KSeF

Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa informują, że od 7 stycznia 2026 r. rozpocznie się cykl szkoleń dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur: „Środy z KSeF - KSeF w pigułce”. Zaś 24 stycznia 2026 r. (sobota) w godzinach 9.00 – 15.00 urzędy skarbowe w całej Polsce zorganizują dzień otwarty dotyczący obowiązkowego modelu KSeF, który ma ruszyć 1 lutego br.

Wątpliwości związanych z KSeF jest bardzo dużo, ale niektóre znacząco wysuwają się na prowadzenie. Z badania zrealizowanego przez fillup k24 wynika, że co 3. księgowy obawia się sytuacji nietypowych, m.in. trudności w przypadku korekt. Obawy są zasadne, bo już od 1 lutego 2026 r. popularne noty korygujące nie będą miały żadnej mocy. Co w zamian? Jak poradzić sobie z częstymi, drobnymi pomyłkami na fakturach? Ile pracy dojdzie księgowym? Ekspert omawia trzy najczęstsze pytania związane z poprawianiem błędów.

Choć głośne zmiany podatkowe ostatecznie nie wejdą w życie w 2026 roku, od stycznia zaczynają obowiązywać regulacje, które mogą realnie podnieść obciążenia przedsiębiorców – i to bez zmiany stawek podatkowych. Niższe limity dla aut firmowych, powrót wyższej składki zdrowotnej, KSeF, JPK_CIT oraz zamrożone progi PIT oznaczają dla wielu firm ukryte podwyżki sięgające kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie.

Niektórzy podatnicy dostali wreszcie ostrzeżenia od swoich dostawców, że będą oni od początku lutego 2026 r. wystawiać faktury przy użyciu KSeF. Lepiej późno niż wcale, bo na każdego dostawcę powinno przyjść otrzeźwienie a po nim blady strach o… zapłatę pieniędzy za styczniowe dostawy, które będą fakturowane w lutym w nowej formie. A jak większość odbiorców nie będzie mieć dostępu do KSeF? Pyta prof. Witold Modzelewski.

Minister Finansów i Gospodarki podpisał cztery kluczowe rozporządzenia wykonawcze do Krajowego Systemu e-Faktur. Przepisy precyzują m.in. przypadki, w których nie trzeba wystawiać faktur ustrukturyzowanych, nowe zasady faktur uproszczonych, szczegółowe reguły korzystania z KSeF (w tym ZAW-FA) oraz zmiany w JPK_VAT z deklaracją obowiązujące od 1 lutego 2026 r.

Chociaż wokół wdrożenia KSeF nie przestają narastać wątpliwości, to trzeba uczciwie przyznać, że nowy system przyniesie również wymierne korzyści. Firmy mogą liczyć na rekordowo szybkie zwroty VAT i wreszcie uwolnić się od uciążliwego gromadzenia całych ton papierowej dokumentacji. O ile to ostatnie jest też ulgą dla księgowych, o tyle mechanizm odzyskiwania VAT budzi pewne obawy.

KSeF to nie kolejny obowiązek podatkowy, lecz jedna z największych transformacji cyfrowych polskiej gospodarki. Od 2026 roku system zmieni nie tylko sposób wystawiania faktur, ale całą architekturę zarządzania danymi finansowymi, ryzykiem i płynnością w firmach. Eksperci Ministerstwa Finansów, KAS i rynku IT zgodnie podkreślają: to moment, w którym państwo staje się operatorem infrastruktury biznesowej, a przedsiębiorstwa muszą nauczyć się funkcjonować w czasie rzeczywistym.

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Praktyczny webinar „Aplikacja Podatnika KSeF – jak korzystać z bezpłatnego narzędzia?” poprowadzi Tomasz Rzepa, doradca podatkowy i ekspert INFORAKADEMII. Ekspert wyjaśni, jak najefektywniej korzystać z bezpłatnego narzędzia do wystawiania faktur po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF. Każdy z uczestników webinaru będzie miał możliwość zadania pytań, a po webinarze otrzyma imienny certyfikat.

Związek Przedsiębiorców i Pracodawców alarmuje, że wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur w obecnym kształcie może poważnie zagrozić działalności wielu firm, szczególnie tych z sektora MŚP. Choć organizacja popiera cyfryzację rozliczeń podatkowych, wskazuje na liczne ryzyka techniczne, organizacyjne oraz naruszenia ochrony danych. ZPP domaga się przesunięcia terminu wdrożenia KSeF i dopracowania systemu, zanim stanie się on obowiązkowy.

Firmy nie są gotowe, a czasu prawie już nie ma. Okazuje się, że ponad jedna trzecia MŚP nie wdrożyła jeszcze Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), choć większość popiera zmianę. Główną przeszkodą nie jest niechęć, lecz chaos informacyjny i brak narzędzi.

Od lutego 2026 r. wraz z wejściem w życie przepisów dot. obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) polscy czynni podatnicy VAT będą mogli otrzymywać aż dziewięć form dokumentów na miejsce obecnych faktur VAT. A jeżeli weźmiemy pod uwagę fakt, że w tych samych formach będą wystawiane również faktury korygujące, to podatnicy VAT i ich księgowi muszą się przygotować na opisywanie i dekretowanie aż 18 form faktur – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Krajowa Administracja Skarbowa zapowiada nową funkcjonalność w Module Certyfikatów i Uprawnień, która pozwoli przedsiębiorcom generować tokeny potrzebne do uwierzytelniania w KSeF 2.0. KAS wskazuje kluczowe terminy, różnice między tokenami KSeF 1.0 i 2.0 oraz ostrzega przed cyberoszustami wyłudzającymi dane.

