Zdaniem organów podatkowych, jeżeli pracownik zwraca następnie pracodawcy pieniądze za służbową benzynę wykorzystaną do jazd prywatnych, to należy to traktować jak odpłatną dostawę paliwa. A to oznacza, że pracodawca powinien zarejestrować ją w kasie fiskalnej wykazując VAT należny od tej dostawy. Okazuje się jednak, że jest sposób na zwolnienie z VAT (i jednocześnie brak obowiązku instalowania kasy fiskalnej) w tym przypadku. Wystarczy, że firma pobiera od pracownika zryczałtowaną kwotę obejmującą paliwo, jak i inne koszty użytkowania samochodu, np. myjnię czy opłaty za parkingi.
Czy może być zaliczany do kosztów uzyskania przychodu nieodliczony VAT w związku z nieprowadzeniem ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT i niezgłoszeniem samochodu naczelnikowi urzędu skarbowego informacją VAT-26? Organy podatkowe wskazują, że jeżeli podatnik ma prawo do odliczenia VAT, ale z niego nie skorzysta, to taki VAT naliczony nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu. Samochody (środki trwałe) wykorzystywane są wyłącznie do działalności gospodarczej, ale ze względu na dodatkowe obowiązki związane z prowadzeniem ewidencji przebiegu pojazdu podatnik zrezygnował z możliwości odliczania 100% VAT od wydatków i będzie odliczał tylko 50% VAT. Czy rezygnacja z odliczenia 100% VAT oznacza nieskorzystanie z prawa do odliczenia VAT, a co za tym idzie - do nieuznania 50% VAT za koszt podatkowy?
Regulacje na gruncie VAT nie określają precyzyjnie, co należy rozumieć przez „zmianę wykorzystywania pojazdu samochodowego”, niemniej jednak pojęcia tego ustawodawca używa zasadniczo w kontekście związku pojazdów samochodowych z prowadzoną działalnością. W tym względzie przepisy dotyczące VAT określają, że pojazdy samochodowe mogą być wykorzystywane wyłącznie w celach prowadzonej działalności gospodarczej, lub do celów mieszanych, tj. zarówno do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą jak też do innych celów, na przykład prywatnych potrzeb pracowników.
Od 1 lipca 2015 r. przedsiębiorcy, którzy użytkują samochody osobowe w ramach tzw. użytku mieszanego, mają prawo do odliczenia 50% VAT od paliwa. Wydarzenie to skądinąd istotne, bo od początku obowiązywania przepisów VAT w Polsce, czyli od 1993 r. (nie cofając się wcześniej do podatku obrotowego), po raz pierwszy firmy uzyskują prawo do odliczenia co najmniej części podatku VAT od paliwa do samochodu osobowego.
Zgodnie z obowiązującą od kwietnia 2014 roku treścią art. 86a ust. 5 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, aby móc dokonać pełnego odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi nie trzeba sporządzać ewidencji przebiegu pojazdu m. in. w przypadku, gdy pojazdy te są przez podatnika przeznaczane wyłącznie do dalszej odsprzedaży. Dotychczasowe interpretacje powyższego przepisu wyłączały z jego kręgu zastosowania tzw. samochody demonstracyjne, które, prócz przeznaczania do wskazanego wyżej celu, wykorzystywane są również przez przedsiębiorców do prezentowania klientom określonych modeli samochodów i odbywania jazd próbnych. Pogląd Fiskusa w tej kwestii zdawał się być ugruntowany, jednak nadzieję na powrót do korzystniejszego dla dealerów samochodowych pojmowania roli pojazdów demonstracyjnych w ich biznesach daje wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 25 lutego 2015 roku.
Firma dokonująca zakupu samochodu, który będzie wykorzystywany wyłącznie w celach gospodarczych musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, ustalić regulamin wewnętrzny zakazujący korzystania z pojazdu w celach prywatnych oraz złożyć w terminie VAT-26. Dopiero po dokonaniu tych czynności może odliczyć 100% VAT. W przypadku natomiast, gdy nie dotrzyma terminu złożenia informacji VAT-26, poda informacje niezgodne ze stanem rzeczywistym lub dokona odliczenia niezgodnego z przepisami, podlega stosownej karze na gruncie Kodeksu karnego skarbowego.
