E-firma

Skala zmian związanych z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur jest olbrzymia – proces wystawiania i odbierania faktur elektronicznych dotknie niemal każdego. KSeF jest systemem informatycznym, a zatem, by móc z niego skorzystać, należy mieć odpowiednie narzędzia IT służące do wystawiania i odbierania faktur. Nie wystarczy komputer (laptop, tablet, telefon) i podłączenie do Internetu – potrzebne jest jeszcze jedno z dopuszczonych przez Ministerstwo Finansów narzędzi autoryzacyjnych, np. token lub profil zaufany. Najprostszym sposobem komunikacji z KSeF jest udostępniona strona internetowa pozwalająca na zalogowanie się przez przeglądarkę www. Czy to jednak wystarczy, jeśli planujesz komunikację z KSeF w sposób zautomatyzowany i integrujący środowisko wewnętrzne swojej firmy?

Nadchodzący w 2024 roku powszechny obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF przyniesie duże zmiany dla wszystkich przedsiębiorców. Wiele firm zadaje sobie teraz pytanie, jak najlepiej komunikować się z rządową platformą? Można to bowiem robić na różne sposoby, w zależności od skali transmitowanych faktur. Już dziś warto rozważyć, które rozwiązanie będzie lepsze dla biznesu.

Ochrona danych. Po 25 latach od premiery oficjalnej specyfikacji USB 1.0, USB pozostaje kamieniem węgielnym w kategorii interfejsu sprzętu komputerowego – poczynając od serwerów, a kończąc na smartfonach. Przenośne pamięci USB zyskały ogromną popularność dzięki prostocie rozwiązania typu plug-and-play. Ta wygoda wiąże się z pewnym kompromisem, jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych. Zabezpieczenia mogą przybrać różne formy: od wykorzystania gotowych do użycia urządzeń szyfrowanych sprzętowo, po bardziej rozbudowane i dopasowane do konkretnej firmy rozwiązania. Jak skutecznie zapewnić ochronę?

Rzecznik Finansowy ostrzegł 5 listopada 2020 r. przed oszustwami z użyciem funkcji zdalnego pulpitu, często wykorzystywanej obecnie m.in. do pracy zdalnej. Do Rzecznika Finansowego trafiają skargi od klientów, którym oszuści okradli internetowe konta bankowe korzystając z funkcji zdalnego pulpitu. Dzieje się to albo przy okazji oferowania możliwości „inwestycji” mającej przynieść krociowe zyski, albo pod pozorem kontaktu przedstawiciela banku czy biura maklerskiego. Rzecznik Finansowy apeluje o ostrożność i rozwagę jeśli znajdziemy się w podobnej sytuacji.

Epidemia COVID-19 zmieniła zasięg korzystania z pracy zdalnej. Wiele firm w krótkim czasie musiało rozbudować swoje rozwiązania oferujące zdalny dostęp, by go umożliwić na taką skalę. Najczęściej stosowaną w tym celu technologią stał się VPN, uznawany za główną metodę uzyskiwania dostępu do firmowych aplikacji i danych spoza siedziby firmy. Jednak VPN nie jest rozwiązaniem wolnym od wad i nie powinien być używany do zapewnienia pracy zdalnej w długoterminowej perspektywie, dla szerokiej gamy pracowników.

Czynności, polegające na świadczeniu usług umożliwiających udział pracowników w rozgrywkach e-sportowych, nie korzystają z preferencyjnej stawki VAT, ale podlegają opodatkowaniu według stawki podstawowej 23%. Usługi takie nie stanowią bowiem usług wstępu na imprezy sportowe lub rekreacyjne.

PKO Bank Polski poinformował, że udostępnia klientom możliwość logowania się do serwisów administracji publicznej przy pomocy swoich loginów i haseł, używanych do internetowego portalu bankowego.

Obywatel, który chce wysłać podpisany przez siebie dokument do urzędu może to zrobić elektronicznie – i nie chodzi tu wcale o popularne pismo ogólne. Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało nowe, proste rozwiązanie - "Podpisywarkę". Dzięki niemu można podpisać dokument Profilem Zaufanym, a później wysłać go choćby mailem. To ważna informacja np. dla organizacji takich jak np. stowarzyszenia, czy inne organizacje pozarządowe, które do końca marca, drogą elektroniczną powinny złożyć sprawozdania finansowe.

