Regulacje na gruncie VAT nie określają precyzyjnie, co należy rozumieć przez „zmianę wykorzystywania pojazdu samochodowego”, niemniej jednak pojęcia tego ustawodawca używa zasadniczo w kontekście związku pojazdów samochodowych z prowadzoną działalnością. W tym względzie przepisy dotyczące VAT określają, że pojazdy samochodowe mogą być wykorzystywane wyłącznie w celach prowadzonej działalności gospodarczej, lub do celów mieszanych, tj. zarówno do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą jak też do innych celów, na przykład prywatnych potrzeb pracowników.
Od 1 lipca 2015 r. przedsiębiorcy, którzy użytkują samochody osobowe w ramach tzw. użytku mieszanego, mają prawo do odliczenia 50% VAT od paliwa. Wydarzenie to skądinąd istotne, bo od początku obowiązywania przepisów VAT w Polsce, czyli od 1993 r. (nie cofając się wcześniej do podatku obrotowego), po raz pierwszy firmy uzyskują prawo do odliczenia co najmniej części podatku VAT od paliwa do samochodu osobowego.
Zgodnie z obowiązującą od kwietnia 2014 roku treścią art. 86a ust. 5 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, aby móc dokonać pełnego odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi nie trzeba sporządzać ewidencji przebiegu pojazdu m. in. w przypadku, gdy pojazdy te są przez podatnika przeznaczane wyłącznie do dalszej odsprzedaży. Dotychczasowe interpretacje powyższego przepisu wyłączały z jego kręgu zastosowania tzw. samochody demonstracyjne, które, prócz przeznaczania do wskazanego wyżej celu, wykorzystywane są również przez przedsiębiorców do prezentowania klientom określonych modeli samochodów i odbywania jazd próbnych. Pogląd Fiskusa w tej kwestii zdawał się być ugruntowany, jednak nadzieję na powrót do korzystniejszego dla dealerów samochodowych pojmowania roli pojazdów demonstracyjnych w ich biznesach daje wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 25 lutego 2015 roku.
Firma dokonująca zakupu samochodu, który będzie wykorzystywany wyłącznie w celach gospodarczych musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, ustalić regulamin wewnętrzny zakazujący korzystania z pojazdu w celach prywatnych oraz złożyć w terminie VAT-26. Dopiero po dokonaniu tych czynności może odliczyć 100% VAT. W przypadku natomiast, gdy nie dotrzyma terminu złożenia informacji VAT-26, poda informacje niezgodne ze stanem rzeczywistym lub dokona odliczenia niezgodnego z przepisami, podlega stosownej karze na gruncie Kodeksu karnego skarbowego.
Jeżeli spółka użytkuje samochody, od których przysługiwało pełne prawo do odliczeń podatku od rat leasingowych, wynikających z zawartej umowy, to fakt wprowadzenia w tej umowie zmian, w formie aneksu wydłużającego czas trwania umowy, a tym samym obniżający miesięczną ratę leasingową nie ma wpływu na realizację przysługującego jej prawa do odliczania podatku naliczonego. Tym samym podatnik jest uprawniony do pełnego odliczenia podatku VAT z faktur dotyczących rat leasingowych w wydłużonym aneksem okresie.
Obecnie problematyczne jest ustalenie, czy możemy mówić o prywatnym wykorzystaniu, gdy pracownik służbowym samochodem dojeżdża do domu. Zdaniem organów podatkowych – tak, gdyż w takim przypadku nie można wykluczyć jego prywatnego wykorzystania. Dla organów podatkowych nie ma znaczenia argument, że specyfika wykonywanej działalności powoduje, że pracownik musi szybko dojechać w wyznaczone miejsce. Czy parkowanie samochodu poza siedzibą firmy pozbawia prawa do odliczenia 100% VAT?
W ewidencji przebiegu pojazdów określonej w art. 86a. ust. 7 ustawy o VAT, powinien znaleźć się dokładny opis trasy, która pokonał dany pojazd, ze wskazaniem adresów punktów pośrednich, a w rubryce "cel wyjazdu" powinien być wskazany każdy, powiązany z tymi punktami pośrednimi, cel wyjazdu. Tym samym nie wystarczy określenie tylko , np. "K-K" dotyczące obrębu jednej miejscowości. Tak orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie w wyroku z dnia 3 lutego 2015 r.
Podatnik VAT, który sprowadza samochód z innego kraju UE, jest obowiązany spełnić dodatkowe warunki, inaczej niż w przypadku zakupu pozostałych towarów. Warunki te zostały od 1 stycznia 2015 r. ograniczone, ale nie zniesiono ich całkowicie. Sposób rozliczenia VAT od wewnątrzwspólnotowego nabycia samochodów zależy od tego, czy nabycie samochodu można zakwalifikować jako WNT.
Nasza spółka zawarła umowę, na podstawie której zleceniobiorca świadczy na jej rzecz usługi transportowe przy użyciu samochodów ciężarowych, których spółka jest właścicielem lub leasingobiorcą. Z umowy zawartej ze zleceniobiorcą wynika, że samochody ciężarowe zostały mu udostępnione nieodpłatnie, w zamian za obniżenie ceny świadczonych usług transportowych. Jednocześnie spółka ponosi koszty zakupu paliwa do tych samochodów, koszty ich ubezpieczenia oraz wszelkie koszty napraw i zakupu części zamiennych. Natomiast zleceniobiorca, zgodnie z umową, może używać udostępnionych samochodów wyłącznie w celu wykonania umowy. Czy takie udostępnienie samochodów podlega VAT?
Wpis w ewidencji przebiegu pojazdu powinien być (w kontekście zasad odliczania VAT) na tyle czytelny, aby pozwalał zweryfikować czy użycie pojazdu było bezpośrednio powiązane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika, a jednocześnie wykluczyć wykorzystanie samochodu dla celów prywatnych. Prawidłowy opis trasy powinien zawierać adresy miejsc (sklepu, urzędu, poczty itp.), do których udawał się pojazd podatnika.
