Pracodawca, Samochód w firmie

Wkrótce pracodawcy mogą liczyć na rekompensaty za dni nieobecności krwiodawców w pracy. Zgodnie z projektem ustawy, który przygotowuje poseł Bartosz Romowicz, za każdy dzień nieobecności krwiodawcy w pracy, pracodawca będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania o 244 zł. Projekt ma zostać złożony w Sejmie jeszcze w tym roku.

Jaki jest wymiar urlopu wypoczynkowego i od czego zależy? Jak powinien być udzielany urlop wypoczynkowy? Co to jest urlop proporcjonalny? Jakie są prawa i obowiązki pracodawcy a jakie pracownika? Wyjaśnia specjalistka ds. kadr i płac. 

Przedsiębiorcy wykorzystują często w działalności gospodarczej swoje prywatne samochody, niewprowadzone do majątku firmy. Od paliwa do takiego samochodu i wydatków eksploatacyjnych można odliczać 50% naliczonego VAT. Jakie skutki w VAT wywołuje sprzedaż takiego samochodu?

W okresie przedświątecznym i na zakończenie roku wiele firm decyduje się na obdarowywanie swoich pracowników i partnerów biznesowych prezentami, co jest wyrazem wdzięczności za współpracę. Ta praktyka, choć pozytywnie wpływa na wizerunek firmy, wiąże się z pewnymi konsekwencjami podatkowymi. Ważne jest zrozumienie, kiedy i w jakich okolicznościach pracownik, otrzymując prezent od firmy, może być zobowiązany do zapłaty podatku.

Leasing to jedna z wielu opcji korzystania z samochodu w przedsiębiorstwie, być może nawet najbardziej popularna. Przy spełnieniu określonych warunków prawnych, podatnik biorący w leasing samochód osobowy może odliczać podatek naliczony w wysokości 100% w zakresie wydatków związanych z takimi samochodami. Pojawia się wątpliwość, czy przy zmianie przeznaczenia samochodu konieczne jest skorygowanie odliczonego podatku naliczonego. 

Kontrole ZUS pracowników nadużywających zwolnień lekarskich (L4) zostały zintensyfikowane. W ubiegłym roku kontrolerzy zweryfikowali niemal 500 tys. z nich, co skutkowało wycofaniem świadczeń chorobowych i wygenerowało oszczędności rzędu 22 mln złotych. Czy taka kontrola jest jedynie problemem pracownika, czy może również pracodawcy?

Zmiana przeznaczenia pojazdu samochodowego na wykorzystywany również do celów innych niż działalność gospodarcza wymaga korekty podatku naliczonego odliczonego przy jego nabyciu. Obniżenia kwoty podatku naliczonego dokonuje się wówczas w wartości proporcjonalnej do pozostałego okresu korekty. Podatnicy mają jednak wątpliwości, czy zasady te znajdują również odpowiednie zastosowanie do pojazdów użytkowanych na podstawie umów leasingu.

Część obcokrajowców pracujących w Polsce może nie zdążyć z pozyskaniem nowych dokumentów pobytowych, jeśli stracą ochronę tzw. ustawy covidowej w związku z zakończeniem stanu zagrożenia epidemicznego. Utrata tych pracowników będzie bolesna dla całej gospodarki - ocenili eksperci rynku pracy.

Skrócenie czasu pracy o 20 proc. w skali tygodnia bez utraty wynagrodzenia doprowadziło do znacznego spadku poziomu stresu pracowników, redukcji dni na zwolnieniu chorobowym, zwiększenia lojalności pracowników wobec pracodawcy oraz wyraźnie poprawiło równowagę między życiem zawodowym a prywatnym osób w wieku roboczym. Nie wpłynęło natomiast na pogorzenie wydajności - wynika z badań w Wielkiej Brytanii.

