Ustawy o podatkach dochodowych (zarówno ustawa o PIT, jak i ustawa o CIT), wyłączają z pojęcia kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Z przepisów nie dowiemy się niestety, co należy rozumieć pod pojęciem „reprezentacji”, odpowiedzi szukać więc należy w interpretacjach i orzecznictwie. Niestety aktualne orzecznictwo w tym zakresie może powodować szereg wątpliwości.
Spółka organizuje cyklicznie imprezy okolicznościowe (jubileuszowe). Ponosi w związku z tym szereg wydatków: na wynajęcie obiektu, oprawę artystyczną, ochronę i opiekę medyczną, obsługę techniczną, materiały promocyjno-reklamowe, catering itp. Czy wydatki te mogą stanowić koszty uzyskania przychodów?
Zdaniem organów podatkowych masowe rozdawanie przedmiotów oznakowanych logo podatnika to reklama. Wydatki na reklamę można zaliczyć do kosztów podatkowych. Masowe rozdawanie ma miejsce wtedy, gdy każdy zainteresowany podmiot ma możliwość otrzymania takich przedmiotów, podczas powszechnie stosowanych form promocji (np. degustacje, imprezy sponsorowane, targi). Rozdawanie gadżetów z logo ograniczonej grupie podmiotów, zwłaszcza partnerom handlowym – to reprezentacja. Wydatki na reprezentację nie są kosztem uzyskania przychodu.
Do niedawna wydawało się, że absolutnie nie. Zarówno organy podatkowe jak i sądy zgodnie twierdziły, że wydatki na napoje alkoholowe podawane zarówno na spotkaniach z kontrahentami, jak i na szkoleniach, czy imprezach integracyjnych nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Jednak ostatnio inną wykładnię przepisów zaprezentował odnośnie spotkań integracyjnych Naczelny Sąd Administracyjny. Trudno jeszcze obecnie zgadywać, czy tą wykładnię podzielą inne składy orzekające sądów administracyjnych.
Okazałość czy wystawność oferowanego kontrahentowi poczęstunku w ogóle nie stanowi kryterium kwalifikowania wydatków jako kosztów reprezentacji, gdyż o takim ich charakterze decyduje tylko związek z pełnieniem funkcji przedstawicielskich, rozumianych jako występowanie w imieniu i w interesie podatnika, a nie okazałość lub wystawność sprawowania takiego przedstawicielstwa. Próba rozróżniania wydatków związanych z reprezentacją na przeciętne, typowe i wystawne, okazałe, nie ma żadnego uzasadnienia normatywnego.