Ministerstwo Finansów określiło rodzaje usług, w odniesieniu do których możliwe będzie używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Wirtualne kasy fiskalne zastosują podatnicy świadczący usługi transportowe m.in. przewozu osób samochodem osobowym (taksówkarze), związane z przeprowadzkami (firmy przeprowadzkowe), transportu pasażerskiego drogowego, kolejowego, morskiego czy lotniczego.
Podatnicy dokonujący sprzedaży dla osób fizycznych (tzw. konsumentów) co do zasady ewidencjonują tę sprzedaż dla celów podatkowych za pomocą kas fiskalnych. Nierzadko jednak zdarzają się sytuacje, w których zakupu w takich jednostkach dokonują przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą. Dla nich właściwym dokumentem zakupu jest faktura. W takim przypadku w praktyce ostatnich 26 lat niezmiennie panowała zasada, zgodnie z którą można było łatwo wymienić paragon na fakturę. Co najważniejsze, nie powodowało to dla sprzedawców zdublowania sprzedaży. Od 1 stycznia 2020 r. podatnicy posługujący się NIP, dokonując zakupów w placówkach detalicznych, są zmuszeni przekazywać informację o żądaniu wystawienia im faktury, zanim zostanie wydrukowany paragon fiskalny, a w przypadku niektórych kas - zanim zacznie się ewidencjonowanie transakcji.
Prowadzę hurtownię oraz sprzedaż towarów za pośrednictwem sklepu internetowego. Często zdarza się, że klient, który kupił towar w sklepie, korzystając z prawa przysługującego konsumentowi, chce zwrócić towar, ale zgubił paragon. Prawo konsumenckie nakazuje przyjąć zwrot od klienta oraz odesłać mu pieniądze, jeżeli klient jest w stanie udowodnić zakup dokonany w danym sklepie, nawet jeśli nie posiada paragonu ani faktury VAT. Czy jest możliwe zmniejszenie obrotu zaewidencjonowanego z zastosowaniem kasy fiskalnej w przypadku zwrotu towaru przez nabywcę, gdy nie dysponuje on oryginałem paragonu fiskalnego? Jakim dokumentem potwierdzającym sprzedaż można się posłużyć, aby uzyskać prawo do korekty? Jak należy sporządzić protokół zwrotu towarów?
Na przełomie 2019 i 2020 roku w około 5 tys. drukarek fiskalnych Delio nie można było ustawić poprawnej daty, co uniemożliwiało fiskalizację transakcji. Klientów odsyłano do zakupów przez internet, zaś przedsiębiorców do serwisu producenta. Kasy zwożono z całej Polski do punktów serwisowych, gdzie poprawiano wadliwe oprogramowanie. Media zalały informacje o wyłączonych biznesach, potem zaczął już działać PR i skupiono się na tym, że sprawę da się szybo załatwić („Polacy nic się nie stało”). Nie tak szybko panowie…
Pomimo faktu, że kasy fiskalne używane przez podatnika nie posiadają możliwości technicznych zmiany oznaczenia literowego stawek VAT (matrycy VAT), mogą być stosowane do prowadzenia ewidencji sprzedaży, pod warunkiem, że nadal zapewniają prawidłowość dokonywanych rozliczeń. Podatnik może używać dotychczasowej kasy nie dłużej jednak, niż do momentu powstania ewentualnego obowiązku w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy on-line.
Tylko do 30 czerwca 2020 roku można prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii do „świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo”. Tak stanowi art. 145b ust. 1 pkt 2) lit. a) ustawy o VAT. Oznacza to, że bary, restauracje i wszelkie inne „stacjonarne” placówki gastronomiczne muszą od 1 lipca 2020 roku stosować kasy fiskalne online. Podatnicy, których obejmie obowiązek stosowania kas fiskalnych online będą mogli skorzystać z ulgi na zakup tych kas, nawet jeśli wcześniej już takiego odliczenia dokonali na dotychczas używane kasy rejestrujące.
W wyroku z z 29 sierpnia 2019 r., sygn. akt I FSK 734/17 Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że w przepisach dot. wystawiania paragonów fiskalnych chodzi jedynie o to, żeby dowód zakupu został wydrukowany w momencie sprzedaży. Wystarczy, że wystawiający udostępni go klientowi, czyli da możliwość jego odbioru.
Nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej, jeżeli kontrahent – konsument lub rolnik ryczałtowy – zapłaci podatnikowi za świadczoną usługę przelewem na jego rachunek firmowy. Przy czym, podatnik powinien wciąż prowadzić ewidencję sprzedaży w inny sposób, niż za pomocą kasy rejestrującej, a dowody zapłaty (np. potwierdzenia przelewu) powinny wskazywać, jakiej usługi konkretnie dotyczy przelew.
