Tematy - Podróże służbowe, Delegacja - INFOR.PL

Ułatwienie i pomoc w korzystaniu z prawa do swobodnego przepływu pracowników wewnątrz UE zakłada projekt zmian, który przyjął rząd. Wynikające z unijnego prawa zmiany mają zapewnić m.in. wsparcie równego traktowanie takich osób i przeciwdziałać ich dyskryminacji.

Polska będzie dążyć do zablokowania zaproponowanych przez Komisję Europejską zmian w dyrektywie o pracownikach delegowanych. Zakładają one, że pracownik wysłany przez pracodawcę do innego kraju UE powinien mieć prawo do takiego samego wynagrodzenia, jak pracownik lokalny, a nie tylko do płacy minimalnej. Miałby otrzymywać np. premie czy dodatki przysługujące pracownikom lokalnym.

Przedsiębiorcy, którzy delegują pracowników do pracy za granicę muszą pamiętać o uzyskaniu formularza A1 potwierdzającego zabezpieczenie społeczne pracownika w Polsce. Wniosek o wydanie tego formularza można złożyć do ZUS przez Internet.

Rząd przyjął projekt ustawy wdrażającej unijną dyrektywę o delegowaniu pracowników. Projekt reguluje zasady zatrudniania pracowników delegowanych do pracy w Polsce i z Polski za granicę. Przewiduje m.in. kary od 1 do 30 tys. zł za naruszenie tych zasad.

8 marca 2016 r. Komisja Europejska przedstawiła kierunki reformy przepisów dotyczących delegowania pracowników (dyrektywa z 1996 r.). Pracownicy delegowani tymczasowo do innego kraju UE mają korzystać z tych samych zasad regulujących warunki wynagrodzenia i pracy, które mają zastosowanie do pracowników lokalnych. Reforma ta została ogłoszona w programie prac Komisji na 2016 r. Zmiany mają zapewnić uczciwe warunki wynagrodzenia i równe warunki konkurencji między firmami delegującymi pracowników a lokalnymi przedsiębiorstwami w kraju przyjmującym.

Prawie każda firma chce zmniejszyć koszty podróży służbowych. Przeważnie oszczędności polegają na zmniejszeniu liczby tych wyjazdów, obniżeniu standardu podróży lub hotelu. Przedsiębiorstwom, których roczny budżet na podróże służbowe wynosi co najmniej 75-100 tys. opłaca korzystać z usług wyspecjalizowanych agencji.

Trwają prace nad ustawą o delegowaniu pracowników. Z założenia nowe prawo ma lepiej chronić pracowników delegowanych do pracy za granicą, ale zarówno dyrektywa, jak i przedstawiony przez resort pracy projekt budzą wątpliwości pracodawców.

Ponad 60 proc. mikro-, małych i średnich firm jako najważniejsze wyzwanie na 2016 rok wskazuje zdobywanie nowych klientów – wynika z badania Diners Club Polska. Podróże służbowe są w tym pomocne – regularnie wyjazdy organizuje ponad połowa firm. Co trzeci przedsiębiorca podróżuje raz w tygodniu lub częściej. W delegacje najczęściej jeżdżą samochodem, a pobyt opłacają gotówką. Jedynie 10 proc. wyjazdów rozlicza się w ramach karty służbowej.

Szeroką kategorię transferów pracowniczych zasadniczo podzielić można na podróże służbowe i oddelegowania. Wytycznie granicy pomiędzy tymi dwoma pojęciami jest dla pracodawcy rzeczą z pewnością istotną, gdyż ma bezpośredni wpływ zarówno na przysługujące pracownikowi uprawnienia jak i na jego obowiązki natury podatkowo-ubezpieczeniowej.

Nocleg pracownika w hotelu, opłacony przez pracodawcę, nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu – uznał 17 września 2015 r. sąd administracyjny w Poznaniu. Sędziowie uznali, że pracownik śpi w hotelu ze względu na obowiązki służbowe a nie dlatego, że lubi.

Firma, która opłaca polisę chroniącą pracownika w trakcie zagranicznego wyjazdu służbowego, nie musi rozpoznawać uzyskanego przez ubezpieczonego przychodu. Pod warunkiem wszakże, że polisa nie skutkuje przysporzeniem majątkowym dla pracownika.