Nowelizacja Kodeksu pracy (dalej „Kp”) wprowadzająca m.in. długo oczekiwane przepisy o pracy zdalnej, czeka na podpis Prezydenta RP i publikację w Dzienniku Ustaw. Biorąc pod uwagę, na szczęście, dość długie vacatio legis (2 miesiące), pracodawcy mają czas co najmniej do drugiej połowy marca 2023 r. (a być może nieco dłużej) na przygotowanie się do ich wdrożenia. Jak na standardy obecnej legislacji długo, jak na potrzeby zakładu pracy, niekoniecznie. Jednym z zagadnień trudniejszych w implementacji są obowiązkowe rozliczenia pomiędzy pracodawcą a pracownikami.

Przedsiębiorcy stosują różne podejście do odliczania VAT od zakupu i innych wydatków związanych z samochodami osobowymi. Jedni potrafią sprostać rygorystycznym wymogom odliczania 100% VAT, inni zadowalają się odliczeniem połowy VAT. Bywa jednak i tak, że podatnicy rezygnują z pełnego odliczenia albo odwrotnie - zaprowadzają ewidencję, eliminują użytek prywatny itp. Wszystkie te zmiany powodują, że podatnik ma prawo albo obowiązek dokonać korekty rozliczenia.

W ramach zapewnienia bezpieczeństwa pracownikowi posługującemu się autem służbowym, pracodawca musi zadbać o przeglądy techniczne auta oraz jego sprawne i kompletne wyposażenie, ale również kontrolować czas spędzony w podróży. Jednak obie strony – pracodawca i pracownik – muszą być świadome, że zaniechanie lub niedopilnowanie swoich obowiązków może prowadzić do kolizji drogowych, a w najgorszym przypadku do poważnych wypadków śmiertelnych.

Podatnik kupił samochód w kwietniu 2022 r. i w związku z tym odliczał tylko 50% kwoty VAT z faktur. We wrześniu 2022 r. uzyskał zaświadczenie z dodatkowego przeglądu (VAT-1). Czy jest uprawniony do odliczenia w drodze korekty pozostałej części kwoty VAT za okres od kwietnia do września 2022 r.? Czy też począwszy od września 2022 r. będzie uprawniony do odliczania 100% kwoty VAT z otrzymywanych faktur?

Od 17 stycznia 2023 roku nastąpi zmiana wysokości stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, według których pracodawca pokrywa koszty używania pojazdów prywatnych (w tym np. samochodów) używanych przez pracowników do celów służbowych. 2 stycznia 2023 r. zostało opublikowane rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. To rozporządzenie zmieniające wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia - a więc 17 stycznia 2023 roku.

12-letnie Insignia plus kredyt na 5 lat – na takie auto stać osobę, która zarabia „minimalną krajową” (po podwyżce - od 2023 roku) i potrzebuje auta „na już”. To raczej opcja ratunkowa, niż atrakcyjna oferta. Alternatywą może być odkładanie przez kilka lat na samochód kosztujący 10-15 tys. zł – szacują analitycy Carsmile i otomoto klik. Pensja minimalna poszła ostro w górę, ale ceny aut także.

Minister Rodziny i Polityki Społecznej wydał 25 października 2022 r. rozporządzenie, które podwyższa od 29 listopada 2022 r. wysokość diet i limitów na nocleg w delegacjach zagranicznych do niektórych państw. Rozporządzenie dotyczy wprost pracowników sfery budżetowej ale też określa minimalny poziom diet także dla wszystkich innych pracowników. Także zwolnienie podatkowe związane z dietami pracowniczymi i innymi należnościami za czas podróży służbowej pracownika obejmuje wszystkich pracowników (nie tylko sfery budżetowej). To zwolnienie podatkowe jest ograniczone do wysokości tych diet i należności określonych dla pracowników sfery budżetowej. Ponadto wskutek podwyższenia stawki diety zwiększą się koszty podatkowe przedsiębiorców z tytułu podróży służbowych. Rozporządzenie to przewiduje także podwyższenie (od 2023 roku) diety krajowej (do 45 zł) i innych należności z tytułu podróży służbowych na terenie kraju.

Obsługa kadrowo-płacowa, to konieczny element każdej firmy. Wbrew pozorom, nie jest to praca schematyczna i powtarzalna. Liczba i tempo wprowadzanych zmian prawnych w tym obszarze oraz konieczność ich wnikliwej analizy sprawiają, że coraz więcej firm woli zlecić wszystkie te zadania wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym.