W piśmie z 1 grudnia 2025 r. do Ministra Finansów i Gospodarki, Prezes Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce dr hab. Stanisław Hońko zaapelował, aby oficjalne przekazy Ministerstwa Finansów i KAS promujące KSeF zawierały jasny komunikat, że podatnicy, a nie księgowi i biura rachunkowe, są odpowiedzialni za wdrożenie i funkcjonowanie KSeF. Zdaniem SKwP, księgowi ani biura rachunkowe nie odpowiadają w szczególności za prawidłowe wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych, ani błędy systemów informatycznych KAS. Prezes SKwP wskazał również na brak wszystkich niezbędnych przepisów i niemożność pełnego przetestowania systemów informatycznych.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) powoli staje się faktem. Rzeczywistość jest jednak taka, że tylko niewielka część małych firm w Polsce prowadziła testy nowego systemu i wciąż stosuje faktury papierowe. Czy w związku z tym czeka nas ponowne odroczenie wdrożenia KSeF?

KSeF wchodzi w życie 1 lutego 2026 r. dla firm, które w roku 2024 odnotowały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT). Firmy transportowe będą musiały między innymi zrezygnować z dotychczasowych standardów branżowych i przyzwyczajeń w zakresie rozliczeń. Co zmieni e-Faktura w formacie XML?

Realizacja czynności dotyczących fakturowania w KSeF wykonywana jest w imieniu podatnika przez konkretne osoby identyfikowane z imienia i nazwiska. W przypadku małej jednoosobowej działalności gospodarczej najczęściej czynności fakturowania realizuje właściciel, a w większych przedsiębiorstwach – upoważniony pracownik. Pracownik ponosi odpowiedzialność za błędy w wystawionej fakturze VAT, jednak rodzaj i zakres tej odpowiedzialności zależą od charakteru błędu, stopnia winy pracownika oraz przepisów, na podstawie których jest ona rozpatrywana (Kodeks pracy czy Kodeks karny skarbowy). Kluczowe znaczenie ma funkcja lub stanowisko pracownika w organizacji, a przede wszystkim jego zakres obowiązków.

Już w 2026 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców. To rewolucja w procesach księgowych, która wymaga od głównej księgowej nie tylko znajomości przepisów, ale także umiejętności zarządzania wdrożeniem tego systemu w firmie.

Z sygnałów spływających do redakcji Infor.pl wynika, że podatnicy VAT chyba nie mają entuzjazmu co do przejścia na KSeF. Może się jednak okazać, że nie taki diabeł straszny. I pod koniec 2026 r. większa część przedsiębiorców będzie chwaliła nowe rozwiązanie. Dziś jednak każda grupa zawodowa zwolniona z KSeF jest traktowana jako szczęściarze. I taką grupą są rolnicy. Ale tylko „ryczałtowi” (transakcje dokumentują fakturami VAT RR). Ta kategoria rolników może przystąpić do KSeF dobrowolnie.

Rok 2026 przyniesie prawdziwą rewolucję w obszarze rachunkowości i finansów. Wraz z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy będą musieli nie tylko zmienić sposób wystawiania i odbierania faktur, lecz także zaktualizować politykę rachunkowości swoich jednostek.

Pomimo, że przepisy już dziś nie pozwalają na anulowanie lub zamianę faktury dostarczonej do nabywcy, podatnicy obawiają się uszczelnienia, jakie przyniesie w tym zakresie KSeF. Skala obaw wyrażanych przez przedsiębiorców oraz reakcje producentów oprogramowania do wystawiania faktur zdają się ujawniać, jak bardzo powszechnym zjawiskiem jest poprawienie faktur bez użycia faktury korygującej.

Niedotrzymanie wymogów co do postaci faktury nie powoduje jej nieważności. Brak jest również kar podatkowych za ten czyn w 2026 r. – pisze profesor Witold Modzelewski. Może tak się zdarzyć, że po 1 lutego 2026 r. otrzymamy papierową fakturę VAT a do KSeF zostanie wystawiona faktura ustrukturyzowana? Czyli będą dwie faktury. Która będzie ważna? Ta, którą wystawiono jako pierwszą – drugą trzeba skorygować (anulować), ale w KSeF jest to niemożliwe – odpowiada profesor Witold Modzelewski.

1 listopada 2025 r. Ministerstwo Finansów uruchomiło Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – nową funkcjonalność, która umożliwi nadawanie uprawnień użytkownikom i wydawanie certyfikatów KSeF. Certyfikaty te staną się podstawowym narzędziem uwierzytelnienia w systemie KSeF 2.0.

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Obowiązkowy KSeF wprowadzi prawdziwą rewolucję w fakturowaniu. Firmy muszą przygotować nie tylko systemy informatyczne, ale też ludzi i procedury – inaczej ryzykują chaos i błędy w rozliczeniach. O największych wyzwaniach, które czekają przedsiębiorców, księgowych i biura rachunkowe, mówi doradca podatkowy Radosław Kowalski, prelegent Kongresu KSeF.