Wykonuję zawód radcy prawnego we własnej kancelarii. Przyjąłem zlecenie na zastępstwo prawne w sądzie, który jest znacznie oddalony od siedziby zleceniodawcy (innego radcy prawnego). W zawartej umowie dopuściliśmy możliwość wykonania czynności nią objętych przez mojego aplikanta, którego zatrudniam na umowę o pracę. W takim przypadku to ja jestem zobowiązany pokryć koszty jego delegacji. Czy mogę te koszty udokumentować notą obciążeniową, nie uwzględniając ich tym samym w fakturze, którą wystawię za tę usługę?

Orzecznictwo sądów administracyjnych pozwala bronić tezę, że świadczenia na rzecz pracowników mobilnych (przedstawicieli handlowych) obejmujące zapewnienie noclegu na obszarze stanowiącym miejsce świadczenia pracy pracownika nie podlegają opodatkowaniu PIT. Takie świadczenie nie jest bowiem przychodem pracownika. Dlatego pracodawca jako płatnik nie jest obciążony obowiązkami związanymi z obliczeniem, pobraniem i odprowadzeniem od wartości takich świadczeń kwoty podatku.

Bezpłatne wyżywienie w podróży służbowej to żaden przychód dla pracownika – twierdzą sądy i eksperci. Urzędy nadal jednak żądają daniny od nadwyżki ponad limity zwolnienia z PIT. To kolejna odsłona wojny o nieodpłatne świadczenia. Podatnicy nieustannie analizują skutki ubiegłorocznego wyroku Trybunału Konstytucyjnego. I wyciągają kolejne wnioski. Tym razem – w kwestii zwrotu wydatków na wyżywienie w trakcie podróży służbowej.

Oddelegowany do podróży służbowej pracownik nie zapłaci podatku dochodowego od polisy ubezpieczeniowej, którą wykupił mu pracodawca. Na wysokość podatku pracownika nie wpłynie też używanie karty paliwowej przyznanej na czas podróży służbowej. Fiskus każe natomiast zapłacić podatek od wykupionego w hotelu śniadania, nawet w przypadku gdy pracownik go nie zjadł.

Pracownik, który odbywa podróże służbowe krajowe i zagraniczne, obejmujące noclegi w hotelach, które w cenę za nocleg wliczają obligatoryjnie śniadanie, jest zobowiązany do odprowadzenia podatku dochodowego z tytułu otrzymywania takich śniadań. Wartość takiego śniadania pomniejsza wysokość diety przekazywanej pracownikowi przez pracodawcę na czas podróży służbowej, która jest wolna od podatku. Dzieje się tak także wtedy, gdy pracownik z przyczyn od siebie niezależnych, nie skorzystał faktycznie z hotelowych usług wyżywieniowych.

Pracodawca może wykazać rozliczenie należności za podróże służbowe pracowników na liście płac lub w odrębnym dokumencie. Przepisy nie nakazują bowiem sporządzania tego rozliczenia na ustalonym formularzu. Jeżeli jednak świadczenie za delegację nie jest zwolnione ze składek ZUS i podatku, należy je wykazać na liście płac jako nieodpłatne przysporzenie.

Przedstawiamy zasady rozliczania podatku i składek ZUS od kilometrówki i ryczałtu za jazdy lokalne i zamiejscowe.

Jeżeli pracownik odbywa podróż służbową i z tego tytułu pracodawca zwraca mu koszty, świadczenia te są wolne od podatku dochodowego, o ile nie przekroczą wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Organy podatkowe nie stosują się do wyroku Trybunału Konstytucyjnego z lipca 2014 r. w sprawie nieodpłatnych świadczeń. Traktują one zakwaterowanie pracownika podczas wyjazdu służbowego w obrębie miejsca pracy jako jego przychód. To absurdalne, bo w takiej sytuacji korzyść ekonomiczną osiąga pracodawca.

Kryteria minimalnej stawki płacy dla pracowników delegowanych są regulowane przepisami kraju przyjmującego - orzekł w czwartek Trybunał Sprawiedliwości UE w Luksemburgu w głośnej sprawie dotyczącej działalności spółki Elektrobudowa w Finlandii.

