Koszty podatkowe, Odliczanie VAT

Czy pies w firmie może być kosztem uzyskania przychodu? A akwarium – elementem budującym wizerunek? Coraz więcej przedsiębiorców zadaje sobie te pytania, zwłaszcza w czasach, gdy granica między przestrzenią zawodową a prywatną bywa płynna. Praktyka i interpretacje podatkowe pokazują, że... to zależy.

Aplikant adwokacki prowadzący jednoosobową działalność chciał ująć w kosztach czesne, opłatę rekrutacyjną, dojazdy na uczelnię i podręczniki związane ze studiami podyplomowymi z zakresu rynków kapitałowych. Dyrektor KIS potwierdził, że to koszt podatkowy. Kluczowe jest jednak spełnienie pewnych warunków.

Pracownik otrzymał fakturę drogą e-mailową w formie skanu ręcznie wystawionej faktury. Wydrukował ten skan i dostarczył go do księgowości. Czy podatnik ma prawo do odliczenia VAT oraz rozpoznania kosztów uzyskania przychodów na podstawie tego wydruku? Czy jest konieczność posiadania oryginału faktury?tyn

Termin złożenia zeznania CIT-8 za rok 2025 upływa 31 marca 2026 r. Dla spółek korzystających z finansowania od podmiotów powiązanych oznacza to ostatnią chwilę, by prawidłowo wykazać koszty finansowania dłużnego (KFD) z tytułu takich pożyczek. Przepisy art. 15c ustawy o CIT limitują te koszty według mechanizmu „wyższej z kwot” 3 mln zł albo 30 proc. podatkowej EBITDA. Rok 2025 przyniósł przełomowe wyroki sądów administracyjnych i korzystne interpretacje, które znacząco wpływają na wysokość limitu, jaki mogą zastosować podatnicy. Kto ich nie uwzględni, przepłaci podatek lub narazi się na sankcje.

Klucz przychodowy rozliczania kosztów ma fundamentalne znaczenie dla działalności firm. Odzwierciedla bowiem rzeczywistą strukturę prowadzonego biznesu. Pozwala przypisać wydatki do rzeczywistej sytuacji gospodarczej przedsiębiorstwa, a tym samym realnie zaoszczędzić tysiące, a w przypadku większych firm – nawet miliony złotych. Niedawny wyrok sądu administracyjnego powinien wpłynąć na nieprzychylne podejście organów podatkowych do tej kwestii, jednocześnie pozwolić spółkom na polepszenie płynności finansowej i wspomniane milionowe oszczędności.

Czy faktura wystawiona poza Krajowym Systemem e-Faktur może pozbawić firmę prawa do kosztów podatkowych (kosztów uzyskania przychodu)? Wraz ze zbliżającym się obowiązkiem stosowania KSeF od 1 lutego 2026 r. to pytanie staje się jednym z najczęściej zadawanych przez przedsiębiorców. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydawanych w styczniu 2026 r. interpretacjach korzystnie dla podatników interpretuje przepisy.

Rozliczenie kosztów działań marketingowych przez dealerów samochodowych może stanowić problem na gruncie prawa podatkowego. Szczególne wątpliwości budzą wydatki poniesione w ramach programów motywacyjnych dystrybutorów, które mają na celu uzyskanie bonusów jakościowych. Kluczowym problemem interpretacyjnym jest rozgraniczenie między kosztami uzyskania przychodów, a wydatkami na reprezentację, które zgodnie z przepisami ustawy o CIT nie mogą być zaliczane do kosztów podatkowych. Orzecznictwo sądów administracyjnych pokazuje jednak, że organy podatkowe często błędnie kwalifikują tego typu wydatki, nie uwzględniając ich rzeczywistego celu gospodarczego i związku z osiąganymi przychodami.

Jakie koszty uzyskania przychodów (tzw. koszty podatkowe) mogą odliczać pracownicy od swojego przychodu w 2025 roku? Jakie są koszty zwykłe, a jakie podwyższone? Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) nie daje prawa (co do zasady) pracownikom odliczać uzyskanych z tytułu umowy o pracę faktycznie poniesionych kosztów. Pracownicy mają jedynie koszty zryczałtowane w zależności od liczby zawartych umów o pracę i tego, czy pracownik mieszka w miejscowości, której znajduje się zakład pracy, czy w innej miejscowości. Jednak w rozliczeniu rocznym pracownicy mogą uwzględnić faktyczne wydatki na dojazdy do pracy udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, odpowiadając na pytanie podatnika, który prowadził działalność w domu i zakupił samochód w celu wynajmu go na różne okazje, uznał, że nie przysługuje mu prawo do pełnego odliczenia VAT od wydatków związanych z tym samochodem. Powodem takiej oceny było parkowanie samochodu w miejscu zamieszkania podatnika, gdyż zdaniem organu będzie ono stwarzało możliwości użycia pojazdu do celów prywatnych przez niego lub członków jego rodziny. Dla organu nie miało znaczenia, że podatnik posiadał prywatny samochód.

Koszt podatkowy mogą stanowić wydatki na posiłki ponoszone nie tylko dla pracowników, lecz również dla współpracowników, z którymi zawierane są umowy cywilnoprawne (umowa zlecenia, umowa o dzieło, kontrakt B2B). Dopiero 11 października 2024 r. opublikowane zostało pismo Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z 21 lipca 2021 r. zmieniające z urzędu niekorzystną dla podatnika indywidualną interpretację podatkową Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 czerwca 2020 r. w tej sprawie - w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych na zakup artykułów spożywczych. To był początek utrwalonej już dziś linii interpretacyjnej dotyczącej zarówno podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), jak i podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT).