W placówkach Poczty Polskiej na terenie całego kraju (jest ich prawie 4,7 tys.) można zakładać Profil Zaufany, który pozwala załatwić większość spraw urzędowych przez internet. Profil zaufany będą mogli założyć także mieszkańcy tych miejscowości, które są wykluczone cyfrowo i do tej pory nie miały takiej możliwości. Poczta Polska pracuje nad rozwiązaniem, które umożliwi założenie profilu na tablecie, w który będzie wyposażony listonosz. Poczta Polska chce być pierwszym partnerem dla instytucji rządowych w rozwijaniu e-administracji i cyfrowych usług dla obywateli Polski.

Całkowita wartość dochodów globalnego rynku publicznej chmury obliczeniowej w 2020 roku może osiągnąć 411 mld dolarów, a w samym tylko 2017 około 260,2 mld. Dane dla Polski mówią o rynku wielkości 200 mln dolarów i dobrej dynamice wzrostu, ale jednocześnie GUS podaje, że zaledwie 10 proc. ogółu polskich firm korzysta z rozwiązań Cloud Computing. Największą barierą wciąż pozostaje niewiedza, bo ceny usług chmurowych tanieją z roku na rok.

ZSMOPL wkrótce będzie obowiązkowym narzędziem każdego przedsiębiorcy zajmującego się handlem określonymi w ustawie produktami leczniczymi. Warto już teraz zastanowić się nad wyborem odpowiedniego dostawcy systemu oraz przygotować się do jego wdrożenia.

Jak informuje Stowarzyszenie Polskich Brokerów Ubezpieczeniowych i Reasekuracyjnych ostatnio coraz więcej klientów interesuje się ubezpieczeniem od cyberryzyka (tj. od skutków kradzieży lub wycieku danych, w tym danych osobowych). To zainteresowanie będzie rosło także wskutek zmian w prawie dotyczącym ochrony danych osobowych. Od 2018 roku bowiem wchodzi w życie nowe unijne rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (...) - tzw. rozporządzenie GDPR, które nakłada nowe obowiązki na administratorów danych osobowych.

Ministerstwo Finansów w projekcie z 22 września 2016 r. tzw. dużej nowelizacji VAT zawarło m.in. wprowadzenie obowiązku składania deklaracji VAT za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej. Powszechny obowiązek składania przez podatników deklaracji w formie elektronicznej zostanie wprowadzony od 1 stycznia 2018 r., ale w odniesieniu do części podatników taki obowiązek zostanie wprowadzony już od 1 stycznia 2017 r. Obowiązek ten dotyczyć będzie także informacji podsumowujących.

Przedsiębiorcy, którzy posługują się w działalności dużą ilością dokumentów, doskonale zdają sobie sprawę z tego jak trudne jest zorganizowanie ich obiegu i jakie komplikacje mogą się pojawić podczas ich archiwizacji. A przecież niektóre dokumenty przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywać nawet przez okres kilkudziesięciu lat. Jak dobrze zabezpieczyć ten obszar?

Platforma Usług Elektronicznych ZUS ułatwia funkcjonowanie większości firm. W szczególności tych przedsiębiorców, którzy startują w przetargach. PUE ZUS umożliwia szybkie uzyskanie zaświadczenia o braku zaległości w składkach na ubezpieczenie społeczne, czy łatwiejsze odzyskanie nadpłaconych składek ubezpieczeniowych.

Dysponując Profilem Zaufanym na ePUAP lub podpisem elektronicznym weryfikowanym certyfikatem kwalifikowanym można zarejestrować firmę w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wniosek o wpis do CEIDG jest jednocześnie zgłoszeniem do ZUS/KRUS, GUS oraz naczelnika urzędu skarbowego.

Prowadzę sklep internetowy. Każdą sprzedaż dokumentuję fakturą, którą wysyłam razem z towarem. Gdy następuje zwrot towarów lub nabywca nie odbierze przesyłki, wystawiam fakturę korygującą. Nie zawsze kupujący potwierdza otrzymanie faktury korygującej. Czy mogę przyjąć, że skoro e-mail nie wrócił, to kupujący otrzymał fakturę korygującą?