Diety wypłacane pracownikom za wyjazdy związane z działalnością firmy są kosztem uzyskania przychodu. Również wydatki na swoje podróże przedsiębiorca może zaliczyć w ciężar kosztów w wysokości nieprzekraczającej kwot ustalonych dla pracowników – przypomina Tax Care.

Z wyjazdem w podróż służbową wiążą się koszty, które obciążają pracodawcę, a nie pracownika, i które należy rozliczyć. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą korzystać z własnych zasad rozliczania podróży służbowych. Jednak nie mogą one pozbawiać pracowników tych należności, które są gwarantowane pracownikom jednostek budżetowych. Dotyczy to zwrotu kosztów przejazdów, noclegów czy innych koniecznych wydatków, które pracownik poczynił, aby zrealizować cel podróży.

W firmach często pojawia się potrzeba wysłania pracownika w podróż służbową. Pojawia się zatem pytanie, jak powinno wyglądać rozliczenie podróży pracownika, zwłaszcza tych zagranicznych.

Diety oraz zwrot kosztów podróży dla osób niebędących pracownikami zwolnione są z opodatkowania do wysokości wskazanej w rozporządzeniu o podróżach służbowych. Warunkiem zwolnienia jest to, by kwoty te po stronie tych osób nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodu oraz by poniesienie wydatków miało na celu osiągnięcie przychodu przez te osoby oraz przez sponsorującego podróż podatnika.

Podróże służbowe są chlebem powszednim zakładów pracy. Ustawodawca dość szczegółowo wyznacza zasady rozliczania delegacji pracowników, o czym świadczą chociażby tzw. limity. Jednak co w przypadku, gdy ww. limity zostaną przekroczone? Jak rozliczyć delegację pracownika, który poniósł wyższe koszty w związku z podróżą służbową?

Zapewnienie pracownikowi będącemu kierowcą samochodu ciężarowego warunków do spania w kabinie tego samochodu w czasie wykonywania przewozu w transporcie międzynarodowym nie pozbawia go prawa żądania od pracodawcy zwrotu kosztów noclegów określonych w przepisach o podróżach służbowych (uchwała Sądu Najwyższego z 12 czerwca 2014 r., II PZP 1/14).

Ze względu na brak legalnej definicji oddelegowania warto na początku naszych rozważań zapoznać się orzeczeniem Sądu Najwyższego z dnia 8 listopada 2012 r., zapadłym w sprawie o sygnaturze akt II UK 87/12.

Spółka, delegując pracownika w zagraniczną podróż służbową, wypłaca zaliczkę w walucie obcej bądź w PLN. Przy księgowaniu kosztów tej podróży spółka stosuje średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień przedłożenia rozliczenia delegacji, natomiast do rozliczenia z pracownikiem – kurs średni NBP z dnia wypłaty zaliczki. Różnica między poniesionymi wydatkami jest rozliczana w PLN. Czy powstałe w ten sposób różnice kursowe są różnicami podatkowymi? Jeśli tak, to czy w pełnej wysokości? Czy ma znaczenie, że zaliczka w całości pokryła wydatki? Czy są różnicami podatkowymi tylko do wysokości zaliczki?

W przypadku delegacji zagranicznych jednostki stosują różne sposoby wypłaty zaliczki oraz jej ostatecznego rozliczenia. Jak prawidłowo rozliczać delegacje zagraniczne?

Podróż służbowa to podróż podjęta w celu wykonywania przez nauczyciela (pracownika) określonego zadania we wskazanym przez dyrektora (pracodawcę) miejscu i czasie.

Ministerstwo Finansów nie widzi nadal możliwości budżetowych dla aktualizacji maksymalnych stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Również w 2014 roku nie będzie wyższych stawek tzw. „kilometrówki”. Przypomnijmy, że stawki te nie były aktualizowane od 2007 roku.

Zdaniem WSA w Poznaniu zwrot wydatków pokrywających koszty noclegu pracownika – przedstawiciela handlowego stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy i powinien być opodatkowany PIT.

Zwrot wydatków poniesionych przez pracowników w czasie podróży służbowej własnym środkiem transportu, obejmujących opłaty za przejazd płatnymi odcinkami autostrady oraz opłaty parkingowe, związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej samochodu prywatnego, jest dla pracowników zwolniony z opodatkowania zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT.

