E-firma, Profil Zaufany

W dzisiejszej erze cyfrowej, środowisko IT stało się krwiobiegiem każdej nowoczesnej organizacji. Od prostych sieci biurowych po rozbudowane infrastruktury chmurowe, złożoność systemów informatycznych stale rośnie. Zarządzanie tak rozległym i dynamicznym ekosystemem to nie lada wyzwanie, wymagające nie tylko dogłębnej wiedzy technicznej, ale przede wszystkim strategicznego podejścia i dostępu do odpowiednich narzędzi. Wyobraźcie sobie ciągłą potrzebę monitorowania wydajności kluczowych aplikacji, dbałości o bezpieczeństwo wrażliwych danych, sprawnego rozwiązywania problemów zgłaszanych przez użytkowników, a jednocześnie planowania przyszłych inwestycji i optymalizacji kosztów. To tylko wierzchołek góry lodowej codziennych obowiązków zespołów IT i kadry managerskiej. W obliczu tej złożoności, poleganie wyłącznie na intuicji czy reaktywnym podejściu do problemów staje się niewystarczające. Kluczem do sukcesu jest proaktywne zarządzanie, oparte na solidnych danych i inteligentnych systemach, które nie tylko informują o bieżącym stanie, ale również pomagają przewidywać przyszłe wyzwania i podejmować mądre decyzje.

Skala zmian związanych z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur jest olbrzymia – proces wystawiania i odbierania faktur elektronicznych dotknie niemal każdego. KSeF jest systemem informatycznym, a zatem, by móc z niego skorzystać, należy mieć odpowiednie narzędzia IT służące do wystawiania i odbierania faktur. Nie wystarczy komputer (laptop, tablet, telefon) i podłączenie do Internetu – potrzebne jest jeszcze jedno z dopuszczonych przez Ministerstwo Finansów narzędzi autoryzacyjnych, np. token lub profil zaufany. Najprostszym sposobem komunikacji z KSeF jest udostępniona strona internetowa pozwalająca na zalogowanie się przez przeglądarkę www. Czy to jednak wystarczy, jeśli planujesz komunikację z KSeF w sposób zautomatyzowany i integrujący środowisko wewnętrzne swojej firmy?

Nadchodzący w 2024 roku powszechny obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF przyniesie duże zmiany dla wszystkich przedsiębiorców. Wiele firm zadaje sobie teraz pytanie, jak najlepiej komunikować się z rządową platformą? Można to bowiem robić na różne sposoby, w zależności od skali transmitowanych faktur. Już dziś warto rozważyć, które rozwiązanie będzie lepsze dla biznesu.

Ochrona danych. Po 25 latach od premiery oficjalnej specyfikacji USB 1.0, USB pozostaje kamieniem węgielnym w kategorii interfejsu sprzętu komputerowego – poczynając od serwerów, a kończąc na smartfonach. Przenośne pamięci USB zyskały ogromną popularność dzięki prostocie rozwiązania typu plug-and-play. Ta wygoda wiąże się z pewnym kompromisem, jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych. Zabezpieczenia mogą przybrać różne formy: od wykorzystania gotowych do użycia urządzeń szyfrowanych sprzętowo, po bardziej rozbudowane i dopasowane do konkretnej firmy rozwiązania. Jak skutecznie zapewnić ochronę?

Rzecznik Finansowy ostrzegł 5 listopada 2020 r. przed oszustwami z użyciem funkcji zdalnego pulpitu, często wykorzystywanej obecnie m.in. do pracy zdalnej. Do Rzecznika Finansowego trafiają skargi od klientów, którym oszuści okradli internetowe konta bankowe korzystając z funkcji zdalnego pulpitu. Dzieje się to albo przy okazji oferowania możliwości „inwestycji” mającej przynieść krociowe zyski, albo pod pozorem kontaktu przedstawiciela banku czy biura maklerskiego. Rzecznik Finansowy apeluje o ostrożność i rozwagę jeśli znajdziemy się w podobnej sytuacji.

