Zgodnie z art. 40 z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, administrator danych jest obowiązany zgłosić zbiór danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, z wyjątkiem przypadków wskazanych w art. 43 ustawy. Podmiotem określonej w przepisie normy prawnej jest każdy administrator danych, przez którego zgodnie z art. 7 pkt 4 ustawy rozumie się organ, jednostkę organizacyjną, podmiot lub osobę fizyczną lub osobę prawną , które decydują o celach i środkach przetwarzania danych osobowych.
Dokument, bez względu na to, czy jest on papierowy, czy elektroniczny, stanowi pierwszorzędny dowód każdej transakcji lub sprawy. Dlatego też prowadząc firmę, musimy pamiętać o tym, aby nasza dokumentacja była prowadzona i przechowywana fachowo. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której istotny dla nas dokument ginie, bądź zostaje uszkodzony. Jak więc przechowywać dokumenty w przedsiębiorstwie, tak aby nasza firma działała sprawnie?