Kwestia zaliczania do kosztów podatkowych diet z tytułu podróży służbowych właścicieli firm budzi od lat wątpliwości. Spory z organami podatkowymi dotyczyły głównie tego jaką podróż można uznać za służbową.

Niektóre wydatki dokonane podczas zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorca może rozliczyć w kosztach podatkowych. Wydatki na pokrycie kosztów wyżywienia oraz inne drobne wydatki, które można zaliczyć do kosztów, ograniczone są jednak wysokością diety z tytułu podróży służbowych.

W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu osoba używająca samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych jest zobowiązana prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, potwierdzaną przez podatnika z końcem każdego miesiąca (tzw. kilometrówka). Z ewidencji tej musi wynikać m.in. trasa przejazdu, jego cel oraz liczba faktycznie przejechanych na tej trasie kilometrów.

Pracownicy często w ramach pełnionych obowiązków odbywają podróże służbowe. Niezależnie od tego, czy korzystają z transportu publicznego czy z własnego pojazdu, pracodawca ma obowiązek zrefundowania poniesionych wydatków. Pracownik ma także prawo do ubiegania się o zwrot kosztów związanych z wyżywieniem.

Jeżeli usługi świadczone przez podatnika w ramach działalności gospodarczej wykonywane będą w ramach odbywanych przez niego podróży służbowych, to może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartości diet, za czas tych podróży, do wysokości wskazanej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Podróże biznesowe staja się coraz powszechniejszą metodą uzyskiwania międzynarodowych kontrahentów i budowania pozycji na rynku. Trend ten dotyczy nie tylko dużych korporacji, ale także małych i średnich przedsiębiorstw. Należy jednak pamiętać o zagrożeniach, jakie wiążą się z utrzymywaniem stałych kontaktów z partnerami zagranicznymi.

W jaki sposób należy zaksięgować koszty podróży służbowej pracownika, która została odbyta własnym samochodem, jeżeli dodatkowo poniósł on wydatki związane z przejazdem autostradą?

Wiele firm w ramach swojej działalności zmuszona jest do wynajmowania pokoju lub rezerwowania hotelu w innej miejscowości. Niestety, według polskich przepisów odliczenie VAT od usług noclegowych nie jest możliwe, nawet jeśli ta usługa jest ściśle związana z działalnością firmy.

Pracownicy pracują w delegacji na budowach na terenie całego kraju. Zapewniam im hotel i wyżywienie. Dostaję faktury zbiorcze na usługi hotelowe i osobno na catering całodzienny. Czasami są to faktury za całe miesiące. Czy mogę odliczyć VAT z takich faktur?

Dnia 1 marca 2013 r. weszło w życie rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania pracownikom diet z tytułu krajowych oraz zagranicznych podróży służbowych. Zgodnie z nowymi przepisami wzrasta wysokość diety do 30 zł za dobę podróży krajowej. Nowe przepisy wyjaśniają pracodawcom wiele niejasności, m.in. jakie jest prawo pracownika do diety, gdy podczas podróży służbowej miał zapewnione w części wyżywienie.

Od 1 marca 2013 r. rosną – niezmieniane już od 6 lat - stawki diet na podróże służbowe. Wyższe diety przekładają się na niższe zobowiązania podatkowe przedsiębiorców. Są także korzystniejsze podatkowo dla pracowników.

Od 1 marca 2013 r. wejdą w życie przepisy określające nowe stawki diet za podróże służbowe. Dieta za dobę krajowej podróży służbowej będzie wynosiła 30 zł (obecnie 23 zł).

Od 1 marca 2013 r. wejdą w życie przepisy określające nowe stawki diet za podróże służbowe. Dieta za dobę krajowej podróży służbowej będzie wynosiła 30 zł.

Polskie przepisy zezwalają przedsiębiorcom rozliczać koszty delegacji zagranicznych. W tym celu należy zastosować szereg zasad, których nie stosuje się wobec delegacji krajowych. Co warto wiedzieć o zaliczaniu zagranicznych podróży służbowych do kosztów firmowych?

