Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR) sprawdziła stan gotowości biur rachunkowych do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przeprowadzone badanie wyraźnie pokazuje, że biura rachunkowe dostrzegają związaną z nim szanse, ale mają także obawy związane z wdrożeniem KSeF. Jakie aspekty wymagają uwagi zarówno biur rachunkowych, jak i przedsiębiorców?

Wprowadzenie do KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, stało się kluczową kwestią dla przedsiębiorców w Polsce. Od 1 lipca 2024 r. obowiązkowe wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej będzie rzeczywistością dla większości podatników. Proces ten nie jest prosty, dlatego warto zacząć przygotowania jak najwcześniej. Poniżej przedstawiamy 5 kroków, które pomogą Ci w przygotowaniu się do korzystania z KSeF.

Po co gromadzone będą w KSeF wrażliwe dane biznesowe milionów podatników VAT? Jakie gwarancje mają podatnicy, że informacje te nie wpadną w niepowołane ręce? Pyta prof. Witold Modzelewski.

Krajowy System e-Faktur został przystosowany do nowej e-faktury. Od 1 września 2023 r. przedsiębiorcy korzystający z KSeF wystawiają e-faktury wyłącznie w strukturze logicznej FA(2).

Dobrowolny do tej pory Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 1 lipca 2024 r. stanie się obowiązkowy (dla sektora MŚP nierozliczającego się z VAT od 1 stycznia 2025 r.). System nie zdążył na dobre jeszcze okrzepnąć, a Ministerstwo Finansów już wprowadza w nim zmiany.

Czy wskutek wejścia w życie od 1 lipca 2024 r. obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur jest również konieczność przejścia z papierowego obiegu faktur wyłącznie na obieg elektroniczny?

Ustawa wprowadzająca od 1 lipca 2024 r. obowiązkowy KSeF została już opublikowana w Dzienniku Ustaw. Dla większości podatników pozostał niespełna rok, aby się przygotować do obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Przygotowania należy rozpocząć już dziś, gdyż nie będzie to prosty proces. Przedstawiamy krok po kroku, jak rozpocząć przygotowania do KSeF.

Faktury na rzecz pomiotów zagranicznych (które nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności) powinny być wystawiane (od 1 lipca 2024 r.) przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Ale przekazanie takiej e-faktury ustrukturyzowanej zagranicznemu kontrahentowi (który nie ma dostępu do KSeF) powinno nastąpić w formie zwizualizowanej (np. mailem) opatrzonej kodem QR.

Określonych zostało pięć przypadków, gdy nie będzie obowiązku korzystania z KSeF.

W sytuacji, kiedy będziemy już mieli obowiązkowy KSeF, gdzie każda faktura powinna być wystawiona za pośrednictwem KSeF-u, możemy mieć sytuację kiedy będziemy chcieli wystawić tzw. fakturę konsumencką, co w takiej sytuacji? Co na to Ministerstwo Finansów?

W dniu 16 czerwca 2023 r. Sejm uchwalił (a 4 sierpnia 2023 r. Prezydent RP podpisał) nowelizację ustawy o VAT (i kilku innych ustaw) wprowadzającą obowiązek wystawiania faktur za pomocą KSeF od 1 lipca 2024 r. Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT, wystawiający faktury uproszczone lub faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących, będą mieli obowiązek korzystania z KseF dopiero od 2025 r. W niektórych przypadkach stosowanie KSeF nie będzie konieczne. W jakich?

Lada dzień Prezydent RP podpisze nowelizację ustawy o VAT i kilku innych ustaw, która wprowadza w Polsce powszechny obowiązek stosowania ustrukturyzowanej faktury elektronicznej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KseF). 

Faktury ustrukturyzowane nie przyśpieszą rozliczeń w obrocie gospodarczym – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I wyjaśnia dlaczego.

29 czerwca 2023 r. Ministerstwo Finansów opublikowało zaktualizowaną wersję wzoru struktury logicznej FA(2) na ePUAP. Resort finansów informuje, że w lipcu i sierpniu 2023 r. na środowisku testowym będą funkcjonowały równocześnie dwie wersje struktur logicznych - FA(1) oraz FA(2).

Nowelizacja ustawy o VAT wprowadzająca obowiązkowe wystawianie i przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSEF) jest – zdaniem profesora Witolda Modzelewskiego - absurdalna zarówno w samej koncepcji a także w szczegółach. Profesor wymienia najbardziej rażące przykłady nonsensów, w tym zakresie. Zwraca też uwagę, że nowelizacja ta jest sprzeczna z decyzją wykonawczą Rady Europejskiej, która zezwoliła na wprowadzenie tego obowiązku wyłącznie w obrocie między przedsiębiorcami (B2B).

