów w zakresie stosowania jednego formatu elektronicznego przy sporządzaniu sprawozdań finansowych przez emitentów. Zmiany dotyczą ustawy o rachunkowości oraz ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym.

Z uwagi na epidemię COVID-19, Ministerstwo Finansów oraz Urząd Komisji Nadzoru Finansowego zdecydowały o odsunięciu o rok obowiązku stosowania unijnego rozporządzenia ESEF w sprawozdawczości finansowej emitentów, których papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym na terytorium UE. Jednocześnie będzie możliwość raportowania w nowym formacie (XHTML) już za rok 2020. Ministerstwo Finansów przewiduje możliwość sporządzania sprawozdań finansowych za rok 2020 w jednej określonej formie, tj. w stosowanym dotychczas formacie (XML albo dowolny format elektroniczny), bądź w formacie XHTML zgodnym z ESEF (w przypadku emitentów, którzy nie skorzystaliby z ww. odroczenia).

Przedsiębiorcy i organizacje przy tworzeniu raportów za 2020 r. muszą pamiętać m.in. o wykorzystaniu aktualnych struktur logicznych, a także o odpowiedniej kolejności podpisów.

W tym roku przedsiębiorcy kończący rok obrotowy po dniu 29 września 2019 r., jednak nie później niż w dniu 30 kwietnia 2020 r., mają przedłużony o trzy miesiące termin sporządzenia sprawozdań finansowych oraz ich zatwierdzenia.

Przesuwamy obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych na początek lipca - poinformowała minister rozwoju Jadwiga Emilewicz.

Dostępna jest nowa wersja aplikacji do tworzenia i przesyłania e-Sprawozdań Finansowych. Umożliwia ona sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnych ze strukturami logicznymi w nowej wersji, obowiązujących dla sprawozdań sporządzonych od początku września br.

Ministerstwo Sprawiedliwości uruchomiło możliwość składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Do tego celu służy portal eKRS. Został on dostosowany do przyjmowania sprawozdań finansowych sporządzonych po 1 października 2018 r. w plikach i formatach wskazanych przez Ministerstwo Finansów. Jak krok po kroku złożyć sprawozdanie finansowe przez portal eKRS?

Dla większości podmiotów nadchodzi czas sporządzania dodatkowych dokumentów, związanych z corocznymi zebraniami wspólników. Co może zmienić się od 2019 r. w składaniu tych dokumentów? Podpowiadamy jak sporządzać i podpisywać dokumenty elektroniczne składane do RDF.

Wszystkie sprawozdania finansowe sporządzane po dniu 1 października 2018 r. przez jednostki prowadzące księgi rachunkowe muszą być przygotowywane w formie elektronicznej. Nie ma przy tym znaczenia, okres za jak sporządzane jest dane sprawozdanie finansowe a decydujące w tym przypadku będzie to, że sprawozdanie sporządzane po 1 października 2018 r.

Zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji zostaną zwolnione z dotychczasowego wymogu podwójnego raportowania danych finansowych zarówno do organu nadzoru, jak i Krajowego Rejestru Sądowego. Ponadto, będą obowiązane do sporządzania części A dodatkowych sprawozdań finansowych i statystycznych jedynie w postaci elektronicznej, co redukuje obciążania formalne i stanowi uproszczenie w zakresie sporządzania takiego sprawozdania.

Główny księgowy, jak również wszyscy członkowie zarządu muszą w terminie do końca marca sygnować roczne raporty finansowe za ubiegły rok. Bez tych podpisów przygotowane e-sprawozdanie finansowe jest nieważne.

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii przypomina, że do 31 marca 2019 r. firmy prowadzące księgi rachunkowe muszą sporządzić elektroniczne sprawozdania finansowe za 2018 rok i opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym

Podpisem zaufanym potwierdzonym Profilem Zaufanym (eGO) można już podpisywać sprawozdania finansowe przygotowanie w formacie elektronicznym innym niż XML. Czyli np. w PDF, .docx,(Word) czy .xls (Excel). Dotąd nie było można podpisać e-sprawozdania w tych innych formatach.

E-sprawozdania finansowe za 2018 rok (sporządzone w obowiązkowej już formie elektronicznej) muszą zostać złożone do organu administracji skarbowej (Szefa KAS lub urzędu skarbowego) oraz Repozytorium Dokumentów Finansowych (w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego). Razem ze sprawozdaniami finansowymi powinny też zostać złożone załączone do nich wymagane prawem inne dokumenty (w tym w szczególności sprawozdanie z badania przez biegłego rewidenta i odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego).

Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdania finansowe (także skonsolidowane) sporządzone w formie elektronicznej (e-sprawozdania) powinny zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Podpowiadamy, kto i jak musi podpisać e-sprawozdania.

Określona grupa podmiotów gospodarczych zobowiązana jest do składania rocznych sprawozdań finansowych, obecnie już w formie elektronicznej, w ściśle określonym przez ustawodawcę terminach. Niezłożenie sprawozdania finansowego może się okazać dotkliwe dla przedsiębiorcy, ponieważ podlega karze grzywny lub karze ograniczenia wolności. Warto zatem odpowiednio wcześnie zadbać o prawidłowe wypełnienie przewidzianych przepisami obowiązków sprawozdawczych.

Krajowy Rejestr Sądowy nie przyjmuje elektronicznych sprawozdań podpisanych profilem zaufanym. Wymaga podpisu kwalifikowanego.

Od 1 października 2018 roku przedsiębiorcy są zobowiązani do sporządzania rocznego sprawozdania finansowego w formie elektronicznej i popisywania go kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP. Oznacza to, że firmy będą musiały przygotować już tegoroczne raporty według nowych schematów. Obowiązek ten nie obejmie firm, które sporządzają sprawozdania wg Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej oraz spółek, których dzień bilansowy wypadał na 30 września 2018 albo wcześniej.

e-Sprawozdania Finansowe to sprawozdania finansowe sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, obowiązującym od 1 października 2018 r.