Z jakimi wyzwaniami muszą się zmierzyć firmy, jeżeli chodzi o nowoczesne rozwiązania technologiczne? Na jakie bariery prawne skarżą się przedsiębiorcy, którzy chcą wdrażać u siebie nowe innowacyjne rozwiązania?

Prowadzenie działalności gospodarczej za pośrednictwem internetu wymaga spełnienia wielu obowiązków wynikających z przepisów prawa. Choć w powszechnej świadomości kluczowym aktem prawnym, który nakłada obowiązki w tym obszarze, jest RODO, to jednak nie należy zapominać o pozostałych regulacjach mających istotny wpływ na kształt procesów w przedsiębiorstwie internetowym.

Coraz więcej ofert pracy w serwisach rekrutacyjnych, zarobki zbliżone do wynagrodzeń programistów, szybkie awanse z podwyżkami, a do tego wszystkiego - znacznie niższy próg wejścia do branży. Popyt na testerów oprogramowania (automatyzujących) jest tak duży, że firmy zatrudniają nawet osoby bez doświadczenia. Ile zarabia tester?

Minister cyfryzacji Marek Zagórski poinformował, że prace nad wprowadzeniem podatku cyfrowego trwają - przede wszystkim w Ministerstwie Finansów, ale także w resorcie cyfryzacji - już od dłuższego czasu, choć nie zostały jeszcze ukonkretnione. Dochody z takiego podatku nie zostały uwzględnione w projekcie budżetu na 2020 r.

Ministerstwo Cyfryzacji poinformowało, że możliwość składania przez internet deklaracji podatkowych (usługa Twój e-PIT) jest zdecydowanie najpopularniejszą e-usługą oferowaną przez administrację, zna ją 83 proc. zbadanych internautów.

Minister Finansów przygotował projekt rozporządzenia rozszerzającego (już w trakcie 2019 roku) listę deklaracji, informacji i podań w sprawach podatkowych, które mogą być podpisywane danymi autoryzującymi (tzw. inny podpis elektroniczny zapewniający autentyczność deklaracji i podań). W ten sposób będą mogły być podpisywane także informacje w sprawie opłaty paliwowej, opłaty emisyjnej, podania w sprawach dotyczących podatku akcyzowego, deklaracje o wysokości daniny solidarnościowej (DSF-1) oraz zeznania PIT-36S, PIT-36LS i PIT-28S.

Ministerstwo Cyfryzacji zachęca do zakładania Profilu Zaufanego. Zdaniem MC Profil Zaufany to m.in. najszybszy sposób, aby sprawdzić e-PIT. Wg stanu na 21 marca 2019 r. ponad 800 tysięcy osób skorzystało do tej pory z Profilu Zaufanego (PZ), by na portalu www.podatki.gov.pl sprawdzić swój e-PIT. Od początku marca 2019 r. przybyło niemal 200 tysięcy nowych właścicieli PZ.

Z globalnego badania firmy doradczej Accenture wynika, że dyrektorzy finansowi (CFO) oprócz zwykłych obowiązków dot. nadzorowania finansów pełnić będą kluczową rolę w cyfrowej transformacji przedsiębiorstw. Już aktualnie 76 proc. CFO ocenia, że rola i zakres ich obowiązków ulegają istotnym zmianom i coraz więcej czasu zajmuje im uczestnictwo w realizacji inwestycji cyfrowych w ich firmach.

Państwa UE, OECD a także np. Stany Zjednoczone mają problem z efektywnym opodatkowaniem dochodów firm takich jak Facebook, Google i inne, które oferują swoje usługi cyfrowe przez internet de facto na całym świecie a mają siedzibę w jednym państwie. W gospodarce cyfrowej działalność może być prowadzona zdalnie, poza jurysdykcją podatkową, w której osiągane są zyski. Bardzo często nie ma bowiem znaczenia z jakiego miejsca świadczymy, np. e-usługi - mówi Agnieszka Wnuk, doradca podatkowy, starszy menedżer w Crido Taxand.