W dniu 10 listopada 2023 r. Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) wydał niezwykle ważny wyrok (I FSK 903/22) dotyczący oszustw podatkowych i dobrej wiary podatników w kontekście prawa do odliczenia VAT oraz zastosowania 0% stawki tego podatku do wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów. Oczekiwanie na pisemne uzasadnienie tego orzeczenia trwało ponad cztery miesiące, aczkolwiek było warto. W niniejszym artykule omawiam kluczowe wnioski płynące z wyroku I FSK 903822, które nie tylko wprowadzają istotne zmiany w rozumieniu i stosowaniu prawa podatkowego z puntu widzenia organów chcących zakwestionować rzetelność podatnika, ale także oferują cenne wskazówki, jak bezpiecznie prowadzić działalność gospodarczą, unikając pułapek związanych z oszustwami VAT. Zapraszam do lektury.

Jestem czynnym podatnikiem VAT. Nabyłam samochód osobowy, do którego zakupu otrzymałam dofinansowanie z Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (w ramach programu „Mój elektryk”). Samochód będę wykorzystywała tylko do prowadzonej działalności gospodarczej. Złożę VAT-26. Czy mogę odliczyć VAT od zakupu takiego samochodu? Jeżeli tak, to w jakiej wysokości? Czy na odliczenie ma wpływ to, że część ceny zapłaciłam z otrzymanej dotacji?

Czy można odliczyć VAT od zakupu alkoholu dla kontrahenta? Czy ma znaczenie, że alkohol jest kupiony jako prezent, czy jako poczęstunek podczas spotkania biznesowego?

Błędy popełnione przez sprzedawcę w wystawionej fakturze mogą być naprawione poprzez sporządzenie odpowiedniej faktury korygującej. W niektórych przypadkach dopuszczalne jest również wystawienie noty korygującej, która powinna być każdorazowo akceptowana przez wystawcę faktury. Wątpliwości wywołuje kwestia konsekwencji braku takiej akceptacji i jej wpływu na prawo nabywcy do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanej faktury. Obecnie organy uznają, że brak takiej akceptacji nie wpływa na prawo do odliczenia VAT.

Podatnik otrzymał paragon z NIP nabywcy za przejazd taksówką. Czy taki dokument będzie uprawniał do odliczenia VAT? Czy należy wystąpić o wystawienie faktury?

Zmiana przeznaczenia pojazdu samochodowego na wykorzystywany również do celów innych niż działalność gospodarcza wymaga korekty podatku naliczonego odliczonego przy jego nabyciu. Obniżenia kwoty podatku naliczonego dokonuje się wówczas w wartości proporcjonalnej do pozostałego okresu korekty. Podatnicy mają jednak wątpliwości, czy zasady te znajdują również odpowiednie zastosowanie do pojazdów użytkowanych na podstawie umów leasingu.

W dniu 2 marca 2023 r. opublikowana została interpretacja ogólna Ministra Finansów z 23 lutego br. w sprawie ujmowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (pkpir, kpir) kosztów uzyskania przychodów. Jak i kiedy zdaniem Ministra Finansów trzeba ujmować koszty w pkpir? Kiedy trzeba zaksięgować w pkpir dowód księgowy otrzymany w późniejszym miesiącu niż miesiąc jego wystawienia?

Faktury wystawione wykonawcy przez podwykonawcę nie odzwierciedlały rzeczywistych zdarzeń gospodarczych. Czy wykonawca ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na fakturach wystawionych przez podwykonawcę, jeżeli te faktury są nierzetelne? Czy urząd skarbowy powinien wziąć pod uwagę dobrą wiarę podatnika? Na te pytania odpowiedział Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z 11 października 2022 r. 

Czy skorygowanie błędnie dokonanych rozliczeń w zakresie mechanizmu podzielonej płatności nie będzie pozbawiało podatnika prawa do zaliczenia takich wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów?

Jakie koszty mogą odliczać pracownicy w 2023 roku? Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) nie pozwala (co do zasady) pracownikom odliczać od przychodów uzyskanych z tytułu umowy o pracę faktycznie poniesionych kosztów. Pracownicy mają jedynie koszty zryczałtowane w zależności od liczby zawartych umów o pracę i tego, czy pracownik mieszka w miejscowości, której znajduje się zakład pracy, czy w innej miejscowości. Jednak w rozliczeniu rocznym pracownicy mogą uwzględnić faktyczne wydatki na dojazdy do pracy udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Przedsiębiorcy stosują różne podejście do odliczania VAT od zakupu i innych wydatków związanych z samochodami osobowymi. Jedni potrafią sprostać rygorystycznym wymogom odliczania 100% VAT, inni zadowalają się odliczeniem połowy VAT. Bywa jednak i tak, że podatnicy rezygnują z pełnego odliczenia albo odwrotnie - zaprowadzają ewidencję, eliminują użytek prywatny itp. Wszystkie te zmiany powodują, że podatnik ma prawo albo obowiązek dokonać korekty rozliczenia.

Firma może odliczyć wydatki na spotkania szkoleniowo-integracyjne, w których biorą udział jej kontrahenci prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą – orzekł Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 8 grudnia 2022 r. (sygn. akt. II FSK 1130/20).