W dniu 16 czerwca 2023 r. Sejm uchwalił nowelizację ustawy o podatku od towarów i usług, której celem jest wprowadzenie od połowy 2024 roku obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przy wystawianiu faktur. [Aktualizacja] Nowelizacja ta przeszła już procedurę legislacyjną w Sejmie i Senacie i została opublikowana w Dzienniku Ustaw z 11 sierpnia 2023 r. (poz. 1598).

Od 1 lipca przyszłego roku korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe. Obecnie jest to dobrowolne, a oficjalne dane Ministerstwa Finansów pokazują, jakie jest podejście podatników do tego tematu. Jak to wygląda? 

Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa poinformowały 23 maja 2023 r. o publikacji wersji roboczej struktury logicznej e-faktury FA(2). Ta nowa struktura logiczna e-faktury ma obowiązywać od 1 września 2023 r. Zgodnie z założeniami resortu finansów ma ułatwić przygotowanie się podatników do obowiązkowego wystawiania e-faktur przy użyciu KSeF, które zacznie obowiązywać od 1 lipca 2024 roku.

9 maja 2023 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o VAT wdrażającej obowiązkowy model wystawiania e-faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek e-fakturowania wejdzie w życie zasadniczo od 1 lipca 2024 r. Dla mniejszych przedsiębiorców, którzy nie rozliczają się z VAT, termin ten zostanie jeszcze wydłużony o 6 miesięcy, czyli będzie to 1 stycznia 2025 r. Ponadto w ramach tej nowelizacji nastąpi skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT o 30 proc., czyli z 60 do 40 dni. 

Od 1 lipca 2024 r. polscy podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu eFaktur (KSeF). Dla wielu firm wiązać się to będzie z poważnymi zmianami w procesie płatności, a niedopełnienie obowiązków może wiązać się z otrzymaniem kary finansowej. Przesyłanie dokumentów w formie cyfrowej co prawda zmniejsza ryzyko popełnienia błędu w fakturowaniu, jednak całkowicie go nie wyklucza. Na co zwracać uwagę, żeby spełnić wymogi KSeF i uniknąć niespodziewanych sankcji?

Ministerstwo Finansów poinformowało 16 marca 2023 r., że Stały Komitet Rady Ministrów pozytywnie zaopiniował projekt (z 22 lutego 2023 r. z autopoprawką z 7 marca br) nowelizacji ustawy o VAT wdrażający w szczególności obowiązkowy model Krajowego Systemu e-Faktur. W projekcie tym zawarte są też przepisy dot. elektronizacji wydawania i ujednolicenia prowadzenia postępowania dotyczącego wiążących informacji (WIS, WIA, WIP i WIT). Jest to druga wersja projektu w tym zakresie. Pierwsza powstała pod koniec 2022 roku. Większość przepisów tej nowelizacji - w tym wdrożenie obowiązkowego KSeF - wejdzie w życie 1 lipca 2024 r.

KSeF. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to kolejny etap cyfryzacji urzędów publicznych. W założeniu ma to być ułatwienie nie tylko dla przedsiębiorców, ale i urzędników. Wejście systemu w życie zaplanowane jest na 1 lipca 2024 roku.

Ministerstwo Finansów poinformowało, że 16 lutego 2023 r. odbyła się konferencja uzgodnieniowa projektu ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechny system rozliczania. W spotkaniu uczestniczyli: szef Krajowej Administracji Skarbowej mł. insp. Bartosz Zbaraszczuk, zastępca szefa KAS Mariusz Gojny, dyrektorzy departamentów w Ministerstwie Finansów oraz przedstawiciele organizacji przedsiębiorców, doradców podatkowych i księgowych. Przedstawiciele MF zaprezentowali docelowy model KSeF, uwzględniający korekty projektu wprowadzone po konsultacjach publicznych.

Większość księgowych słyszała już o KSeF; gorzej jest ze znajomością szczegółów działania systemu. Księgowi nie ufają działaniom informacyjnym Ministerstwa Finansów i nisko oceniają jakość tworzonych przez resort przepisów. Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF planowane jest obecnie na 1 lipca 2024 r.

Ministerstwo Finansów zapowiada, że obowiązek wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur zostanie wprowadzony od 1 lipca 2024 r. Co trzeba wiedzieć o KSeF i fakturach ustrukturyzowanych? O czym warto pamiętać korzystając z KSeF?