Podatnicy miewają wątpliwości, czy w przypadku nie zapewnienia pracownikowi całodziennego wyżywienia podczas podróży służbowej pracodawca może zwrócić pracownikowi koszty wydatków na nabycie posiłków na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika o rozliczeniu kosztów podróży.

Od 2007 roku nie zmieniły się limity diet i należności z tytułu podróży służbowych wynikające z rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Jednak już wiadomo, że wreszcie od 1 marca 2013 roku nastąpi podwyższenie tych stawek. Dieta wzrasta do 30,- zł. Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej wyniesie 6,- zł, a ryczałt za nocleg 45,- zł. Wyższe będą też diety zagraniczne i limity noclegowe w delegacjach zagranicznych. Ma to oczywiście swój istotny podatkowy wymiar.

Podróże służbowe, Delegacja

Ułatwienia w swobodnym przepływie pracowników

Delegowanie pracowników - Polska chce zablokowania zmian

Niektóre obowiązki przy delegowaniu pracowników za granicę można wykonać on-line

Lepsza ochrona pracowników delegowanych

Delegowanie pracowników w UE - szykują się zmiany

Jak obniżyć koszty podróży służbowych

Ochrona pracowników delegowanych - problemy

Podróże służbowe - finansowanie i rozliczanie

Oddelegowanie pracownicze – kiedy podróż służbowa a kiedy oddelegowanie?

Pracodawca opłaca hotel pracownikowi na delegacji - to nie jest przychód w PIT

Polisa od pracodawcy chroniąca pracownika podczas zagranicznej delegacji bez PIT

Czy koszty delegacji pracownika można wykazać na fakturze VAT

Zapewnienie noclegów przedstawicielom handlowym (pracownikom mobilnym) w miejscu świadczenia pracy a PIT

Wyżywienie w trakcie podróży służbowej - rozliczenie PIT

Polisa ubezpieczeniowa ani karta paliwowa nie zwiększają podatku dochodowego pracownika

Niższa dieta pracownicza z powodu wyżywienia zawartego w cenie noclegu

IFK poleca: Rozliczenie należności za delegacje

PIT oraz ZUS od kilometrówki i ryczałtu za jazdy lokalne i zamiejscowe

Diety za podróż służbową wolne od podatku

Podróże służbowe pracowników - rozliczenie posiłków i noclegów w PIT

TSUE: minimalna stawka płacy w delegacji - jak w kraju przyjmującym

Wydatki na podróże służbowe kosztem uzyskania przychodu

Rozliczanie podróży służbowych – rozwiązanie najczęstszych problemów

Jak rozliczyć koszty delegacji zagranicznych?

Sponsorowanie podróży osób niebędących pracownikami

Rozliczenie delegacji pracownika – przekroczenie limitów

Ryczałty za nocleg kierowców – najnowszy wyrok SN

Pracownik oddelegowany za granicę - podstawa składek na ubezpieczenia społeczne

Jak rozliczyć delegację zagraniczną

Delegacje zagraniczne. Jak je rozliczać?

Podróże służbowe nauczycieli

Nie będzie nowych stawek kilometrówki w 2014 roku

Zwrot kosztów noclegów pracownikowi niebędącemu w podróży służbowej

Firma zwraca pracownikowi wydatki z podróży służbowej - skutki w PIT

Podróż służbowa przedsiębiorcy – diety w kosztach uzyskania przychodów

Zagraniczne podróże służbowe - jak rozliczać?

Kilometrówka - zasady, podatki, ewidencja

Podróże służbowe samochodem pracownika - jak rozliczyć?

Podróże służbowe w kosztach uzyskania przychodów

Zagrożenia podczas podróży biznesowych

Jak księgować koszty podróży służbowej

Odliczenie VAT od usług noclegowych

Wydatki w podróży służbowej - odliczanie VAT

Rozporządzenie o dietach i innych należnościach za podróże służbowe

Od 1 marca wzrastają stawki diet za podróże służbowe

O ile wzrosną diety za podróże służbowe od 1 marca 2013 r.

Od marca wyższe diety za delegacje służbowe

Co warto wiedzieć o rozliczaniu zagranicznych podróży służbowych

Dokumentowanie wydatków na posiłki podczas podróży służbowej - oświadczenie pracownika

Podróże służbowe pracowników i przedsiębiorców – rozliczenia podatkowe