Samochód firmowy najczęściej zostaje przez przedsiębiorcę wprowadzony do ewidencji środków trwałych firmy. Pozwala to zaliczyć wydatki związane z użytkowaniem pojazdu do kosztów uzyskania przychodów, co zmniejsza podstawę opodatkowania i podatki. Z jakimi kosztami i podatkami wiąże się sprzedaż samochodu firmowego przez przedsiębiorcę?

Jaką najkorzystniejszą formę leasingu wybrać w czasie wysokich stóp procentowych? Co lepsze - duży wkład własny, duża kwota wykupu, a może długi okres spłaty? Podwyżka WIBOR-u o 1 pkt. proc. powoduje aktualnie wzrost raty leasingu na średniej klasy nowy samochód o 42 zł netto – wynika z szacunków Carsmile. Przed podwyżkami stóp może zabezpieczać wynajem długoterminowy ze stałą ratą.

Od 1 sierpnia 2022 r. wchodzą w życie zmiany w przepisach dotyczących umowy o pracę na okres próbny. Modyfikacjom podlegają najistotniejsze postanowienia stanowiące o czasie trwania umowy, możliwości jej przedłużenia oraz ponownego zawarcia. Zmiany w kodeksie pracy przewidziane przez ustawodawcę podyktowane są obowiązkiem harmonizacji przepisów krajowych z postanowieniami dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. Mają one na celu zapewnienie minimalnych praw wszystkim pracownikom w UE, wprowadzenie bardziej przejrzystych norm zatrudnienia oraz poprawę warunków pracy. Zmiany będą obejmować m.in. przepisy dotyczące umowy o pracę na czas określony oraz umowy na okres próbny.

24 maja 2022 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez ministra rodziny i polityki społecznej. Rząd chce na stałe wprowadzić do Kodeksu pracy możliwość wykonywania pracy zdalnej. Będzie to bardziej elastyczna forma wykonywania pracy od obecnie funkcjonującej telepracy. Rozwiązanie to powinno poprawić możliwości zatrudnienia osób znajdujących w szczególnej sytuacji na rynku pracy, w tym rodziców małych dzieci oraz rodziców samotnie wychowujących dzieci. Ponadto, pracodawcy będą mogli wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników lub kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu, gdy będzie to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia.

Przedsiębiorcy, którzy kupują samochody osobowe na firmę, zazwyczaj używają ich w sposób mieszany, czyli nie tylko w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Takie rozwiązanie ma swoją cenę. Z faktury za zakup samochodu mogą odliczyć tylko połowę podatku od towarów i usług, czyli VAT-u.

Zmiana Polskiego Ładu w trakcie roku powoduje zamieszanie wśród pracodawców. Merytorycznie może jednak okazać się korzystna. Obniżenie stawki podatku PIT w pierwszym progu podatkowym do 12 proc., likwidacja skomplikowanej ulgi dla klasy średniej oraz utrzymanie wprowadzonych na początku roku wyższej kwoty wolnej podatku i wyższego limitu kwoty drugiego progu podatkowego – to w ocenie prawnika Michała Lisawy z kancelarii Baker McKenzie pozytywne aspekty zapowiadanych zmian w Polskim Ładzie.

Wejście w życie Polskiego Ładu od początku 2022 roku jeszcze bardziej skomplikowało już i tak mocno pogmatwane przepisy związane z użytkowaniem oraz sprzedażą auta firmowego. W Polsce obowiązują różne zasady dotyczące odliczeń poszczególnych kosztów, trzeba pamiętać o proporcji, teraz doszła jeszcze składka zdrowotna. Ostatnie zmiany w podatkach spowodowały, że leasing stracił na opłacalności względem wynajmu – oceniają analitycy Carsmile.

Czy otrzymany przez pracownika od pracodawcy zwrot poniesionych kosztów na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych jest opodatkowany PIT? Czy pracodawca, jako płatnik, ma obowiązek do potrącania i odprowadzania zaliczek na PIT także z tytułu zwrotu pracownikom tych kosztów? Organy podatkowe, w tym Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uważają, że tak. Inne zdanie prezentują niektóre sądy administracyjne.