Rynek faktury elektronicznej rośnie na całym świecie. Zgodnie z prognozą firmy Billentis zawartą w raporcie zatytułowanym E-Invoicing/E-Billing – entering new era 2015, spośród 500 miliardów faktur wymienianych na całym świecie w 2015 roku blisko 42 miliardy będą to faktury elektroniczne. Raport przewiduje, że w ciągu następnych pięciu lat roczna stopa stałego wzrostu powinna wynosić 10-20%. Ten szacunek pozostaje w zgodzie z badaniem przeprowadzonym na zlecenie European E-Invoicing Service Providers Association, które ogłosiło że porównując dane z 2013 i 2014 roku roczny wzrost liczby faktur elektronicznych wyniósł 17%. Wyzwania stojące przed rynkiem e-faktur omawia Bartłomiej Wójtowicz - Product Manager, Comarch EDI.

Jak bezpiecznie kupować w sieci, jakie obowiązki ma sklep internetowy, jakie uprawnienia przysługują kupującym - radzą eksperci, prawnicy z Kancelarii Radców Prawnych Lubasz i Wspólnicy.

Technologie chmurowe pozwalają nie tylko obniżyć koszty i przyspieszyć niektóre procesy, lecz także zwiększyć bezpieczeństwo przechowywanych danych. Rośnie świadomość przedsiębiorców na temat tych zalet, choć wciąż zbyt mało mówi się o kwestiach prawnych związanych z chmurą. Prawnicy podkreślają, że użytkownicy chmury chronieni są zarówno przez przepisy prawa i umowy międzynarodowe, jak i przez odpowiednie postanowienia w umowach z dostawcami technologii.

Dynamiczny, stale rozwijający się i coraz bardziej konkurencyjny rynek musi nieprzerwanie dostosowywać się do rozwoju technologicznego. Jego nieodłącznym elementem stały się urządzenia mobilne, które coraz częściej stanowią narzędzie dokonywania zakupów. Wygoda kupowania z każdego miejsca na Ziemi sprawia, że użytkownicy urządzeń przenośnych stają się coraz liczniejszą grupą konsumentów, o których warto zawalczyć.

Faktury elektroniczne to coraz częściej stosowane rozwiązanie. Rok do roku przyrost liczby e-dokumentów dotyczących transakcji sięga globalnie 20 procent. Faktura elektroniczna to oszczędność czasu, papieru, kosztów wydruku, wysyłki i jednocześnie łatwość przechowywania i dostępu. Coraz głośniej mówi się o państwach, takich jak Brazylia, gdzie wprowadzono centralną ewidencję faktur (oczywiście w postaci elektronicznej), co uszczelnia system podatkowy i zapobiega nieprawidłowościom w płaceniu podatków, ale równocześnie pozwala na korzystanie z oszczędności przez większość przedsiębiorców oraz pozytywnie wpływa na bezpieczeństwo obrotu. Warto zatem powtórzyć ogólne założenia prawne dotyczące stosowania faktur elektronicznych.

E-faktura (faktura elektroniczna) to rozwiązanie cieszące się coraz większą popularnością w Polsce i na świecie. W 2015 roku wystawiono 42 miliardy faktur elektronicznych, a wzrost rok do roku szacowany jest na 10-20%.

Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r. (IBPP3/443-1389/14/EJ) dotyczyła przechowywania faktur dokumentujących nabycie towarów i usług (zakupów). Faktury z tytułu nabywanych przez Wnioskodawcę (Spółkę) towarów i usług były wystawiane przez dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Spółka zwróciła się z pytaniem, czy możliwe jest przechowywanie ww. faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez przechowywania ich wersji papierowych). Organ podatkowy odpowiedział twierdząco na to pytanie.

Coraz więcej branż odchodzi od gotówki na rzecz płatności online, które są wygodniejsze. Największa skala tego zjawiska występuje w firmach, dla których jedynym akceptowalnym standardem stają się płatności online.