Prowadząc działalność gospodarczą, każda firma bez względu na swoją specyfikę przeprowadza operacje gospodarcze, podczas których powstają zobowiązania i należności, czyli rozrachunki. Dotyczy to zarówno relacji z kontrahentami, jak i pracownikami, a także rozliczeń z urzędem skarbowym czy celnym, jak również Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Ponieważ moment realizacji i zapłaty najczęściej nie następuje pod tą samą datą, konieczne jest ich zaewidencjonowanie za pomocą kont rozrachunków z zespołu 2.