Ministerstwo Finansów informuje, że przy pomocy bezpłatnego profilu zaufanego eGo mikroprzedsiębiorcy mogą łatwo, szybko i bezpiecznie wysyłać obowiązkowe pliki JPK_VAT. Przypomnijmy, że najmniejsze firmy muszą wysłać pierwsze JPK_VAT (za styczeń) do 26 lutego 2018 r.

System ERP to rozwiązanie, które od lat sprawdza się w wielkich korporacjach. O jego zaletach przekonują się powoli także liczne średnie i niektóre małe firmy. Dlaczego software integrujący dane jest tak pożądany?

Podatnicy, optymalizując koszty prowadzonej działalności, zamiast korzystać z odpłatnych programów komputerowych, pobierają darmowe otwarte oprogramowanie objęte licencją open source. Powyższe powoduje jednak wątpliwości, czy takie korzystanie z oprogramowania bez wynagrodzenia stanowi nieodpłatne świadczenie podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Od 1 stycznia 2017 roku można założyć własną firmę (działalność gospodarczą) przez telefon (pod numerem 801 055 088) z pomocą konsultanta.

Obecnie pracownicy odpowiedzialni za firmowe finanse są szczególnie narażeni na działania cyberprzestępców. Dyrektorzy finansowi (CFO) czy księgowi z uprawnieniami do wykonywania przelewów wysokich kwot stają się ofiarami ataków polegających na rozsyłaniu przez internetowych oszustów fałszywych biznesowych wiadomości e-mail (ang. Business Email Compromise, BEC). Mechanizm jest prosty - opiera się na wykorzystaniu zaufania i szacunku, jakim cieszą się osoby zajmujące najwyższe stanowiska w organizacji.

Jednolity Plik Kontrolny, który przedsiębiorcy (na początku ci najwięksi) muszą wdrożyć już od 1 lipca 2016 r., to kolejna już odsłona walki Ministerstwa Finansów o uszczelnienie polskiego systemu podatkowego. Zautomatyzuje wiele procesów związanych z kontrolą ksiąg podatkowych, oczyści rynek z firm stosujących nieuczciwe praktyki i - w założeniu - przyniesie fiskusowi wielomilionowe oszczędności. Niestety, dużym firmom na przygotowanie się do wymogów ustawodawcy, zostało bardzo mało czasu, a opieszałość - może drogo kosztować.

Elektroniczne dokumenty, jak już wielokrotnie zauważaliśmy, to nieunikniona przyszłość: coraz częściej same pliki oraz systemy generujące lub analizujące e-dokumenty będą wypierać klasyczną kulturę papieru.

Rejestracja i założenie konta użytkownika na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej jest bardzo łatwe i szybkie. Kolejnym krokiem jest złożenie wniosku o wydanie bezpłatnego Profilu Zaufanego, którym będziemy zatwierdzać elektroniczne dokumenty w kontaktach z urzędami.

Aktualnie przez internet (on-line) można założyć firmę, składać deklaracje podatkowe, załatwiać sprawy z ZUS-em czy urzędem miasta. Przedsiębiorcy mogą podpisywać dokumenty elektroniczne zasadniczo na dwa różne sposoby: podpisem elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem oraz w ramach Profilu Zaufanego ePUAP. Które narzędzie jest lepsze?

Fakturowanie elektroniczne już wkrótce będzie powszechną koniecznością. Coraz więcej firm, kierując się wymogami oszczędności i ekologii będzie przechodziło na ten typ dokumentowania transakcji. Elektronika w obiegu gospodarczym będzie przypominać kręgi rozchodzące się na wodzie: kolejni kontrahenci unowocześniających się firm będą starali się dostosować do wymogów partnerów. Jak zacząć taki proces?

Wiele przedsiębiorstw wciąż nie planuje wdrożenia mobilnego modelu biznesowego, mimo że firmy realizujące skuteczne strategie w tym zakresie osiągają zwrot z inwestycji na poziomie 150%.