Podpis elektroniczny

Obecnie sprawozdania finansowe można sporządzać jedynie w formie elektronicznej, zgodnie wytycznymi określonymi przez Ministerstwo Finansów. W tym artykule omówimy, jak prawidłowo podpisywać e-sprawozdania finansowe, aby były zgodne z obowiązującymi przepisami.

25 października 2022 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (m.in. do umów o pracę, umów zlecenia, umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu), przedłożony przez ministra rodziny i polityki społecznej. Z rozwiązań przewidzianych w ustawie będą mogli skorzystać mikroprzedsiębiorcy, podmioty zatrudniające nie więcej niż 9 osób niebędący mikroprzedsiębiorcą, rolnicy, rodzice oraz osoby fizyczne. Projekt trafi teraz do prac legislacyjnych w Sejmie.

W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów pojawił się projekt nowelizacji Kodeksu cywilnego, który m.in. zakłada rozszerzenie o podpis osobisty katalogu podpisów elektronicznych, których użycie umożliwi zachowanie formy elektronicznej czynności prawnej. W ten sposób rozszerzy się funkcjonalność e-dowodu, w którym może być zakodowany podpis osobisty (jako zaawansowany podpis elektroniczny). Projekt nowelizacji kodeksu cywilnego jest przygotowywany w Ministerstwie Sprawiedliwości i ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w IV. kwartale 2022 roku. Zatem nowych przepisów można się spodziewać nie wcześniej niż w 2023 roku.

Podpis kwalifikowany pod JPK - zmiany od 2022 roku. Ministerstwo Finansów informuje, że pliki JPK, CUK i ALK podpisane podpisem kwalifikowanym z użyciem algorytmu SHA-1 będzie można składać przez Bramkę JPK tylko do końca 2021 roku. Po 1 stycznia 2022 roku przez Bramkę JPK będzie można wysłać plik podpisany podpisem kwalifikowanym, który wykorzystuje algorytm SHA-256.

E-deklaracje podatkowe mogą być podpisywane także przez pełnomocnika podatnika, płatnika lub inkasenta. W tym celu konieczne jest złożenie formularza UPL-1. Jak ustanowić pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji? Jak odwołać takie pełnomocnictwo (OPL-1)?

E-podpis. Podpis elektroniczny (e-podpis) jest stosowany w Polsce od 20 lat, ale to w ostatnich miesiącach przeżywa prawdziwy boom. Szczególnie w czasie pandemii stał się rozwiązaniem, które ułatwia wdrożenie na szeroką skalę pracy zdalnej, ale też usprawnia załatwianie spraw urzędowych i bankowych bez wychodzenia z domu. Badania Kantara pokazują, że 28 proc. użytkowników bankowości internetowej chciałoby korzystać z e-podpisu. Dlatego na jego wdrożenie decyduje się coraz więcej firm i instytucji, m.in. największe banki i operatorzy telekomunikacyjni.

Zmiany w ustawie o rachunkowości, które zakłada procedowany obecnie projekt ustawy, dotyczą zasad sporządzania sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności, a także zasad podpisywania sprawozdań. W konsekwencji zmian jednostki zobowiązane będą do sporządzania sprawozdań finansowych w formacie i zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu Komisji (UE) 2019/815. Jakie dokładnie zmiany przewiduje ustawodawca w ustawie o rachunkowości?

Wydarzenia ostatnich miesięcy - stan pandemii oraz wprowadzone środki ostrożności tj. ograniczenia w dostępie do placówek podmiotów administracji publicznej, przyczyniły się do dynamicznego rozwoju w zakresie informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne m. in. za sprawą upowszechnienia korzystania z platformy ePUAP przez obywateli. Czym jest ePUAP? Jakie sprawy urzędowe można załatwić przez internet?

W celu skorzystania z bonu turystycznego konieczne jest założenie profilu PUE ZUS. Można to zrobić na kilka sposobów. Jak założyć konto w systemie PUE ZUS? Jakie dane są niezbędne przy zakładaniu konta?

Resort finansów przygotował nowe wzory zaświadczeń wydawanych przez organy podatkowe. Zmiany dostosowują formularze do nowych możliwości podpisywania przez organy podatkowe dokumentów wysyłanych w formie elektronicznej. Rozporządzenie wprowadzające nowe wzory weszło w życie 4 grudnia 2019 r.

Zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji zostaną zwolnione z dotychczasowego wymogu podwójnego raportowania danych finansowych zarówno do organu nadzoru, jak i Krajowego Rejestru Sądowego. Ponadto, będą obowiązane do sporządzania części A dodatkowych sprawozdań finansowych i statystycznych jedynie w postaci elektronicznej, co redukuje obciążania formalne i stanowi uproszczenie w zakresie sporządzania takiego sprawozdania.

Główny księgowy, jak również wszyscy członkowie zarządu muszą w terminie do końca marca sygnować roczne raporty finansowe za ubiegły rok. Bez tych podpisów przygotowane e-sprawozdanie finansowe jest nieważne.

