Wykonywanie zawodu księgowego nie jest samo w sobie sprawą łatwą, gdy weźmie się pod uwagę chociażby zmienność prawa podatkowego czy gospodarczego w ostatnich miesiącach. Koronawirus wymusił bardzo wiele nagłych i niespodziewanych zmian, z którymi muszą mierzyć się księgowi. Niestety to nie wszystko. Księgowi podlegają bowiem pod wiele przepisów prawa, które nakładają na nich sankcje za nieprawidłowości, także niezawinione, w zakresie rachunkowości.
Podmioty zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz te, które dobrowolnie wybrały taki model ewidencjonowania, mają obowiązek sporządzania, zatwierdzania, poddawania badaniu i składania corocznych sprawozdań finansowych. Na ich sporządzenie mają czas do 31 marca roku następnego po roku objętym sprawozdaniem, a na zatwierdzenie do 30 czerwca. Jednak w bieżącym roku, z uwagi na epidemię COVID-19, Minister Finansów wydłużył te i inne terminy na ich realizację.
Jesteśmy świadkami transformacji cyfrowej, która coraz bardziej dotyczy każdego z Nas zarówno w życiu zawodowym, jak i w prywatnym. W czasach pandemii, kiedy przyzwyczajamy się do pracy zdalnej, zgodność z prawem oraz bezpieczeństwo transakcji wciąż wzbudza ogromne zainteresowanie. Jednak pojawiają się wątpliwości co do uwarunkowań prawnych i technologicznych przesyłania dokumentów online, a w szczególności faktur elektronicznych.
Jednym z pierwszych skutków wystąpienia pandemii SARS-COV-2 widocznych u przedsiębiorców była rezygnacja z tradycyjnej formy pracy – przedstawiciele wielu branży z dnia na dzień opuścili biura i przenieśli się na kanapę w salonie, stawiając czoła wyzwaniom w systemie home office. Praca z domu wymusiła na pracodawcach przyspieszoną cyfryzację i informatyzację biznesu, w tym zastąpienie formy papierowej dokumentów, formą elektroniczną. Jednym z dokumentów, obecnym w życiu każdego przedsiębiorcy, jest faktura.
W katalogu wyłączeń, zawartym w regulaminie ubiegania się o wsparcie w ramach Tarczy Finansowej, znajdujemy informację, że mamy ustalić stratę na sprzedaży netto z wyłączeniem w szczególności (…) sprzedaży aktywów. Jeśli wyłączymy sprzedaż aktywów - to w zasadzie nie ma co się trudzić. Niemal wszyscy przedsiębiorcy (za wyjątkiem firm usługowych) wykażą stratę, bo w każdej jednostce występuje coś takiego jak koszty, które nie wiążą się bezpośrednio ze sprzedażą aktywów. Jeżeli zatem w całości należy wyłączyć sprzedaż aktywów (którymi są niewątpliwie produkty i towary), pozostaje bez znaczenia, czy będzie to strata netto czy strata na sprzedaży, czy strata netto na sprzedaży jakiej oczekują twórcy regulaminu - zauważa dr Monika Król-Stępień, Wiceprezes Zarządu Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, oddziału dolnośląskiego we Wrocławiu.
Od 25 kwietnia 2020 r. podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy fiskalnej online, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej. A w przypadku gdy rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić e-paragon fiskalny anulowany lub fakturę anulowaną w postaci elektronicznej.
Długo wyczekiwane rozporządzenie zmieniające terminy wypełnienia niektórych obowiązków z powodu koronawirusa zostało opublikowane dopiero 31 marca 2020 r., czyli w ostatnim dniu, kiedy należało wypełnić te obowiązki. Można zatem stwierdzić, że jest to rozporządzenie dla księgowych o mocnych nerwach, albo dla tych, którzy ze względu na sytuację i tak nie byli w stanie dopełnić standardowego terminu. Jakie obowiązki zostały odroczone w czasie i komu służy prolongata?
Zdaniem sądu administracyjnego nie powinno się odmawiać podatnikowi prawa do odliczenia VAT nie tylko wtedy, gdy nieprawidłowości dotyczą wcześniejszej lub późniejszej transakcji, ale nawet wtedy, gdy dotyczą one bezpośrednio transakcji zakupu zawartej przez tego podatnika, czyli tej transakcji, której dotyczy podatek naliczony do odliczenia, pod warunkiem jednak, że na podstawie obiektywnych przesłanek nie da się stwierdzić, że podatnik wiedział lub powinien był wiedzieć, że zawierana przez niego transakcja zakupu wiązała się z przestępstwem popełnionym przez wystawcę faktury.
Podatnicy dokonujący sprzedaży dla osób fizycznych (tzw. konsumentów) co do zasady ewidencjonują tę sprzedaż dla celów podatkowych za pomocą kas fiskalnych. Nierzadko jednak zdarzają się sytuacje, w których zakupu w takich jednostkach dokonują przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą. Dla nich właściwym dokumentem zakupu jest faktura. W takim przypadku w praktyce ostatnich 26 lat niezmiennie panowała zasada, zgodnie z którą można było łatwo wymienić paragon na fakturę. Co najważniejsze, nie powodowało to dla sprzedawców zdublowania sprzedaży. Od 1 stycznia 2020 r. podatnicy posługujący się NIP, dokonując zakupów w placówkach detalicznych, są zmuszeni przekazywać informację o żądaniu wystawienia im faktury, zanim zostanie wydrukowany paragon fiskalny, a w przypadku niektórych kas - zanim zacznie się ewidencjonowanie transakcji.
Eksperci twierdzą, że firmy budowlane znalazły sposób na uniknięcie mechanizmu podzielonej płatności (split payment). Wystarczy, że przedsiębiorcy z branży zaczną wystawiać faktury w euro. Zdaniem Ministerstwa Finansów, nie będzie to próbą obejścia przepisów, jeżeli prawidłowe będzie opodatkowanie danej transakcji, na zasadzie importu usług.
Od 1 stycznia 2020 r., gdy sprzedaż została zaewidencjonowana na kasie rejestrującej, sprzedawca będzie mógł wystawić fakturę z NIP kupującego tylko wtedy, gdy NIP ten był podany na paragonie. Do końca roku pozostało niewiele czasu, aby przygotować się do zmian. Należy przeszkolić pracowników, aby odmawiali wystawiania faktur z NIP nabywcy, gdy nie było go na paragonie. Natomiast dokonując zakupów, pracownicy muszą pamiętać o informowaniu sprzedawcy przed rozpoczęciem ewidencjonowania, że potrzebują faktury z NIP (jeśli dokonują zakupów jako podatnicy). Naruszenie tych zasad będzie zagrożone surowymi sankcjami.