Ministerstwo Cyfryzacji zachęca do zakładania Profilu Zaufanego. Zdaniem MC Profil Zaufany to m.in. najszybszy sposób, aby sprawdzić e-PIT. Wg stanu na 21 marca 2019 r. ponad 800 tysięcy osób skorzystało do tej pory z Profilu Zaufanego (PZ), by na portalu www.podatki.gov.pl sprawdzić swój e-PIT. Od początku marca 2019 r. przybyło niemal 200 tysięcy nowych właścicieli PZ.

Mikroprzedsiębiorcy z branży budowlanej mogą liczyć na zwroty z tytułu VAT nawet półtora miesiąca wcześniej niż pozostali podatnicy, o ile prześlą fiskusowi plik JPK_VAT. Jednak jedyny możliwy sposób wysyłki tych plików nakłada na właściciela firmy obowiązek opatrywania ich podpisem elektronicznym. Mikrofirmy będą zobowiązane wysyłać JPK_VAT dopiero od 1 stycznia 2018 r. - na razie jest to dla nich dobrowolne.

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, który przewiduje nową formę uwierzytelniania zaświadczeń lekarskich wystawianych w formie elektronicznej.

Na najbliższym posiedzeniu Sejm zajmie się projektem nowelizacji ustawy Kodeks spółek handlowych. Podstawowym celem projektowanej ustawy jest wyeliminowanie możliwości korzystania ze "zwykłego" podpisu elektronicznego przy zawiązywaniu spółek z ograniczoną odpowiedzialnością w trybie S-24 i podniesienie w ten sposób bezpieczeństwa obrotu prawnego. Do podpisywania umowy spółki z o.o. zawiązywanej w tym trybie, a także do złożenia wniosku o wpis takiej spółki do Krajowego Rejestru Sądowego stosowane byłyby tylko: kwalifikowany podpis elektroniczny oraz podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP.

Przy zakładaniu spółki z o. o. przez internet nie będzie można stosować "zwykłego" podpisu elektronicznego, tylko kwalifikowany lub potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Takie zmiany przewiduje przyjęty przez rząd projekt nowelizacji ustawy – Kodeks spółek handlowych, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Ułatwienie w komunikacji elektronicznej dla obywateli, przedsiębiorców i administracji publicznej na terenie Unii Europejskiej zakłada ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, którą podpisał prezydent.

W ocenie Konfederacji Lewiatan projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw ma na celu niepotrzebne zaostrzenie wymogów dotyczących założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Eliminuje on możliwość korzystania ze "zwykłego" podpisu elektronicznego przy zawiązywaniu sp. z o.o. w trybie S-24. Uzasadnienie do projektu ustawy jako powód dla wprowadzenia takiej zmiany podaje bezpieczeństwo obrotu.

Ministerstwo Finansów informuje, że deklaracje i informacje podatkowe przesyłane drogą elektroniczną nie mogą być podpisywane profilem zaufanym ePUAP i przesyłane za pośrednictwem platformy ePUAP. Natomiast powinny być przesyłane elektronicznie wyłącznie do systemu e-Deklaracje.

Firmy mogą zaoszczędzić co najmniej 60 proc. czasu na obsługę danego procesu po wprowadzeniu elektronicznych dokumentów. W ten sposób oszczędzają również koszty i usprawniają obsługę klienta. Wprowadzenie w pełni cyfrowego obiegu dokumentów będzie teraz łatwiejsze. Od 1 lipca zaczęło obowiązywać unijne rozporządzenie eIDAS ws. uznawania elektronicznych podpisów, a od 8 września do Kodeksu cywilnego zostanie wprowadzona forma elektroniczna czynności prawnej obok formy pisemnej.

1 lipca 2016 r. wejdzie w życie rozporządzenie ujednolicające w Unii Europejskiej przepisy dotyczące podpisów elektronicznych. Dla polskich przedsiębiorców najważniejsze jest to, że wydane w Polsce certyfikaty kwalifikowane e-podpisów mają działać na terenie całej UE. Tym samym łatwiej będzie polskim przedsiębiorcom startować w unijnych przetargach i podpisywać transgraniczne umowy.

Koszt założenia spółki jawnej w KRS-ie w tradycyjny sposób to 600 zł. Ale gdy wniosek o rejestrację złożymy przez internet koszty są mniejsze (bo nie trzeba iść do notariusza) i czas trwania rejestracji skraca się do jednej doby. Ale zakładający spółkę wspólnicy muszą mieć Profile Zaufane lub bezpieczne podpisy elektroniczne z certyfikatem. E-rejestracja spółki ma jednak też swoje ograniczenia.

Aktualnie przez internet (on-line) można założyć firmę, składać deklaracje podatkowe, załatwiać sprawy z ZUS-em czy urzędem miasta. Przedsiębiorcy mogą podpisywać dokumenty elektroniczne zasadniczo na dwa różne sposoby: podpisem elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem oraz w ramach Profilu Zaufanego ePUAP. Które narzędzie jest lepsze?

Przedsiębiorco – jeśli zatrudniasz w swojej firmie powyżej pięciu osób, deklaracje podatkowe za dany rok rozliczeniowy będziesz musiał wysyłać do urzędu skarbowego wyłącznie za pomocą internetu. Od 1 stycznia 2015 r. obowiązuje bowiem znowelizowana ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw.